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Le BIB (Bilan Initial du Bâti) et l’assistance à maîtrise d’ouvrage
L’une des difficultés rencontrées par les copropriétaires est le manque de connaissances techniques sur l’état du bâti de leur immeuble. Ils peuvent aussi avoir des difficultés à traiter un problème architectural ou technique particulier.
Monsieur Jean-Loup TAIEB, architecte et consultant à Copropriété-Services, pouvez-vous nous préciser comment l’ARC et Copropriété-Services peuvent aider les conseillers syndicaux et les syndics bénévoles dans l’entretien technique de leur patrimoine ?
L’ADN de l’ARC est d’aider les copropriétés notamment dans le domaine technique. C’est pourquoi l’ARC a mis au point un audit appelé « Bilan Initial du Bâti » (BIB).
C’est une prestation de type audit qui s’adresse plus particulièrement aux copropriétés de moins de 50 lots principaux et dont l’immeuble a été construit avant 1974, date de la première réglementation thermique. Les immeubles de ce type représentent presque 80 % du bâti du Grand Paris.
Ce bilan a ainsi été imaginé et mis au point pour des bâtiments pour lesquels le Diagnostic Technique Global (DTG) n’est pas adapté.
En quoi consiste la réalisation d’un BIB ?
Le BIB est un diagnostic. Une inspection générale de l’ensemble de la structure est effectuée.
Les parties communes sont explorées : bâti, façades, toiture, espaces communs, parties en sous-sol (parkings, caves), état des menuiseries, volets, etc. Une évaluation est également effectuée sur les réseaux d’eaux pluviales et d’évacuation des eaux usées, les réseaux d’électricité, de gaz, etc.
Un reportage photographique est ainsi effectué et y sont apportés des commentaires signifiants.
Le BIB ne nécessite pas une décision d’assemblée générale en vertu de l’article 27 du décret du 17 mars 1967 qui permet au conseil syndical de faire appel à toute personne de son choix pour se faire assister dans le cadre de ses missions.
Il se présente sous la forme d’un contrat entre le syndicat des copropriétaires et Copropriété-Services qui est facturé en fonction du nombre de lots.
C’est une solution pratique, adaptée aux adhérents et résolument pragmatique.
Concrètement, comment cela s’organise ?
L’ARC reçoit une demande d’un conseil syndical ou d’un syndic bénévole et la nature des besoins du syndicat des copropriétaires est estimée.
Un rendez-vous préalable est ensuite pris avec le conseil syndical ou le syndic bénévole et un certain nombre de documents demandés (plans, procès-verbal de la dernière assemblée générale).
Une visite sur place de la copropriété (de 3-4h) est ensuite organisée afin qu’un rapport avec photographies sur l’ensemble de la technique de l’immeuble puisse être établi.
Que se passe-t-il ensuite ? Comment est exploité ce bilan ?
Ce bilan est un véritable fil rouge pour l’ensemble des copropriétaires et notamment pour le conseil syndical et/ou le syndic bénévole.
C’est une véritable feuille de route qui va segmenter dans le temps les nécessités d’interventions des plus urgentes, en passant par celles qui sont majeures jusqu’à celles qui sont recommandées à moyen ou long terme.
Ce fil rouge va servir à faire la programmation des travaux sur l’immeuble.
Plus précisément, ce bilan se décompose en plusieurs parties :
- L’analyse des parties visitées.
- L’indication des travaux à réaliser en indiquant les travaux prioritaires à engager à court terme puis les autres travaux majeurs nécessaires et enfin les travaux moins urgents mais recommandés.
- Un avis général sur la copropriété qui indique les pistes de valorisation immobilière et architecturale possibles (cession de la loge, surélévation, ventes de terrasses ou création d’un ascenseur par exemple).
Est-ce que l’Arc et Copropriété-Services assurent d’autres prestations techniques pour les copropriétés ?
A l’issue de la réalisation d’un BIB ou d’un DTG, ou s’il n’a pas été jugé nécessaire d’en réaliser un parce que la copropriété a bien identifié et priorisé les travaux à réaliser, il peut lui être proposé de réaliser une prestation d’assistance à maîtrise d’ouvrage technique (AMOT).
Il s’agit de demandes particulières et spécifiques où un diagnostic général ne se justifie pas : problèmes spécifiques de fissures ou d’infiltrations d’eau par exemple.
Intervention ponctuelle, elle permet d’identifier le problème et de proposer un certain nombre de ressources pour le résoudre.
Cette prestation est totalement modulable au sens où elle peut accompagner la copropriété tout au long d’un chantier, si cette dernière n’a pas retenu un maître d’œuvre ou pour certaines étapes comme l’expression des besoins ou la réception des travaux.
Il convient de souligner qu’il s’agit d’accompagner le maître d’ouvrage et non d’assurer une fonction de maître d’œuvre, ce qui supprime toute ambiguïté sur le bien-fondé des constats réalisés et sur les propositions énoncées.
Etes-vous sollicités par les copropriétés pour d’autres interventions ?
Oui l’ARC a désormais un nouveau service : l’inspection incendie. Cette prestation permet d’avoir un regard sur les mesures en termes de protection incendie dans les immeubles en copropriété relativement petits.
En effet les petits immeubles échappent à une partie de la réglementation faible sur le sujet. Cette prestation propose entre autres des formations aux conseillers syndicaux et aux syndics bénévoles (utilisation des extincteurs, utilisation de tout autre équipement nécessitant des manipulations particulières, etc.), formations aujourd’hui inexistantes dans ce domaine.
En Résumé :
- Les copropriétés peuvent être accompagnées par l’ARC et Copropriétés Services pour une meilleure connaissance de leur bâti et pour un accompagnement tout au long de la réalisation des travaux ;
En particulier, elles peuvent solliciter :
- la réalisation d’un Bilan Initial du Bâti (BIB) si elles comptent moins de 50 locaux principaux ;
- et/ou une prestation d’assistance à maitrise d’ouvrage technique à la carte pour l’accompagner tout au long d’un chantier.
Recommandations de l’ARC :
- Pour les copropriétés de moins de 50 lots, l’ARC recommande de réaliser un BIB plutôt qu’un DTG (Diagnostic Technique Global) dont les dispositions actuelles ne sont pas adaptées aux petites copropriétés.
- A l’issue de la réalisation d’un BIB ou d’un DTG (pour les copropriétés de plus de 50 lots), la copropriété peut solliciter une prestation d’assistance à maîtrise d’ouvrage technique pour se faire accompagner lors de l’engagement de travaux spécifiés.
- Elle peut aussi se faire accompagner sur d’autres travaux à engager suite à des désordres techniques ou à des besoins impératifs de rénovation.
Pour aller plus loin, n’hésitez donc pas contacter l’ARC ou Copropriété Services pour toutes questions relatives à un projet de réhabilitation de votre immeuble, une équipe spécialisée dans toutes les questions techniques et de bâtis saura au mieux vous accompagner dans vos démarches dès la genèse de votre projet.
Plusieurs guides et manuels sont également disponibles, notamment : « Comment rénover sa copropriété »
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LE BIB : BILAN INITIAL DU BATI
https://arc-copro.fr/outils-services/le-bib-bilan-initial-du-bati.html
Un nouveau service d’assistance pour faire un bilan de l’état du bâti
As-tu fait le BIB de ta copropriété ?
https://arc-copro.fr/documentation/tu-fait-le-bib-de-ta-copropriete
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Individualisation des frais de chauffage (émission vidéo)
Individualisation des frais de chauffage
La loi de Transition Energétique de 2015 avait renforcé l’obligation d’individualiser les frais de chauffage collectif et d’eau chaude sanitaire. Pour les copropriétés, la loi ELAN et un nouveau décret viennent aujourd’hui renforcer les prescriptions de la loi de Transition Energétique.
Monsieur Claude POUEY, Directeur de la coopérative technique de l’ARC, pouvez-vous nous préciser les dernières modifications et leur impact pour les copropriétés ?
La loi ELAN promulguée le 23 novembre 2018 a prescrit deux dispositions majeures par rapport à la loi de Transition Energétique :
- La hiérarchisation des solutions techniques ;
- L’ajustement du seuil d’éligibilité des copropriétés à l’individualisation des frais de chauffage.
Qu’entend-on par hiérarchisation des solutions techniques ?
Il existe trois solutions techniques permettant l’individualisation des frais de chauffage aujourd’hui :
1/ Les compteurs thermiques ;
2/ Les répartiteurs de frais de chauffage ;
3/ Les robinets thermostatiques connectés.
La hiérarchisation implique que l’on va d’abord étudier s’il est possible de poser un compteur thermique.
Si c’est impossible, on va étudier la possibilité d’installer des répartiteurs.
Il faut savoir qu’on installe un répartiteur par radiateur alors qu’il n’y a qu’un compteur thermique par appartement. En sachant qu’il y a cinq ou six radiateurs par appartement, on voit de suite que la pose de répartiteurs est plus compliquée.
Enfin, si ces deux solutions ne sont pas viables, la solution de pose de robinets thermostatiques connectés sera étudiée.
Comment appliquer cette disposition à la copropriété ?
La première chose à faire est de réaliser une étude technique. Il faut voir s’il est possible d’installer un compteur et si cela n’est pas possible, voir s’il est possible de mettre un répartiteur. Si ces deux solutions ne sont pas possibles alors la pose de robinets thermostatiques connectés sera étudiée en dernier recours.
En second lieu, une étude économique est réalisée.
Si l’ensemble de cette étude technico-économique donne des résultats satisfaisants, il est possible de procéder à l’installation.
Qu’est-ce qu’il se passe si l’installation est réalisée sans avoir effectué ces études préalablement ?
Le risque est que la copropriété qui installe directement ses équipements se rende compte après que cela pose des problèmes techniques. Un certain nombre de copropriétés nous sollicite aujourd’hui car elles ont des répartiteurs de frais de chauffage.
Or, on sait que les répartiteurs ne sont pas fiables : il est possible de les « trafiquer » et en fonction de la disposition des appartements, les consommations relevées ne seront pas les mêmes.
Ainsi, si l’appartement est ensoleillé, le copropriétaire consommera très peu et à contrario, les appartements situés sur une façade froide consommeront plus. Il est donc indispensable de réaliser cette étude technico-économique.
En résumé :
- L’obligation d’individualiser les frais de chauffage a été renforcée par la loi ELAN et les décrets et arrêtés associés.
- Avant de faire quoi que ce soit, une étude technique et de rentabilité économique doit être absolument réalisée. Il ne faut surtout pas s’engager et voter cette opération sans avoir satisfait à ce préalable.
Recommandations de l’ARC :
- Il faut voter en assemblée générale cette étude technico-économique et ne surtout pas commencer par l’installation les yeux fermés. Aujourd’hui, c’est ce que les syndics tentent de faire : faire voter les travaux avant de procéder à une étude, mais NON !
- Concernant le positionnement de l’ARC vis-à-vis des solutions techniques, l’ARC est favorable à la pose de compteurs thermiques : un compteur par appartement avec une boucle locale, cela fonctionne aujourd’hui pour l’eau et ne pose pas de problème.
- A l’inverse, l’ARC est défavorable et contre la pose de répartiteurs de frais de chauffage qui ne sont pas fiables et peuvent être trafiqués. Il ne s’agit pas d’une solution économique.
- Etudier une solution alternative si ces deux solutions ne sont pas viables.
Cette question préoccupe beaucoup les copropriétaires. L’ARC a déjà sorti un guide en 2017 : « La répartition individuelle des frais de chauffage ». Ce guide va être mis à jour en fonction des dernières évolutions législatives.
N’hésitez pas à contacter le Pôle Energie de l’ARC ou Copropriété-Services (01 40 30 42 82), un spécialiste pourra vous renseigner sur ce sujet.
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DOSSIER DU MOIS D'OCTOBRE 2019 : L’individualisation des frais de chauffage : le retour !
DOSSIER DU MOIS DE DECEMBRE 2019 : Les motifs du recours gracieux engagé par l’ARC concernant l’arrêté réglementant l’individualisation des frais de chauffage
Communiqué de presse L’arrêté sur l’individualisation des frais de chauffage inutile, contreproductif et télécommandé
Alerte aux prestations de services pour déterminer l’obligation d’individualisation de frais de chauffage
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Les pénalités en cas de retard de remise de documents (émission vidéo)
Le 24 mai 2019 a été publié le décret n° 2019-503 fixant le montant minimal des pénalités applicables au syndic de copropriété en cas d'absence de communication des pièces au conseil syndical. Cette disposition réglementaire a pour objet d’améliorer la transparence dans la gestion des copropriétés notamment en renforçant les pouvoirs du conseil syndical.
Emile HAGEGE, directeur de l’ARC, pouvez-vous nous dire quels sont ces dispositions et quels documents le conseil syndical peut demander au syndic ?
Conformément à l’article 21 de la loi du 10 juillet 1965, le conseil syndical est habilité à réclamer l’intégralité des documents de la copropriété. Cette loi va même plus loin car elle précise même les correspondances que le syndic peut avoir avec des tiers de la copropriété.
Autrement dit s’il a des échanges avec le prestataire chargé de l’entretien ou avec un copropriétaire, le conseil syndical peut avoir copie de ces correspondances. Le conseil syndical peut avoir accès à tous les documents, c’est-à-dire le grand livre comptable, les contrats, les devis, les relevés bancaires et de manière générale à tous les documents relevant des archives de la copropriété.
Que se passe-t-il si un syndic refuse de remettre ces documents au conseil syndical ?
Avant la loi ELAN, rien ne l’y obligeait. Il y avait une obligation pour le syndic de remettre les documents au conseil syndical, mais s’il ne le faisait pas, c’était très difficile voire impossible de le contraindre.
Grâce à l’intervention de l’ARC, notamment dans le cadre de la loi ELAN, nous avons demandé la mise en place de pénalités de retard.
Ainsi, depuis le 24 mai 2019, un syndic qui ne remettrait pas les documents réclamés par le conseil syndical dans un délai d’un mois se verrait imputer sur ses honoraires de base 15 euros par jour de retard.
Ainsi, 10 jours de retard, 150 euros de pénalités qu’il faudra déduire de ses honoraires.
Comment cette disposition peut-elle être appliquée ? Comment la rendre opposable ?
Il s’agit d’une vraie problématique effectivement. Comment rendre opposable ces fameuses pénalités de retard ? Déjà, il sera nécessaire que le conseil syndical prouve que la demande a bien été faite dans les délais. Il faudra ainsi envoyer un courrier en recommandé au syndic le mettant en demeure de remettre les documents. Il faudra préciser deux éléments.
Premièrement, le courrier devra bien préciser qu’il s’agit bien d’une demande du conseil syndical conformément à l’article 21 de la loi du 10 juillet 1965.
Deuxièmement, il faudra préciser clairement les documents que le conseil syndical souhaite recevoir. Par exemple, si on veut avoir le grand livre des comptes de la copropriété, il faudra bien préciser dans le courrier « le grand livre des comptes de l’exercice comptable 2019 allant du 01 janvier au 31 décembre ». Cela sera ensuite au syndic de prouver qu’il a bien fourni les documents, c’est ce qu’on appelle « renverser la charge de la preuve ».
Le conseil syndical doit démontrer que la demande a bien eu lieu à une date précise, c’est ensuite au syndic démontrer qu’il a bien remis les documents.
Il reste cependant une difficulté. Lorsqu’on a constaté le montant des pénalités, il faudra pouvoir contraindre le syndic à les imputer sur le montant de ses honoraires de base.
Information complémentaire à la vidéo
L’ordonnance copropriété d’octobre 2019 à régler cette difficulté avec des pouvoirs plus étendus donné au président du conseil syndical. L’ordonnance a précisé dans son article 20 qui a complété l’article 21 de la loi du 10 juillet 1965 que les pénalités doivent être comptabilisées en fin d’exercice comptable, lors de la clôture des comptes à approuver et à présenter à l’assemblée générale.
« Le conseil syndical peut prendre connaissance, et copie, à sa demande, et après en avoir donné avis au syndic, de toutes pièces ou documents, correspondances ou registres se rapportant à la gestion du syndic et, d'une manière générale, à l'administration de la copropriété. En cas d'absence de transmission de ces pièces, au-delà d'un délai d'un mois à compter de la demande du conseil syndical, des pénalités par jour de retard, dont le montant est fixé par décret, sont imputées sur la rémunération forfaitaire annuelle du syndic. Ces pénalités sont déduites de la rémunération du syndic lors de l'établissement des comptes définitifs à clôturer et à soumettre à l'assemblée générale pour approbation. […]»
De plus, si le syndic ne respecte pas cette obligation, le président du conseil syndical peut engager une action judiciaire à l’encontre de son syndic, comme en matière de référé pour réclamer la condamnation des pénalités.
Cette disposition est prévue à la suite de l’article cité précédemment qui précise :
« A défaut, le président du conseil syndical peut demander au président du tribunal judiciaire, statuant selon la procédure accélérée au fond, la condamnation du syndic au paiement de ces pénalités au profit du syndicat des copropriétaires. »
En Résumé :
- Depuis le 24 mai 2019, la loi prévoit des pénalités en cas de non transmission des documents au conseil syndical.
- Ces pénalités sont fixées à 15 euros par jour de retard, sans plafond, et s’appliquent au-delà d’un mois sans réponse du syndic.
Recommandations de l’ARC :
- Faire une première demande simple pour demander les documents que le conseil syndical souhaite disposer.
- Si au-delà de 10 jours la demande n’est pas satisfaite, le conseil syndical devra saisir en lettre recommandée avec accusé de réception le syndic ou au minima effectuer sa demande en main propre contre émargement afin d’attester de la demande.
- Il est possible d’aller plus loin en effectuant une sommation interpellative par huissier. Un huissier se rendra ainsi auprès du cabinet pour demander officiellement au syndic les documents et dresser un procès-verbal de la réponse du syndic qui sera soit affirmative, soit négative.
- Il faudra bien préciser que la demande émane bien du conseil syndical et non pas d’un unique membre du conseil syndical qui pourrait agir en son nom personnel et également préciser que cette demande est conforme à l’article 21 de la loi du 10 juillet 1965. Si un membre a été missionné à cet effet, il faudra préciser que c’est dans le cadre l’article 26 du décret du 17 mars 1967 que ce membre a été habilité pour faire la demande.
- Il faudra préciser dans le courrier qu’à défaut de transmission des documents au-delà d’un délai de 1 mois, des pénalités seront constatées afin que le syndic soit mis face à ses responsabilités.
Pour finir, le conseil syndical devra mettre en place des réunions avec le syndic pour bien vérifier que dans la comptabilité les pénalités ont bien été enregistrées et prendre des mesures si cela n’a pas été effectué.
Si vous souhaitez connaître plus précisément l’ensemble des réformes apportées par la loi ELAN n’hésitez pas à vous procurer le dernier guide de l’ARC sur ce sujet :
https://arc-copro.fr/ouvrages/la-loi-elan-et-ses-decrets-dapplication-en-pratique.html
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Des pénalités de retard en vigueur avec des zones d’ombre
https://arc-copro.fr/documentation/des-penalites-de-retard-en-vigueur-avec-des-zones-dombre
Les pénalités de retard en cas de défaut de remise par le syndic des documents du conseil syndical : où en est-on?
Les professionnels sortent leur mouchoir pour mieux se faire entendre
Ordonnance « Copropriété » : les pouvoirs renforcés du conseil syndical et de son président à l’égard du syndic
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Affectation du fonds travaux pour des travaux qui dépendent d'une clés spéciales
Nous souhaitons utiliser le fonds travaux de la copropriété appelé sur la clé générale pour financer des travaux qui répondent à une clé spéciale.
Notre syndic nous indique que cela est possible, mais qu’il faudra dans un premier temps créditer auprès des copropriétaires les sommes constituées sur le fonds travaux à hauteur du montant des travaux votés pour ensuite appeler les sommes correspondant à ces travaux.
Par ce biais les sommes appelées au débit du compte du copropriétaire seront neutralisées par les sommes créditées afférentes au fonds travaux.
Cela vous paraît-il cohérent et légal ?
Tout d’abord, soyons clairs, la particularité première du fonds travaux est que les sommes appelées sont acquises définitivement au syndicat des copropriétaires, ne pouvant en aucun cas être rétrocédées au copropriétaire que ce soit à la suite d’un vote en assemblée générale ou lors de la mutation d’un lot.
Cela résulte de l’article 14-2 de la loi du 10 juillet 1965 qui précise :
« Les sommes versées au titre du fonds de travaux sont attachées aux lots et définitivement acquises au syndicat des copropriétaires. Elles ne donnent pas lieu à un remboursement par le syndicat à l'occasion de la cession d'un lot. »
Cette disposition a été votée par le législateur afin d’inciter les copropriétaires à voter les travaux sachant qu’en cas de vente de leur bien les sommes « épargnées » seront perdues ou plutôt transférées au nouvel acquéreur du bien.
Ceci étant, la plupart des syndics ne sont pas dotés d’un logiciel qui permet d’affecter le fonds travaux à des opérations qui relèvent d’une autre clé que celle générale.
Ainsi, par simplicité, ils procèdent en deux temps :
- Rembourser la quote-part du fonds travaux sur la base de la clé générale.
- Appeler la quote-part de travaux votés en fonction des millièmes afférents à la clé spéciale.
Le problème majeur de cette manipulation comptable est que les copropriétaires qui ne sont pas concernés par les travaux votés vont se voir créditer d’une somme sans qu’en parallèle un autre montant lié aux travaux soit appelé.
A titre d’exemple, s’il s’agit de travaux d’ascenseur, le copropriétaire du rez-de-chaussée se trouvera crédité d’un montant (dû au remboursement du fonds travaux) sans qu’en parallèle on lui réclame des fonds liés aux travaux d’ascenseur puisqu’il n’est pas concerné par cette dépense.
En parallèle, certains copropriétaires vont se voir créditer d’une somme liée au fonds travaux inférieure à la quote-part travaux qu’ils sont censés payer.
La solution préconisée par votre syndic est donc bien illégale.
Il faut donc imposer de respecter la législation en vigueur en commençant par identifier la quote-part travaux attachée à chacun des lots et non par copropriétaires.
Cela permettra de suivre plus facilement l’évolution des sommes afférentes au fonds travaux affectées par lot en fonction des votes pris en assemblée générale.
Ce point doit faire l’objet d’un contrôle minutieux du conseil syndical.
Afin de connaître la technique comptable à mettre en place, je vous invite à consulter le site de l’ARC et en particulier l’article suivant : Loi ELAN : une affectation du fonds travaux qui doit tenir compte de l’existence des parties communes spéciales ou de la clé de répartition
Vous pouvez également vendre à votre syndic le guide suivant édité par l’ARC :
