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Réponse :

Pour répondre, il faut s’en remettre à la convention collective. L’annexe I à la convention collective distingue trois niveaux de service :

1. Définition des trois types d’UV en matière de courrier

1. Courrier service réduit :

Réception et distribution des colis et plis volumineux non recommandés ne pouvant entrer dans les boîtes aux lettres. Les envois recommandés et contre remboursement sont exclus de cette distribution.

Nombre d'unités de valeur : 4 par local principal.

1. Courrier service normal

Dès réception de l'ensemble du courrier, tri et répartition entre les boîtes des destinataires.

Nombre d'unités de valeur : 12 par local principal.

1. Courrier porté

Dès réception, tri et distribution à domicile du courrier des occupants.

Nombre d'unités de valeur : 30 par local principal.

Il faut comprendre que ces services ne sont pas exclusifs les uns par rapport aux autres mais qu’ils sont complémentaires : ainsi, par exemple, le service normal comprend le tri et la répartition du courrier dans les boîtes aux lettres ainsi que la distribution des colis et plis volumineux ne pouvant entrer dans ces boîtes. En aucun cas ne peuvent exister deux services dans un contrat de travail (par exemple, il ne peut être attribué 4 UV pour le courrier à service réduit et 12 UV pour le courrier à service complet : c’est l’un ou l’autre, le second intégrant le premier).

Toutefois, le terme de distribution s’entend en ce cas comme étant la garde des objets en question et leur mise à disposition des destinataires à la loge : seul le service du courrier porté comprend la distribution à domicile, c’est-à-dire le portage jusqu’à la porte de l’habitant  (Avenant n° 76 à la convention collective du 21 janvier 2010).

1. Définition du service normal du courrier

Le gardien trie et distribue dans les boîtes aux lettres le courrier que lui livre le facteur[1] d’une part et il garde les colis et plis volumineux à la loge d’autre part.

Le gardien n’a ni à signer les envois recommandés ni à accepter les envois contre remboursement. Par extension, il est considéré qu’il n’a pas non plus à accepter les envois contre signature. Les éventuelles procurations que pourraient lui donner des habitants sont d’ordre privé et hors du champ de la convention collective : ces procurations ne sont pas liées à sa fonction de gardien mais au fait qu’il est un simple voisin présent sur place et ne doivent pas impacter le travail pour lequel il est rémunéré par le syndicat de copropriétaires.

1. Litiges

Ainsi, les éventuels litiges relatifs à ces procurations ne concernent en rien le syndicat des copropriétaires et le gardien reste libre d’accepter ou non telle ou telle procuration.

Dès lors, le comportement discriminatoire d’un gardien par rapport aux habitants qui lui ont remis des procurations n’est pas constitutif d’une faute professionnelle, quand bien même ce comportement reste peu acceptable.

Il n’en est pas de même pour la garde des colis et plis volumineux remis sans signature, prévue pour le courrier à service réduit : ce service, contractuel, concerne tous les habitants et une discrimination entre habitants par un gardien serait une faute professionnelle.

Il est précisé que la prise d’un pli recommandé sans procuration s’apparente à un détournement de courrier (art. 226-15 du Code pénal), commis dans l’exercice des fonctions de gardien (faute professionnelle), tout comme la remise tardive[2] ou l’absence de remise d’un courrier.

Terminons en précisant qu’il ne peut pas être fait de distinction entre ce qui est livré par La Poste et ce qui est livré par un transporteur privé au principe de la libre concurrence imposée par la législation et la réglementation actuelles, tandis que la garde des colis volumineux s’entend comme étant des colis normalement manipulables par une personne seule : par exemple, un gardien n’est en rien astreint à garder un réfrigérateur en l’absence du destinataire de la livraison

[1] Les copropriétaires paient en ce cas le gardien pour faire le travail du facteur et cette situation doit faire l’objet d’un examen particulier afin que l’immeuble puisse être raccordé au service de distribution du courrier par La Poste.

[2] Le retard s’entend comme étant important et délibéré.

Réponse :

Votre interrogation est aussi vieille que le métier de syndic de copropriété. En effet, les frais de recouvrement ont toujours été une manne financière pour les syndics professionnels, ce qui explique que le législateur ait cadré progressivement les actes pouvant faire l’objet d’une facturation à la charge du copropriétaire débiteur.

En l’occurrence, l'article 10-1a) de la loi du 10 juillet 1965 liste les seuls frais que le syndic peut imputer aux copropriétaires défaillants au titre du recouvrement.

Il s’agit notamment de la mise en demeure et de la relance qui suit cette mise en demeure.

Voici donc ce que précise l’article 10-1 de la loi du 10 juillet 1965 :

« sont imputables au seul copropriétaire concerné :

a) Les frais nécessaires exposés par le syndicat, notamment les frais de mise en demeure, de relance et de prise d'hypothèque à compter de la mise en demeure, pour le recouvrement d'une créance justifiée à l'encontre d'un copropriétaire ainsi que les droits et émoluments des actes des huissiers de justice et le droit de recouvrement ou d'encaissement à la charge du débiteur (...) »

Ainsi, la lettre de relance envoyée avant la mise en demeure peut être envoyée par le syndic, mais doit être comprise dans le forfait de base et ne peut en aucun cas être facturée au copropriétaire.

En revanche, celle envoyée après la mise en demeure peut effectivement être facturée au copropriétaire débiteur.

Ce tarif doit être conforme à celui indiqué dans le contrat de syndic voté par l’assemblée générale. Cette information est importante à rappeler, étant donné que nous avons relevé des facturations privatives qui n’étaient pas conformes au tarif indiqué sur le contrat.

Profitons de cette question pour préciser que certains syndics ont utilisé comme alibi l’entrée en vigueur du contrat type réglementaire, pour augmenter de manière indécente le tarif de la mise en demeure et de la lettre de relance, pouvant atteindre jusqu’à 180 euros.

Par ailleurs, rappelons aussi que la loi ALUR a prévu la publication d’un décret qui est toujours en attente et qui aura pour objet de plafonner aussi bien le coût de la mise en demeure, de la lettre de relance qui la suit, ainsi que de l’établissement de l’état daté.

D’ailleurs, l'article 33 BIS AD du projet de loi Égalité et Citoyenneté, a précisé clairement, confirmant ainsi une précédente réponse ministérielle, qu’il s’agira de plafonner ces trois actes et non uniquement l’état daté comme certains professionnels l’affirmaient.

Réponse :

De nombreuses copropriétés équipées d’un système de chauffage collectif se voient proposer un contrat d’entretien comprenant une clause dite P3 de « garantie totale » ou de « gros entretien renouvellement (GER) ». Avec une clause P3, la copropriété paie une participation supplémentaire dans le cadre du contrat, qui vient alimenter un compte « P3 » ; en contrepartie, le chauffagiste doit assumer les grosses réparations à ses frais. Pour tout savoir sur les contrats P3, consultez notre dossier « Contrats P3 : alerte aux dérives, ne ratez pas la négociation ! » www.copro.com/ct1s.

Pour chiffrer le montant de la redevance P3, le chauffagiste recense le matériel en place et estime son taux d’usure.

Il faut donc tout d’abord connaître la longévité des équipements en chaufferie.

Le tableau ci-dessous présente la durée de vie de ces équipements qui comme on le constate est généralement longue :

(Source : Fedene)

Donc, lorsque la chaufferie est neuve au démarrage du contrat, très peu de matériel aura besoin d’être renouvelé pendant la durée du contrat qui est généralement de 10 ans.

À la fin du contrat, le solde du compte P3 sera donc positif et le chauffagiste récupèrera une partie (voire la totalité) de ce solde sans avoir fait de travaux.

Nous déconseillons donc très fortement d’accepter une clause P3 dans le cas d’une chaufferie neuve. Nous conseillons plutôt que la copropriété gère elle-même son propre P3 et anticipe les travaux auxquels elle devra faire face dans le futur.

Pour toute question sur vos contrats d’entretien et sur la gestion du poste de chauffage de votre copropriété, n’hésitez pas à contacter notre pôle Chauffage-Rénovation-Eau au 01.40.30.42.82 ou adressez-nous un mail à energie-eau@arc-copro.fr.

Réponse :

Votre cas est extrêmement fréquent. En effet, la plupart des syndics prévoient dans leurs contrats une réduction symbolique d’un euro voire même, ils suppriment purement et simplement les clauses du contrat type, pour mettre fin au débat.

Nous avons publié une réponse de la Direction Départementale de la Protection des Populations (DDPP) qui précise clairement que les syndics qui procèdent ainsi sont en infraction (voir abus 4178 : www.arc-copro.com/9cvp).

Le syndic est donc contraint de préciser un coût cohérent avec la nature de la tâche externalisée.

En effet, le point 7.1.5 du contrat type réglementaire traitant des modalités de rémunération prévoit deux possibilités de réduction des honoraires, selon qu’il s’agit de l’externalisation des archives ou bien en cas de dispense à la mise en place d’un espace sécurisé (extranet). Dans les deux cas, le montant de la réduction des honoraires se détermine :

• « soit de la somme de ... € (que les parties conviennent de fixer dès à présent) »
  • c’est une somme forfaitaire ;
• « soit de la somme toutes taxes comprises effectivement facturée au syndicat par le tiers auquel cette tâche aura été confiée (sur justificatif) » ;
  • c’est le montant facturé réellement (montant de la facture) par le tiers à qui est confié ou l’archivage, ou la mise en place de l’extranet.

Ainsi, en l’absence de réduction aux frais réels (montant de la facture), le syndic doit convenir d’un montant avec le syndicat de copropriétaires.

Il ne peut pas unilatéralement déterminer dans son contrat le montant à déduire de ses honoraires. Il ne peut même pas le convenir avec le seul conseil syndical puisque ce dernier ne représente pas le syndicat de copropriétaires. Les syndics professionnels nous le rappellent régulièrement.

C’est bien pour cela qu’ils sont tenus d’inscrire une question spécifique à l’ordre du jour pour que soit voté le montant de réduction des honoraires, qui devra être conjointement accepté par le syndic et le syndicat de copropriétaires.

La résolution du vote du contrat de syndic n’est pas suffisante, étant donné que les pouvoirs publics ont exigé une négociation spécifique entre les parties sur ces points, en précisant expressément dans le contrat type qu’il s’agit de « la somme de … € que les parties conviennent de fixer ».

En conclusion : l’ARC conseille, en matière d’externalisation des archives, de réduire les honoraires du montant de la facture du prestataire. Quant à la dispense d’extranet, si l’on veut éviter que le syndic ne soit encouragé à demander une dispense ou à mettre en place un extranet « coquille vide », un coût de réduction pénalisant doit être négocié à hauteur de 30 euros par lot.

Pour aller plus loin : notre guide sur l’extranet « Copropriété et Extranet obligatoire au 1er janvier 2015 : Comment éviter les effets « pervers » et obtenir un VRAl Extranet » www.arc-copro.com/1g8f

Réponse :

I. Définition de l’aide juridictionnelle

L’aide juridictionnelle est régie par la loi n° 91-647 du 10 juillet 1991 relative à l'aide juridique, elle permet à toute personne physique ayant peu ou pas de ressources financières, de bénéficier d’une prise charge totale ou partielle (par l’État) des frais de justice (huissier, avocat, etc.) dans le cadre d’une procédure.

Il est possible d’accorder l’aide juridictionnelle à une personne morale à but non lucratif (association ou encore syndicat de copropriétaires), les critères de sélection restant basés, dans ce cas, sur la faiblesse des ressources financières de cette personne morale. Une copropriété dite « en difficulté » qui se trouve sous administration provisoire (art. 29-1 de la loi du10 juillet 1965) ou bénéficiant d’un dispositif public de plan de sauvegarde peut solliciter l’aide juridictionnelle au titre de l’article 2 de la loi du 10 juillet 1991 précisée. La demande se fait auprès du bureau de l’aide juridictionnelle du TGI (Tribunal de Grande Instance) du lieu de situation de l’immeuble, avant l’engagement d’une procédure de recouvrement des impayés auprès d’un copropriétaire débiteur.

Pour aller plus loin, vous trouverez ci-après un lien renvoyant vers un dossier de l’ARC sur l’aide juridictionnelle (mise à jour en 2015) : www.arc-copro.com/hx64.

II. Les limites à l’utilisation de l’aide juridictionnelle

Lorsque le syndicat de copropriétaires a obtenu l’octroi de l’aide juridictionnelle, son emploi est-il limité à la première étape d’une procédure judiciaire, ou peut-elle être utilisée aussi en cas d’appel de la décision rendue en première instance ?

L’article 26 de loi du 10 juillet 1991 prévoit : « En cas d'appel, le bénéficiaire de l'aide juridictionnelle est assisté ou représenté par l'avocat qui lui avait prêté son concours en première instance au titre de cette aide, sauf choix contraire de la partie ou refus de l'avocat. »

Le bénéficiaire de l’aide juridictionnelle peut donc utiliser la demande initiale d’aide juridictionnelle déjà accordée si le débiteur condamné fait appel de la décision rendue en première instance.

En cas de refus de l’avocat ou du bénéficiaire, en l’occurrence le syndicat de copropriétaires, il est possible de déposer une nouvelle demande d’aide juridictionnelle, pour obtenir un réexamen du dossier auprès du bureau de l’aide juridictionnelle (qui est aussi compétent pour l’examen des affaires portées devant la Cour d'Appel), afin d’obtenir par exemple la désignation d’un nouvel avocat.

Réponse :

Votre question est très pertinente car effectivement, en parallèle des honoraires de gestion courante, le syndic facture plusieurs prestations pour la réalisation de tâches supplémentaires, complémentaires ou privatives qui peuvent représenter jusqu’à 30% de leurs honoraires globaux.

Le contrôle est donc indispensable afin de vérifier qu’il n’a pas facturé des prestations abusives.

Tout d’abord, rappelons que l’article 11 du décret du 17 mars 1967 oblige le syndic à joindre à la convocation d’assemblée générale « l’état détaillé des sommes perçues par le syndic au titre de sa rémunération ».

Ainsi, le premier réflexe est de consulter cette pièce ou bien de la réclamer si le syndic ne la transmet pas. En effet, certains syndics essayent de se dédouaner au motif que son défaut de présentation à l’ordre du jour n’est pas susceptible d’entraîner une nullité des résolutions.

Ainsi, pour eux, l’absence de sanction implique une absence d’obligation.

Si vous êtes face à ce type de syndic « tordu », il faut alors pousser les investigations.

Pour cela, il faut que vous réclamiez le grand livre de la copropriété, conformément à vos droits prévus à l’article 21 de la loi du 10 juillet 1965.

Ensuite, il faudra étudier spécifiquement deux types de comptes. En premier lieu, les comptes « 621 » et suivants, ils figurent dans le grand livre de manière chronologique.

Ces comptes présentent au débit l’ensemble des honoraires du syndic facturés pour la gestion de la copropriété.

On retrouve six comptes spécifiques :

• « 6211 » Rémunération du syndic 
• « 6212 » Débours 
• « 6213 » Frais postaux 
• « 6221 » Honoraires travaux
• « 6222 » Prestations particulières
• « 6223 » Autres honoraires

Dans certains cas, cela n’est pas suffisant sachant que certains syndics n'inscrivent dans ces comptes que les honoraires qui concernent la gestion « directe » de la copropriété.

Autrement dit, les honoraires privatifs tels que les mises en demeure et lettres de relances n’y apparaissent  pas. Il faut alors vérifier les sommes portées au crédit du compte « 401 » appartenant au syndic.

Sur ce compte figurera l’intégralité des honoraires que le syndic a perçu.

Cette démarche peut a priori paraitre compliquée mais, en réalité, après avoir identifié les comptes cela reste techniquement abordable.

Si malgré tout vous rencontrez des difficultés, l’ARC est bien évidemment à votre service.

Réponse :

Tout d’abord, il y a de quoi se poser de sérieuses questions si votre syndic réclame d’ores et déjà de facturer à deux reprises la même période.

Le nœud du problème résulte du fait que vous partez du postulat qu’il s’agit d’un renouvellement de contrat et non du vote d’un nouveau contrat. Et pourtant…

Même s’il s’agit du syndic en place qui se représente pour administrer votre copropriété sur une nouvelle période, le vote en faveur de son nouveau contrat équivaut à l’élection d’un nouveau contrat de syndic mettant de facto fin à l’ancien.

D’ailleurs, l’article 18 de la loi du 10 juillet 1965 précise dans son dernier alinéa : « quand l’assemblée générale délibère pour désigner un nouveau syndic dont la prise de fonction intervient avant le terme du mandat du syndic actuel, cette décision vaut révocation de ce dernier à compter de la prise de fonctions du nouveau syndic. »

Cela confirme bien que le premier mandat prend fin dès qu’un nouveau contrat entre en vigueur.

Par conséquent, le syndic ne pourra pas percevoir l’intégralité de ses honoraires relatifs au premier contrat qui s’est arrêté le jour de l’assemblée et devra donc bien les proratiser en fonction de la durée réelle de son mandat effectif jusqu’à la tenue de l’assemblée.

Pour anticiper, il faudra, lors de l’assemblée du 31 juillet et de la rédaction du procès-verbal, préciser que le contrat voté prendra effet à partir du 1^er août pour une période d’un an à compter de cette date.

Cela mettra fin à toute polémique.

RÉPONSE :

En ce qui concerne l’audit énergétique : il est obligatoire pour les immeubles qui répondent aux trois caractéristiques suivantes :

• Chauffage collectif ;
• 50 lots ou plus (compter tous les lots : logements, commerces, annexes, caves, parkings, etc.) ;
• Le permis de construire a été déposé avant le 1^er juin 2001.

La loi précise que cet audit devait être réalisé avant le 1^er janvier 2017. Cette obligation court toujours pour les copropriétés qui ne l’ont pas encore réalisé.

En ce qui concerne le DTG, seule son inscription à l’ordre du jour de l’assemblée générale est obligatoire. Par contre, sa réalisation est facultative dans la plupart des cas ; en effet, la loi précise que ce diagnostic est uniquement obligatoire pour les copropriétés suivantes :

• Bâtiments de plus de 10 ans ET qui font l'objet d'une mise en copropriété (par vente à la découpe) ;
• Copropriétés qui font l'objet d'une procédure pour insalubrité ET pour lesquelles l'administration demande au syndic de produire un DTG.

En conclusion, avant d’engager toute démarche d’audit ou de DTG, l’ARC conseille vivement de réaliser en premier lieu le Bilan initial de copropriété (BIC : voir cet article) et de consulter à la suite le pôle énergie pour un accompagnement personnalisé, chaque copropriété ayant ses spécificités une analyse sur mesure est indispensable.

À noter :

• le DTG comprend l’audit énergétique.

Références réglementaires :

• Pour l’audit énergétique : loi Grenelle 2 du 12 juillet 2010, décret du 17 janvier 2012 et arrêté du 28 février 2013 - articles R.134-14 à 18 du code de la construction et de l’habitation ;
• Pour le DTG : loi ALUR du 24 mars 2014 et décret du 28 décembre 2016 - articles L. 731-1 à 5 du code de la construction et de l’habitation.
• Articles L. 731-1 à 5 du code de la construction et de l’habitation.

Réponse :

Dans un réseau de chaleur, la facture d’énergie comporte souvent deux catégories principales (parfois découpées en sous-catégories) :

•          R1, qui correspond à la part variable liée à la consommation de la copropriété.

•          R2, qui correspond à la part fixe liée à l’entretien du réseau de chaleur (ce n’est pas l’entretien de la sous-station appartenant à la copropriété).

Concernant l’individualisation des frais de chauffage, le Code de l’énergie (article R241-12) distingue :

• les frais d’énergie ou de combustible, qui sont eux-mêmes de deux sortes (art. R241-13) :
  • les « frais individuels », qui représentent généralement 70% de la facture ; ils sont répartis en fonction des compteurs.
  • les « frais communs », qui représentent généralement 30% de la facture d’énergie ; ils sont répartis en fonction des tantièmes.
• les « autres frais » : entretien des installations de chauffage et les frais relatifs à l'utilisation d'énergie électrique (ou éventuellement d'autres formes d'énergie) pour le fonctionnement des appareillages, notamment les instruments de régulation, les pompes, les brûleurs et les ventilateurs.

Dans le cadre du chauffage urbain, les frais d’énergie comprennent donc l’ensemble des éléments de la facture (R1, R2, etc.) :

• Le R2 concerne l’entretien du réseau de chaleur mais pas l’entretien des installations de la copropriété (sous-station, radiateurs,…) ; cette quote-part ne rentre donc pas dans la catégorie des « autres frais »
• R1, R2, etc. sont deux parties indissociables d’une même facture dont l’objet est la fourniture d’énergie. Nous retrouvons donc le même découpage que pour les énergies « gaz » ou « électricité », qui comportent une part fixe (appelée plus souvent abonnement) et une part variable (l’abonnement). Le syndic d’une copropriété alimentée au gaz n’extrait pas la part « abonnement » d’une facture de gaz pour la répartir aux tantièmes, ou à répartir 70% de la seule consommation de gaz en fonction des compteurs

Dans le cadre d’un réseau de chaleur, c’est donc 70% de l’ensemble de la facture (R1, R2, etc.) qu’il convient de répartir en fonction des compteurs.

Plus d’informations sur l’individualisation des frais de chauffage, et nos conseils pour bien gérer les AG : arc-copro.com/wk4v.