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Réponse :

La réponse est OUI et NON. Tout dépend si la salle est mise à disposition par votre syndic ou si elle est louée à l’extérieur du cabinet.

NON : si la salle est mise à disposition par votre syndic, cela ne peut pas faire l’objet d’une facturation particulière, puisque la location d’une salle n’est pas prévue dans le cadre des prestations particulières définies par le décret du 26 mars 2015 relatif au contrat type. Ainsi, si lors du contrôle des comptes, vous identifiez une facture de location de salle chez votre syndic, il faudra la refuser.

OUI : si la salle est louée directement pour le compte du syndicat de copropriétaires (salle communale, salle paroissiale, etc.) la facture sera adressée au syndicat des copropriétaires.

Important : Que ce soit chez le syndic ou non, il est important de rappeler que l’assemblée générale ne peut pas être convoquée dans une salle située en dehors de la commune de votre copropriété, sauf si le règlement de copropriété ou une décision d’assemblée générale l’autorise (article 9 du décret de 17 mars 1967).

Nos conseils : Il est souvent intéressant de louer une salle hors de chez le syndic afin de favoriser la participation des copropriétaires, puisque les salles louées sont, la plupart du temps, plus proches de l’immeuble que le cabinet de syndic.

Par ailleurs cela devient fortement conseillé en cas de changement de syndic :

• cela évite que le syndic « sortant » demande à l’assemblée générale de quitter la salle au milieu de l’AG, en cas de désignation de son confrère ;
• cela permet également plus de « neutralité » dans les échanges et permet d’éviter que le syndic « sortant », se sentant en difficulté, ne puisse mobiliser d’autres membres de son équipe pour convaincre l’assemblée générale de le réélire (intervention du directeur par exemple).

Réponse :

Depuis l’entrée en vigueur du décret comptable du 14 mars 2005, le syndic est tenu de joindre à la convocation d’assemblée générale cinq annexes comptables.

Parmi elles, figure l’annexe 1 qui doit, entre autres, être complétée par la présentation de la situation individualisée de chacun des copropriétaires en fin d’exercice, après répartition des comptes (appelée parfois Annexe 1bis).

Autrement dit, ce décret impose de présenter quelle serait la situation comptable du copropriétaire après approbation des comptes par l’assemblée générale.

Deux scénarios sont alors possibles :

• soit les dépenses sont supérieures au budget voté et dans ce cas, l’exercice est déficitaire impliquant une régularisation au débit des copropriétaires,

• soit  les dépenses sont inférieures au budget, entraînant une  régularisation au crédit des copropriétaires.

A cela peut s’ajouter l’éventuelle régularisation d’eau individuelle pour les copropriétés disposant de compteurs divisionnaires ou l'éventuelle régularisation du compte travaux à approuver lors de la même AG (compte présenté dans l'annexe 4).

Néanmoins, cette simulation comptable n’est en aucun cas exigible tant que les dépenses de l’exercice, ainsi que le solde de l’exercice, n’ont pas été validés par l’assemblée générale (approbation des comptes).

Pour résumer, votre syndic est bien contraint de présenter sur les documents comptables votre solde après répartition des charges (régularisation individuelle), néanmoins, il ne peut en aucun cas vous réclamer cette somme tant que l’assemblée générale n’a pas approuvé les comptes de l’exercice. Si l’assemblée générale n’approuve pas les comptes, le solde présenté dans les documents de la convocation ne sera pas exigible.

Réponse :

Cette question peut en réalité s’interpréter de deux façons :

• La première en traitant de la clause en elle-même « avance de trésorerie » parfois intitulée « avance de trésorerie permanente » ou encore « avance de réserve » dans le règlement de copropriété lorsqu’elle existe ;
• La seconde en ne s’intéressant qu’à son contenu, le montant qui constitue cette avance de trésorerie.

Cette avance est définie à l’article 35 du décret du 17 mars 1967 : « Le syndic peut exiger le versement :  1° De l'avance constituant la réserve prévue au règlement de copropriété, laquelle ne peut excéder 1/6 du montant du budget prévisionnel ».

1. Ainsi dans un premier temps, on peut décider à la majorité simple de l’article 24 que, le montant de l'avance de trésorerie, mentionnée au règlement de copropriété (et énoncé sous l’article 35 du décret) est ramené à « zéro ». Comme le texte précité le rappelle, celle-ci ne peut excéder 1/6^ème du budget prévisionnel mais aucun minimum n’est fixé.

Nous vous renvoyons aussi à ce sujet à notre conseil du 26 février : « Avance de trésorerie : doit-elle obligatoirement atteindre 1/6^ème du budget prévisionnel ? »

1. En revanche, la suppression même de cette avance nécessite un vote en assemblée générale à la double majorité de l’article 26 (alinéa b) qui va avoir pour effet de venir modifier le  règlement de copropriété en supprimant la clause instaurant cette avance.

Pour cela, l’assemblée générale, devra approuver le projet de modificatif de règlement de copropriété, qui devra être publié au fichier immobilier via un acte authentique dressé par un notaire.

Réponse

C’est la personne qui est copropriétaire à la date d’exigibilité de l’appel de fonds qui devra en assumer le paiement, et non nécessairement celui qui a voté les travaux en assemblée générale. 

En effet, l’article 6-2 du décret du 17 mars 1967 indique : « A l’occasion de la mutation à titre onéreux d'un lot, […] le paiement des provisions des dépenses non compris dans le budget prévisionnel incombe à celui, vendeur ou acquéreur, qui est copropriétaire au moment de l'exigibilité ».

Pour rappel : lorsque la copropriété vote des travaux, la résolution doit obligatoirement prévoir les modalités d’appels de fonds selon l’article 14-2 de la loi (date(s) du calendrier d’appel de fonds et montant(s)).

S’il s’agit de gros montants, la copropriété peut ainsi prévoir d’appeler les sommes en plusieurs fois (plusieurs appels de fonds) avec des montants qui peuvent être différents selon chaque appel de fonds.

Exemple : « 30% du montant voté sera appelé le 1^er mai 2016 », puis 30 % au 1^er juillet, 30 % au 1^er octobre et enfin le solde au 1^er décembre. 

Exemple : si une assemblée générale a voté le paiement des travaux en 3 fois (1^er mai, 1^er juillet, 1^er octobre) et que vous vendez le 15 juin, c’est l’acquéreur qui devra payer les 2 derniers appels de fonds au syndic (1^er juillet et 1^er octobre qui seront exigibles après la vente du 15 juin). Les sommes dues par l’acquéreur peuvent toutefois être négociées dans le prix de vente, mais cela concerne un accord « privé » entre les deux parties (vendeur/acquéreur) et ne regarde pas la copropriété ni le syndic qui devra appeler les fonds au nouveau copropriétaire.

Il est donc important de bien définir en AG les dates précises des appels de fonds pour ne pas se retrouver dans une situation délicate en cas de vente.

Exemple : « 30% du montant voté sera appelé le 1^er juillet 2016 » et non « au troisième trimestre ».

Attention ! Si, malgré l’obligation relative aux modalités d’appels de fonds, l’AG n’a pas voté de calendrier des appels de fonds, par défaut, les sommes sont à payer sans attendre en une seule fois dès la date de l‘assemblée générale ayant approuvé les travaux. Dans ce cas, c’est bien le copropriétaire qui a voté les travaux qui sera redevable de la totalité des sommes appelées…

À noter enfin que le syndic doit mentionner dans l’état daté les sommes qui incomberont au nouveau copropriétaire, notamment au titre « des provisions non encore exigibles dans les dépenses non compris dans le budget prévisionnel» selon l’article 5 du décret du 17 mars 1967.

Cette information est par ailleurs désormais communiquée au futur acquéreur dès la signature de la promesse de vente. Pour plus d’informations, vous pouvez consulter notre article : www.arc-copro.com/wh61.

Réponse :

• Dans les copropriétés, les copropriétaires règlent au syndic des provisions sur charges courantes de l'art. 14-1 de la loi du 10 juillet 1965, sur la base d'un budget prévisionnel voté en assemblée générale. A la fin de l'exercice, le syndic procède à la reddition des comptes et vérifie notamment la réalité des dépenses par rapport au budget prévisionnel. Il prépare ensuite les annexes comptables, fait procéder à la vérification des comptes et convoque enfin l'assemblée générale ordinaire appelée à approuver ces comptes dans le cadre de l'art. 18-I.

• Le compte de gestion courante reprenant les charges (factures, honoraires,…) et les produits (provisions, produits financiers,…) peut alors faire ressortir un résultat excédentaire ou déficitaire. Nous évoquons ici le traitement de ce résultat, notamment lorsqu'il est excédentaire.

• Rappelons en préalable que le traitement de ce résultat vise à le répartir entre les copropriétaires qui ont effectivement ce statut au moment de l'assemblée générale approuvant ces comptes, conformément à l'art. 6-2.3° du décret du 17 mars 1967. Chacun supporte ce résultat pour sa quote-part dans chaque catégorie de charges (et en fonction de sa consommation personnelle pour les fluides faisant l'objet d'un comptage individuel). Cette procédure s'appelle aussi bien l'apurement que la régularisation des charges.

• Tant que l'assemblée générale des copropriétaires n'a pas approuvé les comptes de l'exercice en question, le résultat n'est pas exigible, c'est-à-dire que le syndic ne peut en exiger la liquidation.

• Mais dès lors que l'assemblée générale des copropriétaires a approuvé ces comptes, le résultat est exigible, c'est-à-dire que le syndic doit procéder à la liquidation par répartition sur les comptes individuels des copropriétaires.

• En cas d'excédent : chaque copropriétaire se voit donc créditer de sa quote-part, qui viendra en déduction des sommes réclamées au titre du prochain appel de charges.

• Or, il n'est pas rare que les copropriétaires ayant approuvé les comptes excédentaires de l'exercice lors d’une assemblée générale tenue par exemple le 15 mars de l'année en cours ne constatent pas cette quote-part de crédit dans leurs décomptes lors de la réception de l'appel de provisions du 2^ième trimestre (début avril). Cela est fâcheux puisqu'ils apparaissent redevables d'une somme qui ne prend pas en compte ce crédit.

• Le syndic rétorquera qu'il s'agit d'un décalage dans les dates d'édition des bordereaux d'appels de provisions : pour un appel exigible le 1^er avril, les éditions sont effectuées et adressées par voie postale entre le 10 et le 15 mars.

• Les comptes n'étant pas encore approuvés à la date d'édition, la régularisation ne peut être prise en compte dans ces bordereaux d’appels. Il faudra donc impérativement vérifier que le crédit apparaît sur le prochain trimestre : en Juillet donc ! Un peu tard pour votre portefeuille…

En conclusion

Pour ne pas retarder la prise en compte de la régularisation excédentaire dans les comptes, exigez de votre syndic :

• que l'apurement des comptes soit impacté sans délai sur les comptes des copropriétaires après leur approbation ;
• que les bordereaux de l'appel suivant ne soient édités qu'APRèS l'AG, entre le 20 et le 25 mars par exemple.

De même, essayez de ne pas programmer votre AG dans la seconde quinzaine du mois qui précède l'appel de provision suivant pour éviter ce décalage entre l'affectation du résultat et l'édition des bordereaux d'appel de provisions.

Cette règle est également valable en cas de résultat déficitaire approuvé, car le syndicat doit récupérer au plus vite le manque de trésorerie lié à l'insuffisance de l’exercice précédent.

Réponse :

Voici une question très intéressante que plusieurs conseillers syndicaux et syndics bénévoles se posent, que ce soit pour alimenter directement le fonds travaux ou bien des comptes d’avance tels que ceux de trésorerie.

• Règles concernant l’affectation du solde de l’exercice

L’article 8 du décret du 14 mars 2005 précise dans son 6^ème alinéa que « Les excédents ou insuffisances des charges ou produits sur opérations courantes sont répartis à l'arrêté des comptes entre chacun des copropriétaires en fonction des quotes-parts afférentes à chaque lot dans chacune des catégories de charges.»

Ainsi, ce texte réglementaire rend obligatoire la répartition du solde de l’exercice. Son affectation automatique à un autre compte n’est donc pas possible.

Par ailleurs, il est important de rappeler que l’excédent d’un exercice peut être la résultante de plusieurs excédents émanant de différentes clés de répartition, ou bien être un solde cumulé dont certaines clés présentent un excédent et d’autres un déficit.

Ainsi, voter l’affectation « aveugle » de l’excédent de l’exercice sur le fonds travaux ou sur un compte d’avance, reviendrait à favoriser certains copropriétaires – ce qui pourrait être assimilé à un enrichissement sans cause – et, au contraire, en pénaliser d’autres.

Pour expliquer concrètement ce raisonnement, prenons l’exemple d’un excédent global de 3000 euros qui se décompose de 4000 euros d’excédent sur la clé chauffage, et de 1000 euros de déficit sur la clé générale.

Affecter l’excédent cumulé de 3000 euros pénaliserait des copropriétaires concernés par la clé chauffage, tout en avantageant ceux concernés par la clé générale à hauteur de leurs millièmes.

La seule exception à cette règle concerne les syndicats de copropriétaires qui ne disposent que d’une seule clé de répartition.

• Comment procéder pour utiliser le bénéfice d’un solde excédentaire ?

Par définition, il est donc essentiel de procéder en deux temps, ce qui nécessite de porter deux questions différentes à l’ordre du jour.

- La première consiste à voter l’approbation des comptes et par conséquent la répartition de l’excédent de l’exercice ;

 - la seconde question doit autoriser le vote d’un appel de fonds supplémentaire pour alimenter le compte d’avance ou le fonds travaux qui pourrait être équivalent à l’excédent de l’exercice.

Rappelons qu’en procédant ainsi, même si les montants globaux remboursés et appelés sont identiques, certains copropriétaires se verront appeler un différentiel (leur quote-part d’appel sur le fonds travaux pouvant être plus ou moins élevée que leur quote-part de remboursement de l’excédent de l’exercice).

Pour éviter toute mauvaise surprise, l'assemblée générale peut décider que le montant de l’excédent lié à la clé générale soit celui appelé pour alimenter le fonds travaux ou le compte d’avance, également constitué en clé générale.

Cela permettra de garantir que la somme portée au crédit des copropriétaires sera identique à celle appelée pour constituer ou abonder le fonds travaux ou d’avance.

Dans l’exemple exposé ci-dessus, cette dernière solution n’est pas possible puisque le solde de charges sur la clé générale présente un déficit.

Réponse :

Cette interrogation va devenir de plus en plus pressante avec l’entrée en vigueur du fonds travaux et l’obligation associée de placer ce fonds sur un compte rémunéré au profit de la copropriété.

Pour aborder cette question, il faut traiter en parallèle le problème comptable et le problème financier qui se posent.

Le premier réflexe doit être de contrôler les relevés bancaires du compte de placement.

L’objectif est de vérifier, d’une part que les sommes effectivement virées sont conformes à la décision de l’assemblée générale et d’autre part que les produits financiers générés sont cohérents avec les sommes placées et le taux en vigueur.

Après avoir réalisé cette étape, il faut examiner la comptabilité de la copropriété en deux temps :

1. vérifier l’existence d’un compte « 502 » qui indique le montant des sommes placées. À défaut, c’est que le syndic n’a pas ouvert de compte de placement et garde l’intégralité des fonds de la copropriété sur le compte courant ;
2. vérifier l’existence d’un compte « 714 » qui précise les « produits financiers », générés par le placement des fonds.

Après avoir suivi ces deux étapes, il faudra s’assurer qu’en fin d’exercice comptable les produits financiers sont bien affectés au profit des copropriétaires.

Pour cela, il faudra contrôler que dans l’annexe comptable N° 2 qui présente le bilan de l’exercice figure bien, à droite du document, dans la rubrique « produits pour opérations courantes »  la somme du compte « 714 ».

Cela aura pour conséquence d’augmenter les produits de la copropriété et ainsi impacter positivement le solde de l’exercice.

Il faut être vigilant, car plusieurs syndics gardent les produits financiers de la copropriété dans un compte d’attente, ce qui n’apporte aucun profit direct aux copropriétaires.

Il peut évidemment aussi être décidé en assemblée générale d’affecter ces produits à un compte spécifique comme prévu par l’article 3

Réponse :

Les modifications apportées par la loi ALUR concernant l’avance travaux ne seront applicables qu’à partir du 1^er janvier 2017. En effet, l’article 18 de la loi du 10 juillet 1965 se verra « allégé » de son alinéa relatif à cette avance à savoir « Le syndic (…) est chargé (…) de soumettre, lors de sa première désignation et au moins tous les trois ans, au vote de l'assemblée générale la décision de constituer des provisions spéciales en vue de faire face aux travaux d'entretien ou de conservation des parties communes et des éléments d'équipement commun, susceptibles d'être nécessaires dans les trois années à échoir et non encore décidés par l'assemblée générale. Cette décision est prise à la majorité mentionnée à l'article 25 de la présente loi. ».

C’est donc l’obligation pour le syndic de mettre à l’ordre du jour cette résolution tous les trois ans qui est supprimée à partir du 1^er janvier 2017 et non l’avance travaux en elle-même.

Par conséquent, les avances travaux déjà existantes dans la comptabilité des copropriétés existeront toujours après le 1^er janvier 2017 si elles n’ont pas été consommées ou remboursées aux copropriétaires, et pourront être conservées. Il sera également toujours possible de les alimenter via une décision d’assemblée générale (votée à la majorité 25) comme pour n’importe quelle avance (solidarité, avance de trésorerie, etc.).

En cas de vente d’un lot, le vendeur sera remboursé de sa quote-part sur l’avance travaux (ou toute autre avance) et la somme correspondante sera appelée au nouvel acquéreur.

En somme, la seule chose à retenir concernant l’avance travaux avant et après le 1^er janvier 2017, c’est que rien ne change si ce n’est que l’obligation de mettre la constitution de cette avance  à l’ordre du jour de l’assemblée générale tous les trois ans est supprimée. 

Rappelons toutefois que si l’avance travaux ne disparait pas, elle reste complémentaire du nouveau fonds travaux obligatoire et ne peut s’y substituer. En effet, l’alimentation du fonds travaux à hauteur minimum de 5 % du montant du budget prévisionnel sera obligatoire à partir du 1^er janvier 2017, pour les copropriétés de plus de 5 ans.

Précisons enfin que le fonds travaux constitue une épargne en vue de réaliser de gros travaux beaucoup plus sécurisante pour une copropriété que l’avance travaux, puisque ce fonds contrairement à l’avance n’a pas de caractère remboursable, il est « acquis au lot ».

Il est par ailleurs déposé sur un compte séparé et rémunéré au profit du syndicat de copropriétaires.