Modèle de procès-verbal de l'Assemblée Générale
Modèle de procès-verbal de l'Assemblée Générale pour le Syndic bénévole
Réponse de l'expert
Action
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Les tarifs des prestations affichés dans le contrat de syndic : en Toutes Taxes Comprises ou en Hors Taxes ?
Question
Mon syndic présente dans son contrat de mandat les tarifs des prestations en Hors Taxes (HT). Cela est gênant car cela ne permet pas d’avoir le montant exact qui sera facturé aussi bien au syndicat des copropriétaires qu’aux copropriétaires pris individuellement.
Mon syndic m’indique que rien ne l’oblige à mentionner les tarifs en Toutes Taxes Comprises (TTC).
Pouvez-vous m’éclairer sur ses réelles obligations ?
Réponse
Le contrat type de syndic s’adresse principalement au syndicat des copropriétaires qui est un « consommateur » final, sans activité commerçante.
Cela résulte de l’article 14 de la loi du 10 juillet 1965 qui précise que le syndicat des copropriétaires a pour seul objet la conservation de l’immeuble et l’administration des parties communes.
Par conséquent, l’article 1 du décret du 31 décembre 1987 précise que « Toute information sur les prix de produits ou de services doit faire apparaître quel que soit le support utilisé la somme totale Toutes Taxes Comprises qui devra effectivement être payée par le consommateur, exprimée en euros. »
Le syndic professionnel, qui est un commerçant, doit donc présenter ses tarifs à son client, qui est le syndicat des copropriétaires, en Toutes Taxes Comprises.
Cela concerne aussi bien les contrats que les factures des prestataires ou les siennes.
Cela est d’ailleurs confirmé par un arrêt de la Cour de justice de l’Union Européenne du 7 novembre 2013.
Certains syndics justifient leur présentation des tarifs en Hors Taxes au motif que certains copropriétaires louent leur bien ou sont des commerçants qui récupèrent la TVA.
Cette réponse est irrecevable sachant que le syndic a une relation contractuelle uniquement à l’égard du syndicat des copropriétaires qui est d’ailleurs le signataire du contrat et non vis-à-vis du copropriétaire pris individuellement.
En cas de non-respect de cette disposition, le conseil syndical ou bien même un copropriétaire qui est membre du syndicat des copropriétaires peut saisir la Répression des Fraudes ou bien la Direction départementale de la protection des populations correspondant à l’adresse du cabinet du syndic
Réponse de l'expert
Utilisation effective du fonds travaux pour une opération qui n’est pas liée à de la rénovation énergétique et qui répond à une clé spéciale
Question
Depuis le 1er janvier 2017, notre copropriété a constitué un fonds travaux prévu par la loi ALUR.
Nous souhaitons utiliser ce fonds pour financer en partie le changement du moteur de notre ascenseur.
Nous aimerions savoir si cela est possible sachant que notre syndic nous affirme que cela n’est pas légal, au motif qu’il ne s’agit pas de travaux de rénovation énergétique et que la clé utilisés pour les interventions sur l’ascenseur n’est pas la même que celle sur laquelle le fonds travaux a été appelé (clé générale).
Ces affirmations sont-elles exactes ?
Réponse
Votre question appelle plusieurs notions juridiques et comptables, auxquelles s’ajoute une réflexion, dirons-nous, psychologique.
Procédons par étapes.
L’article 14-2 de la loi du 10 juillet 1965 précise que le fonds travaux peut être utilisé pour tout travaux prescrits par la loi et le règlement ou ceux décidés par l’assemblée générale.
Votre syndic est donc en tort en indiquant que le fonds travaux peut être utilisé uniquement pour des travaux de rénovation énergétique.
Par conséquent, le changement du moteur de l’ascenseur qui doit être voté en assemblée générale peut être financé en partie ou totalement par le fonds travaux.
En parallèle, votre syndic pose une véritable question juridico-comptable concernant l’utilisation du fonds travaux appelé sur la base de la clé générale pour des travaux qui relèvent de la clé « ascenseur ».
Néanmoins, ce problème est traité à l’article 204 de la récente loi ELAN qui a modifié l’article 14-2 de la loi du 10 juillet 1965, qui précise que le syndic doit respecter l’affectation du fonds travaux en fonction des parties communes spéciales ou clés de répartition.
Autrement dit, le fonds travaux peut être utilisé pour des opérations qui ne relèvent pas de la clé générale.
Il revient à votre syndic de s’organiser en internet pour être en mesure d’affecter le fonds travaux afin de financer le changement du moteur tout en respectant la clé spéciale de répartition.
Nous avons présenté sur notre site internet la méthode comptable à suivre ainsi que publié un guide dédié à cette question, intitulé Comment utiliser efficacement son fonds travaux.
Ensuite, il faut aborder l’aspect psychologique.
La création du fonds travaux trouve son origine dans le fait que les copropriétaires refusaient de voter les travaux de rénovation énergétique compte tenu de leur coût exorbitant, préférant ajourner le vote ?
Utiliser le fonds travaux pour des opérations qui obtiennent généralement le consentement unanime des copropriétaires, comme le changement du moteur de l’ascenseur, est contreproductif, sachant que les travaux de rénovation énergétique risqueraient alors de ne pas être votés par manque de finance.
Voilà pourquoi il est plus judicieux de ne pas utiliser le fonds travaux pour le changement du moteur de l’ascenseur.
Ceci étant, vous connaissez mieux que nous votre copropriété et serez plus à même de décider ce qui est le plus judicieux.
Réponse de l'expert
Comment élire un nouveau syndic alors que celui en place est toujours en cours de mandat
Question
Lors de la prochaine assemblée générale, nous souhaitons changer de syndic. Néanmoins, à la date de sa tenue, le syndic en place est toujours en cours de mandat, qui ne se terminera que trois mois plus tard.
Comment faire pour élire un nouveau syndic sans mettre en difficulté le syndicat des copropriétaires ?
Réponse
Votre question est subtile car, vous avez raison, depuis l’entrée en vigueur du contrat type est impérativement mentionnée sur celui-ci la date de début et de fin de mandat qui ne coïncide pas forcément avec celle de la tenue de l’assemblée générale.
Pour répondre clairement à votre question, il est important de préciser plusieurs notions.
Tout d’abord, conformément à l’article 18 dernier alinéa de la loi du 10 juillet 1965 : « quand l’assemblée générale délibère pour désigner un nouveau syndic, donc la prise de fonction intervient avant le terme du mandat du syndic actuel, cette décision vaut révocation de ce dernier à compter de la prise de fonction du nouveau syndic. »
Ainsi, à partir du moment où l’assemblée générale élit un syndic, c’est lui qui devient mandataire de la copropriété, mettant automatiquement fin au mandat précédent, même si son contrat prenait fin à une date ultérieure.
Ceci étant, il est possible que le syndic sortant considère qu’il a subi un préjudice du fait que son mandat s’est interrompu avant la date de fin contractuelle et demande à ce titre une indemnisation.
Rappelons que dans ce cas, il ne pourra pas faire justice lui-même en retenant ses honoraires mais devra impérativement engager une action judiciaire, réclamant réparation du préjudice financier subi du fait de la faute du syndicat des copropriétaires.
Pour éviter cette difficulté, deux options sont possibles.
La première est de profiter de la résolution votant le nouveau syndic pour indiquer en quelques lignes les motifs qui justifient que le syndic en place ne sera pas reconduit dans ses fonctions.
Pour cela, il faut indiquer les différents griefs constatés à son encontre, impliquant qu’un nouveau syndic soit élu (défaut de remise des documents au conseil syndical, absence de réponse imputation de factures abusives…).
Par ce procédé, le syndic sortant réfléchira à deux fois avant de réclamer judiciairement une indemnisation pour rupture abusive de son contrat avant la date d’échéance, sachant que si cela est le cas, le syndicat demandera en parallèle lui aussi une indemnisation pour les fautes commises par le syndic qui ont entraîné un préjudice.
La deuxième solution est que l’assemblée générale vote que le contrat du nouveau syndic entrera en vigueur le jour de la fin du contrat du syndic en place.
A titre d’exemple, si l’assemblée générale se tient le 30 juin et que le contrat du syndic en place se termine le 30 septembre, l’assemblée générale pourra voter que le contrat du nouveau syndic commencera le 30 septembre.
Par ce biais, le syndic sortant ne sera pas lésé, ne pouvant pas réclamer une indemnisation.
Néanmoins, il faudra être extrêmement vigilant car il est probable que pendant cette période le syndic soit encore moins réactif avec un risque d’imputation de factures illégales pour percevoir des honoraires indus.
Cette solution implique que le syndic repreneur accepte de récupérer le mandat non pas le jour de l’assemblée générale mais à une date ultérieure.
Réponse de l'expert
SYNDIC BENEVOLE : qui, comment, pourquoi ? (émission vidéo)
Aujourd’hui de plus en plus de copropriétés souhaitent se gérer elles-mêmes sans passer par un syndic professionnel.
Madame Guihard, vous êtes la responsable du pôle Syndics Bénévoles au sein de l’association des responsables de copropriétés, pouvez-vous nous dire : qui peut être syndic bénévole pour gérer son immeuble et sous quelles conditions ?
L’une des conditions essentielles pour être syndic bénévole est d’être copropriétaire dans son immeuble.
C’est l’article 17-2 de la loi de 1965 qui le précise clairement.
Peu importe si vous êtes propriétaire d’un appartement, d’une cave ou d’un parking, vous devez tout simplement être copropriétaire.
De plus, vous pouvez être syndic en tant que personne physique, mais aussi en tant que personnalité morale, comme une SCI par exemple.
Vous voulez dire que le gérant d’une Société Civile Immobilière peut être syndic de son immeuble ?
Non, justement ! Beaucoup se trompent.
C’est la SCI qui doit être désignée syndic et non son représentant légal.
C’est la SCI qui est propriétaire et non son gérant.
La SCI sera désignée syndic et sera représentée par son gérant.
Autre exemple, un couple marié. Seul celui qui est copropriétaire peut être syndic bénévole, pas son conjoint !
Si les copropriétaires souhaitent gérer l’immeuble de manière collégiale- à plusieurs- comment cela se passe-t-il ? Est-il possible de désigner un groupe de personnes comme syndic ?
Non, le syndic est obligatoirement une seule et unique personne.
Un groupe de personnes ne peut pas être désigné syndic bénévole en assemblée générale comme on le voit parfois.
Par contre, le syndicat des copropriétaires peut opter pour la forme coopérative où en assemblée générale aucun syndic n’est désigné mais uniquement un conseil syndical. Son président sera alors le syndic de droit.
Cependant attention ! Dans ce cas, le président – syndic reste toujours responsable de la totalité de la gestion (administrative, comptable, technique) même si il peut trouver des appuis auprès des autres membres du conseil syndical.
Ce n’est pas une gestion véritablement « collective ».
En pratique, comment dois-je faire pour être désigné syndic bénévole de mon immeuble ?
Vous devez OBLIGATOIREMENT être désigné par l’assemblée générale des copropriétaires, plus précisément à la majorité absolue de l’article 25, 25-1 le cas échéant.
Vous devez être désigné pour une durée précise (au maximum 3 ans) en précisant bien dans le procès-verbal de l’assemblée générale la date de début et de fin de votre mandat.
La date de début de mandat est généralement le jour de l’assemblée générale qui vous désigne.
Vous devez être désigné sur la base d’un contrat de syndic non professionnel qui doit être joint à la convocation de l’assemblée appelée à vous élire (décret du 26 mars 2015).
Ce contrat est-il vraiment nécessaire dans le cas d’une gestion par un syndic non-professionnel ?
Oui, ce contrat est essentiel !
Il fixe votre éventuelle indemnisation pour la gestion de l’immeuble. Il rappelle vos droits et obligations en votre qualité de syndic.
Désormais, il peut vous être demandé dans le cadre de la procédure d’immatriculation de votre copropriété (obligatoire pour toutes copropriétés à usage d’habitation depuis le 1er janvier 2019).
En résumé, pour être syndic non professionnel de son immeuble, il faut :
- Etre copropriétaire.
- Etre désigné en assemblée générale par les copropriétaires sur la base d’un contrat de syndic qui doit être joint à la convocation.
- Etre élu pour une durée précise avec une date de début et de fin de mandat devant être indiquées dans le procès-verbal de l’assemblée générale et dans votre contrat de syndic.
Et bien entendu il faut avoir du temps à consacrer à la gestion de sa copropriété, être motivé et avoir le sens de la communication. Etre syndic n’est pas non plus une mission anodine, il faut en être conscient et responsable.
Pour aller plus loin
https://arc-copro.fr/librairie/devenir-syndic-benevole-avec-larc
https://arc-copro.fr/librairie/la-cle-du-syndic-benevole
https://arc-copro.fr/librairie/etre-syndic-de-sa-copropriete-avec-larc
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Le syndic bénévole : Obligatoirement un propriétaire de « plein droit »
https://arc-copro.fr/documentation/le-syndic-benevole-obligatoirement-un...
Syndics bénévoles Le contrat type de syndic non professionnel : comment le compléter
Quelle est la durée maximale d’un mandat de syndic bénévole ? Peut-il être reconduit au-delà de trois années successives ?
La convocation de l’assemblée générale appelée à vous désigner syndic bénévole : des solutions aux blocages des syndics professionnels
N’hésitez pas à prendre contact avec notre pôle Syndic Bénévoles
au 01 40 30 42 82 ou par courriel syndicnonpro@arc-copro.fr
Réponse de l'expert
Action
Les points à contrôler dans le contrat de syndic (émission vidéo )
Suite au décret du 26 mars 2015, un contrat type de syndic est imposé.
Monsieur Christophe Grand, juriste à l’ARC propose de nous indiquer les points à contrôler dans la proposition de contrat de syndic avant qu’il ne soit proposé à l’ordre du jour de l’assemblée générale amené à le désigner.
Le premier élément à contrôler est la durée du mandat.
Nous préconisons une durée de contrat d’un an avec des dates calendaires de prise d’effet et d’échéance précisées dans le contrat de syndic et en totale adéquation avec la durée indiquée.
Y-a-t-il des prestations particulières sur lesquelles il est nécessaire d’être particulièrement vigilant ?
Oui et ce contrôle est nécessaire pour éviter les clauses irrégulières et abusives des syndics.
La première prestation à contrôler est le nombre de visites de la copropriété à effectuer par le syndic. Il faut négocier un nombre de visites adapté. Elles ne doivent pas être insuffisantes et leurs durées doivent être précisées. Il faut exiger la présence du président du conseil syndical et la rédaction d’un rapport écrit relevant l’ensemble des points contrôlés.
La deuxième prestation à vérifier est l’extranet qui est un système dématérialisé permettant l’accès aux documents de la copropriété.
Dans la mesure où l’assemblée générale exonère le syndic de cette prestation, le montant de ses honoraires doit être minoré de son forfait de base.
Il en va de même pour la prestation d’archivage si la copropriété décide de recourir à une société extérieure. Là aussi le syndic doit minorer ses honoraires de ce montant.
Troisième point sur lequel il faut être vigilant : l’assemblée générale annuelle pour laquelle un forfait adapté doit être négocié avec une durée conforme aux « habitudes » de la copropriété pour minimiser les dépassements d‘honoraires. On constate précisément dans ce domaine de nombreux abus de la part des syndics qui calquent les heures d’assemblées avec les heures d’ouverture de leur cabinet alors que la plupart du temps les assemblées générales se tiennent au-delà de celles-ci.
Concernant la gestion des campagnes travaux, comment sont calculés les honoraires pouvant être perçus par le syndic ?
Si ce sont des travaux de maintenance qui relèvent du budget prévisionnel de fonctionnement, il n’y a pas d’honoraires à prévoir par le syndic. Par contre, le syndic peut prétendre à des honoraires spécifiques pour le suivi des travaux hors budget prévisionnel. Cependant cela doit résulter d’une décision spécifique de la même assemblée générale qui vote les travaux.
Les honoraires de syndic doivent être calculés sur un pourcentage sur le montant hors taxe des travaux qu’il convient d’adapter au regard de la prestation qui est effectivement réalisée par le syndic.
Est-ce qu’il y a des abus sur certains points particuliers de manière récurrente ?
On constate des abus notamment en matière d’immatriculation initiale de la copropriété avec des montants d’honoraires qui sont disproportionnés. Certains syndics tentent également de facturer annuellement les mises à jour alors que les textes ne prévoient que la possibilité de facturation de l’immatriculation initiale.
L’autre abus régulier concerne les mutations. Lorsqu’un copropriétaire vend son appartement, le syndic –sollicité par le notaire - doit établir un état daté. On constate alors parfois des montants disproportionnés au regard de la prestation donnée. Certains autres syndics facturent ce qu’ils appellent un « pré état-daté » qui est une information préalable requise généralement par l’agent immobilier mais qui n’a aucune base légale.
En résumé, il faut être vigilant et notamment sur :
- la durée du mandat, les dates calendaires de prise d’effet et d’échéance ;
- sur les prestations particulières ;
- sur le rajout de prestations qui ne sont pas prévues dans le décret du 26 mars 2015.
Il faut aussi retenir que ce qui n’est pas dans le contrat n’est pas facturable !
Il ne faut donc pas hésiter à se faire accompagner à l’analyse des propositions de contrats.
Pour aller plus loin
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Les annonces du Premier Ministre concernant la régulation des contrats et des honoraires du syndic
Les tarifs des prestations affichés dans le contrat de syndic : en Toutes Taxes Comprises ou en Hors Taxes ?
Comment évoluent les contrats type de syndic en l’espace de presque quatre ans
Durée du contrat : la Cour de cassation explique aux syndics comment rédiger leur contrat
Mise en concurrence des contrats de syndic : les honoraires de base ne sont pas les seuls éléments à contrôler
Que contrôler dans le contrat type de syndic en matière de tenue d’assemblée générale
Réponse de l'expert
L’assurance multirisques (émission vidéo)
Madame Oudot, agent général d’Assurances, pouvez-vous nous apporter des informations concernant l’assurance multirisques immeuble ?
Une copropriété est exposée à un certain nombre de risques qu’une assurance multirisques immeuble se propose de garantir.
Au même titre que votre contrat d’assurance habitation, vous pouvez souscrire des garanties « dommages » (l’incendie, le dégât des eaux, le vol, le bris de glace) et une garantie responsabilité civile.
La loi ALUR du 24 mars 2014 impose que cette garantie responsabilité civile soit souscrite par tous les syndicats de copropriétaires. Cette garantie couvre les dommages que votre copropriété peut causer à des tiers. C’est l’exemple de la tuile projetée sur le véhicule d’un voisin un jour de grand vent.
Concernant les garanties dommages, ce n’est pas la loi mais le règlement de copropriété qui contraint le syndicat à assurer certains risques. Ces risques varient selon les règlements.
Un contrat multirisques n’est pas un contrat « tous risques ». Seuls les évènements mentionnés au contrat sont garantis. Les autres sont donc exclus.
Qui choisit l’assureur ?
Le syndicat des copropriétaires choisit son intermédiaire d’assurance et son contrat dans le cadre d’un vote en assemblée générale.
Par contre, c’est le syndic qui souscrira le contrat.
Comment est bâti le contrat et sur quelles bases ?
Un contrat multirisques immeuble, en tant que contrat d’assurance, se compose de conditions particulières et de conditions générales.
Les conditions particulières sont propres à votre copropriété. Vous y trouvez les données de votre résidence comme son adresse, sa superficie de bâti, la présence ou non d’activité commerciale et artisanale ou encore votre sinistralité sur les 24 ou 36 derniers mois, selon les compagnies. Il y figure également les garanties que vous avez souscrites.
Les conditions générales, elles, sont communes à tous les assurés. Elles déterminent les conditions d’application des garanties que vous avez choisies.
Si votre intermédiaire est spécialisé en assurances de copropriété, vous aurez un troisième volet que l’on appelle « l’intercalaire ». Ce sont des garanties supplémentaires aux garanties de base, comme, par exemple, la prise en charge des honoraires du syndic professionnel pour la gestion de certains sinistres ou la clause de connaissance de risque.
Cette dernière est importante. En cas d’erreur sur les conditions particulières, un sinistre pourrait ne pas être entièrement indemnisé. Avec cette clause, l’intermédiaire indique connaitre votre résidence et que, si erreur il y a, la « faute » ne vous est pas imputable.
Le sinistre sera donc réglé en totalité. Le contrat devra, bien sûr, être mis à jour par la suite.
Votre syndic est, normalement, en possession de ces trois volets et peut donc vous les communiquer.
En résumé :
- Des garanties « dommages » et une garantie responsabilité civile ;
- C’est le syndicat des copropriétaires qui choisit son assureur ;
- Un contrat d’assurance est composé de 3 volets : conditions particulières, conditions générales, garanties supplémentaires (intercalaires).
Pour aller plus loin :
https://arc-copro.fr/librairie/l-assurance-multirisque-copropriete-en-36-questions
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Les différents contrats d’assurance possibles en copropriété
Les syndics courtiers en assurance : que contrôler ?
https://arc-copro.fr/documentation/les-syndics-courtiers-en-assurance-que-controler
L’assurance multirisque immeuble peut-elle indemniser un dégât des eaux
strictement privatif ?
https://arc-copro.fr/documentation/lassurance-multirisque-immeuble-peut-...
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Réponse de l'expert
Action
Qui tient les débats en assemblée générale ?
Question
Au cours de la prochaine assemblée générale plusieurs questions stratégiques vont être soumises à l’ordre du jour.
Notre syndic nous indique qu’en tant que gestionnaire de la copropriété, c’est lui qui tiendra les débats, donnera la parole pour ensuite procéder aux votes.
En tant que président du conseil syndical, je souhaiterais être moi-même président de séance, empêchant le syndic d’influer dans les débats et dans les résolutions définitives qui seront votées.
Quels conseils pouvez-vous nous donner en précisant le cadre juridique.
Réponse
Votre question est essentielle pour tout syndicat des copropriétaires.
En effet, l’assemblée générale est un lieu où se décident les questions stratégiques de la copropriété : enveloppe budgétaire, approbation des comptes, vote des travaux, adoption d’un contrat de mandat qui peut être amendé au cours de l’assemblée générale.
Plusieurs questions concernent directement le syndic, notamment le vote du contrat et ses honoraires de base, mais aussi ceux liés à la gestion des travaux ou la validation des dépenses de l’exercice.
C’est pour cela que l’article 22 de la loi du 10 juillet 1965 interdit purement et simplement au syndic d’être président de séance.
Pour votre parfaite information, voici l’extrait de l’article qui nous intéresse :
« Ne peuvent ni recevoir de mandat pour représenter un copropriétaire, ni présider l'assemblée générale :
1° Le syndic, son conjoint, le partenaire lié à lui par un pacte civil de solidarité, son concubin ;
2° Les ascendants et descendants du syndic ainsi que ceux de son conjoint ou du partenaire lié à lui par un pacte civil de solidarité ou de son concubin ;
3° Les préposés du syndic, leur conjoint, le partenaire lié à eux par un pacte civil de solidarité, leur concubin ;
4° Les ascendants et descendants des préposés du syndic ainsi que ceux de leur conjoint ou du partenaire lié à eux par un pacte civil de solidarité ou de leur concubin. »
Ainsi, votre syndic serait en infraction s’il était président de l’assemblée générale.
Ceci étant, la plupart des syndics sont plus malins et se positionnent au centre du bureau de l’assemblée générale pour dans les faits tenir les débats.
Il faut être clair et éviter toute ambiguïté en mettant votre syndic bien en retrait pour laisser les copropriétaires, qui sont les décideurs, voter les décisions qui leur semblent cohérentes.
Légalement parlant, votre syndic est tenu de convoquer l’assemblée générale et au mieux peut assurer les fonctions de secrétaire, permettant de calculer les voix en vue de savoir si la résolution est adoptée.
Le syndic ne pourra pas réclamer d’honoraires supplémentaires pour assurer cette fonction puisque cette tâche est prévue dans la liste non exhaustive des missions entrant dans le forfait de base.
Il vous en revient de proposer en assemblée générale votre candidature pour être président de l’assemblée générale.
La décision définitive reviendra aux copropriétaires, sachant que vous devez obtenir au minimum la majorité des voix de l’ensemble du syndicat des copropriétaires.
C’est donc à vous de jouer !
Réponse de l'expert
Le conseil syndical : Qui ? Comment ? Pourquoi ? (émission vidéo)
Depuis la loi du 31 décembre 1985 ayant modifié la loi du 10 juillet 1965, il y a obligation de désigner un conseil syndical qui assiste le syndic et contrôle sa gestion.
Madame Emmanuelle WIRTH, responsable du Pôle Juridique au sein de l’ARC, pouvez-vous, tout d’abord, nous préciser qui peut être membre du conseil syndical ?
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Suivant l’article 21 du 10 juillet 1965, peut être membre du conseil syndical un copropriétaire, son conjoint, un usufruitier ou un représentant légal : « Les membres du conseil syndical sont désignés par l'assemblée générale parmi les copropriétaires, les associés dans le cas prévu par le premier alinéa de l'article 23 de la présente loi, les accédants ou les acquéreurs à terme, leurs conjoints, les partenaires liés à eux par un pacte civil de solidarité, leurs représentants légaux, ou leurs usufruitiers. Lorsqu'une personne morale est nommée en qualité de membre du conseil syndical, elle peut s'y faire représenter, à défaut de son représentant légal ou statutaire, par un fondé de pouvoir spécialement habilité à cet effet. »
Comment sont désignés les membres du conseil syndical ?
Les membres du conseil syndical sont OBLIGATOIREMENT désignés en assemblée générale, selon la majorité de l’article 25 (25-1 en deuxième lecture, s’il n’y a pas suffisamment de copropriétaires présents ou représentés).
Un vote s’effectue candidat par candidat ou selon une liste de candidats si l’assemblée générale ne s’y oppose pas.
La durée du mandat est fixée par l’assemblée générale, elle est cependant au maximum de 3 ans.
Sur quels points être vigilant ?
Le conseil syndical est un intermédiaire incontournable entre les copropriétaires et le syndic. Il doit contrôler, vérifier, maîtriser les coûts de gestion et prêter assistance au syndic.
Le conseil syndical doit être particulièrement vigilant sur la manière dont le syndic assure la maintenance de l’immeuble (avec tous les contrats de maintenance nécessaires).
Il doit également contrôler les comptes de la copropriété, vérifier que les charges appelées sont bien réglées (les procédures nécessaires au recouvrement des charges bien engagées), que le syndic procède bien au paiement des prestataires et que les sinistres sont gérés comme il se doit.
Est-ce que le conseil syndical a accès aux documents « clés » de la copropriété auprès du syndic ?
Non seulement le conseil syndical a accès aux documents « clés », mais il a accès à tous les documents concernant la gestion de la copropriété conformément à l’article 21 de la loi du 10 juillet 1965 : « Il peut prendre connaissance, et copie, à sa demande, et après en avoir donné avis au syndic, de toutes pièces ou documents, correspondances ou registres se rapportant à la gestion du syndic et, d'une manière générale, à l'administration de la copropriété.
Le conseil syndical reçoit sur sa demande, communication de tout document intéressant le syndicat. »
Le conseil syndical peut ainsi avoir accès à tous les documents stratégiques, tels que les relevés bancaires, la convention des comptes, la comptabilité et les correspondances du syndic, tous les contrats de maintenance et les dossiers de sinistre.
Le syndic a l’obligation de lui communiquer les documents réclamés.
Avec la loi ELAN et dans l’attente d’un arrêté, si le syndic ne communique pas les pièces dans un délai d’un mois, il y aura une sanction financière.
En résumé, dans une copropriété, il faut obligatoirement un conseil syndical dont les membres sont élus parmi les copropriétaires.
Les membres du conseil syndical sont des personnes avec un rôle important de contrôle du syndic permettant une bonne gestion.
Attention, car il ne faut pas sous-estimer le temps que cela prend, d’autant plus que cette mission est entièrement bénévole.
Pour aller plus loin
https://arc-copro.fr/librairie/les-30-mesures-essentielles-pour-etre-un-conseil-syndical-efficace
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Un conseil syndical qui a compris son rôle
https://arc-copro.fr/documentation/un-conseil-syndical-qui-compris-son-role
Les obligations du syndic en matière de transmissions des relevés bancaires à destination du conseil syndical
Comment optimiser le fonctionnement de son conseil syndical
https://arc-copro.fr/documentation/comment-optimiser-le-fonctionnement-de-son-conseil-syndical
Le conseil syndical doit il solliciter un vote d’assemblée générale pour être assisté dans sa mission par un professionnel de son choix ?
Réponse de l'expert
Comment changer de syndic ? (émission vidéo)
De plus en plus de copropriétés qui ont des difficultés avec leur syndic souhaitent en changer, mais ce n’est pas si simple.
Martine WAKIN, juriste à l’ARC, pour quelles raisons peut-on avoir envie – ou besoin – de changer de syndic ?
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Une copropriété peut être amenée à changer de syndic pour deux motifs essentiels :
- Pour respecter la loi ALUR qui oblige à mettre en concurrence tous les trois ans.
- Car on rencontre des problèmes avec le syndic qui ne gère pas la copropriété comme il le faudrait (mauvaise gestion ou absence de gestion) ou qui ne répond pas aux demandes du conseil syndical. Il y ainsi un manque de confiance vis-à-vis du syndic.
Pour ces deux raisons, on peut être amené à mettre à l’ordre du jour de l’assemblée générale la question du changement de syndic.
Comment procéder ? Quelles sont les étapes ?
Il y a cinq grandes étapes pour changer de syndic.
Premièrement, on établit une fiche de la copropriété. Cette fiche peut être établie grâce au site, sur le portail de l’adhérent http://www.leportaildelarc.fr/, au niveau de l’onglet :
Cette fiche concerne :
- la composition de la copropriété (nombre de copropriétaires occupants, de bailleurs et donc de locataires),
- le nombre de bâtiment(s), de hall(s),
- le descriptif des parties communes,
- le descriptif des équipements communs (chaufferie, ascenseur), VMC, porte de garage, etc.,
- le taux d’impayés et s’il y a des procédures contentieuses en cours que le nouveau syndic devra reprendre,
- l’entretien de l’immeuble en termes de travaux, ceux qui ont été faits ou qui seront à effectuer, si il y a eu des problèmes dans le suivi des travaux car le syndic n’aurait pas été suffisamment diligent,
- etc.
Cette fiche est un check-up qui donne une vision globale de la copropriété et de ses difficultés. Souvent, d’ailleurs, le conseil syndical n’a pas cette vision globale et il est toujours intéressant de faire ce bilan, cette fiche d’identité de la copropriété.
Deuxième étape, le conseil syndical rencontre les syndics qui au préalable auront reçu la fiche d’identité de la copropriété. Il faudra analyser leur mode de fonctionnement, d’organisation.
A ce titre, il faudra leur poser plusieurs questions :
- Comment le cabinet est organisé : le nombre de gestionnaires et pour chacun le nombre de copropriétés dont ils ont en charge la gestion, s’il y a un comptable au sein du cabinet ou si la copropriété est sous-traitée à un tiers, s’il y a un service spécialisé et dédié en gestion du personnel et droit du travail (dans le cas où la copropriété emploie un gardien ou employé d’immeuble). Il faudra regarder l’infrastructure du cabinet : si la copropriété est importante, il faudra un syndic disposant d’un matériel adapté (photocopieuses, etc.).
- S’ils ont des références de copropriétés identiques dont ils ont en charge la gestion et avec qui le conseil syndical pourra prendre contact pour savoir s’ils sont satisfaits ou non de la gestion.
Troisième étape, le syndic doit se déplacer dans la copropriété pour s’en faire une idée précise.
A l’issue de cette visite, quatrième point, le syndic effectuera une proposition de contrat de syndic. Le contrat de syndic est un contrat bilatéral que chacune des parties négocie. Le syndic le négocie pour son compte, la copropriété représentée par le conseil syndical pour le sien.
Il faudra négocier au maximum ce contrat avec notamment le nombre de visites dans la copropriété, les relations avec le conseil syndical, l’organisation et le nombre de réunions avec le conseil syndical, etc. Il faudra négocier les tarifs, le montant du forfait mais aussi des prestations particulières.
Il faudra également être très vigilant sur la durée du mandat qui doit être d’un an et ne jamais accepter un contrat de deux ou trois années en précisant bien des dates précises de début et de fin de mandat.
Cinquièmement, et pour terminer, il faut obtenir absolument les attestations de l’assurance responsabilité civile professionnelle du syndic et de sa caisse de garantie financière et voir sa carte professionnelle.
En conclusion,
- Le conseil syndical doit présenter la copropriété au syndic et le syndic ses ressources internes au conseil syndical.
- Le contrat doit être négocié entre les deux parties, ce qui implique de ne pas accepter sans discuter la proposition du syndic en contrôlant toutes les variables incluses au contrat et négocier le tarif des prestations (mise en demeure qui ne doit pas être supérieur à 25 euros et le prix de l’état daté à 250 euros).
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