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RÉPONSE :

1. Le copropriétaire doit faire établir par un notaire, à ses frais, un projet de modificatif de règlement de copropriété (nouvel état descriptif de division et grille de charges compris).
2. Le copropriétaire notifie au syndic, pour inscription à l’ordre du jour de l’assemblée générale, le projet de modificatif de règlement de copropriété établi, ainsi que sa proposition d’offre d’achat, qu’il fixe selon le prix du marché, pondéré des spécificités du bien immobilier (nature, surface, état…).
3. L'assemblée générale se prononce dans une même résolution sur cette cession et le modificatif de règlement de copropriété annexé, par un vote à la double majorité de l’article 26 de la loi du 10 juillet 1965.

Le copropriétaire acquéreur s’engage dans la même résolution à supporter les autres frais liés à ce transfert de propriété (frais notariés et honoraires du syndic).

1. Le syndic, pour le compte du syndicat, et le copropriétaire acquéreur se retrouvent chez le notaire pour signer l’acte de vente et pour le versement par ce dernier du prix d’achat.

Le notaire enregistrera la vente et publiera le modificatif de règlement de copropriété, paraphé également par ses soins auprès du « fichier immobilier ».

1. Le syndic distribue immédiatement, dès encaissement, le prix de la vente auprès des copropriétaires « dans les lots desquels figuraient l’ancienne partie commune » (article 16-1 de la loi du 10 juillet 1965).
2. Le syndic adresse à chaque copropriétaire une copie de l’exemplaire du modificatif de règlement de copropriété publié auprès du fichier immobilier avec les signatures du notaire et du conservateur. 

« Pour aller plus loin, consultez notre article : www.arc-copro.com/y9f2, vous y trouverez le modèle type de questions et de résolutions communiquées à nos adhérents syndics bénévoles concernant de telles questions à soumettre au vote de l’assemblée générale. »

Et voilà toutes les étapes qu’il faut connaître.

Réponse :

Cette question peut en réalité s’interpréter de deux façons :

• La première en traitant de la clause en elle-même « avance de trésorerie » parfois intitulée « avance de trésorerie permanente » ou encore « avance de réserve » dans le règlement de copropriété lorsqu’elle existe ;
• La seconde en ne s’intéressant qu’à son contenu, le montant qui constitue cette avance de trésorerie.

Cette avance est définie à l’article 35 du décret du 17 mars 1967 : « Le syndic peut exiger le versement :  1° De l'avance constituant la réserve prévue au règlement de copropriété, laquelle ne peut excéder 1/6 du montant du budget prévisionnel ».

1. Ainsi dans un premier temps, on peut décider à la majorité simple de l’article 24 que, le montant de l'avance de trésorerie, mentionnée au règlement de copropriété (et énoncé sous l’article 35 du décret) est ramené à « zéro ». Comme le texte précité le rappelle, celle-ci ne peut excéder 1/6^ème du budget prévisionnel mais aucun minimum n’est fixé.

Nous vous renvoyons aussi à ce sujet à notre conseil du 26 février : « Avance de trésorerie : doit-elle obligatoirement atteindre 1/6^ème du budget prévisionnel ? »

1. En revanche, la suppression même de cette avance nécessite un vote en assemblée générale à la double majorité de l’article 26 (alinéa b) qui va avoir pour effet de venir modifier le  règlement de copropriété en supprimant la clause instaurant cette avance.

Pour cela, l’assemblée générale, devra approuver le projet de modificatif de règlement de copropriété, qui devra être publié au fichier immobilier via un acte authentique dressé par un notaire.

Réponse

C’est la personne qui est copropriétaire à la date d’exigibilité de l’appel de fonds qui devra en assumer le paiement, et non nécessairement celui qui a voté les travaux en assemblée générale. 

En effet, l’article 6-2 du décret du 17 mars 1967 indique : « A l’occasion de la mutation à titre onéreux d'un lot, […] le paiement des provisions des dépenses non compris dans le budget prévisionnel incombe à celui, vendeur ou acquéreur, qui est copropriétaire au moment de l'exigibilité ».

Pour rappel : lorsque la copropriété vote des travaux, la résolution doit obligatoirement prévoir les modalités d’appels de fonds selon l’article 14-2 de la loi (date(s) du calendrier d’appel de fonds et montant(s)).

S’il s’agit de gros montants, la copropriété peut ainsi prévoir d’appeler les sommes en plusieurs fois (plusieurs appels de fonds) avec des montants qui peuvent être différents selon chaque appel de fonds.

Exemple : « 30% du montant voté sera appelé le 1^er mai 2016 », puis 30 % au 1^er juillet, 30 % au 1^er octobre et enfin le solde au 1^er décembre. 

Exemple : si une assemblée générale a voté le paiement des travaux en 3 fois (1^er mai, 1^er juillet, 1^er octobre) et que vous vendez le 15 juin, c’est l’acquéreur qui devra payer les 2 derniers appels de fonds au syndic (1^er juillet et 1^er octobre qui seront exigibles après la vente du 15 juin). Les sommes dues par l’acquéreur peuvent toutefois être négociées dans le prix de vente, mais cela concerne un accord « privé » entre les deux parties (vendeur/acquéreur) et ne regarde pas la copropriété ni le syndic qui devra appeler les fonds au nouveau copropriétaire.

Il est donc important de bien définir en AG les dates précises des appels de fonds pour ne pas se retrouver dans une situation délicate en cas de vente.

Exemple : « 30% du montant voté sera appelé le 1^er juillet 2016 » et non « au troisième trimestre ».

Attention ! Si, malgré l’obligation relative aux modalités d’appels de fonds, l’AG n’a pas voté de calendrier des appels de fonds, par défaut, les sommes sont à payer sans attendre en une seule fois dès la date de l‘assemblée générale ayant approuvé les travaux. Dans ce cas, c’est bien le copropriétaire qui a voté les travaux qui sera redevable de la totalité des sommes appelées…

À noter enfin que le syndic doit mentionner dans l’état daté les sommes qui incomberont au nouveau copropriétaire, notamment au titre « des provisions non encore exigibles dans les dépenses non compris dans le budget prévisionnel» selon l’article 5 du décret du 17 mars 1967.

Cette information est par ailleurs désormais communiquée au futur acquéreur dès la signature de la promesse de vente. Pour plus d’informations, vous pouvez consulter notre article : www.arc-copro.com/wh61.

Réponse

L’article 18 de la loi du 10 juillet 1965, modifié par la loi ALUR, prévoit que le syndic est tenu de mettre à la disposition de la copropriété « un accès en ligne sécurisé aux documents dématérialisés relatifs à la gestion de l’immeuble ou des lots gérés [...] cet accès est différencié selon la nature des documents mis à la disposition des membres du syndicat de copropriétaires ou de ceux du conseil syndical ».

En revanche, la loi ne détermine pas les documents minimums que doit mettre à disposition le syndic professionnel dans cet extranet, ni ne renvoie à un décret pour le préciser.

En l’état actuel des textes, le syndic n’est donc légalement pas tenu de mettre le grand livre ou les relevés bancaires à disposition dans l’extranet.

Ceci étant, il est important de rappeler deux autres dispositions légales :

• conformément à l’article 21 de la loi du 10 juillet 1965, le syndic est tenu de fournir au conseil syndical l’ensemble des documents dont il fait la demande ;
• l’article 18 modifié par la loi ALUR précise que le syndic est tenu, pour les copropriétés de plus de 15 lots, de mettre à la disposition du conseil syndical une copie des relevés périodiques des comptes dès réception de ceux-ci. Quant aux copropriétés de moins de 15 lots, il est tenu de transmettre au président du conseil syndical une copie des relevés bancaires dès réception de ceux-ci.

Le conseil syndical devra donc réclamer à son syndic les pièces qu’il n’arrive pas à obtenir dans l’extranet. Mais encore, il est important de rappeler que l’article 18 modifié par la loi ALUR précise que l’assemblée générale peut décider, à la majorité de l’article 25, de dispenser le syndic de mettre en place cet extranet.

Dans ce cas, conformément au décret du 26 mars 2015 relatif au contrat type, le syndic sera alors tenu de réduire ses honoraires d’un montant convenu entre les parties (d’où l’intérêt de négocier un montant dissuasif).

En résumé : il faut obtenir un « vrai » extranet (correctement alimenté et régulièrement mis à jour)… ou rien !

Pour finir, il faudra rappeler à son syndic qu’il n’est jamais « bon signe » d’avoir un mandataire qui refuse aux membres du conseil syndical qui ont une mission de « contrôle et d’assistance » l’accès aux documents stratégiques de la copropriété.

Réponse :

Le contenu et l’envoi des convocations d’assemblée générale doivent impérativement respecter un certain formalisme faute de quoi l’assemblée générale ou certaines résolutions pourront être contestées.

Sur le contenu, le 1^er alinéa de l’article 11 du décret du 17 mars 1967 énonce au moins 3 obligations, à savoir :

• que « sont notifiés AU PLUS TARD en même temps que l’ordre du jour » ;
• « Pour la validité de la décision » ;
• « 3° ) Les conditions essentielles des contrats ….. , notamment pour la réalisation de travaux ».

Conséquence immédiate, aucun des documents cités ne peut être envoyé après l’envoi de la convocation.

Solution possible, seul un ordre du jour complémentaire à la seule initiative du syndic, pourrait venir modifier un ordre du jour originel, dès lors qu’il serait envoyé en respectant la période minimum des 21 jours francs (calendaires) pour la même assemblée générale.

Sur la forme, en sus du rappel du 1^er alinéa de l’article 11, ci-avant, ce sont les articles 64 et 65 qui définissent la nature des documents qui peuvent valablement être notifiés par courriel aux copropriétaires et sous quelle forme.

Ainsi, si l’on retrouve bien la convocation aux assemblées générales au nombre des documents concernés, il reste à en vérifier la forme.

Or, la notification par voie électronique impose plusieurs conditions :

• avoir obtenu, préalablement à tout envoi, l’accord exprès (c’est-à-dire écrit et sans ambigüité) de chaque copropriétaire sur sollicitation individuelle du syndic ou lors de la tenue d’une assemblée générale ;
• passer par un opérateur postal numérique, seul professionnels qui utilise un procédé garantissant l’intégrité du document notifié par voie électronique, la bonne remise du courriel, mais également la préservation des identités de l’expéditeur et du destinataire.

Conséquence immédiate, votre syndic ne peut pas vous envoyer ces documents depuis sa messagerie électronique, il doit faire appel à une société spécialisée, qui respectera, bien sûr, le délai légal des 21 jours et uniquement pour les copropriétaires ayant donné leur accord exprès.

Conséquences au niveau de l’assemblée générale ?

En premier lieu, il faut demander au Président de séance qu’il fasse inscrire dans le procès verbal d’assemblée générale, sous la/les questions concernées, la mention suivante : « les devis permettant de statuer régulièrement sur les questions et projets de résolutions portés à l'ordre du jour n’ont pas été notifiés avec la convocation et la transmission de ces documents par voie de courriel simple n’a aucune valeur. Il ressort que l’assemblée générale ne doit pas statuer sur ces questions ».

En second lieu, si ce qui précède n’est pas mis en œuvre, tout copropriétaire peut en faire état au cours de l’assemblée générale et faire inscrire ses remarques au procès-verbal d’assemblée générale en tant que « réserve sur cette illégalité ». Il devra bien sûr voter « contre » si l’assemblée décidait de voter, en majorité, favorablement sur les questions mises en cause. Il pourra ensuite, à réception du procès-verbal d’assemblée générale, mettre en œuvre ses droits de contestation (judiciaire) tels que prévus par l’article 42 de la loi du 10 juillet 1965.

Nos conseils :

Si vous constatez une irrégularité de cette nature, sachez que le fait d’envoyer une lettre recommandée à votre syndic n’a aucune valeur pour contester ou faire annuler une assemblée. Par ailleurs, l’absence des devis ne permet pas d’annuler toute l’assemblée générale. Seules les questions relatives à ces devis pourront faire l’objet d’une demande en annulation.

Ainsi :

• soit l’assemblée générale obtient du syndic qu’il s’engage à convoquer une nouvelle assemblée, comprenant les seules questions litigieuses, avec toutes les pièces nécessaires, et qu’il en assume l’intégralité du coût ;
• soit il vous faudra faire partie des copropriétaires, absents ou ayant voté « contre » pour pouvoir saisir le Tribunal de Grande Instance afin de faire reconnaître vos droits et faire annuler la/les décisions judiciairement.

Réponse :

Non, l’ouverture d’un compte bancaire séparé n’est pas obligatoire pour un administrateur provisoire désigné au titre de l’article 47. Cela est confirmé par l’arrêt de la Cour de Cassation du 14 janvier 2016 (n°14-25-898).

• Pour rappel : la procédure de mise sous administration provisoire via l’article 47 du décret du 17 mars 1967, intervient lorsqu’une copropriété est dépourvue de syndic (exemple : décès, démission, etc.) et que l’assemblée générale (éventuellement convoquée à cet effet) n’a pas été en mesure de désigner un syndic (absence de question à l’ordre du jour, défaut de majorité, etc.). La désignation de l’administrateur provisoire est faite par requête déposée au Tribunal de Grande Instance par « tout intéressé » (le syndic démissionnaire par exemple). L’ordonnance sur requête prise par le juge désigne l’administrateur provisoire, ses missions et les conditions annexes pour le bon déroulement de celles-ci.

L’administrateur provisoire ainsi désigné intervient pour assurer la continuité de la gestion de la copropriété, et surtout pour convoquer une assemblée générale aux fins de désignation d’un syndic.

Or il ressort de la décision de la Cour de Cassation du 14 janvier dernier que l’administrateur provisoire n’est pas le mandataire de la copropriété puisqu’il n’a pas été désigné par elle, mais par le tribunal (en qualité d’auxiliaire de justice au sens de l’article 719 du Code de procédure civile).

Le syndic, en tant que mandataire, a une responsabilité particulière : il doit respecter les décisions des copropriétaires approuvées en assemblée générale et est tenu de respecter la loi, et notamment la loi ALUR pour ce qui est de l’obligation d’ouvrir un compte séparé, au risque de voir son mandat annulé.

Or, ce n’est le cas de  l’administrateur provisoire : n’étant pas mandataire, il  échappe à l’obligation d’ouvrir un compte bancaire séparé au nom du syndicat des copropriétaires. L’absence d’ouverture d’un compte séparé n’entraîne pas l’annulation de son mandat, dès lors qu’il est habilité par le juge à convoquer l’assemblée générale.

Réponse :

De manière générale,  la durée d’un mandat de syndic ne peut excéder 3 années.

Cependant, le mandat du syndic peut être renouvelé à chaque expiration de celui-ci, et ce par un vote en Assemblée Générale, sans limite du nombre de mandats.

Il faut se référer à l’article 28 du décret du 17 mars 1967 qui indique que « la durée des fonctions du syndic ne peut excéder trois années (…). Le syndic peut être de nouveau désigné par l'assemblée générale pour les durées prévues à l'alinéa précédent. »

Donc si la durée d’un mandat de syndic ne peut excéder trois années, le mandat est cependant reconductible sans limite par l’assemblée générale.

Dans le cas présent, le syndic bénévole peut donc à nouveau proposer sa candidature lors de la prochaine assemblée générale 2016 pour une nouvelle durée de 1 à 3 ans maximum.

Notre conseil

Soyez vigilant sur la rédaction de la résolution et évitez la clause - encore trop pratiquée (aussi chez les professionnels) -  prévoyant que le mandat est prorogé jusqu'à la prochaine assemblée générale appelée à statuer sur les comptes.

Une telle disposition n'est pas valable : la durée du contrat s'entend de façon strictement, « calendaire ». Dans le cas présent par exemple, si le syndic est élu lors d’une assemblée générale se tenant le 11 avril 2016, son contrat d’un an s'achèvera le 11 avril 2017 et l'assemblée générale devra donc être convoquée avant cette date, sous peine de nullité.

Ci-après, la résolution type que nous proposons pour éviter cette situation :

Attention : pour éviter que le mandat de syndic ne soit contesté devant les juridictions compétentes, le syndic doit être élu sur la base d’un contrat type de syndic (article 29 du décret du 17 mars 1967) disponible ici : www.arc-copro.com/pmfj. Celui-ci doit être joint à la convocation de l’assemblée générale appelée à mandater le copropriétaire (ou le syndic professionnel) comme syndic de l’immeuble.

Réponse :

OUI, un nombre (minimal ou impératif) de conseillers syndicaux peut être défini :

• soit (à titre principal) par une disposition du règlement de copropriété (Cour d’Appel de Paris 23^e ch. 7 octobre 1994) ;
• soit (à titre accessoire) par une disposition du « règlement de fonctionnement du conseil syndical » adopté en assemblée générale (article 22 du décret du 17 mars 1967).

C’est d’ailleurs une situation qui est trop souvent négligée et qui peut causer des torts au syndicat.

C’est ainsi qu’en l’absence du respect du nombre minimal ou exact de membres, la résolution d’assemblée générale désignant le conseil syndical peut être contestée (selon les dispositions de l’article 42 de la loi du 10 juillet 1965). Par décision de justice, le conseil syndical sera alors considéré comme « non constitué » (Cour d’Appel Paris 24 février 1999).

N.B : notons que cela concerne le cas où l’assemblée générale ne désigne pas le nombre de conseillers syndicaux prescrit par le règlement de copropriété ou par une précédente décision d’assemblée générale (et pas le cas particulier des démissions en cours de mandat, voir ci-après).

La conséquence immédiate, si le conseil syndical est considéré comme « non constitué » est que les conseillers ne peuvent pas se réunir officiellement ni exercer les droits dévolus à cet organe collégial, qui sont entre autres :

• la mise à disposition à tout moment, par le syndic ou via un accès extranet, de tout document intéressant le syndicat des copropriétaires (article 21 de la loi du 10 juillet 1965) ;
• l’établissement du budget prévisionnel (article 18-II de la loi du 10 juillet 1965) et de l’ordre du jour de l’assemblée générale annuelle en concertation avec le syndic (art. 26 du décret du 17 mars 1967) ;
• la convocation d’une assemblée générale par le Président du conseil syndical en cas de carence du syndic (article 8 du décret du 17 mars 1967).

Conseils de l’ARC :

Il convient donc en assemblée générale de bien respecter les obligations énoncées ci-avant :

• de désigner  le nombre minimal ou exact de conseillers syndicaux ;
• de désigner en sus des suppléants destinés à siéger au conseil syndical, en cas de cessation définitive des fonctions des titulaires (démission, vente de leur lot, décès,…) conformément à l’article 25 du décret du 17 mars 1967.

Ce dernier point est très important, car dès lors que plus d’un quart des membres vient à disparaître, le conseil syndical est « mis en sommeil ».

Par ailleurs, l’absence de suppléant peut entraîner des frais conséquents liés à la convocation d’une assemblée générale supplémentaire dont le seul objet serait de nommer d’autres candidats pour les postes de conseillers devenus vacants.

Réponse :

NON, le syndic ne peut prélever aucun honoraire concernant la déclaration des sinistres. Le décret du 26 mars 2015 définissant le contrat type gère à présent cette question. La déclaration des sinistres, sans distinction de leur source (parties privatives ou parties communes), doit être comprise dans le forfait de base.

Le syndic ne peut en effet percevoir des honoraires supplémentaires que pour les prestations visées au point 7.2.4. du contrat type réglementaire intitulé « prestations de gestion administrative et matérielle relatives aux sinistres ».

Cela concerne quatre prestations précisément :

• déplacement sur les lieux ;
• prise de mesures conservatoires ;
• assistance aux mesures d’expertise ;
• suivi du dossier auprès de l’assureur.

Aucune autre prestation relative aux sinistres ne peut donc être facturée par le syndic en plus des honoraires forfaitaires du contrat, telle que la déclaration des sinistres.

Mais encore, le syndic ne peut prétendre à une facture d’honoraires supplémentaires pour ces prestations que dans le cas où l’assurance multirisque de l’immeuble ne prend pas en charge la totalité des honoraires de syndic.

En effet, le point 7.2.4 du décret du 26 mars 2015 précise également que : « toute somme versée par l’assureur au syndic au titre de la couverture de diligence effectuée par ce dernier dans le cadre du règlement d’un sinistre vient en déduction de la rémunération due en application du présent article ».

Pour résumer :

• seules les quatre prestations citées peuvent faire l’objet d’une facturation supplémentaire ;
• aucune facturation n’est possible si le contrat d’assurance de l’immeuble prend en charge les honoraires du syndic.

Vérifiez donc cette information dans une clause s’intitulant généralement « honoraire de syndic » ou « perte indirecte » de votre contrat d’assurance.