Pour répondre à l’abstentionnisme des copropriétaires à leurs assemblées générales, les législateurs ont institué divers modes pour participer aux votes des résolutions sans forcément être présent à la réunion.
Pour garantir une traçabilité des votes exprimés, ils ont prévu un cadre légal strict qui s’impose aussi bien aux syndics qu’aux copropriétaires qui souhaitent utiliser l’un de ces dispositifs.
Néanmoins, on constate une dérive de plus en plus croissante de certains groupes de syndics sur les exigences légales principalement en matière de vote par correspondance.
A ce titre, voyons comment le cabinet CITYA Avignon procède.
I - Le vote par correspondance postérieur à la notification de la convocation
Afin de garantir une traçabilité dans le vote des résolutions, la loi du 10 juillet 1965 ainsi que son décret d’application du 17 mars 1967 ont imposé un cadre strict qui consiste notamment à notifier la convocation et à joindre à celle-ci, un formulaire de vote par correspondance.
C’est à partir de l’ordre du jour notifié que les copropriétaires sont habilités à s’exprimer notamment par le biais du formulaire de vote par correspondance.
Conformément à l’article 9 bis du décret du 17 mars 1967, ce formulaire de vote doit impérativement être joint à la convocation de l’assemblée générale.
Malgré cet impératif, les copropriétaires ont reçu le 2 septembre 2026 de la part de leur syndic CITYA Avignon un courriel les informant de la prochaine réception de leur convocation d’assemblée générale annuelle qui est fixée au 28 septembre 2026.
Si ce rappel n’est pas en soi préjudiciable, la suite l’est plus, car elle donne la capacité aux copropriétaires de pouvoir d’ores et déjà s’exprimer en ligne sur les résolutions à travers l’extranet de la copropriété alors même :
- que la convocation n’est pas officiellement réceptionnée,
- que la loi ne permet pas de voter depuis l’extranet de la copropriété.
En effet, CITYA Avignon a innové avec un nouveau mode de vote par correspondance qui consiste à s’exprimer en ligne depuis l’extranet de la copropriété, ce qui, soyons clairs, n’a jamais été prévu par la loi.
II - Le vote par correspondance s’entend par un écrit
Pour des raisons d’organisation ou de stratégie, le cabinet CITYA Avignon déroge complètement au cadre fixé par la loi en matière de vote par correspondance.
En effet, compte tenu de la sensibilité de ce moyen de vote, les pouvoirs publics ont prévu plusieurs verrous qui sont que ce formulaire doit être sous format papier avec même un arrêté du 2 juillet 2020 qui en définit sa présentation et son contenu.
Cet impératif permet d’une part de pouvoir les contrôler à tout moment et d’autre part de permettre à tout copropriétaire de pouvoir être désigné en assemblée générale comme secrétaire de séance.
En effet, pour assurer cette fonction, il doit impérativement disposer des votes exprimés par correspondance.
Néanmoins, le cabinet CITYA Avignon a repensé intégralement la procédure en produisant un « guide d’accompagnement » pour voter directement depuis « Mon espace client ».
Ainsi, le vote par correspondance qui doit être impérativement exprimé de manière manuscrite se retrouve électronique avec une réglementation qui n’est plus celle dictée par les pouvoirs publics mais par CITYA.
Au-delà de cette dérive, subsiste une autre difficulté beaucoup plus stratégique.
En effet, à partir du moment où les votes sont exprimés en ligne et conservés dans l’extranet de la copropriété fourni par le syndic, il est alors difficile voire impossible de contrôler les formulaires de vote.
Pire, seul le syndic peut, de fait, être le secrétaire de séance bloquant la possibilité pour les copropriétaires de pouvoir désigner un autre copropriétaire pour assurer cette fonction.
Et pour cause, il est peu probable que ce cabinet de syndic génère les votes exprimés par correspondance en format papier en début de séance pour les remettre au copropriétaire qui sera élu secrétaire de séance.
Et même à supposer cette hypothèse, les votes ne seront pas certifiés puisqu’il s’agira au mieux d’une extraction de l’outil du syndic qui n’est pas certifié.
Voilà pourquoi ce vote en ligne par correspondance empiète sur le cadre légal mais plus généralement sur le bon fonctionnement démocratique d’une assemblée générale de copropriétaires.