Au détour d’une convocation d’assemblée générale, son ordre du jour atteste de l’inventivité du syndic rédacteur. Dans le cas présent, la créativité est à mettre sur le compte du cabinet parisien SERGIC pour une assemblée programmée au 23 septembre 2025.
I. Une délibération inutile sur le contrôle comptable annuel des copropriétaires
En tant que récent syndic d’une résidence parisienne, SERGIC établit et notifie la convocation d’une assemblée générale fixée au 23 septembre 2025.
Il y prévoit une question sur les conditions de vérification comptable annuelle par les copropriétaires.
Cette trame est grevée d’irrégularités et confusions juridiques.
La première approximation correspond à l’objet même de cette analyse comptable annuelle par les copropriétaires qui s’entend selon l’article 18-1 de la loi du 10 juillet 1965 non pas de l’examen des provisions pour charges courantes et exceptionnelles, autrement dit d’une simple projection des dépenses collectives envisageables comprises dans les budgets acceptés mais d’une étude des dépenses collectives avérées des comptes du syndicat clôturés par le syndic, avant leur présentation à l’assemblée pour approbation. Cette faculté s’opère par l’accès à l’ensemble des pièces comptables justificatives de l’exercice arrêté (factures, relevés bancaires, grand livre ...) au sein de l’agence du syndic.
De plus, nous ne cessons de souligner aux syndics professionnels, l’incongruité d’une délibération de l’assemblée en la matière. S’agissant de l’exercice d’un droit individuel des copropriétaires (art. 18-1 de la loi du 10 juillet 1965), il revient au syndic d’en déterminer les formalités et de les en avertir, par une résolution sans vote portée à l’ordre du jour de l’assemblée concernée par l’adoption des comptes clos du syndicat (art. 9-1 du décret du 17 mars 1967).
Si cet excès de zèle semble pertinent pour certains copropriétaires, il traduit selon nous un manque flagrant des cabinets sur la veille juridique essentielle à une administration sécurisée et optimale d’une résidence ; et il expose le syndicat au rejet de cette question, en cas de vote majoritaire contraire. En contrevenant à cette prérogative légale, cette résolution encourt son annulation par tout copropriétaire opposant, défaillant ou assimilé dans les deux mois de notification de son procès-verbal (art. 42 al. 2 de la loi).
Enfin, l’article 9-1 du décret impose au syndic d’indiquer explicitement aux copropriétaires dans la convocation les modalités de cette analyse annuelle des dépenses et produits collectifs.
Ce texte précise, que cette mise à disposition dans son agence s’entend en principe d’un jour ouvré pendant la durée quotidienne de réception de la clientèle ; entre la notification de la convocation et la date de tenue de l’assemblée.
II. Une fixation d’honoraires additionnels illicites
SERGIC propose aux copropriétaires de faire établir par un tiers spécialisé un Plan Pluriannuel de Travaux (P.P.T.) préconisant les réfections communes sur les dix prochaines années (chiffrées et hiérarchisées). Une fois la projection éditée, il est tenu de la soumettre en assemblée pour accord des copropriétaires. Ce cabinet se conforme en ce sens à l’impératif prévu par l’article 14-2 de la loi du 10 juillet 1965.
A cette occasion, SERGIC envisage des honoraires complémentaires du syndicat pour sa contribution juridique et comptable au projet, cette tâche ne constituant pas une prestation courante comprise dans sa rémunération de base (art. 18-1 A de la loi).
Néanmoins, l’approche employée par ce syndic enfreint la procédure légale, l’article 18-1 A de la loi exige dans ce cas non pas, comme en l’espèce, une vacation horaire avec un minimum forfaitaire mais des honoraires fixés en pourcentage H.T. de l’opération, et ce, de manière dégressive.
Là encore, une telle décision du syndicat encourt la nullité judiciaire par un copropriétaire opposant, défaillant ou assimilé (art. 42 al. 2 de la loi).
III. Une actualisation du fonds travaux litigieuse
SERGIC insère enfin dans sa convocation une actualisation exceptionnelle du fonds travaux obligatoire du syndicat des copropriétaires par l’intégration d’un poste créditeur de cette collectivité.
La démarche en la matière de ce cabinet se révèle juridiquement discutable d’une part, en raison de l’imprécision sur la nature de la somme affectable « autres avances » et d’autre part, parce qu’il sous-entend cette imputation en un seul versement. Or, l’article 14-2-1 de la loi du 10 juillet 1965 enjoint une constitution identique du fonds travaux par rapport au budget prévisionnel de fonctionnement.
Autrement dit, si le syndic doit effectuer quatre appels provisionnels annuels pour charges courantes auprès des copropriétaires au 1er jour de chaque trimestre, comme en l’espèce, il lui faut suivre les mêmes règles pour la création ou l’actualisation du fonds travaux.
Au demeurant, il serait préférable que SERIC emploie au regard du budget prévisionnel, le terme non pas de dépenses réelles pour éviter toute méprise des copropriétaires avec les comptes clos mais de factures de prestataires réceptionnées sur l’exercice en cours.
De même, nous ne voyons pas à quoi se réfère ce cabinet, lorsqu’il prétend opposer révision du budget à des décisions sur les charges courantes de fonctionnement.
Selon l’article 14-1 de la loi, le budget prévisionnel résulte d’une résolution de l’assemblée, en tant qu’organe décisionnaire du syndicat et a justement pour finalité de faire face aux futures dépenses collectives.
La vigilance des copropriétaires s’impose face aux accommodations de leur syndic professionnel. Cette bienveillance apparente se confondant rarement avec régularité, la validation de ces décisions en assemblée peut exposer le syndicat à leur contestation légitime.