La présence du conseil syndical au sein d’une copropriété n’est pas une option mais bien une obligation légale permettant de contrôler et d’assister la gestion du syndic.
Néanmoins, pour que ce binôme fonctionne, il est impératif d’instaurer une collaboration étroite et de confiance où chacun se respecte, sans renier leurs prérogatives mutuelles.
Pour cela, il est indispensable de prévoir des réunions de travail entre eux, qui peuvent se tenir en physique ou en visio. Et pourtant, le contrat-type considère ces réunions comme une option.
Essayons de comprendre la situation.
I – Une mesure évidente mais non prévue
L’article 18 de la loi du 10 juillet 1965 ainsi que décret du 26 mars 1967 impose au syndic d’élaborer l’ordre du jour et les convocations d’assemblées générales en concertation entre le syndic et le conseil syndical.
Si, en toute logique, il est indispensable que cette concertation se fasse dans le cadre d’une réunion de travail, les textes ne l’ont pas pour autant expressément prévu.
Cette omission a entraîné que lors de l’élaboration du contrat-type réglementaire, les pouvoirs publics n’ont pas pu inclure dans le forfait de base des prestations courantes des réunions entre le conseil syndical et le syndic puisqu’aucune obligation légale ne le prévoit.
Voilà pourquoi le contrat-type prévoit ces réunions comme une option, impliquant que si un syndic n’en inclut aucune dans son contrat, il ne sera pas pour autant considéré comme illégal.
Cette situation implique une vigilance du conseil syndical lors de l’élaboration et la mise en concurrence des contrats de syndic.
II – Une négociation au plus juste
Soyons clairs, il ne sert à rien d’obtenir d’un syndic prospecté un contrat moins cher que le marché si en définitive les variables comprises dans le forfait de base sont sous-évaluées voire quasi inexistantes.
Ainsi, si effectivement les réunions entre le syndic et le conseil syndical sont optionnelles, elles sont malgré tout indispensables.
Par conséquent, le conseil syndical doit exiger que dans le forfait de base soient inclues au minimum trois réunions avec le syndic d’une durée de deux heures, dans le créneau horaire entre 9h00 et 21h00.
Cela devra être mentionné dans le contrat, permettant de ne laisser aucune interprétation sur les obligations contractuelles du syndic.
Une des réunions devra être consacrée à l’élaboration de l’ordre du jour et du budget prévisionnel, et une autre au contrôle des comptes.
A partir du moment où elles sont mentionnées, il faudra les exploiter en prévoyant bien en amont la date des réunions.
Et pour cause, les syndics sont vite overbookés, dès que le conseil syndical souhaite une réunion de travail pour finaliser l’ordre du jour ou pire contrôler la gestion du syndic.
Vous savez à présent quoi faire.