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Réponse :

Avant de répondre à votre question, je vous confirme que conformément à l’article 10 du décret du 17 mars 1967 tout copropriétaire, et surtout le conseil syndical, est en droit d’inscrire à l’ordre du jour une question qui fera l’objet d’un débat en assemblée générale.

Par conséquent, il est habilité à proposer à l’ordre du jour un nouveau contrat de syndic concurrent.

Ceci étant, il devra respecter plusieurs obligations légales prévues à l’article 10 du décret du 17 mars 1967 pour contraindre le syndic à inscrire ce type de question.

La demande doit se faire par courrier et notifiée au syndic, impliquant l’envoi d’une lettre recommandée avec accusé de réception (article 64 du décret du 17 mars 1967).

Dans ce courrier doivent être précisés :

• La question : élection du syndic (majorité de l’article 25 de la loi du 10 juillet 1965).
• Le projet de résolution correspondant : l’assemblée générale désigne M. ou Mme …ou le Cabinet …. syndic de la copropriété …. pour une durée de … mois. Le mandat prendra effet le XX/XX/XXXX pour se terminer le XX/XX/XXXX. L'assemblée générale approuve le contrat de syndic joint à la présente convocation.
• La proposition de contrat de syndic.

Cette notification peut intervenir à tout moment. Néanmoins, si la présentation se révèle tardive (pas de possibilité de respecter le délai minimal de 21 jours entre la notification de la convocation de l’assemblée générale par le syndic aux copropriétaires et la date de tenue de celle-ci), ne permettant pas de la porter à l’ordre du jour de l’assemblée générale, le syndic devra l’inscrire à la suivante.

Cette disposition relève également de l’article 10 du décret du 17 mars 1967.

Autrement dit, pour éviter les malentendus de bonne ou de mauvaise foi du syndic, il convient de lui notifier la question (projet de résolution et proposition de contrat compris), suffisamment tôt, au moins deux mois avant la date prévisionnelle de l’assemblée générale annuelle, afin d’imposer au syndic que la question soit inscrite à l’ordre du jour.

Pour finir, je précise qu’il n’est pas forcément bon d’avoir plusieurs propositions de contrat de syndic à l’ordre du jour, sachant que cela risque d’éparpiller les voix, ne permettant pas de dégager une majorité qualifiée sur une proposition de contrat.

Réponse : 

Soyons très clair. Votre syndic a tout faux, pouvant entraîner la nullité de son mandat de manière rétroactive.

Reprenons les différentes notions.

Conformément à l’article 18-2 de la loi du 10 juillet 1965, le principe de droit est que la copropriété doit disposer d’un compte bancaire séparé dont il est le seul titulaire.

Cela concerne l’ensemble des copropriétés de plus ou de moins de 16 lots.

Par dérogation au principe, les syndicats des copropriétaires composés de moins de 16 lots principaux peuvent voter en assemblée générale une dérogation faite au syndic d’ouvrir un compte bancaire séparé au nom du syndicat des copropriétaires.

Ceci étant, même dans ce cas, il ne s’agit pas de placer les fonds de la copropriété sur un sous-compte du syndic mais dans un compte individualisé présentant les opérations bancaires propres au syndicat des copropriétaires.

De plus, l’article 18-2 de la loi du 10 juillet 1965 précise que le syndic doit transmettre au président du conseil syndical tous les mois les relevés bancaires.

Pour résumer, le principe est l’ouverture de compte bancaire séparé et l’exception, qui doit être votée par l’assemblée générale, est le compte bancaire individualisé.

La loi prévoit une sanction en cas de défaut d’ouverture de compte bancaire séparé qui est tout simplement la nullité rétroactive du contrat de syndic qui doit être prononcée par le juge.

J’ajoute qu’un récent arrêt de la Cour de cassation en date du 25 octobre 2018, n°17-19450, a précisé que l’absence de durée de la dispense entraîne la nullité de la décision prise en assemblée générale pouvant donc demander la nullité du contrat de syndic pour défaut d’ouverture de compte bancaire séparé.

Cela résulte de l’article 29-1 du décret du 17 mars 1967 qui précise que « la décision […] par laquelle l’assemblée générale dispense le syndic de l’obligation d’ouvrir un compte bancaire ou postal séparé au nom du syndicat fixe la durée pour laquelle la dispense est donnée. »

Ainsi, je vous conseille d’envoyer un courrier en recommandé avec accusé de réception à votre syndic avec copies à son assurance de responsabilité civile et à sa garantie financière pour lui rappeler ses obligations légales et d’ordre public d’ouvrir un compte bancaire séparé et qu’à défaut de les respecter, une action judiciaire en nullité de son mandat sera dirigée à son encontre.

L’ARC pourra vous y aider !

Réponse

Tout d’abord, je tiens à vous féliciter pour avoir organisé cette réunion avec le syndic, sachant que même si l’article 18 de la loi du 10 juillet 1965 et l’article 26 du décret du 17 mars 1967 prévoient que l’ordre du jour et le budget prévisionnel soient élaborés en concertation entre le conseil syndical et le syndic, nombreux sont ceux qui l’oublient, se retrouvant alors avec des mauvaises surprises inscrites dans l’ordre du jour.

Pour revenir à votre question, il faut faire jouer deux dispositions.

Tout d’abord, le 3^ment de l’article 11 du décret du 17 mars 1967 impose de joindre à l’ordre du jour les conditions essentielles du contrat, sous peine de nullité de la décision prise en assemblée générale.

Ainsi, votre copropriétaire qui souhaite acheter des parties communes est contraint de présenter les éléments essentiels du contrat d’acquisition, à savoir « l’espace » qu’il souhaite acheter au syndicat des copropriétaires et surtout sa proposition de montant de la transaction.

En effet, ces deux informations sont des éléments essentiels du contrat qui sont rappelés par un arrêt de la Cour de cassation, 3^ème ch. civ. du 3 février 1999.

Je vous conseille par ailleurs de vérifier auprès d’une agence immobilière combien coûte le mètre carré dans votre immeuble. Cela permettra de mieux négocier le prix de vente avec le copropriétaire (dans le cas où le syndicat des copropriétaires souhaite vendre une parcelle de ses parties communes).

Ainsi, vous avez une alternative :

• Soit indiquer au copropriétaire qu’il doit compléter sa question en joignant à l’ordre du jour des informations essentielles à la vente.
• Soit considérer qu’il n’est pas possible de la voter en l’état, pour manque d’information, lui demandant d’attendre la prochaine assemblée générale pour proposer une question et une résolution complètes avec les documents obligatoires.

Réponse :

L’article 52 de la loi ALUR du 24 mars 2014 a imposé une immatriculation des copropriétés.

C’est une mesure administrative consistant à permettre aux pouvoirs publics de disposer d’un nombre précis d’informations sur celles-ci, notamment sa localisation, son nombre de lots, l’état de son bâti, les éventuelles procédures la concernant, son syndic, ainsi que ses principales données financières.

Cette immatriculation permet l’enregistrement de ces éléments sur un registre détenu par l’ANAH (Agence Nationale de l’Habitat).

Seul le syndic en sa qualité de représentant légal du syndicat, peut procéder à cette formalité.

Un échéancier était prévu selon le nombre de lots composant l’ensemble immobilier.

Les plus petites copropriétés devaient être immatriculées avant le 31 décembre 2018.

Le syndic était fondé à facturer au syndicat des copropriétaires des honoraires supplémentaires au titre de cette immatriculation initiale, conformément au montant stipulé dans son contrat de syndic (point 7.2.7) adopté en assemblée générale.

Cette prestation ne relève pas du forfait de base (décret du 26 mars 2015 sur le contrat type de syndic).

Chaque année, le syndic doit actualiser les informations détenues dans le registre.

La mise à jour des données financières doit être faite dans les 2 mois suivant la tenue de l'assemblée générale au cours de laquelle les comptes de l'exercice clos ont été approuvés.

Si d'autres informations ont changé, elles doivent être actualisées au même moment que pour les données financières (article R711-10 du Code de la construction et de l’habitation).

Certains syndics professionnels profitent de cette actualisation des informations pour facturer à nouveau au syndicat des honoraires de plusieurs centaines d’euros, au titre de « l’immatriculation initiale », pourtant déjà facturée à la copropriété l’année précédente.

Ces honoraires complémentaires du syndic s’avèrent totalement irréguliers, puisque le contrat type autorise uniquement la facturation de l’immatriculation initiale.

Autrement dit, seul le premier enregistrement de la copropriété sur le registre conservé par l’ANAH peut être facturé, sans rémunération possible pour les mises à jour.

Cela rentre dans la gestion courante du syndicat des copropriétaires.

Les copropriétaires doivent donc refuser les honoraires complémentaires illicites du syndic pour l’actualisation des informations de la copropriété sur le registre détenu par l’ANAH.

Réponse

Votre question est intéressante car derrière cette interrogation qui peut paraitre anodine, se cache une stratégie financiero-comptable des syndics.

Tout d’abord, pour être clair, l’article 14-1 de la loi du 10 juillet 1965 dernier alinéa précise que « les provisions sont exigibles au premier jour de chaque trimestre ou au premier jour de la période fixée par l’assemblée générale ».

Autrement dit, si l’assemblée générale n’a pas fixé de modalités dérogatoires, le principe est que l’appel de fonds est exigible le premier jour de chaque trimestre, c’est-à-dire dans votre cas le 1^er janvier 2019.

Avant cette date, le syndic n’est pas habilité à vous réclamer cet appel de fonds, ne pouvant engager à votre encontre aucun acte privatif comme une lettre de relance ou une mise en demeure.

Ceci étant on peut comprendre qu’un syndic envoie l’avis d’appel de fonds 15 jours avant sa date d’exigibilité afin d’alerter le copropriétaire sur son obligation de règlement au premier jour du trimestre.

Là où la situation peut devenir stratégique pour le syndic, c’est lorsqu’il envoie l’avis du premier trimestre de l’exercice suivant sur l’exercice en cours afin de comptabiliser sur ce dernier les appels de fonds réglés, réduisant ainsi artificiellement les impayés.

Le principe est simple, on intègre les règlements au crédit du compte des copropriétaires, sans pour autant imputer au débit l’appel de fonds (qui ne sera exigible que sur l’exercice suivant).

C’est pour cela que le conseil syndical doit vérifier la réelle situation des copropriétaires en fin d’exercice, surtout si le syndic a procédé de manière précoce aux appels de fonds et que se retrouve dans la comptabilité un nombre important de copropriétaires créditeurs.

En effet, il est anormal que les copropriétaires se mettent à payer des sommes plus importantes que celles réclamées.

Il est donc fort probable que le syndic ait procédé à l’appel de fonds de l’exercice à venir sur celui en cours.

Modèle de convocation de l'assemblée générale par le Syndic bénévole

Modèle de procès-verbal de l'Assemblée Générale pour le Syndic bénévole

Réponse

Le contrat type de syndic s’adresse principalement au syndicat des copropriétaires qui est un « consommateur » final, sans activité commerçante.

Cela résulte de l’article 14 de la loi du 10 juillet 1965 qui précise que le syndicat des copropriétaires a pour seul objet la conservation de l’immeuble et l’administration des parties communes.

Par conséquent, l’article 1 du décret du 31 décembre 1987 précise que « Toute information sur les prix de produits ou de services doit faire apparaître quel que soit le support utilisé la somme totale Toutes Taxes Comprises qui devra effectivement être payée par le consommateur, exprimée en euros. »

Le syndic professionnel, qui est un commerçant, doit donc présenter ses tarifs à son client, qui est le syndicat des copropriétaires, en Toutes Taxes Comprises.

Cela concerne aussi bien les contrats que les factures des prestataires ou les siennes.

Cela est d’ailleurs confirmé par un arrêt de la Cour de justice de l’Union Européenne du 7 novembre 2013.

Certains syndics justifient leur présentation des tarifs en Hors Taxes au motif que certains copropriétaires louent leur bien ou sont des commerçants qui récupèrent la TVA.

Cette réponse est irrecevable sachant que le syndic a une relation contractuelle uniquement à l’égard du syndicat des copropriétaires qui est d’ailleurs le signataire du contrat et non vis-à-vis du copropriétaire pris individuellement.

En cas de non-respect de cette disposition, le conseil syndical ou bien même un copropriétaire qui est membre du syndicat des copropriétaires peut saisir la Répression des Fraudes ou bien la Direction départementale de la protection des populations correspondant à l’adresse du cabinet du syndic

Réponse

Votre question est subtile car, vous avez raison, depuis l’entrée en vigueur du contrat type est impérativement mentionnée sur celui-ci la date de début et de fin de mandat qui ne coïncide pas forcément avec celle de la tenue de l’assemblée générale.

Pour répondre clairement à votre question, il est important de préciser plusieurs notions.

Tout d’abord, conformément à l’article 18 dernier alinéa de la loi du 10 juillet 1965 : « quand l’assemblée générale délibère pour désigner un nouveau syndic, donc la prise de fonction intervient avant le terme du mandat du syndic actuel, cette décision vaut révocation de ce dernier à compter de la prise de fonction du nouveau syndic. »

Ainsi, à partir du moment où l’assemblée générale élit un syndic, c’est lui qui devient mandataire de la copropriété, mettant automatiquement fin au mandat précédent, même si son contrat prenait fin à une date ultérieure.

Ceci étant, il est possible que le syndic sortant considère qu’il a subi un préjudice du fait que son mandat s’est interrompu avant la date de fin contractuelle et demande à ce titre une indemnisation.

Rappelons que dans ce cas, il ne pourra pas faire justice lui-même en retenant ses honoraires mais devra impérativement engager une action judiciaire, réclamant réparation du préjudice financier subi du fait de la faute du syndicat des copropriétaires.

Pour éviter cette difficulté, deux options sont possibles.

La première est de profiter de la résolution votant le nouveau syndic pour indiquer en quelques lignes les motifs qui justifient que le syndic en place ne sera pas reconduit dans ses fonctions.

Pour cela, il faut indiquer les différents griefs constatés à son encontre, impliquant qu’un nouveau syndic soit élu (défaut de remise des documents au conseil syndical, absence de réponse imputation de factures abusives…).

Par ce procédé, le syndic sortant réfléchira à deux fois avant de réclamer judiciairement une indemnisation pour rupture abusive de son contrat avant la date d’échéance, sachant que si cela est le cas, le syndicat demandera en parallèle lui aussi une indemnisation pour les fautes commises par le syndic qui ont entraîné un préjudice.

La deuxième solution est que l’assemblée générale vote que le contrat du nouveau syndic entrera en vigueur le jour de la fin du contrat du syndic en place.

A titre d’exemple, si l’assemblée générale se tient le 30 juin et que le contrat du syndic en place se termine le 30 septembre, l’assemblée générale pourra voter que le contrat du nouveau syndic commencera le 30 septembre.

Par ce biais, le syndic sortant ne sera pas lésé, ne pouvant pas réclamer une indemnisation.

Néanmoins, il faudra être extrêmement vigilant car il est probable que pendant cette période le syndic soit encore moins réactif avec un risque d’imputation de factures illégales pour percevoir des honoraires indus.

Cette solution implique que le syndic repreneur accepte de récupérer le mandat non pas le jour de l’assemblée générale mais à une date ultérieure.