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Comment le syndic doit-il informer de sa démission ?

Question :

« Je fais partie du conseil syndical. Lors du contrôle des comptes, le syndic m’a informé de son intention de démissionner. Un mois plus tard, nous recevons la convocation d’assemblée générale dans laquelle le syndic nous notifie sa décision de démission en précisant qu’il a informé le conseil syndical il y a déjà un mois, justifiant que son préavis de trois mois est à décompter depuis cette date. Cela est-il justifié ? »

Réponse :

Comme souvent, avant de répondre clairement à cette question, il est important de bien préciser le cadre légal et règlementaire en la matière.

L’article 18, dernier alinéa, de la loi du 10 juillet 1965 précise que le syndic doit respecter un préavis de trois mois avant de démissionner de ses fonctions.

Par conséquent, il ne peut pas le faire du jour au lendemain, ni d’un mois à un autre.

Néanmoins, la loi ne précise pas les modalités d’information de cette décision.

Pour cela, il faut se référer au point 4 du décret du 26 mars 2015 définissant le contrat type qui précise que le syndic doit en avertir le président du conseil syndical ou, à défaut, chaque copropriétaire.

Ainsi, l’information donnée par le syndic à un membre du conseil syndical n’a aucune valeur légale, ni règlementaire.

Par conséquent, le préavis de trois mois débute à partir de la date de la notification de l’assemblée générale envoyée à tous les copropriétaires et non à la date du contrôle des comptes.

Réponse de l'expert

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Le conseil syndical peut-il afficher la liste des mauvais payeurs dans l’immeuble ?

Question :

« Le conseil syndical souhaite afficher dans le hall d’entrée de l’immeuble les noms, prénoms et adresses des copropriétaires débiteurs, est-ce possible ? »

Réponse:

Non il n’est pas permis de procéder à l’affichage nominatif des débiteurs dans le hall, lieu accessible à des tiers à la copropriété ( livreurs, prestataires, locataires) , ceci en application en premier lieu de l’article 9 du code civil : Chacun a droit au respect de sa vie privée.

En second lieu, l’article 1er du décret n° 2015-1681 du 15 décembre 2015 relatif à l'information des occupants des immeubles en copropriété des décisions prises par l'assemblée générale prévoit l’affichage d’un certain nombre d’informations dans l’immeuble. En revanche il précise que  :

« Lorsque ces décisions comprennent des informations à caractère personnel, il est procédé à l'anonymisation de leur contenu. »

Et également que «  ne peuvent être portées à la connaissance des occupants les décisions de l'assemblée générale concernant :

  • une saisie immobilière ou une procédure contentieuse opposant un ou plusieurs copropriétaires au syndicat  (etc.) ».

Il est donc clair que les pouvoirs publics ont souhaité protéger les informations nominatives.

Ceci étant, il ne faut pas non plus confondre avec la diffusion, en pièce annexe jointe à la convocation d’assemblée,  de  l’état récapitulatif des débiteurs car cela reste un document interne à la copropriété diffusé exclusivement aux copropriétaires ;

Votre action constitutive d’une vraie plus-value, en tant que conseil syndical , est d’aller voir ces débiteurs, et d’évaluer s’ il s’agit de mauvais payeurs chroniques, ou simplement de copropriétaires traversant une période difficile, cette première approche permet de déterminer la procédure qui sera mise en place avec le syndic : établissement d’un échéancier et signature d’un protocole d’étalement de la dette, ou engagement d’une procédure contentieuse.

Nous vous rappelons notre ouvrage : Comment traiter les impayés que vous pouvez commander auprès de l’accueil ou sur notre site (rubrique librairie).

Réponse de l'expert

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Existe-t-il un formalisme pour démissionner du conseil syndical ?

Question :

« Un membre du conseil syndical a transmis sa démission par mail une première fois à l’ensemble des membres du conseil, et l'a confirmée par un autre envoi toujours par email directement au syndic.

Or, quelques jours plus tard, ce conseiller est revenu sur sa démission et affirme maintenant qu’elle n’était pas valable, car elle n'a pas été transmise par lettre recommandée avec accusé de réception.

Qu’en est-il exactement ? »

Réponse :

Ni la loi du 10 juillet 1965, ni le décret du 17 mars 1967 n’ont prévu de règles afférentes à la démission d’un conseiller syndical.

Sauf précision relative au formalisme qui serait apportée par votre règlement de copropriété, il est nécessaire de raisonner par analogie sur la notion juridique générale de « démission »

Les tribunaux ont posé le principe selon lequel l’acte de démissionner doit être caractérisé par trois critères : clair, sérieux et non équivoque.

  • Clair et sérieux, donc donné en dehors de toute forme de pression et choisi librement par le démissionnaire.
  • Non équivoque ce qui signifie que même si il n’existe aucune forme imposée pour présenter sa démission, la preuve qu’elle a été donnée doit pouvoir être rapportée : c’est bien le cas puisque le conseil syndical dispose bien de deux emails du conseiller.

La démission du conseiller est donc bel et bien valable puisqu’elle répond à ces critères.

Le conseil de l’expert : En cas de démission de plus de 25% des conseillers syndicaux, conformément aux dispositions de l’article 25 du décret du 17 mars 1967,  le conseil se retrouve paralysé, et les membres restants n’ont plus capacité à agir. Pour cela il est utile de nommer en assemblée des membres suppléants qui prendront leurs fonctions en cas de départ des titulaires et éviteront au conseil la situation de blocage.

Réponse de l'expert

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un quart des sièges

Quelles sont les conséquences de l’absence de reproduction de l’article 42 alinéa 2 de la loi du 10 juillet 1965 sur le procès-verbal

Question : Nous venons de recevoir notre procès-verbal, il manque la reproduction de l’article 42 alinéa 2 de la loi du 10 juillet 1965, puis-je demander l’annulation de l’assemblée générale pour ce motif ?

A titre liminaire, rappelons qu’un procès-verbal doit être rédigé et signé au plus tard dans les 8 jours suivant la tenue de l’assemblée générale.

Le contenu du procès-verbal est fixé par les articles 17 et 18 du décret du 17 mars 1967.

L’article 18 alinéa 2  du décret du 17 mars 1967 dispose : «  La notification [du procès-verbal] doit mentionner les résultats du vote et reproduire le texte du 2ème alinéa de l’article 42 de la loi »

Quant à l’article 42 alinéa 2 de la loi du 10 juillet 1965 dispose : «  Les action en contestation des décisions d’assemblée générale doivent, à peine de déchéance, être introduites par les copropriétaires opposants ou défaillants dans un délai de deux mois à compter de la notification du procès-verbal d’assemblée sans ses annexes. Cette notification doit être réalisée par le syndic dans le délai d’un mois suivant la notification du procès-verbal. »

A défaut de reproduction de cet alinéa, la Cour de cassation a jugé dans un arrêt en date du 28 janvier 2015 (n°13-23.552) que la notification était irrégulière et le délai de forclusion de deux mois ne courrait pas, si bien que l’assemblée générale pouvait être annulée dans un délai de 5 ans à compter de la notification du procès-verbal.

Autrement dit, l’assemblée générale n’encourt pas la nullité de ce simple fait. Cependant, si elle est irrégulière ou si certaines résolutions sont irrégulières, les copropriétaires opposants ou défaillants pourront demander la nullité de l’assemblée générale ou des résolutions dans un délai de 5 ans et non plus de deux mois.

Cette reproduction est obligatoire, et il ne pourrait être suppléé en apportant la preuve que le copropriétaire a pris connaissance du procès-verbal ou en indiquant qu’il a écrit au syndic pour contester la décision de l’assemblée générale, ainsi que l’a jugé la haute juridiction dans un arrêt du 28 octobre 1985 (n°84-13.290).

En conséquence, cela signifie que la seule reproduction permet de ne pas élargir le délai pour contester la résolution irrégulière ou l’assemblée générale irrégulière. Le syndicat des copropriétaires ne peut donc indiquer que l’action engagée 3 ans après la notification est irrecevable parce que le copropriétaire connaissait le délai de deux mois et l’avait indiqué au syndic.

Par ailleurs, le texte doit être reproduit dans son intégralité. Néanmoins, la Cour de cassation a reconnu que si le texte de l’article 42 alinéa 2 de la loi du 10 juillet 1965 figure sur le procès-verbal dans la notification, à l’exception de la disposition relative au délai imparti par le syndic pour notifier le procès-verbal, cette omission n’affecte pas la régularité de la notification (civ3. 11 avril 2019 n°18-14.692).

Enfin, notons qu’il n’est pas exigé que cette mention figure dans un courrier distinct du procès-verbal. La loi est respectée lorsque la mention figure dans le procès-verbal de l’assemblée.

En conclusion, il est impératif que soit mentionné le délai dans lequel le copropriétaire peut contester l’assemblée générale. A défaut de cette reproduction de l’article 42 alinéa 2 relatif à cette possibilité, le copropriétaire opposant ou défaillant pourra contester dans un délai de 5 ans suivant la notification du procès-verbal les résolutions irrégulières ou l’assemblée générale irrégulière (en s’appuyant sur un autre motif).

Réponse de l'expert
Action

Le syndic est-il responsable s’il n’exécute pas la décision relative à la nouvelle grille de répartition des charges?

Question: Au cours d’une assemblée générale il y a 3 ans, une nouvelle grille de répartition des charges a été adoptée et publiée au fichier immobilier. Pourtant le syndic continue d’appliquer l’ancienne grille de répartition des charges. En tant que copropriétaire, je subis un préjudice puisqu’il m’appelle plus de tantièmes qu’il ne devrait. Puis-je engager sa responsabilité?

Réponse: En vertu de l’article 18 de la loi du 10 juillet 1965, le syndic est chargé d’assurer l’exécution du règlement de copropriété et des délibérations d’assemblée générale.

Une fois voté, le syndic ne peut en juger l’opportunité et doit les exécuter immédiatement, sauf pour les décisions de travaux qui se votent à la majorité de l’article 25 et 26, qu’il ne peut exécuter qu’à compter de l’expiration du délai de deux mois suivant la notification du procès-verbal.

S’il exécute mal ou avec retard les décisions d’assemblée générale, le syndic engage sa responsabilité envers le syndicat des copropriétaires si ce manquement à ce dernier lui cause un préjudice.

Il est également reconnu qu’un copropriétaire qui se plaindrait de la mauvaise ou de l’absence d’exécution de la décision pourrait engager la responsabilité du syndic à titre personnel sur le fondement de la responsabilité extracontractuelle (article 1240 du Code civil).

Ainsi, un arrêt de la Cour de cassation en date du 24 novembre 2021 (20-14.003) a reconnu le syndic comme étant responsable de la mauvaise application d’une décision d’assemblée générale relative à une modification de la répartition des charges.

Cependant, il est impératif pour un copropriétaire qui souhaite engager la responsabilité du syndic de démontrer une faute commise par le syndic, un préjudice et un lien de causalité entre les deux. A défaut d’un des éléments, la responsabilité du syndic ne pourra pas être engagée.

Dans votre cas, la faute commise par le syndic est l’absence d’application de la résolution de l’assemblée générale, le préjudice subi est le paiement d’une somme supérieure à ce qui est réellement dû. Le lien de causalité résulte du fait que par l’absence d’application de la résolution, il est réclamé au copropriétaire une somme supérieure à celle due.

Ainsi, le syndic est responsable s’il n’exécute pas correctement une telle résolution.

Pour mémoire, l’action en responsabilité se prescrit dans un délai de 5 ans à compter du jour où on a eu connaissance du problème ou aurait dû en avoir connaissance, mais un copropriétaire ne peut agir que pour son seul préjudice et pas celui de la copropriété.

 

 

Réponse de l'expert
Action

Est-il opportun de nommer des conseillers syndicaux suppléants et le cas échéant quels sont leurs pouvoirs?

Question : Notre syndic a inscrit une question à l’ordre du jour portant sur la nomination de membre suppléant du conseil syndical. Nous ne savons pas quel est le rôle du suppléant, ni s’il est opportun de voter pour l’élection d’un membre suppléant ?

Réponse :

Le conseil syndical est composé de copropriétaires, descendants, ascendants, conjoints, partenaire de PACS de copropriétaires, associés ou accédants. C’est le règlement de copropriété, à défaut l’assemblée générale qui fixe le nombre de conseillers syndicaux.

Les membres du conseil syndical sont élus par l’assemblée générale et ont pour mission de contrôler la gestion du syndic, de l’assister en donnant tout avis sur des questions intéressant le syndicat des copropriétaires. Le conseil syndical a donc pour fonction de protéger l’intérêt du syndicat des copropriétaires.

Toutefois, la loi prévoit que le conseil syndical n’est plus régulièrement constitué si plus d’un quart des sièges devient vacant pour quelque cause que ce soit.

Ainsi, pour un conseil syndical est composé de 8 membres, il ne sera plus régulièrement constitué si un membre du conseil syndical a vendu son lot à un tiers, qu’un membre a démissionné et que le dernier est décédé.

Dès lors, le conseil syndical ne peut plus fonctionner. A ce titre, il ne peut plus contrôler les comptes, ni donner son avis, son fonctionnement est paralysé. Dans ce cas, il faut attendre la prochaine assemblée générale pour nommer d’autres membres pour remplacer les membres manquants. Ceux qui n’ont pas quitté leur mandat, restent conseillers syndicaux jusqu’à l’expiration de leur mandat.

Pour éviter cette paralysation, il est fortement conseillé de voter pour l’élection de membres suppléants.

L’article 25 du décret du 17 mars 1967 dispose : «  Un ou plusieurs membres suppléants peuvent être désignés, dans les mêmes conditions que les membres titulaires. En cas de cessation définitive du membre titulaire, ils siègent au conseil syndical, à mesure des vacances, dans l’ordre de leur élection s’il y en a plusieurs, et jusqu’à la date d’expiration du mandat du membre titulaire qu’ils remplacent »

Cette élection est faite par l’assemblée générale à la majorité de l’article 25, le cas échéant l’article 25-1 de la loi du 10 juillet 1965. Elle n’est pas obligatoire, bien que fortement recommandée.  

Le « suppléant » prendra ses fonctions en cas de démission du conseiller syndical ou de départ définitif (décès ou vente) d’un membre. Il n’a pas pour vocation de remplacer ponctuellement le conseiller syndical qui ne pourrait être présent aux réunions faute de travail.

Il remplace alors purement et simplement le membre qui quitte définitivement le conseil syndical, permettant ainsi une continuité dans ses fonctions.

Par ailleurs, si plusieurs suppléants sont élus par l’assemblée générale, le premier membre suppléant élu devra remplacer le premier membre titulaire qui quitte le conseil syndical.

L’ARC est plus que favorable à l’élection du conseil syndical, alors à vos votes !

 

 

Réponse de l'expert
Action

Quelle est la valeur des réserves mentionnées au procès-verbal d'assemblée générale?

Question : Au cours d’une assemblée générale il y a 3 ans, une nouvelle grille de répartition des charges a été adoptée et publiée au fichier immobilier. Pourtant le syndic continue d’appliquer l’ancienne grille de répartition des charges. En tant que copropriétaire, je subis un préjudice puisqu’il m’appelle plus de tantièmes qu’il ne devrait. Puis-je engager sa responsabilité?

Réponse :

A titre liminaire, il convient de rappeler qu’est rédigé un procès-verbal des décisions de chaque assemblée, qui est signé, à la fin de la séance ou dans les 8 jours suivant la tenue de l’assemblée par le président, par le secrétaire et par le ou les scrutateurs.

Ce procès-verbal doit contenir selon l’article 17 alinéa 4 du décret du 17 mars 1967 « les réserves éventuellement formulées par les copropriétaires ou associés opposants sur la régularité des décisions ».

Seules les réserves formulées par les opposants doivent être mentionnées sur le procès-verbal. Ainsi, la jurisprudence dans un arrêt de la Cour d’appel du 19 novembre 1985 juge que le procès-verbal ne doit pas comporter les réserves mentionnées par un copropriétaire qui vote « pour ».

Rappelons que le terme d’ « associés » concerne les associés d’une société d’attribution

C’est ainsi la première condition à remplir pour que le rédacteur du procès-verbal inscrive les réserves.

Ensuite ces réserves doivent porter sur la régularité de la décision. Par exemple, sur l’absence dans la convocation de contrat de syndic alors que l’assemblée doit se prononcer sur la désignation d’un syndic; ou le vote de la délégation du conseil syndical à la majorité de l’article 24, alors que cette décision doit être votée à la majorité de l’article 25.

En aucun cas, la régularité des délibérations sur laquelle l’opposant peut émettre des réserves ne sauraient concerner la discussion elle-même. Autrement dit, le syndic ne doit pas inscrire une réserve sur le fait que le débat était houleux et qu’il a duré deux heures.

Par ailleurs, il convient de noter que seules les réserves mentionnées au cours de l’assemblée générale sur la régularité d’une décision peuvent être prises en compte selon une réponse ministérielle en date du 17 septembre 1971. Cette réponse a été confirmée par un arrêt de la Cour de cassation en date du 23 novembre 2017 (16-25.125) : « les réserves des copropriétaires opposants sur la régularités des décisions qui doivent figurer dans le procès-verbal sont celles émises au cours de l’assemblée générale. Il ne peut s’agir de celles formulées dans une note adressée au syndic ».

Aussi, pour les copropriétaires votant par correspondance, la possibilité de mentionner des réserves ne semble pas ouverte, dans la mesure où ils votent en amont de l’assemblée générale. De plus, l’arrêté fixant le formulaire de vote indique que les copropriétaires doivent cocher les cases, et ne mentionne pas cette possibilité d’émettre des réserves sur la régularité de la décision.

Enfin, précisons que les réserves n’ont par elles-mêmes aucune conséquence juridique immédiate. Le copropriétaire opposant formulant une réserve devra contester judiciairement l’adoption de la résolution pour voir celle-ci annulée si son adoption est effectivement irrégulière.

Réponse de l'expert
Action

La décision de constituer un syndicat secondaire doit-elle se prendre à l’assemblée générale?

Question : Nous avons l’intention de créer un syndicat secondaire, nous allons inscrire la résolution lors de la prochaine assemblée générale approuvant les comptes, notre syndic nous informe que cette décision ne sera pas valable. Pouvez-vous nous dire ce qu’il en est?

Réponse :

L’article 27 de la loi du 10 juillet 1965, donne la possibilité de créer un syndicat secondaire en cas de pluralité de bâtiments ou d’entités homogènes, aux copropriétaires des lots concernés.

Cette décision se prend à la majorité des voix de tous les copropriétaires réunis en assemblée spéciale.

Autrement dit, la loi prévoit qu’une telle décision se prend au cours d’une assemblée générale qui réunit que les copropriétaires concernés, et non au cours de l’assemblée générale.

D’ailleurs, la jurisprudence a eu l’occasion de trancher cette question. Elle a jugé dans un arrêt en date du 08 juin 2006 n° 05-11.190 que l’assemblée générale n’a pas de compétence en la matière.

En l’absence d’assemblée spéciale, la constitution du syndicat secondaire doit être déclarée nulle.

Il conviendra donc de convoquer une assemblée générale spéciale avec uniquement les copropriétaires des lots concernés pour la constitution du syndicat secondaire. Cette assemblée générale répond au formalisme posé par la loi du 10 juillet 1965 et le décret du 17 mars 1967.

Il appartient par principe au syndic de l’ensemble de la copropriété de convoquer cette assemblée spéciale, cependant, il a été admis, qu’un copropriétaire du futur syndicat secondaire pouvait a priori convoquer cette réunion s’il disposait d’un mandat à cet effet. Un arrêt de la Cour d’appel de Paris du 08 novembre 2007 07/01400 a indiqué qu’aucune forme n’était exigée pour ce mandat.

Par ailleurs, nous vous rappelons qu’il faudra en plus effectuer une modification du règlement de copropriété puisqu’il suppose une modification de la répartition des charges.

Réponse de l'expert
Action

Qui est responsable en cas de chute d’un tiers sur une plaque de verglas?

Question : Suite aux températures négatives, une plaque de verglas s’est formée sur le parking de la copropriété, le facteur a glissé sur cette plaque et souffre de nombreuses blessures. Qui est responsable de cette chute?

Réponse :

Le rôle du syndicat des copropriétaires est de veiller à la bonne administration et la bonne gestion de l’immeuble. Il dispose de la personnalité civile ce qui lui permet de pouvoir engager des actions judiciaires mais aussi d’être poursuivi judiciairement.

Ainsi, le syndicat des copropriétaires peut être engagé sur le fondement de l’article 1242 alinéa 1 du Code civil par les copropriétaires ou par les tiers lorsque le dommage est causé par une partie commune ou un élément d’équipement commun dont il a la garde.

Ce parking étant une partie commune de la copropriété, il appartient au syndicat des copropriétaires de prendre toutes les mesures nécessaires concernant sa garde et donc d’éviter les chutes sur le verglas.

Selon l’article 1242 alinéa 1 du Code civil « On est responsable non seulement du dommage que l’on cause par son propre fait, mais encore de celui qui est causé par le fait des personnes que dont on doit répondre ou que l’on a sous sa garde ».

Le facteur qui a chu devra cependant démontrer une faute, un préjudice et un lien de causalité entre les deux.

Notons par ailleurs que si le juge accorde des dommages et intérêts à la victime, tous les copropriétaires devront y participer à hauteur de leur tantième respectif.

Toutefois, si le parking constitue une partie commune spéciale, seuls les copropriétaires de cette partie seront redevables des dommages et intérêts accordés par le juge.

Réponse de l'expert
Action

Un copropriétaire peut-il acquérir par prescription acquisitive un jardin partie commune à jouissance privative?

Question : Nous envisagions d’installer un potager dans le jardin partie commune. Néanmoins, un copropriétaire nous indique que ce bout de terrain est à son usage exclusif du fait de la prescription acquisitive, est-ce possible?

Réponse :

Les parties commune à jouissance privative sont définies à l’article 6-3 de la loi du 10 juillet 1965 «  les parties communes affectées à l’usage ou à l’utilité exclusif d’un lot ».

Autrement dit, le droit de jouissance est la possibilité d’utiliser à titre personnel et exclusif une partie commune.

Le droit de jouissance découle généralement d’une mention dans le règlement de copropriété, ou par une décision d’assemblée générale. Toutefois, il peut également s’acquérir par prescription acquisitive.

Un arrêt de la Cour de cassation en date du 24 octobre 2007 (06-19.260) a jugé « un droit de jouissance privatif peut s’acquérir sur des parties communes par usucapion ».

Cependant l’usucapion ou prescription acquisitive doit remplir les conditions fixées par l’article 2261 du Code civil : «  Pour pouvoir prescrire, il faut une possession continue et non-interrompue, paisible, publique, non-équivoque, et à titre de propriétaire ».

Voyons ces conditions :

- continue et non interrompue : occuper le lieu en continue et non par intermittence;

-paisible : l’occupant ne doit pas avoir pris possession des lieux avec violence ou de manière illicite (par effraction);

-publique : se manifeste par des signes ostensibles de nature à être relevée à tous;

-non-équivoque : aucun doute ne doit subsister quant à la volonté de se comporter comme un propriétaire;

- à titre de propriétaire : se comporter comme un propriétaire.

Ces caractéristiques sont cumulatives.

Le délai de prescription commence à courir à partir du lendemain du jour où la possession remplit toutes les conditions susmentionnées.

Aussi, si le copropriétaire dispose d’une possession continue, non-interrompue, paisible, publique, non-équivoque et à titre de propriétaire, depuis plus de 30 ans, alors il a acquis la jouissance du jardin.

Dans ce cas, il ne sera pas possible de planter un potager sur cette portion de terrain.

Réponse de l'expert
Action