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Réponse :

Votre interrogation est aussi vieille que le métier de syndic de copropriété. En effet, les frais de recouvrement ont toujours été une manne financière pour les syndics professionnels, ce qui explique que le législateur ait cadré progressivement les actes pouvant faire l’objet d’une facturation à la charge du copropriétaire débiteur.

En l’occurrence, l'article 10-1a) de la loi du 10 juillet 1965 liste les seuls frais que le syndic peut imputer aux copropriétaires défaillants au titre du recouvrement.

Il s’agit notamment de la mise en demeure et de la relance qui suit cette mise en demeure.

Voici donc ce que précise l’article 10-1 de la loi du 10 juillet 1965 :

« sont imputables au seul copropriétaire concerné :

a) Les frais nécessaires exposés par le syndicat, notamment les frais de mise en demeure, de relance et de prise d'hypothèque à compter de la mise en demeure, pour le recouvrement d'une créance justifiée à l'encontre d'un copropriétaire ainsi que les droits et émoluments des actes des huissiers de justice et le droit de recouvrement ou d'encaissement à la charge du débiteur (...) »

Ainsi, la lettre de relance envoyée avant la mise en demeure peut être envoyée par le syndic, mais doit être comprise dans le forfait de base et ne peut en aucun cas être facturée au copropriétaire.

En revanche, celle envoyée après la mise en demeure peut effectivement être facturée au copropriétaire débiteur.

Ce tarif doit être conforme à celui indiqué dans le contrat de syndic voté par l’assemblée générale. Cette information est importante à rappeler, étant donné que nous avons relevé des facturations privatives qui n’étaient pas conformes au tarif indiqué sur le contrat.

Profitons de cette question pour préciser que certains syndics ont utilisé comme alibi l’entrée en vigueur du contrat type réglementaire, pour augmenter de manière indécente le tarif de la mise en demeure et de la lettre de relance, pouvant atteindre jusqu’à 180 euros.

Par ailleurs, rappelons aussi que la loi ALUR a prévu la publication d’un décret qui est toujours en attente et qui aura pour objet de plafonner aussi bien le coût de la mise en demeure, de la lettre de relance qui la suit, ainsi que de l’établissement de l’état daté.

D’ailleurs, l'article 33 BIS AD du projet de loi Égalité et Citoyenneté, a précisé clairement, confirmant ainsi une précédente réponse ministérielle, qu’il s’agira de plafonner ces trois actes et non uniquement l’état daté comme certains professionnels l’affirmaient.

Réponse :

Les modifications apportées par la loi ALUR concernant l’avance travaux ne seront applicables qu’à partir du 1^er janvier 2017. En effet, l’article 18 de la loi du 10 juillet 1965 se verra « allégé » de son alinéa relatif à cette avance à savoir « Le syndic (…) est chargé (…) de soumettre, lors de sa première désignation et au moins tous les trois ans, au vote de l'assemblée générale la décision de constituer des provisions spéciales en vue de faire face aux travaux d'entretien ou de conservation des parties communes et des éléments d'équipement commun, susceptibles d'être nécessaires dans les trois années à échoir et non encore décidés par l'assemblée générale. Cette décision est prise à la majorité mentionnée à l'article 25 de la présente loi. ».

C’est donc l’obligation pour le syndic de mettre à l’ordre du jour cette résolution tous les trois ans qui est supprimée à partir du 1^er janvier 2017 et non l’avance travaux en elle-même.

Par conséquent, les avances travaux déjà existantes dans la comptabilité des copropriétés existeront toujours après le 1^er janvier 2017 si elles n’ont pas été consommées ou remboursées aux copropriétaires, et pourront être conservées. Il sera également toujours possible de les alimenter via une décision d’assemblée générale (votée à la majorité 25) comme pour n’importe quelle avance (solidarité, avance de trésorerie, etc.).

En cas de vente d’un lot, le vendeur sera remboursé de sa quote-part sur l’avance travaux (ou toute autre avance) et la somme correspondante sera appelée au nouvel acquéreur.

En somme, la seule chose à retenir concernant l’avance travaux avant et après le 1^er janvier 2017, c’est que rien ne change si ce n’est que l’obligation de mettre la constitution de cette avance  à l’ordre du jour de l’assemblée générale tous les trois ans est supprimée. 

Rappelons toutefois que si l’avance travaux ne disparait pas, elle reste complémentaire du nouveau fonds travaux obligatoire et ne peut s’y substituer. En effet, l’alimentation du fonds travaux à hauteur minimum de 5 % du montant du budget prévisionnel sera obligatoire à partir du 1^er janvier 2017, pour les copropriétés de plus de 5 ans.

Précisons enfin que le fonds travaux constitue une épargne en vue de réaliser de gros travaux beaucoup plus sécurisante pour une copropriété que l’avance travaux, puisque ce fonds contrairement à l’avance n’a pas de caractère remboursable, il est « acquis au lot ».

Il est par ailleurs déposé sur un compte séparé et rémunéré au profit du syndicat de copropriétaires.

Réponse :

Tout d’abord, rappelons qu’il n’est jamais dans l’intérêt du syndicat de copropriétaires d’autoriser l’externalisation des archives à une société spécialisée.

Votre situation est une nouvelle démonstration des difficultés sous-jacentes que cela implique.

Néanmoins, la loi du 10 juillet 1965 modifiée par la loi ALUR ainsi que le décret du 17 mars 1967 précisent clairement les obligations qui s’imposent au syndic, même en cas d’externalisation des archives.

En effet, l’article 18-2 (2^ème phrase du 1^er alinéa) de la loi du 10 juillet 1965 prévoit la possibilité de décharger le syndic de la gestion des archives pour les transférer à une société spécialisée.

Ceci étant, l'article 33-2 du décret du 17 mars 1967 précise : « L'obligation prévue à la deuxième phrase du premier alinéa de l'article 18-2 de la loi du 10 juillet 1965 ne se substitue pas à l'obligation faite à l'ancien syndic de transférer les documents et archives du syndicat au nouveau syndic, tel que prévu à la première phrase du même alinéa.».

Ainsi, peu importe le choix du syndicat de copropriétaires en matière de gestion des archives, le syndic cédant est contraint de se charger de la transmission des documents et archives de la copropriété au nouveau syndic.

Nous vous invitons à lire sur notre site Internet les multiples raisons qui justifient de ne pas céder la gestion des archives à une société spécialisée et de laisser cette charge au syndic en place.

Bonne lecture...

Réponse :

Votre cas est extrêmement fréquent. En effet, la plupart des syndics prévoient dans leurs contrats une réduction symbolique d’un euro voire même, ils suppriment purement et simplement les clauses du contrat type, pour mettre fin au débat.

Nous avons publié une réponse de la Direction Départementale de la Protection des Populations (DDPP) qui précise clairement que les syndics qui procèdent ainsi sont en infraction (voir abus 4178 : www.arc-copro.com/9cvp).

Le syndic est donc contraint de préciser un coût cohérent avec la nature de la tâche externalisée.

En effet, le point 7.1.5 du contrat type réglementaire traitant des modalités de rémunération prévoit deux possibilités de réduction des honoraires, selon qu’il s’agit de l’externalisation des archives ou bien en cas de dispense à la mise en place d’un espace sécurisé (extranet). Dans les deux cas, le montant de la réduction des honoraires se détermine :

• « soit de la somme de ... € (que les parties conviennent de fixer dès à présent) »
  • c’est une somme forfaitaire ;
• « soit de la somme toutes taxes comprises effectivement facturée au syndicat par le tiers auquel cette tâche aura été confiée (sur justificatif) » ;
  • c’est le montant facturé réellement (montant de la facture) par le tiers à qui est confié ou l’archivage, ou la mise en place de l’extranet.

Ainsi, en l’absence de réduction aux frais réels (montant de la facture), le syndic doit convenir d’un montant avec le syndicat de copropriétaires.

Il ne peut pas unilatéralement déterminer dans son contrat le montant à déduire de ses honoraires. Il ne peut même pas le convenir avec le seul conseil syndical puisque ce dernier ne représente pas le syndicat de copropriétaires. Les syndics professionnels nous le rappellent régulièrement.

C’est bien pour cela qu’ils sont tenus d’inscrire une question spécifique à l’ordre du jour pour que soit voté le montant de réduction des honoraires, qui devra être conjointement accepté par le syndic et le syndicat de copropriétaires.

La résolution du vote du contrat de syndic n’est pas suffisante, étant donné que les pouvoirs publics ont exigé une négociation spécifique entre les parties sur ces points, en précisant expressément dans le contrat type qu’il s’agit de « la somme de … € que les parties conviennent de fixer ».

En conclusion : l’ARC conseille, en matière d’externalisation des archives, de réduire les honoraires du montant de la facture du prestataire. Quant à la dispense d’extranet, si l’on veut éviter que le syndic ne soit encouragé à demander une dispense ou à mettre en place un extranet « coquille vide », un coût de réduction pénalisant doit être négocié à hauteur de 30 euros par lot.

Pour aller plus loin : notre guide sur l’extranet « Copropriété et Extranet obligatoire au 1er janvier 2015 : Comment éviter les effets « pervers » et obtenir un VRAl Extranet » www.arc-copro.com/1g8f

Réponse :

Votre question est très intéressante, car elle met en exergue les subtilités du droit et plus précisément celui de la copropriété. Les syndics ont effectivement souvent tendance à rétorquer qu’ils n’ont pas à remettre au président du conseil syndical des informations personnelles concernant les copropriétaires.

L’article 21 de la loi du 10 juillet 1965 précise que le conseil syndical peut réclamer les documents ou registres « se rapportant à la gestion du syndic et d’une manière générale à l’administration de la copropriété ». Les noms et adresses personnelles des copropriétaires peuvent donc être sujets à interprétation sur le fait qu’ils rentrent ou non dans le cadre de la gestion de la copropriété.

Néanmoins, il existe un montage juridique implacable qui oblige le syndic à remettre au conseil syndical (et à plus forte raison à son président) les noms et adresses des copropriétaires.

Attention, on décolle.

L’article 33 du décret du 17 mars 1967 précise qu’« il détient en particulier les registres contenant les procès-verbaux des assemblées générales des copropriétaires ».

Par ailleurs, l’article 14 de ce même décret indique que le syndic tient « une feuille de présence, [...] qui indique les nom et domicile de chaque copropriétaire ou associé, et, le cas échéant, de son mandataire. ».

Cet article précise que «  la feuille de présence constitue une annexe du procès-verbal avec lequel elle est conservée ».

Le syndic doit donc réglementairement conserver les annexes de la convocation d’assemblée générale dans lesquelles figure la feuille d’émargement où l’on retrouve les noms et adresses des copropriétaires.

Il suffit alors pour le président du conseil syndical de réclamer, conformément à l’article 21 de la loi du 10 juillet 1965, la copie des documents annexée au procès-verbal lui permettant de récupérer les adresses postales des copropriétaires. CQFD.

Merci qui ?

Réponse :

I. Définition de l’aide juridictionnelle

L’aide juridictionnelle est régie par la loi n° 91-647 du 10 juillet 1991 relative à l'aide juridique, elle permet à toute personne physique ayant peu ou pas de ressources financières, de bénéficier d’une prise charge totale ou partielle (par l’État) des frais de justice (huissier, avocat, etc.) dans le cadre d’une procédure.

Il est possible d’accorder l’aide juridictionnelle à une personne morale à but non lucratif (association ou encore syndicat de copropriétaires), les critères de sélection restant basés, dans ce cas, sur la faiblesse des ressources financières de cette personne morale. Une copropriété dite « en difficulté » qui se trouve sous administration provisoire (art. 29-1 de la loi du10 juillet 1965) ou bénéficiant d’un dispositif public de plan de sauvegarde peut solliciter l’aide juridictionnelle au titre de l’article 2 de la loi du 10 juillet 1991 précisée. La demande se fait auprès du bureau de l’aide juridictionnelle du TGI (Tribunal de Grande Instance) du lieu de situation de l’immeuble, avant l’engagement d’une procédure de recouvrement des impayés auprès d’un copropriétaire débiteur.

Pour aller plus loin, vous trouverez ci-après un lien renvoyant vers un dossier de l’ARC sur l’aide juridictionnelle (mise à jour en 2015) : www.arc-copro.com/hx64.

II. Les limites à l’utilisation de l’aide juridictionnelle

Lorsque le syndicat de copropriétaires a obtenu l’octroi de l’aide juridictionnelle, son emploi est-il limité à la première étape d’une procédure judiciaire, ou peut-elle être utilisée aussi en cas d’appel de la décision rendue en première instance ?

L’article 26 de loi du 10 juillet 1991 prévoit : « En cas d'appel, le bénéficiaire de l'aide juridictionnelle est assisté ou représenté par l'avocat qui lui avait prêté son concours en première instance au titre de cette aide, sauf choix contraire de la partie ou refus de l'avocat. »

Le bénéficiaire de l’aide juridictionnelle peut donc utiliser la demande initiale d’aide juridictionnelle déjà accordée si le débiteur condamné fait appel de la décision rendue en première instance.

En cas de refus de l’avocat ou du bénéficiaire, en l’occurrence le syndicat de copropriétaires, il est possible de déposer une nouvelle demande d’aide juridictionnelle, pour obtenir un réexamen du dossier auprès du bureau de l’aide juridictionnelle (qui est aussi compétent pour l’examen des affaires portées devant la Cour d'Appel), afin d’obtenir par exemple la désignation d’un nouvel avocat.

Réponse :

Revenons tout d’abord sur la procédure de surendettement auprès de la Banque de France : toute personne qui se trouve confrontée à des difficultés financières et qui n’est plus en capacité d’assumer le paiement de ses charges courantes de copropriété, ainsi que son ou ses prêt(s) et autres charges de toute nature (impôts locaux, EDF, téléphone, etc.) peut solliciter la « commission de surendettement ».

Cette commission, dont le secrétariat est assuré par la Banque de France, dresse d’abord un état détaillé des dettes, créancier par créancier. Les créanciers (dont la copropriété si le copropriétaire est redevable d’un arriéré de charges) sont contactés et doivent fournir un justificatif des sommes dues.

La commission élabore ensuite différentes propositions de remboursement des dettes :

• établissement d’un échéancier de remboursement : étalement du paiement des dettes ;
• mise en place d’un moratoire : suspension des remboursements, durant un délai maximum de 3 ans.

Enfin, la commission peut décider de saisir le juge pour obtenir la suspension des poursuites judiciaires engagées (incluant aussi celles qui concernent le recouvrement des charges impayées).

Ainsi, pour répondre à la question posée, à savoir si la copropriété peut poursuivre la procédure contre un copropriétaire qui saisit la commission de surendettement :

Oui, la copropriété peut poursuivre la procédure pour l’obtention d’un titre exécutoire (tenue des audiences notamment) contrairement à ce que peuvent prétendre certains syndics.

Cependant, une fois le jugement obtenu, la copropriété ne pourra pas l’exécuter (saisie des loyers, salaires, saisie immobilière…) la décision sera « suspendue ».

L’ARC conseille dans tous les cas, pour ne pas perdre de temps, de procéder comme suit :

Obtenir le jugement, donc le « titre » qui pourra être exécuté dans deux cas :

• défaut de paiement de l’échéancier par le surendetté et dans ce cas le créancier ressaisira la banque de France pour pouvoir ensuite être en mesure de faire exécuter le titre, et donc recouvrer les impayés ;
• levée du moratoire de surendettement : le titre devient exécutable immédiatement.

Donc, OUI la procédure de surendettement suspend le recouvrement des impayés MAIS cela ne doit surtout pas être un motif pour attendre, il faut au contraire faire établir la dette auprès du Tribunal, ce procédé présente l’avantage de gagner du temps puisqu’alors le recouvrement interviendra directement dès la levée de la procédure de surendettement.

Réponse :

Décidemment, avec les syndics professionnels, il n’y a pas de petit profit.

Bien évidemment, les frais de notification des lettres de mises en demeure doivent être appliqués au seul copropriétaire débiteur.

Pour justifier nos propos, il faut tout d’abord se référer à l’article 10-1 de la loi du 10 juillet 1965 qui précise que les frais de mise en demeure sont imputables au seul copropriétaire concerné.

Ainsi, l’ensemble des « frais » nécessaires à la mise en demeure, y compris les frais de notification qui caractérisent justement une mise en demeure doivent être pris en charge par le copropriétaire défaillant.

A défaut, le législateur aurait utilisé le terme précis de « lettre de mise en demeure » et non pas celui de « frais » de recouvrement.

Mais encore, le décret du 26 mars 2015 qui définit le contrat type précise dans son point 9.1 qu’est imputable au seul copropriétaire concerné « la mise en demeure par lettre recommandée avec accusé de réception ».

Ainsi, les pouvoirs publics ont bien précisé qu’aussi bien la lettre de mise en demeure que les accusés de réceptions doivent être facturés au seul copropriétaire débiteur.

Fin de la partie : « échec et mat ».

Et dire que certains syndics réclament en moyenne plus de 40 euros pour une lettre qui leur revient, tout frais compris, moins de 5 euros...

Quelle mesquinerie d’imputer de surcroît au syndicat de copropriétaires les frais de notifications !