Question :

«  Mon syndic nous a présenté une facture semestrielle de 120 euros pour la gestion des déclarations liées à la mutuelle du gardien de notre copropriété. Cette facture est-elle légale ?»

Réponse :

Pour répondre à cette question, il est important de prendre en considération la date de signature du contrat de syndic.

• En effet, si le contrat a été signé avant le 1^er juillet 2015, le contrat est alors régi par l’arrêté Novelli datant du 19 mars 2010.

Cet arrêté liste les tâches rentrant dans la gestion courante qui, par conséquent, ne peuvent pas faire l’objet d’une facturation supplémentaire.

On retrouve dans le point 5 s’intitulant « gestion du personnel » les déclarations et paiements aux organismes fiscaux et sociaux.

• Par contre, si votre contrat a été présenté en assemblée générale depuis le 2 juillet, il doit répondre aux nouvelles obligations réglementaires du contrat type. On retrouve dans la « liste non limitative des prestations incluses dans le forfait » au point VI-23° « Les déclarations et paiements aux organismes fiscaux et sociaux ».

La mutuelle étant bien un organisme social, le syndic ne peut donc en aucun cas facturer trimestriellement les déclarations liées à cet organisme. Cela doit faire partie de sa gestion courante.

Cette facture est donc tout simplement illégale.

Par ailleurs, il est important de rappeler que l’obligation de mutuelle par les gardiens et employés d’immeuble émane d’un accord collectif du 6 décembre 2013 pour une mise en place obligatoire au plus tard le 6 juin 2015.

Le syndic était donc en parfaite connaissance de cette nouvelle obligation et devait donc prévoir si besoin dans ses honoraires de base s’il considère que cela entraîne une surcharge de travail.

Réponse :

Cette question va se poser dans beaucoup de copropriétés, puisque de nombreux gardien(ne)s embauchés dans les années 80 atteignent actuellement un âge qui leur permet de demander à partir en retraite.

Prenons un exemple de calcul des indemnités en retraite pour fixer les idées :

• Date d’ancienneté : 01/09/1983
• Date de rupture du contrat : 31/03/2016
• Salaire brut mensuel retenu[1] : 2 600 €

Le calcul de l’indemnité de départ en retraite est le suivant :

Le salaire brut retenu est prévisionnel lorsque l’on se place à plusieurs mois de l’échéance, et il est donc prudent d’arrondir l’indemnité prévisionnelle.

Il sera ainsi retenu dans le cas présent (peu d’augmentations prévisibles d’ici mars 2016) une indemnité prévisionnelle de 29 500 €. Il s’agit du montant brut qui sera versé au gardien.

S’agissant d’un départ volontaire en retraite, l’indemnité supporte les charges sociales et taxes sur les salaires comme n’importe quel élément de salaire :

Il convient de ne pas omettre l’indemnité de congés payés non pris et le prorata de la gratification de treizième mois, indépendants de l’indemnité de rupture.

Au sujet des congés, nous vous renvoyons à notre dossier : « Quid des congés payés non pris lors du départ du salarié du syndicat de copropriétaires ? ».

Un budget de 48 000 € paraît ainsi raisonnable dans le cas étudié pour un gardien de plus de 30 ans d’ancienneté.

Si une grosse copropriété avec un budget annuel de plusieurs centaines de milliers d’euros (et sans impayés) peut supporter une telle dépense, il n’en est pas du tout de même pour une copropriété plus petite ou pour une copropriété avec des difficultés de trésorerie.

Il convient donc, en effet, d’anticiper une telle dépense à l’avance.

Si les rapports avec le gardien sont normaux, le conseil syndical et/ou le syndic vont savoir bien à l’avance l’intention du gardien de partir en retraite, avant son courrier de signification pouvant intervenir à un mois seulement du départ[2].

Rappelons ici que l’employeur ne peut questionner « officiellement » le gardien sur ses intentions qu’à partir de l’âge de 65 ans, la mise à la retraite par l’employeur[3] ne pouvant pas intervenir avant l’âge de 70 ans.

Lorsque l’échéance est connue, il est donc conseillé de provisionner dès que possible la dépense liée au départ.

Pour reprendre notre exemple, l’assemblée générale pourrait décider à l’article 24 d’appeler les 48 000 € en une ou plusieurs fois en tant que provisions pour l’opération exceptionnelle du départ en retraite du gardien[4].

Terminons en précisant que le Conseil syndical peut demander le calcul prévisionnel ou réel de l’indemnité de départ en retraite à un contrôleur de comptes et de gestion spécialisé en gestion du personnel de copropriété[5].

[1] Le salaire à prendre en considération est régi par les dispositions combinées des articles 16 et 17 de la convention collective.

[2] Délai de l’article 14 de la convention collective.

[3] Le cas de la mise à la retraite par l’employeur fera l’objet d’un autre article

[4] Il ne peut pas s’agir d’une dépense courante d’administration relevant de l’article 14-1 de la loi du 10 juillet 1965. Le décret n° 2005-240 du 14 mars 2005 ajoute les opérations exceptionnelles à la liste des travaux visés à l’article 44  du décret n° 67-223 du 17 mars 1967.

[5] Voir le II de : www.arc-copro.com/hers.

REPONSE :

Oui le syndic peut percevoir des honoraires sur les travaux votés par l’assemblée générale, il s’agit des travaux définis par l’article 14-2 de la loi du 10 juillet 1965 (hors  budget prévisionnel).

En application de l’article 18-1-A de la loi du 10 juillet 1965 « les travaux mentionnées à l’article 14-2 et votés par l’assemblée générale des copropriétaires en application des articles 24, 25, 26, 26-3 et 30 peuvent faire l’objet d’honoraires spécifiques au profit du syndic ». 

Par ailleurs, l’article 7.2.5. du décret du 26 mars 2015 définissant le contrat type de syndic (applicable obligatoirement aux contrats de syndic conclus ou renouvelés après le 1^er juillet 2015) précise que ces honoraires complémentaires doivent être votés lors de la même assemblée générale qui vote les travaux.

Mais il faut respecter un certain nombre de règles :

• Les travaux sont votés dans une résolution spécifique.

• Puis, dans une résolution séparée, les honoraires complémentaires du syndic font l’objet d’un vote à la même majorité que celle des travaux. Donc cela veut dire 2 choses : d’une part le syndic doit inscrire  à l’ordre du jour une question sur  celle des honoraires avec un projet de résolution et d’autre part, comme tout prestataire il doit joindre une  proposition de prestation détaillée à la convocation.

• L’assiette de calcul est le montant des travaux votés hors taxes.

• Il ne faut pas confondre le montant des travaux et le budget global des travaux. Le budget des travaux correspond à l’enveloppe des travaux et comprend : le  montant des travaux eux-mêmes, les honoraires de l’architecte, les honoraires du coordonnateur des travaux, le montant de l’assurance de dommage ouvrage. L’assiette de calcul est limitée au seul montant des travaux votés.

• Prévoir aussi un échéancier de paiement des appels de charges concernant ces honoraires sur travaux du syndic.

Quant à savoir si le montant de 5 % réclamé est acceptable, il faut pour cela déterminer quelle est la prestation effectuée par le syndic et négocier le montant des honoraires.

Réponse :

Pour savoir si la rémunération du syndic semble acceptable, il faut avant tout se poser la question de la prestation réelle attendue du syndic sur le programme de travaux voté en assemblée générale.

La prestation effectuée par le syndic en cas de travaux décidés en assemblée générale peut concerner 3 tâches :

• la gestion financière des travaux : cela consiste à effectuer  les appels  de fonds travaux (selon l’échéancier voté)  et le paiement des factures des prestataires. Dans ce dernier cas, soit il y a un architecte et c’est lui qui vise les factures en fonction de l’avancement des travaux, soit il n’y a pas d’architecte et c’est le syndic qui doit effectuer cette vérification.

• La gestion administrative : cela  concerne la déclaration de travaux qui représente des formalités plutôt limitées pour le syndic ou qui sont assurées par l’architecte quand il a été désigné.

• Le suivi technique : s’il est prévu de confier les travaux à un maître d’œuvre (architecte), le suivi technique assuré par le syndic sera très limité (présence en réunions). Si aucun maître d’œuvre n’est désigné, le travail attendu du syndic sera plus important.

Mais attention : en aucun cas le syndic ne peut assumer les mêmes responsabilités qu’un maître d’œuvre, même s’il assure seul le suivi technique.

En résumé en cas de présence d’un architecte (maître d’œuvre), la mission du syndic se borne essentiellement à l’émission des appels de fonds et à leur suivi. Il faut donc tenir compte de la réalité de la prestation du syndic pour définir le pourcentage des honoraires.

Ce pourcentage devra être dégressif en fonction du montant des travaux défini préalablement  à leur exécution.

L’ARC vous recommande de toujours convertir le pourcentage affiché en montant TTC pour estimer ce que représente la rémunération du syndic. Ainsi, il ne faudra pas se contenter de parler de 5 ou 3 %, mais de 2 000 ou 5 000 € TTC selon le montant des travaux, ce qui représentera X jour de travail du syndic (selon tarif horaire présenté au contrat). Il est en effet plus simple pour le conseil syndical d’estimer une charge de travail en nombre de jours qu’en euro ou encore en pourcentage.

Il faut également veiller à bien faire noter dans la résolution inscrite au procès-verbal de l’AG le « résultat » en € TTC (toutes taxes comprises) des honoraires de syndic souvent présentés sous forme de pourcentage (en général calculé en HT sur du HT) pour éviter toute confusion entre le TTC  et le HT. En effet, le syndicat des copropriétaires étant un particulier, il ne récupère pas la TVA.

Par ailleurs, lorsqu’une enveloppe légèrement supérieure à l’estimation des travaux est votée, si ces travaux reviennent, au final, moins chers que ce qui avait été voté en assemblée générale, on peut s’interroger sur l’incidence que cela aura sur les honoraires du syndic.

L’article 18-1-A de la loi du 10 juillet 1965 indique bien que l’assiette de calcul de ces honoraires complémentaires de syndic est le montant des travaux votés : il s’agit du montant hors taxe des travaux votés.

Mais rien n’empêche l’assemblée générale de décider que le montant des honoraires du syndic devra tenir compte du montant réel des travaux réalisés hors taxes. Il faut alors le spécifier expressément dans la résolution. 

Par contre, en cas de dépassement du budget voté, l’assemblée générale devra être consultée, et prendre une nouvelle décision. Le syndic ne pourra donc pas « automatiquement » augmenter les honoraires votés en AG sans une nouvelle décision.

Réponse :

Sans entrer dans des développements complexes, précisons qu’un gardien à service complet a un taux d’emploi de 100 % ou davantage et doit donc consacrer tout son temps de travail (47,5 heures d’amplitude de travail par semaine) à la copropriété, selon son contrat de travail.

Le remplacement d’un gardien par un autre dans une copropriété est encadré par la convention collective (avenant n° 76 du 21 janvier 2010) : soit on diminue les propres tâches du gardien qui reste au travail dans la copropriété, d’une valeur équivalente à celle des tâches à réaliser dans le cadre du remplacement (avec un total égal) soit on détermine les tâches à ajouter au titre du remplacement, mais dans tous les cas le gardien ne peut pas dépasser 12 500 unités de valeur.

Les unités de valeur supplémentaires pour le remplacement doivent être valorisées spécialement : le supplément applicable était de 50 % jusqu’au 30/06/2015 et est un peu moins élevé depuis cette date

Pour le cas évoqué dans la question, il semblerait que le gardien qui reste prend en réalité la totalité de la charge de travail du gardien parti.

Il dépasse ainsi très largement 12 500 unités de valeur puisqu’il atteint entre 20 000 et 25 000 unités de valeur (il assure son travail en plus de celui de son collègue).

Sans parler du fait troublant que le gardien qui reste peut réaliser le travail de deux gardiens, il faut savoir qu’il va cumuler son salaire, le salaire du remplaçant (c’est lui-même) et près de la moitié de ce dernier salaire en indemnités de remplacement : il perçoit donc près de deux salaires et demi. Le gardien en congé reçoit normalement son salaire. Et on inverse le mois suivant. Cela coûte effectivement très cher à la copropriété et doit  être évité : un employé d’immeuble remplaçant ou une société de nettoyage coûte moins cher.

Ce genre de remplacement n’est en rien normal puisque c’est illicite (dépassement du seuil maximum possible d’unités de valeur de la convention collective) et même illégal puisque cela s’assimile au dépassement de la durée maximale du travail, ce qui constitue une infraction pénale[1]. La responsabilité du syndic est engagée, quand bien même tout le monde serait satisfait de cette solution (les gardiens qui perçoivent des salaires très importants et les copropriétaires qui trouvent toujours « leurs » gardiens qui connaissent les habitudes de la copropriété).

Cela ne doit donc plus se reproduire. Il est conseillé de faire appel à des remplaçants extérieurs (exemple : société de prestations de services).

[1] Article R. 3124-13 du Code du travail : contravention de 5^ème classe, soit 1 500 € par infraction (3 000 € en cas de récidive)

Réponse :

• Non, rien de tout cela n’est conforme aux textes applicables.

Le dévouement de la salariée peut malheureusement s’analyser comme une faute, puisqu’elle ne respecte pas l’amplitude de travail de son contrat d’une part et dépasse la durée maximale du travail de dix heures par jour d’autre part, ce qui est une infraction pénale[1]. Il doit aussi être observé qu’entre 23H00 et la reprise du travail le lendemain, la salariée ne bénéficie pas du repos minimum de 11h00 prévu par la loi, sans parler du fait que le travail de nuit ne se décide pas à la légère.

Bien entendu, cette faute ne doit pas être sanctionnée à notre sens, s’agissant d’une salariée qui pense bien faire. Il convient cependant de lui faire prendre conscience des conséquences d’un accident qui surviendrait à 22H30 par exemple, après un début de travail à 09H00 pour la formation.

Mais il faut se poser la bonne question : pourquoi donc cette gardienne se croit obligée de faire son travail de la journée la nuit venue ?...

La réponse est évidente : c’est parce que l’employeur, représenté par le syndic, n’a pas prévu de la remplacer ou de lui aménager ses tâches sur la semaine pour tenir compte de son absence.

Il s’agit d’une faute mettant en jeu la responsabilité du syndic, puisque la carence de l’employeur a incité la salariée à se mettre en danger en travaillant dans des conditions illégales. Cette responsabilité reste entière, même si la gardienne et/ou le conseil syndical aurait demandé au syndic de ne pas procéder à un remplacement.

En matière d’indemnisation, les tribunaux, lorsqu’ils sont saisis, valorisent l’indemnisation d’heures de travail en plus des heures contractuelles comme des heures supplémentaires, même pour des gardiens, nonobstant la réparation du préjudice subi.

Cela donne une idée du montant de la « prime », sachant qu’il convient d’y ajouter les retenues sociales et fiscales. Il va de soi qu’un surcoût par rapport à un remplacement serait à prendre en charge par le syndic fautif et que cela ne doit plus jamais se reproduire.

Dans un article de fond à venir, il sera traité de la formation des gardiens et employés d’immeuble : qui décide, pour quoi faire, qui paie, que faire en cas de refus, etc. Suivez attentivement nos prochaines publi

[1] Article R. 3124-3 du Code du travail : contravention de 4^ème classe, soit 750 € par infraction à l’encontre de l’employeur

Réponse :

OUI, l’assurance multirisque immeuble peut effectivement indemniser un dégât des eaux strictement privatif dans le cadre de conventions conclues entre la quasi-totalité des assureurs français, mais à l’insu des assurés !

Il s’agit des conventions CIDRE (convention d’indemnisation directe et de renonciation à recours en DDE) et CIDE COP (convention d’indemnisation DDE en copropriété).

Ces conventions déterminent la compagnie d’assurance (du lésé ou du syndicat) qui devra supporter les conséquences du sinistre, cela, en fonction de la nature des désordres et du montant de la remise en état.

Ainsi, ces conventions prévoient qu’en cas de dégât des eaux, relève de l’assurance multirisque immeuble l’indemnisation des ouvrages suivants :

-     biens immobiliers par destination (parquet, carrelage, enduit plâtre) dégradés, dès lors que le montant de la remise en état est supérieur à 240,00 euros H.T. ;

-     embellissements (papier peint, peinture), dès lors que le coût de la remise en état est supérieur à 1.600,00 euros H.T.

Par ailleurs, l’assurance multirisque immeuble intervient dès le premier euro, dès lors que l’occupant du logement sinistré :

-     est un copropriétaire occupant n’ayant pas souscrit d’assurance multirisque habitation (MRH) ;

-     est un locataire ayant notifié son préavis de départ à son bailleur.

Cependant, la mise en jeu de cette police (selon les seuils mentionnés précédemment) suppose bien évidemment, que le syndicat des copropriétaires :

• ait une obligation, de par les dispositions de son règlement de copropriété, à souscrire une assurance multirisque immeuble avec une garantie DDE;
• ait décidé en assemblée générale de souscrire cette assurance multirisque immeuble, qui bien que fortement conseillée, n’est aucunement obligatoire. C’est la « responsabilité civile » qu’il l’est, voir à ce sujet notre dossier du mois de septembre 2015: www.arc-copro.com/9ddk ;
• ait dans son contrat d’assurance multirisque immeuble la garantie DDE ce qui est très souvent le cas ;
• n’ait pas consenti conventionnellement une franchise supérieure au seuil d’indemnisation.

Dans le cas où, ni l’occupant, ni la copropriété n’ont souscrit une assurance multirisque immeuble avec garantie DDE (ces cas de figure se présentent malgré l’obligation d’assurance multirisque faites aux locataires), le sinistre ne sera pas couvert. Le seul recours sera alors une mise en cause au titre de la responsabilité civile.

Réponse

Les dispositions des alinéas 7 et 8 de l’article 21 de la loi du 10 juillet 1965 fixent les pouvoirs et attributions du conseil syndical, qui sont : assister ET contrôler le syndic.

Ainsi, le conseil syndical :

• « peut prendre connaissance, et copie, à sa demande (…) de toutes pièces ou documents, correspondances ou registres se rapportant à la gestion du syndic et, d'une manière générale, à l'administration de la copropriété » ;
• « reçoit sur sa demande, communication de tout document intéressant le syndicat ».

Le syndic n’a donc pas à juger de la pertinence de la demande et dès lors que celle-ci n’est pas abusive il doit communiquer toutes les pièces sollicitées. Ainsi, demander le grand livre tous les mois pour une grande copropriété ou tous les trimestres pour une plus petite, est tout à fait justifié et opportun, cela permet, d’une part, d’effectuer des contrôles réguliers et d’autre part, de déceler plus rapidement des anomalies et les faire remonter au syndic.

Enfin, dans cet exemple les comptes étant clos au 31 décembre, le syndic a dû, depuis fin janvier, recevoir la quasi-totalité des factures, celles-ci doivent donc figurer également dans le grand livre.

En conclusion : la demande de ce conseil syndical n’est absolument pas prématurée et s’avère en plus bien nécessaire !

Le conseil syndical devra alors rappeler qu’un tel refus est une entrave à ses missions et aux droits visés à l’article 21 de la loi. Si le syndic persistait malgré tout dans son refus, le conseil syndical devra alors l’avertir qu’il sera tenu d’en informer l’assemblée générale dans le cadre de son rapport annuel afin d’éclairer les copropriétaires en vue du vote des questions relatives à la désignation du syndic et à l’approbation des comptes.

Par ailleurs, nos adhérents pourront toujours utilement rappeler à leur syndic qu’ils seront attentifs à dénoncer un tel abus à leur association préférée, qui ne manquera pas de dénoncer ces agissements inacceptables sur son site internet.

Réponse :

NON, le syndic ne peut prélever aucun honoraire concernant la déclaration des sinistres. Le décret du 26 mars 2015 définissant le contrat type gère à présent cette question. La déclaration des sinistres, sans distinction de leur source (parties privatives ou parties communes), doit être comprise dans le forfait de base.

Le syndic ne peut en effet percevoir des honoraires supplémentaires que pour les prestations visées au point 7.2.4. du contrat type réglementaire intitulé « prestations de gestion administrative et matérielle relatives aux sinistres ».

Cela concerne quatre prestations précisément :

• déplacement sur les lieux ;
• prise de mesures conservatoires ;
• assistance aux mesures d’expertise ;
• suivi du dossier auprès de l’assureur.

Aucune autre prestation relative aux sinistres ne peut donc être facturée par le syndic en plus des honoraires forfaitaires du contrat, telle que la déclaration des sinistres.

Mais encore, le syndic ne peut prétendre à une facture d’honoraires supplémentaires pour ces prestations que dans le cas où l’assurance multirisque de l’immeuble ne prend pas en charge la totalité des honoraires de syndic.

En effet, le point 7.2.4 du décret du 26 mars 2015 précise également que : « toute somme versée par l’assureur au syndic au titre de la couverture de diligence effectuée par ce dernier dans le cadre du règlement d’un sinistre vient en déduction de la rémunération due en application du présent article ».

Pour résumer :

• seules les quatre prestations citées peuvent faire l’objet d’une facturation supplémentaire ;
• aucune facturation n’est possible si le contrat d’assurance de l’immeuble prend en charge les honoraires du syndic.

Vérifiez donc cette information dans une clause s’intitulant généralement « honoraire de syndic » ou « perte indirecte » de votre contrat d’assurance.