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La réponse de l’expert.

Que faire concernant une facture vieille de 5 ans qui ne serait pas réglée ?

Le problème que nous recontrons concerne une facture de KONÉ en date du 21/11/2010, d’un montant de 1317,05 €, correspondant au contrat d'entretien des portes de parking.  KONE dit que cette facture n'a pas été payée par notre ancien syndic et en réclame le paiement. Or cette facture apparaît, dans le relevé des dépenses pour l'exercice comptable (1^er/7/2010-30/6/2011).

Nous avons depuis changé de syndic. Le comptable de notre syndic actuel (ADB Consulting) m'a fait la réponse suivante : "une facture apparaissant dans le relevé des dépenses n'est pas forcément réglée, ce qui est le cas pour cette facture."

• Questions :

- Pour quelle raison cette affaire ressort 5 ans après ? N'y a-t-il pas un délai ?

- Comment faire pour être certain que cette facture n'a pas déjà été réglée ?

- N'est-ce pas l’ancien syndic qui est responsable ?

- Et autre question : comment s'assurer, en contrôlant les comptes, que les factures ont réellement été réglées ?

Je vous remercie par avance de bien vouloir nous conseiller ».

• La réponse de l’expert

Il convient de bien comprendre que la comptabilité des copropriétés est une comptabilité d’engagement qui constate des charges et des produits, lesquels sont ensuite réglées ou reçues, et qui deviennent donc des dépenses et des recettes.

Autrement dit un relevé général de dépenses est en réalité (du point de vue comptable) un relevé général de charges : ce sont les factures qui sont portées sur ce relevé,

comptabilisées au moment de leur arrivée chez le syndic (ou comptabilisées par anticipation pour les factures de fin d’exercice non encore parvenues au dernier jour de l’exercice). On parle alors « d’engagement ».

Le paiement des factures est indépendant de leur engagement, aussi il faut bien comprendre que le relevé général des dépenses présente des factures, payées ou non.

Le paiement se constate dans le grand livre, quand le fournisseur est payé à travers le compte fournisseur et le compte bancaire de la Copropriété.

Il n’est pas rare de découvrir, notamment lors d’un changement de syndic, des factures restées impayées.  Leur paiement reste dû, indépendamment du syndic en place.

Il arrive aussi que des fournisseurs ressortent de « vieilles » factures, datant de plusieurs années, au motif qu’elles sont demeurées impayées. Il faut en ce cas être très vigilant et vérifier que ladite facture n’a pas déjà été comptabilisée. En effet, une facture impayée ne doit pas être engagée en charge une seconde fois (ce qui reviendrait in fine à la payer deux fois).

Attention, une relance n’est pas une facture et ne doit pas être considérée comme une charge, laquelle a déjà été comptabilisée : seul le paiement reste à effectuer.

Il existe toutefois un délai de prescription, qui est de cinq ans (articles 2224 du Code civil et L. 110-4 du Code de commerce) : passé ce délai, la facture n’est plus exigible et son paiement peut ne plus intervenir.

Ce délai est connu des fournisseurs qui vérifient juste à temps les factures restées impayées pour être dans le délai d’exigibilité. C’est la raison pour laquelle cette « affaire » ressort 5 ans après.

Pour savoir si une « vieille » facture qui ressort de l’oubli a été ou non payée, il faut regarder le compte du fournisseur dans le(s) grand(s) livre(s) à partir de la date de la facture : ses créances et les paiements apparaissent.

Il est rappelé que le conseil syndical a accès à tous les documents, y compris aux grands livres.

Si un syndic est le mandataire du syndicat des copropriétaires et doit payer les factures exigibles, il doit aussi assumer les conséquences de ses erreurs éventuelles : ainsi des pénalités de retard de paiement éventuelles seraient à sa charge. Mais une facture impayée reste à payer par le client, à savoir le syndicat des copropriétaires, quand bien même elle aurait transité par plusieurs syndics : on ne peut pas demander à un syndic de payer à la place du syndicat des copropriétaires ce que ce dernier aurait dû payer.

Terminons en rappelant que l’ARC permet à ses adhérents collectifs (les conseils syndicaux) de rencontrer un contrôleur de comptes et de gestion sur rendez-vous afin de répondre précisément à ce genre de questions : l’adhérent apporte les documents comptables et obtient les réponses à ses questions lors de l’entretien qui se déroule au siège de l’ARC à Paris. Il s’agit du service d’aide à l’analyse des documents comptables : www.arc-copro.com/q5ge

Réponse :

Tout d’abord, il est important de rappeler que le contrôle des comptes doit se faire plusieurs fois au cours de l’exercice et non uniquement en fin d’année pour préparer l’assemblée générale.

En effet, cela permet justement d’identifier en cours d’année des anomalies et ainsi d’avoir le temps de les traiter ou de négocier avec le syndic leur suppression.

Pour répondre à votre question, l’approbation des comptes sous réserve n’est pas prévue dans les textes de lois.

Ainsi, bien souvent, les syndics considèrent l’approbation des comptes sous réserve comme une approbation « tout court ».

Et pour cause, les charges et plus généralement les comptes de l’exercice font un « bloc ». Ils sont donc soit acceptés en l’état, soit refusés.

Il faut donc être plus précis en procédant en deux temps :

1. identifier les factures ou écritures comptables qui posent problème ;

2. les sortir des charges pour les imputer sur un compte d’attente.

Par ce procédé, seules les factures validées seront présentées en charges, ce qui permettra ainsi d’approuver les comptes en l’état et de procéder à la régularisation des charges.

Grâce à ce système, l’approbation des comptes pourra se faire sans réserve. En revanche, les factures litigieuses devront être traitées sur l’exercice suivant.

Ce procédé permet d’éviter une approbation sous réserve mais attention car il ne règle pas le problème des factures litigieuses.

Il faudra donc que le conseil syndical négocie avec le syndic la suite à donner. Soit ce dernier les annule, soit il maintient sa position.

Dans ce dernier cas, il reviendra au conseil syndical de démontrer au syndic sa mauvaise foi afin qu’il prenne à sa charge les factures abusives voire illégales.

Réponse :

Oui, et ce dès lors qu’un syndicat de copropriétaires se constitue, qu’il soit unique ou secondaire avec un syndicat principal, le dernier alinéa de l’article 27 de la Loi du 10 juillet 1965 précise qu’il « dispose de la personnalité civile et qu’il fonctionne dans les mêmes conditions prévues par la présente loi ». Il faut ajouter également les dispositions du Décret du 17 mars 1967, du décret comptable du 14 mars 2005 et des textes généraux (Code de la Construction et de l’Habitation/CCH entre autre).

C’est ce que vient de rappeler dans sa réponse du 21 mars 03/2017 (pg 2422) la Ministre du logement et habitat durable, à un parlementaire qui l’interrogeait  «  le syndicat secondaire fonctionne en tout point comme un syndicat principal, de sorte que toutes les dispositions de l’article 18 de la loi du 10 juillet 1965 lui sont applicables dans leur rigueur. »

1. La constitution d’un syndicat secondaire entraîne

• L’acquisition de la personnalité morale du syndicat qui est représenté par un syndic ;
• la redéfinition ou réaffectation des tantièmes de copropriété et de charges afin de convenir que les « charges bâtiment » énoncées avant cette constitution d’un syndicat unique,  deviennent durant la vie du syndicat secondaire, les « charges générales » sur lesquelles sera calculée*  la cotisation du fonds travaux.

2. Conséquences pratiques

La mise en œuvre des dispositions de l’article 18 de la loi du 10 juillet 1965 dans son chapitre financier, à savoir :

• le compte séparé pour (presque) TOUTES les copropriétés, puisque seules celles de moins de 16 lots principaux peuvent encore dispenser le syndic d’ouvrir un compte séparé, avec l’obligation alors de la mise en place d’un sous compte ;
• le fonds travaux obligatoire, depuis le 1er janvier 2017, alimenté par une  cotisation minimale annuelle de 5 % du budget prévisionnel ;
• le compte rémunéré destiné à recevoir, entre autre, le fonds travaux obligatoire.

Réponse :

Avant de répondre à votre question, rappelons trois règles importantes et impératives prévues dans la loi du 10 juillet 1965 :

1. L’article 14-2 prévoit que le fonds travaux est obligatoire, avec une cotisation minimale de 5% du budget prévisionnel.
2. Il peut servir pour financer tous travaux exceptionnels prévus à l’article évoqué précédemment.
3. l’article 10-1 précise effectivement que ce fonds doit être appelé sur la base des millièmes généraux.

Ceci étant, la loi n’a jamais imposé ou interdit que le fonds travaux soit utilisé uniquement pour les travaux qui relèvent de la clé générale. Autrement dit, ce fonds peut financer tous travaux prévus à l’article 14-2, indépendamment de leur clé de répartition.

Néanmoins, une telle affectation des fonds impose au syndic de suivre une procédure comptable très stricte afin de s’assurer que des copropriétaires ne bénéficieraient pas d’un enrichissement sans cause ou, au contraire, seraient lésés.

Autrement dit, le syndic devra tenir le fonds travaux en distinguant la quote-part rattachée à chacun des lots.

Cela permettra de n’utiliser que celles concernées par les travaux, qui ont été préalablement votés en assemblée générale.

À titre d’illustration, s’il s’agit de travaux qui concernent une clé spéciale bâtiment, seuls les lots de ce bâtiment seront débités de leur quote-part de fonds travaux et non les autres.

Pour vérifier si votre syndic gère bien le fonds travaux, demandez-lui s’il tient une comptabilité auxiliaire dans laquelle figure la quote-part de fonds travaux rattachée à chacun des lots.

En cas de réponse négative, il y a alors de fortes chances que l’utilisation du fonds travaux soit erronée.

Réponse :

OUI, l’absence de notification du compte rendu d’assemblée générale représente un enjeu majeur.

Et pour cause, le délai de deux mois de contestation des décisions prises, court à compter de la notification. Cela signifie que tant que le procès- verbal n’a pas été notifié par lettre recommandée avec accusé de réception aux copropriétaires absents et opposants, les décisions prises restent contestables pendant un délai de dix ans.

Par ailleurs, conformément à l’article 18 du décret du 17 mars 1967, l’absence de reproduction dans le procès-verbal de l’article 42 2^è alinéa de la loi du 10 juillet 1965 fait aussi courir le délai pour contester sur une période de dix ans une décision  d’assemblée générale. Cela est confirmé par plusieurs jurisprudences (CIV.3^è 28 janvier 2015).

Les tribunaux ont d’ailleurs considéré que lorsque le syndic a négligé de procéder à la notification obligatoire aux copropriétaires d’un procès-verbal d’assemblée générale, cela constituait une carence manifeste de sa part (CIV.3^è 18 février 1987).

Le Tribunal de Grande Instance est le seul compétent pour ce type de procédures.

Le conseil syndical doit donc être très vigilant et se montrer ferme afin qu’après avoir relu attentivement le procès-verbal et vérifié qu’il a bien été signé, il demande au syndic de l’envoyer dans les plus brefs délais.

En cas de retard du syndic, il ne faudra pas hésiter à le relancer fermement, voire le mettre en demeure de notifier le procès-verbal.

Réponse :

Non, aujourd’hui, la mise sous administration provisoire (éventuellement judiciaire) en saisissant le Tribunal de Grande Instance n’est plus l’unique solution pour convoquer légalement une assemblée générale appelée à désigner un nouveau syndic.

Depuis la loi du 3 août 2015, s’il n’y a pas ou plus de syndics légalement mandatés, un « simple » copropriétaire est habilité à convoquer lui-même une assemblée générale appelée à désigner un nouveau syndic professionnel ou bénévole.

Cela conformément à l'article 17 de la loi 65-557 du 10 juillet 1965 qui dispose « […] Dans tous les autres cas où le syndicat est dépourvu de syndic, l'assemblée générale des copropriétaires peut être convoquée par tout copropriétaire, aux fins de nommer un syndic. […] ».

Pour que l’assemblée générale soit incontestable, l’ordre du jour portera exclusivement sur la question de désignation du syndic. En annexe seront jointes la/les propositions de contrat type de syndic professionnel et/ou non-professionnel.

Bien entendu, cette assemblée générale doit respecter les règles usuelles propres aux assemblées générales :

• En matière de convocation :

• Le délai légal de convocation : 21 jours francs entre le lendemain de la réception de la convocation et la veille de l’assemblée, cette assemblée générale n’ayant pas de caractère d’urgence au sens strict de la loi,
• Les modalités de notification : par lettre recommandée avec accusé de réception ou remise en main propre contre émargement ou récépissé

• En matière de tenue et d’animation :

• le futur syndic, sera de préférence secrétaire du bureau, il ne peut détenir de pouvoir de copropriétaire(s) absent(s)
•  l’ordre du jour prévu dans la convocation sera respecté sans ajout de questions supplémentaires.

• En matière de retranscription :

• le procès-verbal sera signé par les membres du bureau de séance, avec retranscription intégrale de l’article 42 alinéa 2 de la loi de 1965, et il sera notifié en lettre recommandée avec accusé de réception aux copropriétaires absents non représentés ou opposants dans un délai de deux mois.

Pour vous faciliter la tâche, vous trouverez en pièce annexe, un modèle de convocation de cette assemblée générale particulière.

Pour plus d’information sur le contrat de syndic non professionnel, lisez en complément notre article du 12 février 2016 : Syndics bénévoles : votre contrat type de syndic non professionnel. Pourquoi ? Comment ? www.arc-copro.com/he34.

Réponse de l’expert :

Concernant l’assemblée générale : l’article 16 de la loi du 10 juillet 1965 est très précis et prévoit que :

« Le syndicat peut acquérir lui-même, à titre onéreux ou gratuit, des parties privatives sans que celles-ci perdent pour autant leur caractère privatif. Il peut les aliéner dans les conditions prévues à l'alinéa précédent. Il ne dispose pas de voix, en assemblée générale, au titre des parties privatives acquises par lui. »

Le syndicat des copropriétaires ne disposant pas de voix, il ne participe pas à l’assemblée générale en qualité de copropriétaire. Il ne peut donc pas donner un pouvoir pour se faire représenter.

La Cour de cassation a déduit de cet article que le total des tantièmes à prendre en compte pour apprécier si les conditions de majorité sont remplies doit exclure les voix attachées à la partie privative appartenant au syndicat (Cass. 3e civ. 21 juin 2006, n° 05-12.278).

Si ce principe n’est pas respecté c’est une cause de nullité des résolutions votées.

La neutralisation des voix du syndicat des copropriétaires  doit être consignée dans le procès-verbal pour permettre le décompte des voix et le contrôle du scrutin.

Concernant les charges : aucune disposition légale ne modifie la répartition des charges si le syndicat est propriétaire d’un lot privatif.

Les charges communes ou spéciales sont toujours rattachées au lot appartenant au syndicat des copropriétaires. Un compte afférent au lot est établi au nom du syndicat des copropriétaires.

Après une première répartition des charges conformément aux grilles de charges du règlement de copropriété, les charges de copropriété dues par le syndicat sont alors réparties entre les autres copropriétaires.

Pour cela le syndic doit utiliser une nouvelle grille de laquelle il aura retiré le lot et la quote-part du syndicat des copropriétaires.

Chaque copropriétaire conserve le même  nombre de tantièmes mais le total des tantièmes sera réduit de ceux se rattachant au lot du syndicat des copropriétaires.

Voici un exemple : s’il y a 100 tantièmes et que 20 sont rattachés au lot du syndicat, ce sont les 80 restant qui se répartiront les charges du lot du syndicat.

Cette règle s’appliquera pour chaque grille de charges qu’elles soient communes générales, communes spéciales ou par équipement (ascenseur…).

Réponse :

Soyons clairs : votre syndic a tout faux !

En effet, il n’est que le mandataire de la copropriété. Par conséquent, il agit au nom et pour le compte du syndicat de copropriétaires.

De ce fait, même si c’est lui qui a rédigé la mise en demeure, cette dernière est faite au profit de la copropriété.

Ainsi, conformément à l’article 21 de la loi du 10 juillet 196,  le conseil syndical est en droit de réclamer une copie de tout document qui concerne l’immeuble, comme la mise en demeure envoyée à un tiers.

Concernant les mails, ce même article de loi précise que le conseil syndical peut aussi avoir accès aux correspondances de la copropriété.

Voici donc l’extrait de l’article :

« Le conseil syndical (...) peut prendre connaissance, et copie, à sa demande, et après en avoir donné avis au syndic, de toutes pièces ou documents, correspondances ou registres se rapportant à la gestion du syndic et, d'une manière générale, à l'administration de la copropriété. »

Le syndic est donc tenu de remettre aussi bien la copie de la mise en demeure que toutes les correspondances (mises en demeure, lettres simples ou même des mails) envoyées à un tiers.

Une préconisation : demander au syndic de mettre systématiquement le conseil syndical en copie des mails envoyés à un tiers qui concernent la copropriété. Cela évitera ce type de malentendus.

Le problème de votre syndic c’est qu’il n’a sûrement envoyé ni mails ni courriers, expliquant pourquoi il se réfugie derrière ces arguties.

Réponse :

Le législateur a prévu cette période de passation en cas de vente, de succession, ou de toute autre opération constitutive du transfert de propriété d’un lot.

L’article 6 du décret du 17 mars 1967 énonce :

Tout transfert de propriété d'un lot ou d'une fraction de lot, toute constitution sur ces derniers d'un droit d'usufruit, de nue-propriété, d'usage ou d'habitation, tout transfert de l'un de ces droits est notifié, sans délai, au syndic, soit par les parties, soit par le notaire qui établit l'acte, soit par l'avocat qui a obtenu la décision judiciaire, acte ou décision qui, suivant le cas, réalise, atteste, constate ce transfert ou cette constitution.

Cette notification comporte la désignation du lot ou de la fraction de lot intéressé ainsi que l'indication des noms, prénoms, domicile réel ou élu de l'acquéreur ou du titulaire de droit et, le cas échéant, du mandataire commun prévu à l'article 23 (alinéa 2) de la loi du 10 juillet 1965. Elle comporte également, le cas échéant, l'indication des accords prévus à l'article 26-8 de cette loi.

Cette notification doit être faite indépendamment de l'avis de mutation prévu à l'article 20 de la loi du 10 juillet 1965 modifiée.

Ainsi, le syndic doit bien être informé de TOUT changement affectant un lot.

Cette notification imposée par l’article 6 a pour but de rendre la mutation opposable au syndicat des copropriétaires, ce qui est important afin de savoir à qui appeler les charges relatives au(x) lot(s) concerné(s), mais aussi de permettre au syndic le suivi des copropriétaires, ce qui fait partie de ses missions.

La notification sera faite « sans délai » par le notaire qui aura rédigé l’acte de vente ;

Dans la pratique, si le notaire n’a pas procédé à cette notification, situation fréquente qui résulte souvent d’un oubli, et qu’un nouvel arrivant est installé dans l’immeuble, il est possible soit au conseil syndical soit au syndic de prendre les devants en interrogeant le nouveau venu.

Il faudra lui demander qu’il justifie de ce transfert de propriété par la production d’une attestation notariée.

Cela permettra au nouveau venu de se présenter, et au syndic d’être en capacité d’appeler les charges

Réponse :

Oui, ce vote est nécessaire, voyons ensemble pourquoi.

La copropriété est un domaine privé et c’est la raison pour laquelle l’autorisation d’accès doit être votée par le syndicat des copropriétaires.

Une décision d’assemblée générale n’étant opposable qu’à ceux qui sont copropriétaires au moment où le vote a eu lieu, votre syndic réitère par prudence le vote annuellement, bien que certains ne procèdent à ce vote qu’une fois seulement, et à ce jour, il n’existe aucune jurisprudence à ce sujet.

La loi du 10 juillet 1965 a formalisé cette autorisation, qui sera votée à la majorité dite absolue de l’article 25 qui prévoit :

« L'autorisation permanente accordée à la police ou à la gendarmerie nationale de pénétrer dans les parties communes. »

Cette disposition répond aux exigences posées par le code de la construction et de l’habitation :

« Les propriétaires ou exploitants d'immeubles à usage d'habitation ou leurs représentants peuvent accorder à la police et à la gendarmerie nationales ainsi, le cas échéant, qu'à la police municipale une autorisation permanente de pénétrer dans les parties communes de ces immeubles. »

Lors de la réunion préparatoire de l’assemblée générale, il conviendra de vérifier que cette autorisation est bien portée à l’ordre du jour.