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L’état descriptif de division : qu’est-ce que c’est et à quoi sert-il ?

L'état descriptif de division est un document technique essentiel à la gestion d’une copropriété et vient en complément du règlement de copropriété. Il est établi pour les besoins de la publicité foncière, définissant les lots, lesquels constituent les parties privatives de l’immeuble.

Il détermine la quote-part de parties communes générales et spéciales si existants, attachée au lot privatif (propriété indivise des parties communes) que le syndic doit appliquer pour la bonne répartition des charges entre les copropriétaires notamment.

Voyons cela plus en détails.

L’Etat Descriptif de Division, qui est un document fiscal, n’est pas encadré par la loi du 10 juillet 1965 mais par les décrets du 4 janvier et 14 octobre 1955 portant réforme de la publicité foncière. 

I. L’objet de l’état descriptif de division et son utilité pour le syndic de copropriété

L’état descriptif de division peut s’apparenter à une parcellisation à l’intérieur d’une unité foncière, d’un immeuble. Le cadastre permettant en effet le lien entre parcelle et propriétaire, l’état descriptif de division créant ce lien dans la division interne d’un immeuble et permettant de raccorder la propriété intérieure fractionnée définie par un lot à son propriétaire.

Il a pour objet de décrire la composition de l’ensemble immobilier, soit :

  • L’identification de la ou des parcelles formant l’unité foncière, socle de l’emprise de la copropriété ;
  • La composition à l’intérieur de la parcelle des éléments bâtis et des espaces extérieurs ;
  • La division de ou des immeubles en lots privatifs avec attribution des numéros de lots ;
  • L’affectation attribuée à chaque lot ;
  • La définition de la quote-part de parties communes générales et éventuellement spéciales, partie intégrante du lot de copropriété (propriété indivise des parties communes) ;
  • La réalisation des plans permettant de situer et délimiter les lots privatifs des espaces restants parties communes.

En fait, pour le syndic, il définit surtout les lots, leur affectation d’origine et la part en indivision sur les parties communes pour chaque lot (quote-part de parties communes) – l’article 5 de la loi du 10 juillet 1965 définissant les règles de calcul des dites quotes-parts : « Dans le silence ou la contradiction des titres, la quote-part des parties communes afférente à chaque lot est proportionnelle à la valeur relative de chaque partie privative par rapport à l'ensemble des valeurs desdites parties, telles que ces valeurs résultent lors de l'établissement de la copropriété, de la consistance, de la superficie et de la situation des lots, sans égard à leur utilisation. »

II. Un état descriptif de division mis à jour régulièrement

Dans certains cas, sa mise à jour est nécessaire.

Effectivement, durant la vie de la copropriété, les lots sont amenés à évoluer. Pour chaque modification d’un lot souhaité par son copropriétaire, un modificatif de l’état descriptif de division doit  être réalisé.

Les modifications les plus courantes sont :

  • Division d’un lot (céder une partie de son lot à son voisin, créer 2 appartements à partir d’une seule unité d’habitation, etc.) ;
  • Réunion de plusieurs lots (ex : chambres services en appartement, etc.) ;
  • Aliénation de parties communes / Privatisation (combles, WC sur palier, partie de couloir commun, droits à construire pour une surélévation, etc.) ;
  • Suppression d’un lot (pour mise en place d’un ascenseur et machinerie, etc.) ;
  • Changement d’affectation d’un lot ;
  • Etc.

Toute modification, après accord en assemblée générale, devra être acté par un notaire et publié au service de la publicité foncière pour la rendre opposable aux tiers.

Nos conseils

Il est essentiel que le syndic et le conseil syndical relisent régulièrement  l’état descriptif de division afin de bien définir la répartition des charges.

Rappelons que l’ordonnance copropriété du 30 octobre 2019 a prévu des dispositions particulières en la matière, il faudra nécessairement les prendre en compte en cas de modifications de l’Etat descriptif et du règlement de copropriété.   Pour consulter l'ordonnance "Copropriété", vous pouvez cliquer sur le lien suivant : Ordonnance n° 2019-1101 du 30 octobre 2019 portant réforme du droit de la copropriété des immeubles bâtis

La solution de l’ARC en cas de problématique concernant votre état descriptif de division

1 à 2 fois par mois, le jeudi après-midi, sur rendez-vous au 01.40.30.12.82 ou par courriel à contact@arc-copro.fr, nos adhérents peuvent rencontrer notre géomètre-expert.

A cette occasion, nos adhérents collectifs peuvent aborder tous les thèmes qui les préoccupent avant qu’ils ne deviennent un point de blocage de la vie de leur copropriété :

  • modification de l’état descriptif de division ;
  • rectification de l’inadéquation entre la situation réelle et le règlement de copropriété ;
  • modification de charges ;
  • création, modification, de grille de charges chauffage, ascenseur ;
  • création de lots suite à la vente de parties communes (ex : loge, couloir) ;
  • régularisation suite à l’appropriation de parties communes ;
  • etc.

https://arc-copro.fr/documentation/quoi-sert-letat-descriptif-de-division-mentionne-dans-le-reglement-de-copropriete

Réponse de l'expert
Action

J’exerce une profession libérale, je veux installer une « plaque nominative indicatrice » de ma profession, dois-je solliciter l’autorisation de l’assemblée générale ?

Question

« Au sein de l’immeuble un cabinet médical vient de s’installer, et souhaite apposer une plaque en façade, peut-il le faire sur simple accord du conseil syndical ou du syndic ou doit t’il obtenir l’autorisation de l’assemblée générale pour installer cette plaque professionnelle ? »

Réponse :

Le principe : la plaque professionnelle est un élément privatif, l’emplacement (sur façade, dans le hall ou tout autre lieu) où elle sera apposée est une partie commune.

Tous travaux privatifs affectant les parties communes ou susceptibles de porter atteinte à l’harmonie de l’immeuble doivent faire l’objet préalablement d’une demande d’autorisation de la part de l’assemblée générale. (article 25-b loi du 10/07/1965). La réponse est donc Oui une autorisation de l’assemblée est  indispensable, ni le conseil ni le syndic ne sont habilités à donner des accords.

Voyons ensemble le principe de ce procédé, ainsi que les rares exceptions.

1. Le principe : la procédure de demande d’autorisation :

Le copropriétaire intéressé devra adresser au syndic une demande d’’inscription à l’ordre du jour et dans les temps impartis, conformément aux dispositions légales. (articles 10 et 11 du décret du 17/03/1967), un projet de résolution autorisant la pose d’une plaque.

Il est conseillé de préciser le lieu d’implantation, la forme, la taille de la plaque et du texte…

Si l’assemblée générale refuse la pose de cette plaque : le copropriétaire devra engager une action judiciaire en vue d’obtenir du juge cette autorisation. Si l’assemblée n’a pas pris le soin de justifier son refus, il est très probable que le juge donnera autorisera la plaque.

Si le copropriétaire n’a pas sollicité l’autorisation ou qu’il ne l’a pas obtenu, et qu’il pose malgré tout sa plaque, il s’expose à une demande de remise en état exigé par le syndicat des copropriétaires.

2. L’impact d’une clause spécifique du règlement de copropriété :

  • Une clause du règlement interdisant la pose de plaque indicatrice

L'interdiction absolue d'apposer des plaques professionnelles ou enseignes ne sera justifiée par la destination de l'immeuble que dans celui à usage exclusif d'habitation. La jurisprudence considère comme non écrite une clause interdisant la pose de plaque indicatrice alors que la destination de l’immeuble autorise l’exercice de professions libérales.

Par contre, est licite une clause qui, sans interdire l'apposition de plaques ou enseignes, détermine l'endroit où elles pourront être placées ou définissent certaines caractéristiques.

  • Une clause du règlement l’autorisant

Le règlement de copropriété peut prévoir une clause autorisant les professions libérales à installer une plaque indicatrice, privant ainsi le syndicat de son pouvoir de décision sur le principe de la pose de la plaque.

Par contre, l’assemblée générale devra se positionner par rapport à la localisation de la plaque.

En conclusion, quel que soit le cas, que le règlement de copropriété le prévoit ou pas, une demande d’autorisation auprès de l’assemblée générale est incontournable.

Réponse de l'expert

Mots clés associés

assemblée générale - autorisation
plaque professionnelle
travaux - autorisation

Comment un copropriétaire absent à une assemblée générale doit il présenter le mandat qu’il confie ?

Les mandats de représentation des copropriétaires absents aux assemblées générales sont sources de nombreuses interrogations, tant de la part des mandants (celui qui est absent), que des mandataires (celui qui reçoit le mandat), mais également du président de séance, des scrutateurs, voire du secrétaire même s’il s’agit d’un syndic professionnel.

Question :

« Notre conseil qui tient le bureau lors de l’assemblée générale annuelle s’interroge sur la possibilité ou non d’accepter un email de dernière minute donnant pouvoir de représentation ? ».

Réponse :

Ni l’article 22 de la loi du 10 juillet 1965, ni son décret d’application du 17 mars 1967 n’imposent un formalisme spécifique en matière de pouvoir de représentation d’un copropriétaire absent à l’assemblée générale d’un syndicat de copropriétaires.

La réponse est donc OUI.

Le pouvoir, comme tout mandat répondant aux règles de droit commun, doit cependant être écrit et préciser :

  • l’identité du mandant (le copropriétaire absent), une date et sa signature ;
  • l’objet du mandat, c'est-à-dire délibérer sur l’ordre du jour pour une assemblée générale parfaitement déterminée et datée ;

Il peut indiquer en sus, la possibilité de subdélégation, c'est-à-dire que le mandataire ayant reçu ce pouvoir peut à son tour transmettre le pouvoir reçu ;

La mention de l’identité du mandataire n’est en revanche pas obligatoire, le pouvoir pourra être établi « en blanc », si le copropriétaire absent ne connait pas de copropriétaire ou s’il n’est pas certain de la présence du mandataire à l’assemblée. Cette possibilité est aussi importante dans le cas d’un trop grand nombre de mandats reçus.

Matérialité du mandat et modalité de transmission :

Dès lors que l’identité de l’émetteur est parfaitement déterminée et que sa manifestation de volonté est établie (nom, date, signature, objet) celui-ci peut légitimement envoyer son mandat par courrier, courriel, télécopie.

Le mandat est valable à partir du moment où :

Le mandataire qui l’accepte y porte, ses noms, prénoms, le date et le signe.

Réponse de l'expert

Mots clés associés

mandat de représentation
délégation de pouvoir
assemblée générale - présentation mandat
subdélégation

Lorsque le montant des impayés a évolué, est t-il encore possible de réajuster le montant de la dette après le dépôt du dossier d’assignation par l’avocat ?

Question :

Entre la date de rédaction de l’assignation d’un copropriétaire débiteur par le syndicat des copropriétaires et le rendu du jugement, il peut s’écouler plusieurs années. En cause, la longueur même de la procédure, l’engorgement des tribunaux ou bien encore les divers audiences de report possibles.

Pendant ce délai relativement long, la dette du copropriétaire débiteur – si aucun paiement de sa part n’intervient – continue d’augmenter : les charges courantes, celles pour travaux et opérations exceptionnelles, ou encore les régularisations continuent en effet d’être appelées au copropriétaire débiteur.

Heureusement, Oui, il est possible d’actualiser le montant de sa dette afin d’obtenir du tribunal un titre qui comportera le montant maximum auquel la copropriété peut prétendre, limitant ainsi le montant d’impayés qui risque d’être irrécouvrable.

Réponse :

L’actualisation de la dette est donc possible :

  • dans les cas d’une assignation au Tribunal d’Instance (dette < à 10 000€) jusqu’au jour même de l’audience de jugement, lors de la plaidoirie ou lors de la remise des conclusions qui précède la plaidoirie. 
  • dans le cas d’une assignation au Tribunal de Grande Instance (dette > à 10 000€), jusqu’à la veille de l’audience de clôture par voie écrite.

Pour rappel, les procédures d’assignation se déroulent de la façon suivante :

Le conseil de l’expert :

Le rôle du conseil syndical, dont la mission est d’ « assister et de contrôler la mission », est ainsi essentiel  dans le suivi du réajustement de la dette et donc dans la limitation des irrécouvrables.  En effet, confier un dossier de recouvrement à un avocat nécessite de suivre son travail et de l’accompagner autant que possible dans ses démarches. Pour ce faire, rappelons l’importance de la mise en place d’une méthodologie de travail avec votre avocat dès la première rencontre, permettant d’assurer un suivi précis des procédures en cours.

Réponse de l'expert

Mots clés associés

dépôt du dossier d'assignation
avocat
notification d'une assignation
charges - impayés

peut-on affecter les intérêts bancaires liés au placement des sommes afférentes aux travaux ?

Question : Lors du contrôle des comptes, j’ai relevé sur le livret A des intérêts bancaires d’un montant de 134,48 €.

Après interrogation auprès de notre syndic, il m’a indiqué qu’il s’agissait des intérêts bancaires générés par le placement des sommes afférentes aux fonds de travaux.

Selon le syndic, ces intérêts bancaires ne seront pas à repartir en fin d’exercice mais réaffectés au fonds de travaux.

Cela est-il exact ?

 

Réponse :

En matière d’affection de produits bancaires, il existe une règle et une exception.

L’article 35-1 du décret du 17 mars 1967 impose  à l’assemblée générale de décider du placement de fonds et de l’affectation des intérêts produits par ce placement.

Par principe, les articles 3 et 4 du décret du 14 mars 2005 précisent que ces produits financiers sont répartis en fin d’exercice auprès des copropriétaires sauf décision contraire de l’assemblée générale.

Par conséquent, le syndic doit répartir les produits financiers générés en affectant celui-ci sur la clé de partition à laquelle ils appartiennent. Généralement, il s’agit de la « clé générale ».

En revanche, en matière de produits financiers générés par le placement de sommes afférentes au fonds de travaux, l’article 18 de la loi du 10 juillet 1965 prévoit une exception à la régle qui est que, ces derniers sont définitivement acquis au syndicat des copropriétaires.

C’est donc à juste raison que votre syndic refuse de répartir les produits financiers générés par le placement des sommes afferentes au de fonds de travaux dans le cadre de la régularisation des charges.

Ce traitement différencié s’explique par le fait que les sommes afférentes au fonds de travaux sont définitivement acquises au syndicat des copropriétaires impliquant que les produits financiers générés sont portés au crédit de ce dernier.

En revanche, les produits financiers qui résultent de placements de sommes d’autres origines ne sont pas acquis définitivement au syndicat des copropriétaires, justifiant qu’ils soient répartis au crédit de chacun des copropriétaires dans le cadre de la régularisation des charges.

Réponse de l'expert
Action