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REPONSE

Effectivement, l’article 21 de la loi du 10 juillet 1965 modifié par l’ordonnance copropriété du 30 octobre 2019 prévoit des pénalités d’un montant de quinze euros par jour en cas de retard à la remise des documents demandés par le conseil syndical.

Ces pénalités courent à compter d’un mois du jour de la demande.

Pour justifier du décompte, il est préconisé de réclamer les documents par courrier en recommandé avec accusé de réception permettant de déterminer sans équivoque la date de la demande.

En fin d’exercice, les pénalités devront être calculées afin de les comptabiliser comme un produit qui viendra en compensation des charges.

A défaut de règlement des pénalités par le syndic, le même article 21 précise que le président du conseil syndical peut engager une action judiciaire à l’encontre du syndic pour demander au président du tribunal judiciaire statuant, selon la procédure accélérée au fond, sa condamnation au paiement des pénalités.

Il s’agit d’une prérogative propre au président du conseil syndical ne nécessitant aucune autorisation de l’assemblée générale.

L’article 57 du décret du 17 mars 1967 précise que le président du conseil syndical devra envoyer au syndic un état prévisionnel des frais judiciaires qui seront engagés pour entamer la procédure.

Les frais seront avancés par le syndicat des copropriétaires et payés par le syndic en tant que mandataire.

Rappelons que la procédure accélérée au fond ne nécessite pas forcément d’être assisté par un avocat.

Par ailleurs, si le montant de la condamnation est inférieur à cinq mille euros la décision n’est pas susceptible d’appel.

L’ARC reste à votre disposition pour vous assister sur l’ensemble de la démarche afin que vous récupériez les documents réclamés et le paiement des pénalités de retard.

Réponse :

L’article 21 du 10 juillet 1965 modifié par l’ordonnance du 30 octobre 2019 impose au conseil syndical de réaliser une mise en concurrence des contrats de syndic en vue de l’information de l’assemblée générale à se prononcer sur la désignation d’un syndic.

Or, cette obligation ne s’applique que s’il est question de la désignation d’un syndic professionnel.

En effet, le troisième alinéa de l’article 21 précise bien qu’il s’agit « d’une assemblée générale appelée à se prononcer sur la désignation d’un syndic professionnel. »

A contrario, lorsqu’il s’agit de la désignation d’un syndic non professionnel (ou bénévole) le conseil syndical n’est pas tenu par l’obligation de mise en concurrence.

Ceci étant dit, le conseil syndical, ses membres ou un ou plusieurs copropriétaires restent tout à fait libres de proposer à l’ordre du jour un contrat de syndic concurrent.

D’ailleurs, de manière plus générale l’article 10 du décret du 17 mars 1967 précise qu’« à tout moment un ou plusieurs copropriétaires, ou le conseil syndical peuvent notifier au syndic la/les questions dont il demande qu’elle soit inscrite à l’ordre du jour de l’assemblée générale ».

Je profite de votre interrogation pour vous alerter sur le fait que de nouvelles sociétés ou start-up se sont développées en se présentant comme des syndics alors que dans les faits il s’agit de prestataires qui proposent des solutions d’assistance de gestion après que la copropriété ait désigné un syndic non professionnel.

En tant que président du conseil syndical vous avez intérêt à étudier les offres de contrats (de syndic ou de prestataire) proposées par les copropriétaires afin de bien comprendre les enjeux et surtout les risques pour la copropriété.

Nous relevons actuellement beaucoup de conseillers syndicaux déçus par ces prestataires « low cost » qui s’engagent à substituer le syndic dans ses fonctions en contrepartie d’un coût aguicheur de dix euros par lot et par mois.

Après quelques mois de gestion le résultat est plutôt décevant.

Réponse :

En préliminaire, je tiens à vous préciser qu’à la suite de l’entrée en vigueur du contrat type de syndic qui a précisé que les frais de photocopies étaient inclus dans le forfait de base, les syndics ont augmenté leurs honoraires d’en moyenne 20%.

Il serait donc logique qu’à partir du moment où la copropriété évolue vers une solution dématérialisée le syndic régularise ses honoraires en fonction de la réduction des photocopies qu’il génère.

Or, il n’est pas question pour les syndics de réduire leurs honoraires, mais plutôt d’inciter voire d’imposer aux copropriétaires la réception des documents en numérique non pas pour une cause écologique, mais économique.

Autrement dit, en maintenant leurs honoraires tout en baissant la production de photocopies, cela leur permet en définitive de dégager une nouvelle marge financière.

Après avoir précisé la stratégie commerciale des syndics, abordons le fond de votre question.

Que ce soit l’article 42-1 de la loi du 10 juillet 1965 qui introduit la notification électronique ou bien l’article 35-2 du décret du 17 mars 1967 qui prévoit l’envoi des appels de fonds par message électronique, il est nécessaire qu’au préalable le syndic obtienne un consentement exprès du copropriétaire.

Autrement dit, aucun document qui nécessite un envoi ne peut se faire de manière dématérialisée sans autorisation expresse est préalable du copropriétaire.

Par conséquent, ni le syndic, ni même l’assemblée générale ne peuvent imposer l’envoi des documents dématérialisés sans autorisation de chacun des copropriétaires.

Vous mettez en évidence un nouveau cas d’abus caractérisés de syndic qui par tout moyen (usage de faux textes de loi, pratiques trompeuses) essayent d’imposer l’envoi électronique des documents.

Afin de verrouiller ce dispositif, les pouvoirs publics ont même prévu à l’article 64-3 du décret du 17 mars 1967 la possibilité pour le copropriétaire de discerner le consentement de l’envoi électronique soit à la seule mise en demeure ou à la convocation d’assemblée générale.

De même l’article 64-1 du décret du 17 mars 1967 ouvre la possibilité à un copropriétaire de décider que les pièces jointes à la convocation d’assemblée générale soient déposées sur son espace en ligne sécurisé. Néanmoins, là aussi l’accord exprès du copropriétaire est obligatoire.

Pour compléter la réponse, il faut rappeler que lorsque le copropriétaire décide de recevoir les documents par voie électronique les économies de frais d’affranchissement réalisées ne sont pas intégralement impactées sur lui, mais réparties sur l’ensemble de la copropriété.

De plus, si le copropriétaire souhaite étudier et conserver les documents sous format papier, il devra les imprimer par ses propres moyens impliquant un usage de papier et surtout d’encre qui en définitive pourra lui coûter plus cher que les économies qu’il a réalisé au profit de la copropriété.

À méditer…

Question 1 : Quelles sont les copropriétés qui peuvent être concernées par la présence de plomb dans l’eau ?

Les copropriétés concernées sont celles qui sont équipées de canalisations en plomb, ce qui concerne plus particulièrement les bâtiments édifiés avant 1950, car ce métal était très utilisé dans la construction des canalisations d’eau potable.

La limite de qualité pour la teneur en plomb dans l’eau destinée à la consommation humaine a été abaissée de 25 microgrammes par litre à 10 microgrammes par litre le 25 décembre 2013.

Les prélèvements doivent être réalisés en journée, durant les heures habituelles d’utilisation des robinets normalement utilisés pour la consommation humaine (robinet de cuisine ou de salle de bain, douche …).

La teneur en plomb est renforcée si l’eau séjourne trop longtemps dans les conduits ou si la température de l’eau est trop élevée.

Question 2 : Quelles sont les conséquences sur la santé des personnes de la présence de plomb dans l’eau ?

En cas d’ingestion d’eau fortement polluée par du plomb, les enfants de moins de 6 ans peuvent attraper le saturnisme qui est une intoxication aigüe ou chronique au plomb attaquant le système nerveux. Les personnes âgées et les femmes enceintes peuvent également être affectées de plombémie.

Lors de la vente ou de la location d’un logement, il n’y a pas d’obligation d’établir un diagnostic, mais il est fortement recommandé d’y procéder, en particulier si des enfants doivent occuper le logement. La distribution impropre est une infraction et le propriétaire bailleur, par exemple encourt, des sanctions si la teneur en plomb dans l’eau n’est pas conforme à la réglementation.

Question 3 : Les recommandations de l’ARC

Pour les copropriétés comportant encore des canalisations en plomb, l’ARC recommande de réaliser périodiquement (tous les 5 ans) un diagnostic d’évolution du taux de présence du plomb dans l’eau. Si ce diagnostic révèle une présence supérieure au seuil de 10 microgrammes par litre, il est conseillé de faire une contre-expertise pour s’assurer que les prélèvements ont été correctement réalisés dans plusieurs logements répartis sur les différents niveaux de l’immeuble.

Si le taux élevé de plomb dans l’eau est confirmé, la copropriété doit étudier dans un premier temps les solutions de traitement calcocarbonique de l’eau permettant en particulier de réduire son agressivité vis-à-vis des canalisations provoquant la dissolution de plomb dans l’eau.

Si cette première démarche n’est pas suffisante, la copropriété doit engager des études de remplacement des canalisations de distribution d’eau à l’intérieur de la copropriété, à la fois dans les parties communes et les parties privatives. La décision d’engager les travaux se vote aux articles 25 et 25-1. Il est fortement recommandé de procéder au remplacement en même temps des canalisations des parties communes et privatives afin d’éviter des phénomènes d’électrolyse.

Contrairement aux réseaux publics, le remplacement des canalisations en plomb n’est pas obligatoire dans les parties communes ou privatives des copropriétés, mais c’est la seule solution qui permette de garantir en permanence l’absence de plomb dans l’eau du robinet et donc de préserver la santé des résidents.

Toute demande d’assistance peut être sollicitée en envoyant un mail à coproservices@arc-copro.fr ou en téléphonant au secrétariat de Copropriété >Services au 01 40 30 42 82.

Réponse :

La déclaration de sinistre est une obligation qui impose à l’assuré d’informer l’assureur de la survenance d’un sinistre provoqué ou subit, de nature à pouvoir mettre en jeu les garanties précisées sur le contrat. Il appartient donc au syndic, conformément à l’article 18 de la loi du 10 juillet 1965 de faire cette déclaration de sinistre à l’assureur dès lors que le sinistre endommage une partie commune. En effet, le syndic a pour mission d’administrer l’immeuble, de pourvoir à sa conservation, à sa garde et à son entretien. Dès lors qu’un sinistre survient, il entre donc dans les missions du syndic de procéder à une déclaration de sinistre auprès de l’assureur.

Le syndic est alors obligé de déclarer tous les sinistres qui sont liés (provoqués ou subis) aux parties communes de la copropriété. En effet, l’article L113-2 du Code des assurances mentionne que l’assuré est obligé de donner avis à l’assureur, dès qu’il a eu connaissance et au plus tard dans le délai fixé par le contrat, de tout sinistre de nature à entrainer la garantie de l’assureur ».

Ainsi, le syndic a l’obligation de déclarer tous les sinistres au moment de sa découverte si minime soit-il.

Surtout, si le syndic ne déclarait pas le sinistre au moment de sa découverte parce qu’il est minime, mais a des conséquences plus importantes dans les mois voire des années plus tard, sa responsabilité pourra être engagée par le syndicat des copropriétaires ou par tout copropriétaire.

Parallèlement, conformément à l’article 21 de la loi du 10 juillet 1965, le conseil syndical a un rôle d’assistance du syndic et de contrôle dans sa gestion.

Pour autant, ni l’article 21 de la loi du 10 juillet 1965, ni l’article 26 du décret du 17 mars 1967 fixant les missions du conseil syndical ne prévoit que le syndic doit consulter le conseil syndical avant de procéder à une déclaration de sinistre.

Néanmoins, le syndic peut informer volontairement le conseil syndical de toutes les déclarations de sinistre, mais ce n’est pas une obligation. En revanche, si le conseil syndical souhaite avoir connaissance de toutes les déclarations de sinistre, il peut en faire la demande au syndic, qui là sera obligé d’y répondre.

Ainsi, la déclaration de sinistre étant généralisée, il serait illogique de devoir consulter préalablement le conseil syndical pour procéder à sa déclaration.

REPONSE :

L’article 22 de la loi du 10 juillet 1965 modifié par la loi ELAN précise clairement « lorsque le syndic a reçu des mandats sans indication du nom du mandataire, il ne peut ni les conserver pour voter en son nom ni les distribuer lui-même au mandataire qu’il choisit. »

Par conséquent, votre syndic a l’interdiction légale de distribuer les pouvoirs comme il l’entend ou de les conserver. Ceci afin d’éviter qu’il influence les votes des résolutions, et en particulier la nomination d’un nouveau cabinet de syndic.

De plus, l’article 17 du décret du 2 juillet 2020 a modifié l’article 15-1 du décret du 17 mars 1967 en précisant à qui le syndic devait remettre les pouvoirs, en fixant même un ordre de priorité. En premier lieu, il s’agit du président du conseil syndical.

Par conséquent, il est tenu de vous remettre l’ensemble des pouvoirs sans indication de nom de mandataire qui lui ont été transmis.

Les pouvoirs publics ont donc voulu légitimer le président du conseil syndical en lui donnant le soin de transmettre les pouvoirs sans indication du nom du mandataire, en privilégiant les personnes qui sont en conformité avec la stratégie du conseil syndical.

À défaut de président du conseil syndical, soit parce qu’il n’est pas élu soit parce qu’il n’est pas présent, le syndic doit alors remettre les pouvoirs à un membre du conseil syndical.

À défaut de conseiller syndical, il devra alors les remettre au président de séance après qu’il soit élu, impliquant que les pouvoirs ne pourront pas être utilisés pour sa nomination.

Ce même article précise qu’après que le syndic ait remis les pouvoirs, le détenteur devra à son tour désigner les personnes qui représenteront les mandats.

Pour autant, le président du conseil syndical peut tout à fait « s’auto désigner ».

Attention, il est néanmoins prévu que le mandataire peut recevoir plus de trois délégations de vote si total des voix qu’il détient lui-même et ceux de ses mandants n’excède pas 10 % des voix du syndicat.

Rappelons que l’ordonnance 2020-595 du 20 mai 2020 a étendu ce taux à 15%. Cette mesure est valable pour les assemblées générales qui se tiendront jusqu’au 31 janvier 2021.

REPONSE :

L’ordonnance 2020-595 du 20 mai 2020 qui a modifié l’ordonnance du 25 mars 2020, a prévu des dispositions dérogatoires à la loi du 10 juillet 1965 pour justement répondre aux contraintes liées au premier confinement du printemps dernier.

Celui-ci précise dans son article 13 que le syndic peut imposer aux copropriétaires que l’assemblée générale ne se tienne pas en présence physique.

Dans ce cas, il doit alors l’organiser en visioconférence ou par tout autre moyen électronique permettant l’identification des copropriétaires.

Dans la mesure où il n’est pas possible de recourir à la visioconférence, par défaut le syndic peut effectivement prévoir que les décisions soient prises uniquement au seul moyen du vote par correspondance.

Il peut même décider au moins quinze jours avant la tenue de l’assemblée générale de la tenir non plus en présentiel ou en distanciel, mais uniquement par vote par correspondance.

Dans ce cas, il doit en informer l’ensemble des copropriétaires par tout moyen permettant d’établir avec certitude la date de la réception de cette information.

Dans le cas où l’assemblée générale se tiendrait uniquement par correspondance, les règles édictées par le décret du 17 mars 1967 modifié par le décret du 2 juillet 2020 s’appliquent.

Par conséquent, les formulaires de vote devront être réceptionnés par le syndic au plus tard trois jours francs avant la tenue de l’assemblée générale.

Cette même ordonnance précise que le président de séance de cette assemblée générale « par correspondance » est le président du conseil syndical ou à défaut l’un de ses membres ou en leur absence l’un des copropriétaires désigné par le syndic.

À la suite de cette assemblée générale par correspondance, le syndic transmet dans les huit jours le procès-verbal de l’assemblée générale, afin qu’il soit signé par le président de séance.

Cette validation du procès-verbal n’est pas automatique, impliquant que le président du conseil syndical, ex-qualité de président de séance, devra contrôler l’ensemble des résolutions validées et surtout la prise en compte des votes.

Pour cela, il peut demander au syndic de lui faire copie des formulaires de vote afin de vérifier qu’il n’y a aucune anomalie.

Le cas échéant, le président de séance ne devra pas hésiter à demander un correctif, afin que l’assemblée générale soit le juste reflet des votes exprimés par correspondance.

REPONSE :

Pour répondre à votre interrogation il faut prendre comme référence le point 7.2.1 du contrat-type qui encadre les modalités de prestation particulière.

Celle-ci concerne les missions complémentaires ou supplémentaires que le syndic réalise et qui ne sont pas incluses dans le forfait de base.

Ce point précise que le syndic peut facturer sur la base d’une alternative qui est :

• soit en application du seul coût horaire au prorata du temps passé
• soit sur la base d’un tarif forfaitaire total convenu par les parties.

Par conséquent, le syndic ne peut pas prévoir pour une même prestation complémentaire un jumelage entre ces deux modes de facturation.

A titre d’exemple, il ne peut pas prévoir pour la tenue d’une assemblée générale supplémentaire un forfait de mille euros, auquel s’ajoute une facturation au temps passé ou en fonction du nombre de lots qui composent la copropriété en fixant un prix unitaire.

Profitons de votre question pour mettre en exergue le fait que le contrat-type impose de préciser « un seul coût horaire ».

Il ne peut donc pas y avoir un tarif différencié, ni en fonction du collaborateur (directeur, gestionnaire, comptable…) qui intervient pour assurer la prestation ni un coût différencié en fonction des créneaux horaires.

L’autre option de facturation repose sur la base d’un tarif forfaitaire qui doit être connu par les parties, impliquant qu’une rémunération proportionnelle au montant de la subvention ou de l’emprunt demandé n’est pas légale.

Ainsi, le syndic ne peut également pas prévoir une rémunération au pourcentage des sommes demandées.

Quant aux prestations privatives telles que la conclusion d’un protocole d’accord ou la constitution du dossier transmis à l’auxiliaire de justice ou même la délivrance de la copie d’un document, ces derniers ne dépendent pas du point 7, mais 9 du contrat-type.

Cela implique que l’ensemble de ces prestations peuvent être facturées uniquement sur la base d’un tarif forfaitaire qui doit être exprimé dans le contrat aussi bien en hors taxe qu’en toute taxe comprise.

En effet, l’alternative qui permet de facturer soit à un tarif horaire soit à un forfait défini par les parties concerne uniquement les prestations particulières qui relèvent des points 7 et non de celles privatives qui dépendent du point 9 du contrat-type.