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Réponse : l’article 18 de la loi du 10 juillet 1965 impose aux syndics professionnels de mettre à la disposition de chacune de ses copropriétés mandantes un espace dématérialisé dit « extranet ».

Sur cet extranet doivent figurer trois espaces :

• le premier est ouvert à l’ensemble des copropriétaires ;
• le deuxième doit être sécurisé et réservé uniquement aux membres du conseil syndical ;
• et le troisième doit permettre un accès sécurisé à chacun des copropriétaires.

Compte tenu du fait que les syndics ne mettaient aucun document stratégique dans l’extranet de la copropriété, à la demande de l’ARC, un décret n° 2019-502 du 23 mai 2019 a été publié précisant les documents minimum devant figurer dans chacun de ces trois espaces

Ainsi, à titre d’exemple, doivent être téléchargées dans l’espace du conseil syndical, la liste de tous les copropriétaires ou encore les balances générales de la copropriété.

En revanche, les factures de la copropriété ne figurent pas dans la liste des documents à télécharger dans l’espace du conseil syndical.

Ceci étant, l’article 18 de la loi du 10 juillet 1965 précise qu’il s’agit d’une « liste minimale de documents » définie par voie réglementaire.

Par conséquent, le conseil syndical, ou encore mieux l’assemblée générale, peut exiger du syndic d’étoffer les documents devant figurer dans chacun des trois espaces.

Concrètement, le conseil syndical dispose de deux moyens légaux pour imposer au syndic de télécharger dans son espace dématérialisé des factures :

• soit, il s’appuie sur le fait qu’il s’agit d’une liste minimale pour exiger du syndic que les factures figurent dans l’espace dématérialisé du conseil syndical.

Si le syndic refuse, il faudra alors de faire voter en assemblée générale le principe, en inscrivant dans l’ordre du jour une question et une résolution, obligeant le syndic mandataire à respecter les consignes décidées par le syndicat des copropriétaires mandant.

• soit, il évoque l’article 21 de la loi du 10 juillet 1965 qui permet au conseil syndical d’avoir accès à tous documents de la copropriété, en précisant au syndic qu’en l’occurrence les factures doivent être disposées dans son espace dématérialisé.

Conformément à l’article 17 du décret du 17 mars 1967 « il est établi un procès-verbal des décisions de chaque assemblée qui est signé à la fin de la séance, ou dans les huit jours suivant la tenue de l’assemblée, par le président, par le secrétaire et par le ou les scrutateurs ».

Bien que l’établissement de ce procès-verbal soit obligatoire, aucun texte ne mentionne qui doit le rédiger.

Cependant, l’article 42 alinéa 2 de la loi dispose que la notification de ce procès-verbal est réalisée par le syndic. En cas de changement de syndic, il appartient à l'ancien syndic d’envoyer le procès-verbal.

Le syndic a un délai d’un mois pour notifier le procès-verbal aux copropriétaires opposants ou défaillants.

La notification signifie que le procès-verbal doit être envoyé par lettre recommandée avec accusé de réception ou par lettre électronique recommandée avec accusé de réception.

Il est précisé que cette notification doit être faite aux copropriétaires opposants ou défaillants.

En revanche, pour les copropriétaires présents et ne s’étant pas opposés à une résolution, le procès-verbal ne doit pas leur être notifié.  

Plus encore, la loi n’exige pas la communication du procès-verbal aux copropriétaires présents et non opposants.

C’est la pratique qui a instauré la communication à ces copropriétaires. Cette communication est donc facultative et peut alors se faire par tout moyen.

Par ailleurs, comme indiqué précédemment le syndic a un délai d’un mois suivant la tenue de l’assemblée générale pour notifier ce procès-verbal.

La notification du procès-verbal ouvre le délai aux copropriétaires opposants ou défaillants de pouvoir contester une résolution ou l’assemblée générale.

Aussi, le défaut de notification du procès-verbal ne fait pas courir ce délai de deux mois pour pouvoir contester l’assemblée générale ou les résolutions résultant de cette réunion. Dès lors, c’est un délai de cinq ans suivant la tenue de l’assemblée générale qui est offert au copropriétaire pour contester la résolution ou l’assemblée générale.

Le budget prévisionnel se vote en assemblée générale. Par principe et selon l’article 14-1 de la loi du 10 juillet 1965, les copropriétaires versent au syndicat des copropriétaires des provisions égales au quart du budget voté. Toutefois, l’assemblée générale peut fixer différentes modalités de versement par exemple en deux appels de fonds.

La provision est exigible le premier jour de chaque trimestre ou le premier jour de la période fixée par l’assemblée générale.

Le syndic organe d’exécution des décisions de l’assemblée générale doit effectuer les appels de fonds conformément aux décisions de l’assemblée générale.

L’article 35-2 du décret du 17 mars 1967 dispose que pour l’exécution du budget prévisionnel, le syndic adresse à chaque copropriétaire, par lettre simple préalablement à la date d’exigibilité déterminée par la loi, un avis indiquant le montant de la provision exigible. Cet avis peut avec l’accord exprès du copropriétaire être envoyé par lettre électronique.

Dès lors, ce n’est qu’à titre informatif que le syndic doit envoyer les appels de fond. Le paiement du budget prévisionnel est quant à lui exigible dès le premier jour de la quote-part fixée par l’assemblée générale.

Aussi, vous ne pouvez refuser de payer votre quote-part car vous n’avez pas reçu l’appel de fonds de la part de votre syndic.

Celui-ci sera alors en droit de vous facturer le coût de la mise en demeure (article 10-1 de la loi du 10 juillet 1965), ainsi que les honoraires du syndic attenants à cet envoi prévus expressément au point 9.1 du contrat de syndic

A titre liminaire, il convient de rappeler que seuls les copropriétaires opposants ou défaillants peuvent contester une résolution en saisissant le tribunal judiciaire dans le délai de deux mois suivant la notification du procès-verbal.

En cas de vente d’un lot, c’est celui qui était copropriétaire au moment de l’assemblée générale dont l’annulation est demandée qui a qualité pour agir.

Précisons, que l’acquéreur n’obtient la qualité de copropriétaire qu’au moment où la vente a été notifiée au syndic conformément à l’article 6 du décret du 17 mars 1967.

Par ailleurs, il convient de soulever que l’action en contestation d’une résolution est une action personnelle, elle ne se transmet pas à l’acquéreur par la simple transmission de propriété. Elle n’est pas rattachée au lot.

Il faut alors mentionner dans l’acte de vente que l’acquéreur est subrogé dans les droits du vendeur par une clause expresse.

A défaut d’une telle clause, le nouveau copropriétaire ne pourra contester la résolution.

En présence d’une telle clause, il ne pourra contester que les résolutions pour lesquelles le copropriétaire vendeur s’est opposé. L’acquéreur ne pourrait donc pas contester une résolution adoptée pour laquelle le copropriétaire vendeur aurait voté « pour ».

En outre, rappelons que le délai n’est pas prorogé pour contester la résolution. Le délai ne part pas à compter de la vente. L’action doit être engagée dans les deux mois suivant la notification du procès-verbal. Quant à la notification du procès-verbal, elle doit être faite à la personne qui est copropriétaire au moment de l’envoi dudit acte, conformément à l’article susmentionné.

Enfin, rappelons qu’en cas de vente, il est toujours possible de donner une délégation de pouvoir à l’acquéreur pour qu’il vote en lieu et place du copropriétaire vendeur. Cependant, cette modalité de participation ne lui donnera pas plus de qualité pour agir en contestation, il faudra donc s’assurer que la subrogation est bien prévue dans l’acte de vente.

Dans le cadre d’un ravalement de façade, il est admis par la jurisprudence en présence d’une clause d’harmonie de l’immeuble ou non, que l’assemblée générale puisse décider de voter la rénovation des éléments privatifs concernant la façade de l’immeuble.

Ainsi, si l’assemblée générale peut décider de voter un ravalement de façade, elle peut aussi décider la rénovation des garde-corps qui sont considérés comme étant des parties privatives.

Cependant, la question s’est posée en jurisprudence de savoir comment devaient être répartis les frais relatifs à l’exécution des travaux privatifs.

En effet, l’article 10 alinéa 2 de la loi du 10 juillet 1965 prévoyant que les copropriétaires « sont tenus de participer aux charges relatives à la conservation, à l’entretien et à l’administration des parties communes, générales et spéciales, et de verser au fonds travaux (…) la cotisation prévue au même article, proportionnellement aux valeurs relatives des parties privatives comprises dans leur lot, dès lors que ces charges ne sont pas individualisées », ne s’applique que dans le cadre de travaux communs.

C’est en tout cas en ce sens qu’a jugé la Cour de cassation dans un arrêt du 22 mars 2018 (17-13.867). Dès lors, cet article est inapplicable lorsque les travaux sont privatifs, y compris lorsque c’est l’assemblée générale qui aurait décidé de réaliser de tels travaux.

Il ressort alors de cette décision que les frais des travaux privatifs doivent être supportés personnellement par chaque copropriétaire concerné. Ainsi, le syndic peut répartir le coût en fonction du nombre de garde-corps détenu par chacun des copropriétaires.

Ce n’est pas le seul critère retenu, le syndic peut calculer en fonction de la surface détenue par chaque copropriétaire ou du métrage linéaire…

Si l’entreprise propose qu’un seul devis comprenant les travaux communs (le ravalement de la façade) et les travaux privatifs (les travaux des garde-corps) l’entreprise doit diviser le coût des travaux et indiquer le coût total pour l’un et pour l’autre. Il appartiendra au syndic de répartir entre les copropriétaires le coût des travaux privatifs.