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Contrôle annuel des comptes :

n’attendez pas la dernière minute pour penser au contrôle

Contrairement à ce qu’on pense, un bon contrôle annuel se prépare et nécessite un certain nombre d’investigations préalables ou parallèles.

Si vous voulez que votre contrôle soit efficace, il faut donc :

• le préparer ;
• vous préparer.

Nous avons à cet effet réalisé un petit guide à 2 euros qui est une véritable mine d’or et d’informations pour savoir d’une part CE QU’IL FAUT contrôler et d’autre part COMMENT contrôler.

Ce guide s’intitule : « Analyse des comptes : les 25 premiers gestes ».

Quels gestes ? En voici la liste complète :

I. Le respect des RÈGLES DE DROIT

1. L’ordre du jour a-t-il été élaboré de façon concertée avec le conseil syndical ?
2. Votre syndic respecte-t-il les droits du conseil syndical en matière de contrôle ?
3. Contrôlez-vous efficacement les factures ?
4. Contrôlez-vous le délai de paiement des fournisseurs et ses conséquences ?
5. Votre syndic respecte-t-il la décision de l’assemblée générale concernant le refus d’approbation des comptes ?
6. Le syndic procède-t-il au recouvrement des impayés de charges à son profit ou au profit du syndicat des copropriétaires ?
7. Le syndic impute-t-il les intérêts de retards sur les comptes des copropriétaires débiteurs ?
8. Avez-vous contrôlé les travaux en attente de réalisation ?
9. Comment récupérer l’argent des vendeurs créditeurs et éviter son évaporation ?
10. Comment éviter d’avoir à assumer les soldes des copropriétaires vendeurs débiteurs ?

II. Le respect des RÈGLES comptables

1. Votre syndic respecte-t-il la comptabilité d’engagement ?
2. Les documents tenus et remis par votre syndic sont-ils conformes aux exigences du décret ?
3. Votre syndic joint-il à la convocation d’assemblée générale tous les documents prévus par la loi ?

III.      La gestion financière

1. Le budget est-il bien estimé et établi en concertation avec le conseil syndical ?
2. Votre syndic respecte-t-il les clés de répartition issues du règlement de copropriété ?
3. Votre avance de trésorerie est-elle légale ?
4. Votre syndic maintient-il abusivement des comptes d’attente ?
5. Le taux d’impayés des copropriétaires est-il sur supérieur à 25% ?
6. Le taux d’impayés des fournisseurs est-il supérieur à 15% ?
7. Les produits de la copropriété sont-ils pris en compte dans le solde de l’exercice ?
8. Les honoraires travaux sont-ils dissociés des honoraires courants ?

IV.     La gestion du compte bancaire

1. Avez-vous un vrai compte bancaire séparé ?
2. Votre compte séparé est-il utilisé exclusivement au profit du  syndicat des copropriétaires ?

V.        La gestion du chauffage et de l’eau 

1. Avez-vous contrôlé les consommations réelles de chauffage ?
2. Avez-vous contrôlé la bonne gestion des consommations individuelles d’eau ?

2 € ou gratuit pour les adhérents collectifs

Bien contrôler ses comptes et maîtriser ses charges : une « panoplie » complète pour 20 euros

Notre éditeur - les éditions VUIBERT - ayant accepté un retirage très avantageux de nos guides-phare sur la maîtrise des charges et le contrôle des comptes, nous avons décidé de lancer en direction des conseils syndicaux une « opération documentaire » exceptionnelle.

• Faites baisser les charges de votre copropriété.

(octobre 2009, 158 pages).

• Les comptes de la copropriété.

(octobre 2010, 159 pages)

• Soyez un conseil syndical de copropriété efficace.

(juin 2010, 157 pages)

• Décider et contrôler les travaux en copropriété.

(septembre 2011, 155 pages)

Grâce à cette opération, TOUS les conseils syndicaux (adhérents ou non à l’ARC ou à une ARC-régionale) pourront disposer d’une documentation adaptée.

Vous pouvez venir les chercher à l’ARC. 27, 29, rue Joseph Python, 75020 PARIS.

Si vous voulez un envoi par la Poste, comptez 5 euros de plus. Règlement de 25 euros à l’ordre de l’ARC.

De nouvelles solutions pour vous aider dans le contrôle de vos comptes

Comme chaque année, en cette période, les membres du conseil syndical commencent à se mobiliser pour contrôler l’ensemble des comptes de l’exercice clot ainsi que l’estimation des budgets prévisionnels à venir. Cependant, beaucoup ne savent pas forcement par quoi et par où commencer. Quels documents demander ? Comment les lires et les interpréter ? etc..

L’ARC a donc développé un outil Internet simple et à la portée de tout le monde : www.copro-audit.fr. Ce logiciel va permettre d’aider les membres du conseil syndical dans leur analyse des dépenses ainsi que dans l’étude de la situation financière de la copropriété. Les éléments qui poseront problème seront mis en avant par le biais d’indicateurs et d’alertes. Le conseil syndical pourra alors procéder à des investigations qui seront suggérées par le logiciel.

Par ailleurs ce logiciel permet de suivre les dépenses tout au long de l’exercice afin de s’assurer qu’elles respectent bien le budget voté. Rappelons à toutes fins utiles que l’exercice 2012 a déjà commencé et qu’il existe déjà des factures qui ont été comptabilisées par votre syndic. Alors, n’attendez pas ! Le contrôle des comptes pour l’exercice 2012 peut d’ores et déjà commencer.

Les résultats pourront être diffusés à l’ensemble des copropriétaires sur le site gratuit réservé aux adhérents collectifs de l’ARC : www.copro-net.fr. Ils pourront aussi - désormais - être consultables depuis un Smartphone, un adhérent informaticien nous ayant aidé à développer une application spéciale. Cela peut être pratique lors du contrôle des comptes chez le syndic ou bien lors d’une réunion avec le conseil syndical ou lors de l’assemblée générale.

Le coût du logiciel d’audit est de 40€. Une consultation préalable d’une heure pourra se faire auprès d’un expert en comptabilité afin d’appréhender les documents et le logiciel. Le coût de cette intervention sera de 30€. Afin de mener à bien cette consultation, le conseil syndical devra se munir des pièces comptables (à jour) suivantes :

• Le grand livre 2011 complet

• Le grand livre 2012 à jour

• Les cinq annexes comptables

• Le relevé des dépenses

Rappelons que le syndic ne peut pas refuser de vous les communiquer. Il est même, conformément à l’article 21 de la loi du 10 juillet 1965, tenu de vous fournir l’ensemble des documents intrinsèques à la copropriété y compris donc les documents.

Pour prendre rendez-vous ou avoir accès au logiciel, vous pouvez téléphoner directement à la coopérative technique de l’ARC :« Copropriété - services » au 01 40 30 42 82

Un conseil : n’attendez pas la veille de l’assemblée générale pour commencer à vous mobiliser, vous risquerez de réduire les chances de redresser la situation financière de votre copropriété et de maîtriser vos charges 2012.

Découvrez dès à présent le BIC : Le Bilan Initial de Copropriété

( Voir la librairie )

La comptabilité n’est plus un souci pour le syndic bénévole : la solution  ARC avec SIMPLY SYNDIC

Vous vous laisseriez bien tenter par la gestion bénévole de votre immeuble, mais voilà…il y a la comptabilité !

Cette phrase, nous l’entendons, et nous l’entendrons encore des milliers de fois !

Vous vous dites : je ne suis pas comptable, il y a les obligations du décret du 14 mars 2005 et puis les annexes comptables à établir, etc.

L’ARC a donc mis en place un véritable « arsenal » permettant aux syndics  non professionnels d’aborder en toute quiétude cette mission.

Pour en savoir plus, vous pouvez contacter la coopérative de l’ARC, COPROPRIETE SERVICES au 01 40 30 42 82 afin d’être informés sur les différentes services dédiés à l’assistance des syndics non professionnels.

Parmi ces solutions, il y a l’utilisation  du logiciel SIMPLY SYNDIC  qui a été développé en partenariat avec une société d’édition de programmes spécialisés en copropriété.  

L’utilisation de ce logiciel va vous permettre de garder toute votre autonomie dans la gestion de votre copropriété en toute sécurité.

Pour la réalisation du logiciel, la coopérative de l’ARC – Copropriété-Services a pris en compte les éléments suivants :

• Les syndics bénévoles ont - pour certains - des connaissances limitées en comptabilité ;
• Les syndics bénévoles ont des difficultés dans la reprise des comptes de leur copropriété ;
• Les syndics étant bénévoles veulent des solutions simples et automatiques leur dégageant du temps ;
• Les syndics bénévoles ne sont pas hermétiques à se former si nécessaire ;
• Les syndics bénévoles ont peur d’investir dans un logiciel coûteux alors qu’ils ne savent pas forcement s’ils pourront l’utiliser efficacement ;
• Etc.

C’est donc en partant de ces questions et inquiétudes que  la coopérative de l’ARC – Copropriété-Services a conçu un logiciel mais aussi « un service » adapté aux syndics non professionnels.

1. Un logiciel qui répond aux attentes du syndic non professionnel

Le logiciel a été conçu pour que l’utilisateur puisse passer des écritures comptables sans forcément maîtriser le concept de « nomenclature comptable » ou de « partie double ». Les principales écritures se génèrent automatiquement  grâce à un système didactique.

C’est le cas des :

• enregistrements des factures et règlements;
• enregistrements des salaires et règlements;
• appels de fonds et enregistrement des règlements;
• virements bancaires de compte à compte;
• écritures de loyers perçus, d’indemnités d’assurances ou des produits financiers;
• enregistrements d’encaissement de recettes;
• gestions des compteurs d’eau;
• gestion des travaux terminés et non terminés;
• répartition des charges et des produits en fin d’exercice comptable;
• édition des annexes comptables.

A tout moment, l’utilisateur peut revenir sur une écriture pour la corriger, la modifier ou encore l’annuler.

Grâce à ce système, le syndic est AU-TO-NOME. Il est en mesure de tenir une comptabilité à jour et d’éditer l’ensemble des documents comptables, y compris ceux à fournir obligatoirement avec la convocation d’assemblée générale.

1. Une maintenance individualisée

Sachez également que l’ARC ne vous laisse pas seul si vous rencontrez des difficultés au niveau comptable et/ou au niveau de l’utilisation du logiciel.

Il existe une maintenance.

Elle n’est pas obligatoire mais fortement conseillée la première année.

Celle-ci vous donne accès à un service « hotline » pour poser vos questions et ceci, autant de fois que vous le souhaitez.

Grâce au logiciel TeamViewer, nous pouvons même intervenir directement sur votre logiciel pour vous aider.

1. Une offre sans surprise qui répond aux inquiétudes du  syndic non professionnel.

Pour les conseillers syndicaux, qui n’osent pas encore franchir le pas, ou les syndics bénévoles encore réticents, le logiciel est téléchargeable gratuitement  en version de démonstration pendant 30 jours sur le lien suivant :

www.simplysyndic.fr/TESTFULLWEBSIMPLY_WEB/Downloads/SIMPLYSYNDIC.EXE

Le prix du logiciel a été étudié pour que les petites copropriétés puissent avoir accès à ce produit. A titre d’information, pour dix lots, le coût du logiciel s’élève à 255 €. L’acquisition du logiciel est définitive. Il n’y a donc pas d’abonnement à repayer chaque année. L’utilisateur peut bénéficier d’une maintenance (mise à jour annuelle comprise) pour un coût étudié pour les petites copropriétés. A titre d’exemple, pour dix lots, le coût annuel est de 200 €.

Malgré cette offre sans surprise, la coopérative de l’ARC a voulu aller encore plus loin pour rassurer les habitants ! C’est donc en toute transparence qu’elle a négocié avec l’éditeur du logiciel, la possibilité pour l’utilisateur de rendre dans un délai de 6 mois le logiciel contre un remboursement de 50% du logiciel. Comme vous le voyez, nous avons confiance en nous comme en vous.

1. Simply Syndic « Clés en main » : des aides complémentaires pour prendre en main le logiciel

Un des problèmes les plus importants que rencontrent les syndics non professionnels lorsqu’ils sont élus : est la reprise comptable. Cela est d’autant plus compliqué lorsque cela se passe en cours d’année. Voilà pourquoi, Copropriété-Services propose à ceux qui le souhaitent la possibilité de configurer à leur place le logiciel :

• Inscription des copropriétaires ;
• Enregistrement des lots ;
• Enregistrement des millièmes et des  clés de répartitions ;
• Aide à la constitution des budgets prévisionnels ;
• Reprise des « à nouveaux « ;
• Etc.

Le syndic bénévole aura donc à sa disposition un logiciel prêt à l’emploi dans lequel il suffira de rentrer les données comptables du quotidien. 

1. Possibilités de suivre des sessions de formation d’une demi-journée

Au- delà de l’exploitation du logiciel se pose la question de la « lecture » des documents comptables générés par le logiciel (grand-livre, balance, annexes comptables) et la maîtrise  de certaines techniques comptables simples à connaître.

La coopérative de l’ARC – Copropriété-Services propose donc aux utilisateurs de simply syndic la possibilité de suivre une formation. A travers cette information ils apprendront à utiliser de façon optimale le logiciel ainsi que l’ensemble des manipulations permettant d’être autonome dans la gestion comptable de leur copropriété. 

Traiter les copropriétés fragiles ou en difficulté. Comment agir, prévenir et guérir

Commandez dès à présent le nouveau guide de l'ARC...

Le phénomène des copropriétés en difficulté prend une ampleur
grandissante. Les pouvoirs publics commencent à s’émouvoir de l’évolution inquiétante de ce phénomène :

• rapport du Président de l’ANAH, M. Dominique BRAYE déposé auprès du Ministre du logement M. Benoist APPARU en janvier 2012 ;
• et maintenant, plan d’urgence de son successeur Mme Cécile DUFLOT.
• Les collectivités locales sont, de leur côté, de plus en plus sollicitées sur ces problèmes. Voilà pourquoi l’ARC, qui aide depuis plus de 15 ans les conseils syndicaux – en partenariat avec des opérateurs et des Villes – à redresser leur copropriété, a décidé de rédiger un guide
• complet, répondant à des questions pratiques :
• Quelles sont les copropriétés en difficulté ? Quelles sont les personnes qui subissent ce phénomène ? Quels sont les mécanismes qui participent à la fragilisation, voire à la dégradation,  des copropriétés ?
• Comment agir efficacement pour aider une copropriété à se redresser ?
• Quels sont les dispositifs existants ? leurs limites ? comment les utiliser au mieux ?
• Quelles sont les améliorations à apporter ?
• Comment mettre en place des actions préventives, ou
• précoces, avec les collectivités et partenaires locaux et nationaux ?

Ce guide est destiné à tous les conseils syndicaux de copropriété confrontés à ces situations, à tous les élus et
agents territoriaux, aux syndics et à tous les professionnels de la copropriété, aux opérateurs et aux travailleurs sociaux …

Notions abordées : Copropriétés en difficulté, Copropriétés fragiles, Copropriétés dégradées, Politiques de la Ville, Politiques urbaines, grands ensembles, logement collectif, habitat collectif, marchands de sommeil, rénovation urbaine, parc privé, parc social de fait, habitat social de fait, banlieues, Plan de Sauvegarde, OPAH, amélioration de l'habitat.

Découvrez dès à présent le nouveau guide L'arc...

Des formations flash pour les syndics bénévoles

Afin de répondre à un besoin d'accompagnement croissant de nos adhérents syndics non professionnels, conseils syndicaux et copropriétaires, nous avons donc décidé de mettre en place des formations flash sous forme de « mini cours vidéos ».

Ce nouveau support, qui vous permettra d’acquérir de manière ludique les fondamentaux sur le fonctionnement du syndicat de copropriétaires, constituera un complément adéquat à la maitrise de cette vaste matière à travers la lecture des ouvrages spécifiques de l’ARC.

Ainsi, vous aurez la possibilité de vous former depuis chez vous, au cas pas cas, en fonction de vos besoins, sur tous les aspects de votre mission de syndic non professionnel.

Chaque mois, une nouvelle vidéo sera mise en ligne sur un thème différent.
N'hésitez surtout pas à nous faire parvenir vos commentaires et suggestions d’améliorations sur nos vidéos.

Pour visualiser cette première formation flash, il vous suffit de cliquer sur l'icône ci-dessous.

http://youtu.be/aJeKnTBCGF8

Mars 2014

L’ARC recrute à nouveau : Poste en CDD de chargé(e) de mission et de formations pour les copropriétés fragiles et en difficulté

En remplacement d'un membre de l'équipe, l’ARC (Association des Responsables de Copropriété) recherche un(e) chargé(e) de mission « copropriétés fragiles et en difficulté » et  chargé(e) de formations en Île-de-France pour un CDD de 6 mois.

1. Reprendre les missions déjà engagées d'accompagnement des copropriétaires et conseils syndicaux dans les actions de redressement de la gestion de copropriétés en difficulté (OPAH et Plan de Sauvegarde) ;

En lien avec les différents partenaires, dans le cadre des opérations publiques d’intervention en habitat privé (Plan de Sauvegarde, OPAH-Copropriétés Dégradées) il s’agit de mobiliser, informer et accompagner le conseil syndical à travers l’élaboration et la mise en œuvre de préconisations : redressement de la gestion ; traitement des impayés ; maîtrise des charges.

2. Par ailleurs, la personne recrutée devra animer des séances de formations à l’attention des copropriétaires et conseils syndicaux sur tous les sujets concernant la copropriété.

Expérience, compétences, qualités requises par le poste :

• Connaissance du fonctionnement de la copropriété, compréhension des documents comptables et relatifs au fonctionnement financier, juridique, de gestion de la copropriété ; intérêt pour les problématiques propres à la copropriété ;
• Bonnes compétences rédactionnelles et de synthèse. Capacités de présentation orale, de restitution des analyses techniques ;
• Maîtrise de Word et Excel exigée, (si possible pratique de PowerPoint ; OpenOffice) ; 

Autre :

• Autonomie, disponibilité, capacité d’adaptation, esprit d’équipe, et engagement dans un projet associatif.
• Aisance relationnelle avec tout type de public.

Conditions matérielles et contraintes :

Lieu de travail : basé à Cergy et déplacements dans toute l’Île-de-France (réunions en soirées sur sites).

Contrat CDD – Durée hebdomadaire de travail : 35h. Réunions en soirées.

Qualification : employé qualifié

Formation : min BAC +3

Salaire : (indicatif autour de 27 à 30 K€ de départ) à négocier selon formation, connaissance de la copropriété et expérience.

Prise de poste : urgent

Contact : Adresser lettre de motivation et CV à l’attention de Estelle BARON, Responsable chargés de mission, ARC, 29 rue Joseph Python, 75020 PARIS ; mail : estelle.baron@arc-copro.fr (Préciser en objet : Candidature – NOM – Prénom)