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Réponse :

Cette question est fréquemment posée par les conseillers syndicaux compte tenu du fait qu’il existe une confusion récurrente entre les documents comptables tenus par le syndic et les relevés bancaires édités par l’établissement bancaire.

Rappelons donc brièvement la différence entre ces deux documents.

Le syndic enregistre, dans la comptabilité des copropriétés qu’il gère, les opérations comptables les concernant et elles vont impacter ce compte 512 « banque » ainsi, lorsque le syndic paye un fournisseur 100 euros, le compte banque comptable de la copropriété fait apparaitre 100 euros au crédit.

En revanche, lorsque le syndic reçoit un remboursement d’un fournisseur de 100 euros il enregistre dans le compte banque de la copropriété la somme de 100 euros au débit.

Il faut se rappeler que les opérations de débit / crédit sont inversées entre le compte banque comptable 512 ET le compte bancaire ainsi, à tout moment, le syndic peut identifier quel est le solde figurant sur le compte banque 512 tenu dans les écritures comptable de la copropriété.

Quant au relevé bancaire, celui-ci est débité ou crédité par la banque elle-même en fonction des sommes réellement décaissées ou encaissées sur le compte bancaire de la copropriété.

Il peut donc exister un décalage entre le compte banque comptable qui est tenu par le syndic et le relevé bancaire qui est édité par la banque.

Prenons un exemple : le 2 février le syndic reçoit de Monsieur Laurent A. copropriétaire un chèque de 500 euros en paiement de ses charges trimestrielles.

Le compte banque comptable de la copropriété ( compte 512 )  sera débité de 500 euros. En revanche, cette somme figurera au crédit du relevé bancaire uniquement lorsqu’elle sera concrètement encaissée sur le compte bancaire de la copropriété.

Il est donc courant qu’il existe une différence entre le solde du compte bancaire par rapport à celui du relevé bancaire.

Néanmoins, il est essentiel que le syndic justifie cette différence. C’est d’ailleurs ce que l’on appelle le « rapprochement bancaire ».

Dans votre cas, la différence est tout de même importante. Le syndic doit donc être en capacité de justifier au centime près ce décalage. À défaut, c’est que sa comptabilité n’est pas tenue correctement.

Plusieurs hypothèses peuvent justifier cette situation.

Il peut d’agir d’une double écriture comptable, d’un chèque déposé qui est sans provision, de chèques perdus qui ont été enregistrés dans la comptabilité, mais n’ont pas été déposés à la banque.

Le syndic est donc tenu de présenter, en parallèle de l’annexe 1, le rapprochement bancaire qui permet justement d’expliquer ce décalage.

Pour aller plus loin sur le rapprochement bancaire : www.arc-copro.com/spmi. 

Réponse :

Décidément, avec les syndics professionnels, il n y a pas de petits profits.

Bien évidemment, les frais de notification de lettre de mise en demeure doivent être appliqués au seul copropriétaire débiteur.

Pour justifier nos propos, il faut tout d’abord se référer à l’article 10-1 de la loi du 10 juillet 1965 qui précise que les frais de mise en demeure sont imputables au seul copropriétaire concerné.

Ainsi, c’est justement l’ensemble des « frais » nécessaires à la mise en demeure, y compris ceux relatifs à sa notification qui  doivent être pris en charge par le copropriétaire défaillant.

À défaut, la loi aurait dû parler non pas de « frais » de recouvrement, mais uniquement de lettre de mise en demeure.

Mais encore, le décret du 26 mars 2015 qui définit le contrat type précise dans son point 9.1 qu’est imputable au seul copropriétaire concerné « la mise en demeure par lettre recommandée avec accusé de réception ».

Ainsi, les pouvoirs publics ont bien précisé qu’aussi bien la lettre de mise en demeure que les accusés de réception doivent être facturés au seul copropriétaire débiteur.

Comme on dit « échec et mat ».

Et dire que votre syndic réclame en moyenne plus de 40 euros pour une lettre qui lui coûte, tout compris, environ 5 euros...

Réponse :

Votre question est à la fois très intéressante et très inquiétante.

Avant d’y répondre, nous allons repréciser le contexte juridique.

1. Depuis le 1^er janvier 2017, la loi ALUR a modifié l’article 18 de la loi du 10 juillet 1965 qui a subi deux modifications :

• la suppression de la nécessité de prévoir tous les trois ans à l’ordre du jour une question relative à la constitution d’une avance travaux ;
• l’obligation de constituer un fonds travaux.

1. Alors que les sommes affectées à l’avance travaux sont remboursables, celles constituant le fonds travaux ne le sont pas. Cette distinction résulte de l’article 45-1 du décret du 17 mars 1967 qui indique que « les avances sont remboursables » alors que l’article 14-2 de la loi du 10 juillet 1965 précise que «Les sommes versées au titre du fonds de travaux sont attachées aux lots et définitivement acquises au syndicat des copropriétaires. Elles ne donnent pas lieu à un remboursement par le syndicat à l'occasion de la cession d'un lot. » Autrement dit, cette épargne est non remboursable aux copropriétaires vendeurs.

1.  Ces deux comptes répondent donc à une définition juridique différente, imposant  une vigilance du conseil syndical et en premier lieu du syndic pour ne pas les amalgamer.

Ainsi, l’avance travaux pourra toujours perdurer en parallèle du fonds travaux obligatoire, puisque la loi ALUR a supprimé uniquement l’obligation faite au syndic de mettre à l’ordre du jour tous les trois ans la constitution d’une avance travaux, et non son principe.

Mais encore, la loi n’a jamais prévu que le fonds travaux allait substituer l’avance travaux en absorbant les sommes affectées pour le constituer.

Par conséquent, il n’est pas question que le syndic décide, de sa propre initiative, que les sommes affectées à l’avance travaux se confondent avec celles du fonds travaux. Seule l’assemblée générale est souveraine pour voter cette résolution.

D’ailleurs, en pratique, les copropriétaires peuvent décider en assemblée générale de continuer à abonder l’avance travaux et en parallèle alimenter le fonds travaux qui lui, est obligatoire.

Nous vous invitons à faire preuve de vigilance, car nous avons eu connaissance de cas de syndics ayant retenu d’une main des sommes à rétrocéder aux copropriétaires vendeurs, alors même qu’ils appelaient de l’autre main ces mêmes montants aux copropriétaires acquéreurs.

Réponse :

Dans un réseau de chaleur, la facture d’énergie comporte souvent deux catégories principales (parfois découpées en sous-catégories) :

•          R1, qui correspond à la part variable liée à la consommation de la copropriété.

•          R2, qui correspond à la part fixe liée à l’entretien du réseau de chaleur (ce n’est pas l’entretien de la sous-station appartenant à la copropriété).

Concernant l’individualisation des frais de chauffage, le Code de l’énergie (article R241-12) distingue :

• les frais d’énergie ou de combustible, qui sont eux-mêmes de deux sortes (art. R241-13) :
  • les « frais individuels », qui représentent généralement 70% de la facture ; ils sont répartis en fonction des compteurs.
  • les « frais communs », qui représentent généralement 30% de la facture d’énergie ; ils sont répartis en fonction des tantièmes.
• les « autres frais » : entretien des installations de chauffage et les frais relatifs à l'utilisation d'énergie électrique (ou éventuellement d'autres formes d'énergie) pour le fonctionnement des appareillages, notamment les instruments de régulation, les pompes, les brûleurs et les ventilateurs.

Dans le cadre du chauffage urbain, les frais d’énergie comprennent donc l’ensemble des éléments de la facture (R1, R2, etc.) :

• Le R2 concerne l’entretien du réseau de chaleur mais pas l’entretien des installations de la copropriété (sous-station, radiateurs,…) ; cette quote-part ne rentre donc pas dans la catégorie des « autres frais »
• R1, R2, etc. sont deux parties indissociables d’une même facture dont l’objet est la fourniture d’énergie. Nous retrouvons donc le même découpage que pour les énergies « gaz » ou « électricité », qui comportent une part fixe (appelée plus souvent abonnement) et une part variable (l’abonnement). Le syndic d’une copropriété alimentée au gaz n’extrait pas la part « abonnement » d’une facture de gaz pour la répartir aux tantièmes, ou à répartir 70% de la seule consommation de gaz en fonction des compteurs

Dans le cadre d’un réseau de chaleur, c’est donc 70% de l’ensemble de la facture (R1, R2, etc.) qu’il convient de répartir en fonction des compteurs.

Plus d’informations sur l’individualisation des frais de chauffage, et nos conseils pour bien gérer les AG : arc-copro.com/wk4v.

Réponse de l’expert : la justification de votre syndic est vraie. Voici au travers de deux exemples, les mouvements enregistrés par la Banque d’un côté et par le Syndic d’un autre côté, lorsqu’un copropriétaire effectue un règlement, par chèque ou par virement, ou encore par prélèvement automatique.

1er cas, le règlement s’effectue par chèque :

Le copropriétaire envoie son chèque chez le syndic, il est alors enregistré par le service comptabilité qui le saisit sur un bordereau de remise de chèque, ou transmet l’ensemble des chèques en l’état à sa banque (qui effectuera cette tâche pour son compte).

Il doit juste indiquer pour chaque syndicat les références de comptes à créditer. Le service comptabilité doit en même temps enregistrer l’écriture dans la comptabilité du syndicat, débit du compte  512 (banque) par le crédit du compte 45 du copropriétaire et il doit adresser régulièrement les chèques aux banques concernées pour que les comptes des syndicats soient effectivement alimentés !

 Ce n’est qu’une fois que toutes ces opérations sont réalisées qu’il y a concordance entre les sommes versées et les sommes encaissées.

2éme cas, le règlement s’effectue par un virement automatique, ou ponctuel, à l’initiative du copropriétaire :

La banque reçoit alors automatiquement une somme X avec l’identifiant du copropriétaire et du compte du syndicat à créditer.

A cet instant, le syndic ne connaît officiellement pas l’effectivité du paiement par le copropriétaire. Il n’en sera réellement informé que lorsqu’il recevra, de la banque, un bordereau papier ou informatique, récapitulant tous les virements reçus depuis le dernier bordereau émis et le compte du copropriétaire ne sera effectivement crédité que lorsque l’opération énoncée sous le 1^er cas sera réalisée.

Dans cet exemple, on peut conclure que le syndic a reçu le bordereau de virement le 23 décembre, il disposait donc encore de quelques jours pour l’enregistrer sur l’exercice 2016 et ne pas faire apparaître « débiteur » un copropriétaire qui avait payé.

Pour mémoire dans le présent exemple, il est à noter que s’il s’agissait du règlement pour le dernier appel de fonds annuel exigible au 1^er octobre alors le copropriétaire était malgré tout en retard dans sa situation.

3éme cas, le règlement s’effectue par un prélèvement automatique sur le compte du copropriétaire :

La même démarche que sous le cas n°2 est effectuée.

Réponse :

Avant de répondre à votre interrogation, il est nécessaire tirer au clair la question de  l’exigibilité des appels de fonds en distinguant ceux envoyés en cours d’année de celui de régularisation de charges de fin d’exercice.

Les appels de fonds en cours d’exercice trouvent leur validité légale par le vote du budget prévisionnel. Cela résulte de l’article 14-1 de la loi du 10 juillet 1965 qui précise « pour faire face aux dépenses courantes de maintenance, de fonctionnement et d’administration (...) le syndicat de copropriétaires vote, chaque année, un budget prévisionnel (...) les copropriétaires versent au syndicat des provisions égales au quart du budget voté ».

Ainsi, au début de chaque trimestre (ou autre modalité convenue en assemblée générale) le copropriétaire est redevable de sa quote-part de charges trimestrielles.

En revanche, le syndic n’est pas habilité à appeler auprès des copropriétaires la différence entre le montant du budget prévisionnel voté et les dépenses réalisées.

Pour cela, il devra attendre l’approbation des comptes, qui devra être proposée au cours de l’assemblée générale postérieure à l’arrêté des comptes.

Concrètement, l’assemblée générale n’approuvera pas uniquement le résiduel, mais l’intégralité des dépenses de l’exercice, qui pourra alors être répartie sur les comptes des copropriétaires en fonction de leur quote-part.

Ainsi, le fait générateur qui permet de régulariser les charges de l’exercice est le vote de l’approbation des comptes.

Par conséquent, la grille de répartition à prendre en considération est uniquement celle valable à ce jour.

Autrement dit, dans votre cas, seule la nouvelle grille de répartition votée le 20 mars 2017 est à prendre en considération pour l’intégralité de la régularisation des charges de l’année.