Les convocations d’assemblées rédigées par les syndics regorgent d’infractions aux incidences plus ou moins majeures pour le syndicat.
Dans sa convocation d’une assemblée annuelle du 4 juillet 2024, FONCIA TERRE OCCITANIE nous offre un exemple de ces errances dommageables.
I. Formulaire de vote par correspondance : décompte erroné à la conséquence fâcheuse
Pour cette assemblée programmée le 4 juillet 2024, FONCIA TERRE OCCITANIE prévoit une date butoir de réception des formulaires de vote par correspondance des copropriétaires au 28 juin 2024.
L’article 9 bis du décret du 17 mars 1967 précise, que le formulaire de vote par correspondance des copropriétaires à l’assemblée doit parvenir au syndic a minima trois jours francs avant sa tenue.
En appliquant trois jours francs à une assemblée du 4 juillet 2024, la date butoir réglementaire se situe au 30 juin 2024 et non au 28 juin, comme convenu par FONCIA TERRE OCCITANIE.
L’exclusion par ce cabinet d’un formulaire prétendument réceptionné hors délai, expose l’assemblée à une action judiciaire en nullité par un copropriétaire opposant ou défaillant dans le délai de deux mois suivant la notification de son procès-verbal (art. 42 de la loi du 10 juillet 1965).
II. Opérations exceptionnelles : une application purement formaliste susceptible d’invalidation
S’agissant des contrats et marchés (travaux de réfection des parties ou installations communes) du syndicat, il appartient en principe à l’assemblée souveraine de se prononcer sur ceux-ci selon :
- la majorité requise (art. 11, 24, 25, 26 de la loi) ;
- les éléments essentiels « devis » joints à sa convocation (art. 11 al. 3 du décret), et ce, de plusieurs prestataires, lorsqu’ils excèdent le seuil de mise en concurrence fixé par l’assemblée (art. 21 de la loi et 19-2 du décret).
En l’espèce, FONCIA TERRE OCCITANIE propose une mise en concurrence à compter de 1.000 € T.T.C., en annexant bel et bien dans la convocation des propositions de plusieurs entreprises.
Cependant, ce cabinet proscrit aux copropriétaires de s’y conformer, en leur permettant de délibérer que sur une seule candidature, conformément à l’unique option insérée par leurs soins dans l’ordre du jour de l’assemblée et le formulaire de vote par correspondance.
FONCIA TERRE OCCITANIE se fourvoie également quant à la législation sur les honoraires du syndic de suivi des opérations exceptionnelles.
Si l’article 18-1 A de la loi autorise cette rémunération additionnelle, elle impose son adoption en assemblée en pourcentage H.T. du marché, et ce, de manière dégressive.
Comme de nombreux confrères, ce cabinet omet ce second critère impératif.
Si le syndicat approuve en l’état ces projets, il encoure, là même sanction judiciaire évoquée précédemment, à savoir leur nullité (art. 42 de la loi).
Il incombe à l’assemblée d’exercer pleinement son rôle d’instance souveraine décisionnaire, ce qui inclut le vote des copropriétaires sur plusieurs sociétés, lorsque la prestation envisagée excède le ratio de mise en concurrence déterminé par le syndicat.
Dans la négative, cette collectivité s’expose à un contentieux légitime de tout membre opposant ou défaillant.
De plus, les syndics ne peuvent déroger à cette règle fondamentale en recourant systématiquement à la délégation de pouvoir au profit du conseil syndical, qui constitue, d’une part, une voie dérogatoire et, d’autre part, ne s’applique que pour certains objets relevant initialement de la majorité relative de l’article 24 de la loi.