Formations (85)

La réponse de l’expert.

Que faire concernant une facture vieille de 5 ans qui ne serait pas réglée ?

Le problème que nous recontrons concerne une facture de KONÉ en date du 21/11/2010, d’un montant de 1317,05 €, correspondant au contrat d'entretien des portes de parking.  KONE dit que cette facture n'a pas été payée par notre ancien syndic et en réclame le paiement. Or cette facture apparaît, dans le relevé des dépenses pour l'exercice comptable (1^er/7/2010-30/6/2011).

Nous avons depuis changé de syndic. Le comptable de notre syndic actuel (ADB Consulting) m'a fait la réponse suivante : "une facture apparaissant dans le relevé des dépenses n'est pas forcément réglée, ce qui est le cas pour cette facture."

• Questions :

- Pour quelle raison cette affaire ressort 5 ans après ? N'y a-t-il pas un délai ?

- Comment faire pour être certain que cette facture n'a pas déjà été réglée ?

- N'est-ce pas l’ancien syndic qui est responsable ?

- Et autre question : comment s'assurer, en contrôlant les comptes, que les factures ont réellement été réglées ?

Je vous remercie par avance de bien vouloir nous conseiller ».

• La réponse de l’expert

Il convient de bien comprendre que la comptabilité des copropriétés est une comptabilité d’engagement qui constate des charges et des produits, lesquels sont ensuite réglées ou reçues, et qui deviennent donc des dépenses et des recettes.

Autrement dit un relevé général de dépenses est en réalité (du point de vue comptable) un relevé général de charges : ce sont les factures qui sont portées sur ce relevé,

comptabilisées au moment de leur arrivée chez le syndic (ou comptabilisées par anticipation pour les factures de fin d’exercice non encore parvenues au dernier jour de l’exercice). On parle alors « d’engagement ».

Le paiement des factures est indépendant de leur engagement, aussi il faut bien comprendre que le relevé général des dépenses présente des factures, payées ou non.

Le paiement se constate dans le grand livre, quand le fournisseur est payé à travers le compte fournisseur et le compte bancaire de la Copropriété.

Il n’est pas rare de découvrir, notamment lors d’un changement de syndic, des factures restées impayées.  Leur paiement reste dû, indépendamment du syndic en place.

Il arrive aussi que des fournisseurs ressortent de « vieilles » factures, datant de plusieurs années, au motif qu’elles sont demeurées impayées. Il faut en ce cas être très vigilant et vérifier que ladite facture n’a pas déjà été comptabilisée. En effet, une facture impayée ne doit pas être engagée en charge une seconde fois (ce qui reviendrait in fine à la payer deux fois).

Attention, une relance n’est pas une facture et ne doit pas être considérée comme une charge, laquelle a déjà été comptabilisée : seul le paiement reste à effectuer.

Il existe toutefois un délai de prescription, qui est de cinq ans (articles 2224 du Code civil et L. 110-4 du Code de commerce) : passé ce délai, la facture n’est plus exigible et son paiement peut ne plus intervenir.

Ce délai est connu des fournisseurs qui vérifient juste à temps les factures restées impayées pour être dans le délai d’exigibilité. C’est la raison pour laquelle cette « affaire » ressort 5 ans après.

Pour savoir si une « vieille » facture qui ressort de l’oubli a été ou non payée, il faut regarder le compte du fournisseur dans le(s) grand(s) livre(s) à partir de la date de la facture : ses créances et les paiements apparaissent.

Il est rappelé que le conseil syndical a accès à tous les documents, y compris aux grands livres.

Si un syndic est le mandataire du syndicat des copropriétaires et doit payer les factures exigibles, il doit aussi assumer les conséquences de ses erreurs éventuelles : ainsi des pénalités de retard de paiement éventuelles seraient à sa charge. Mais une facture impayée reste à payer par le client, à savoir le syndicat des copropriétaires, quand bien même elle aurait transité par plusieurs syndics : on ne peut pas demander à un syndic de payer à la place du syndicat des copropriétaires ce que ce dernier aurait dû payer.

Terminons en rappelant que l’ARC permet à ses adhérents collectifs (les conseils syndicaux) de rencontrer un contrôleur de comptes et de gestion sur rendez-vous afin de répondre précisément à ce genre de questions : l’adhérent apporte les documents comptables et obtient les réponses à ses questions lors de l’entretien qui se déroule au siège de l’ARC à Paris. Il s’agit du service d’aide à l’analyse des documents comptables : www.arc-copro.com/q5ge

Réponse :

Tout d’abord, il est important de rappeler que le contrôle des comptes doit se faire plusieurs fois au cours de l’exercice et non uniquement en fin d’année pour préparer l’assemblée générale.

En effet, cela permet justement d’identifier en cours d’année des anomalies et ainsi d’avoir le temps de les traiter ou de négocier avec le syndic leur suppression.

Pour répondre à votre question, l’approbation des comptes sous réserve n’est pas prévue dans les textes de lois.

Ainsi, bien souvent, les syndics considèrent l’approbation des comptes sous réserve comme une approbation « tout court ».

Et pour cause, les charges et plus généralement les comptes de l’exercice font un « bloc ». Ils sont donc soit acceptés en l’état, soit refusés.

Il faut donc être plus précis en procédant en deux temps :

1. identifier les factures ou écritures comptables qui posent problème ;

2. les sortir des charges pour les imputer sur un compte d’attente.

Par ce procédé, seules les factures validées seront présentées en charges, ce qui permettra ainsi d’approuver les comptes en l’état et de procéder à la régularisation des charges.

Grâce à ce système, l’approbation des comptes pourra se faire sans réserve. En revanche, les factures litigieuses devront être traitées sur l’exercice suivant.

Ce procédé permet d’éviter une approbation sous réserve mais attention car il ne règle pas le problème des factures litigieuses.

Il faudra donc que le conseil syndical négocie avec le syndic la suite à donner. Soit ce dernier les annule, soit il maintient sa position.

Dans ce dernier cas, il reviendra au conseil syndical de démontrer au syndic sa mauvaise foi afin qu’il prenne à sa charge les factures abusives voire illégales.

Réponse :

Le compte 102 présente les provisions travaux.

Au crédit, on retrouve les sommes appelées auprès des copropriétaires et au débit celles utilisées pour faire face aux factures réceptionnées concernant les travaux.

En fin d’exercice, ce compte doit impérativement être soldé en distinguant deux hypothèses :

1. Les travaux sont terminés : que la campagne travaux présente un solde « excédentaire » ou « déficitaire », ce montant doit être réparti auprès des copropriétaires dans le cadre de la régularisation des charges.Bien évidemment, avant de voter l’approbation des comptes, le conseil syndical devra vérifier l’origine de ce solde, surtout s’il est négatif.Et pour cause, le syndic aurait dû payer et appeler le montant convenu dans le devis par le prestataire pour réaliser les travaux, n’impliquant pas de solde déficitaire.

2. Les travaux ne sont pas terminés. Dans ce cas, le solde doit être basculé dans un compte « 120 » s’intitulant « solde en attente sur travaux ». Ce compte permet d’identifier les sommes qui n’ont pas à être rétrocédées auprès des copropriétaires du fait que justement les travaux ne sont pas clôturés.

Ceci étant, il faut savoir que certains syndics laissent délibérément des soldes créditeurs sur le compte « 102 » alors que les travaux sont terminés. L’intérêt pour eux est de conserver ces sommes plutôt que de les rétrocéder auprès des copropriétaires.

Il faut donc vérifier l’origine de ce montant et contrôler si l’intégralité des factures et appels de fonds concernant ces travaux ont été réalisés et réceptionnés.

Dans l’affirmative, le solde excédentaire doit être rétrocédé au crédit des copropriétaires !

Attention, il ne s’agit pas de vérifier si les travaux sont physiquement terminés, mais comptablement clôturés.

Il faut donc, comme indiqué précédemment, vérifier la réception de l’ensemble des factures et l’envoi des appels de fonds concernant ces travaux.

Dernier conseil : dans l’hypothèse où la copropriété réalise plusieurs campagnes de travaux au cours d’un même exercice, il est préconisé de prévoir des sous comptes pour chacun. Exemple : « compte 102-1 travaux de ravalement » ; « compte 102-2 travaux ascenseurs » ; « 102-3 travaux remplacement chaudière ».

Il sera ainsi plus simple de suivre cette comptabilité.

Réponse :

Avant de répondre à votre question, rappelons trois règles importantes et impératives prévues dans la loi du 10 juillet 1965 :

1. L’article 14-2 prévoit que le fonds travaux est obligatoire, avec une cotisation minimale de 5% du budget prévisionnel.
2. Il peut servir pour financer tous travaux exceptionnels prévus à l’article évoqué précédemment.
3. l’article 10-1 précise effectivement que ce fonds doit être appelé sur la base des millièmes généraux.

Ceci étant, la loi n’a jamais imposé ou interdit que le fonds travaux soit utilisé uniquement pour les travaux qui relèvent de la clé générale. Autrement dit, ce fonds peut financer tous travaux prévus à l’article 14-2, indépendamment de leur clé de répartition.

Néanmoins, une telle affectation des fonds impose au syndic de suivre une procédure comptable très stricte afin de s’assurer que des copropriétaires ne bénéficieraient pas d’un enrichissement sans cause ou, au contraire, seraient lésés.

Autrement dit, le syndic devra tenir le fonds travaux en distinguant la quote-part rattachée à chacun des lots.

Cela permettra de n’utiliser que celles concernées par les travaux, qui ont été préalablement votés en assemblée générale.

À titre d’illustration, s’il s’agit de travaux qui concernent une clé spéciale bâtiment, seuls les lots de ce bâtiment seront débités de leur quote-part de fonds travaux et non les autres.

Pour vérifier si votre syndic gère bien le fonds travaux, demandez-lui s’il tient une comptabilité auxiliaire dans laquelle figure la quote-part de fonds travaux rattachée à chacun des lots.

En cas de réponse négative, il y a alors de fortes chances que l’utilisation du fonds travaux soit erronée.

Réponse :

L’annexe comptable n°5 est un document de fin d’exercice qui doit impérativement être joint à la convocation d’assemblée générale.

Cela résulte de l’article 11 du décret du 17 mars 1967 qui précise que cette pièce est essentielle pour la validité des décisions qui relèvent des comptes.

Il s’agit d’un document extra-comptable qui présente les travaux non encore terminés ou pas encore commencés en fin d’exercice.

Par conséquent, comme ils ne sont pas achevés, les factures correspondantes aux travaux ainsi que les provisions appelées sont « figées » dans la comptabilité et donc non réparties.

Cette situation peut perdurer plusieurs années si le syndic laisse des travaux en état, ou bien s’il considère que tant qu’il n’a pas encaissé l’intégralité des travaux, il ne les engagera pas.

Pire, certains syndics laissent délibérément des travaux en annexe 5 alors qu’ils sont effectivement terminés.

L’intérêt sous-jacent pour eux est de garder un maximum de temps de la trésorerie, soit pour la faire travailler à leur profit, soit pour camoufler des impayés de charges.

Il faut donc lire de manière extrêmement attentive l’annexe 5 en distinguant les différents types de travaux enregistrés sur ce document :

1. Les travaux terminés : dans ce cas, ils doivent sortir de l’annexe 5 pour être répartis dans le cadre de la régularisation des charges
2. Les travaux non achevés : il faudra connaître les causes de l’éventuel retard afin de les traiter et de faire en sorte que lors du prochain exercice, ces travaux soient terminés et répartis
3. Les travaux non commencés : dans ce cas, il faudra étudier leur situation et s’ils ne sont plus nécessaires, prévoir à l’ordre du jour une question pour voter leur annulation et le remboursement des provisions appelées

Attention, certains syndics imputent sans attendre leurs honoraires travaux pour considérer ces derniers comme débutés.

Il faudra alors leur expliquer que le conseil syndical est loin d’être idiot, et que le syndic n’a pas à prélever des honoraires travaux pour une opération qui n’a pas encore commencé.

Réponse de l’expert :

Concernant l’assemblée générale : l’article 16 de la loi du 10 juillet 1965 est très précis et prévoit que :

« Le syndicat peut acquérir lui-même, à titre onéreux ou gratuit, des parties privatives sans que celles-ci perdent pour autant leur caractère privatif. Il peut les aliéner dans les conditions prévues à l'alinéa précédent. Il ne dispose pas de voix, en assemblée générale, au titre des parties privatives acquises par lui. »

Le syndicat des copropriétaires ne disposant pas de voix, il ne participe pas à l’assemblée générale en qualité de copropriétaire. Il ne peut donc pas donner un pouvoir pour se faire représenter.

La Cour de cassation a déduit de cet article que le total des tantièmes à prendre en compte pour apprécier si les conditions de majorité sont remplies doit exclure les voix attachées à la partie privative appartenant au syndicat (Cass. 3e civ. 21 juin 2006, n° 05-12.278).

Si ce principe n’est pas respecté c’est une cause de nullité des résolutions votées.

La neutralisation des voix du syndicat des copropriétaires  doit être consignée dans le procès-verbal pour permettre le décompte des voix et le contrôle du scrutin.

Concernant les charges : aucune disposition légale ne modifie la répartition des charges si le syndicat est propriétaire d’un lot privatif.

Les charges communes ou spéciales sont toujours rattachées au lot appartenant au syndicat des copropriétaires. Un compte afférent au lot est établi au nom du syndicat des copropriétaires.

Après une première répartition des charges conformément aux grilles de charges du règlement de copropriété, les charges de copropriété dues par le syndicat sont alors réparties entre les autres copropriétaires.

Pour cela le syndic doit utiliser une nouvelle grille de laquelle il aura retiré le lot et la quote-part du syndicat des copropriétaires.

Chaque copropriétaire conserve le même  nombre de tantièmes mais le total des tantièmes sera réduit de ceux se rattachant au lot du syndicat des copropriétaires.

Voici un exemple : s’il y a 100 tantièmes et que 20 sont rattachés au lot du syndicat, ce sont les 80 restant qui se répartiront les charges du lot du syndicat.

Cette règle s’appliquera pour chaque grille de charges qu’elles soient communes générales, communes spéciales ou par équipement (ascenseur…).

Réponse :

Votre question est très intéressante, car elle concerne en réalité tous les copropriétaires.

Avant d’apporter une réponse à votre interrogation, il est important de préciser l’objet de l’annexe I.

Ce document s’intitule « bilan financier après répartition » et indique la situation de la copropriété en fin d’exercice en précisant notamment le solde des comptes banques ainsi que les dettes et créances de la copropriété vis-à-vis des tiers.

En l’occurrence, il y a les copropriétaires dont certains sont débiteurs et d’autres créditeurs.

Ce qu’il faut savoir, c’est que la situation des copropriétaires indiquée dans cette annexe est présentée après répartition des charges de l’exercice.

Ainsi, si le solde est excédentaire (plus de produits que de charges) ou déficitaire (plus de charges que de produits), ce dernier est d’ores et déjà réparti sur les comptes des copropriétaires à hauteur de leurs millièmes.

Dans votre cas, il est possible que l’exercice soit déficitaire expliquant que votre compte soit débiteur.

Ceci étant, la régularisation opérée sur votre compte de copropriétaire n’est exigible que si, et seulement si, les comptes de l’exercice sont approuvés au cours de l’assemblée générale.

Je vous conseille donc de vérifier dans l’annexe 2 qui présente le bilan des charges et produits de l’exercice si la situation est déficitaire.

Dans ce cas, il faudra alerter le conseil syndical pour qu’il procède à un contrôle des dépenses de l’année en identifiant d’éventuelles anomalies ou factures abusives, ou encore des produits non comptabilisés.