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Réponse :

Sachez tout d’abord que plusieurs syndics professionnels bénéficient de manière anonyme de nos services ou de nos formations en souscrivant une adhésion individuelle en tant que copropriétaire, ce qu’ils peuvent être aussi, au demeurant.

Compte tenu du fait que vous n’êtes pas adhérent, c’est de manière exceptionnelle que nous traitons votre question compte tenu de l’honnêteté et de la transparence de votre démarche.

Pour traiter ce sujet, il faut tout d’abord partir de l’origine et donc des conséquences qu’a eu l’imputation de cette facture sur les comptes de la copropriété.

À partir du moment où le syndic a enregistré une facture, le compte du fournisseur a été crédité, ce qui a entraîné une charge à l’égard du syndicat de copropriétaires, augmentant les dépenses de l’exercice.

Si cette facture est annulée, il faut donc procéder à une écriture l’inverse : la créance qu’avait le fournisseur est supprimée, quant à la facture qui a été indûment supportée après coup par les copropriétaires, elle doit être remboursée.

Cette charge va ainsi se transformer en un produit exceptionnel et elle viendra réduire les dépenses de l’exercice.

Ce qui peut faire grincer quelques dents, mais demeure la stricte application de la loi est que ce sont uniquement ceux qui sont copropriétaires au jour de cette régularisation qui bénéficieront de l’annulation de la facture, alors même qu’à l’origine ils n’ont pas supporté cette charge, portée par le copropriétaire aux droits desquels ils viennent.

Cela résulte de l’article 8 du décret comptable du 14 mars 2005 qui précise que les excédents ou insuffisances de charges ou produits sur opération courante sont répartis à l’arrêté des comptes entre chacun des copropriétaires à la suite de l’approbation des comptes.

Réponse :

Votre question est souvent posée par les syndics bénévoles qui ne savent pas forcément comment gérer le bulletin de salaire du gardien ou employé d’immeuble en cas d’arrêt maladie.

Voici donc les règles qui s’imposent conformément au Code du Travail et de la Convention Collective des gardiens et employés d’immeuble.

Une fois l’arrêt de travail du salarié communiqué à l’employeur, ce dernier doit :

• Payer 90 % du salaire brut au salarié dès le premier jour d’arrêt et pendant une période dépendant de l’ancienneté.
• Pratiquer la subrogation pour percevoir les Indemnités Journalières de Sécurité Sociale (IJSS) directement de la Caisse primaire d’assurance maladie (CPAM) pendant la même période.
• Appliquer la technique de paie du traitement des IJSS chaque mois en diminuant le salaire brut des IJSS brutes (estimées) et en augmentant le salaire net des IJSS nettes (estimées). Il ne faut pas attendre le paiement effectif des IJSS pour traiter massivement celles-ci, au risque de se retrouver notamment avec des bruts négatifs, ce qui déclenche une alerte des contrôles automatisés mis en place par les Urssaf.

Quelques (rares) copropriétés ont choisi d’adhérer à la garantie appelée arrêt de travail / maintien de salaire proposée par le groupe Humanis.

Celle-ci fait l’objet de publications avec une forme peu lisible pour un néophyte.

• Il s’agit d’une garantie patronale financée par le seul employeur.
• Humanis verse à l’employeur des indemnités destinées à compenser le maintien de salaire pendant la durée de ce maintien (le même que celui de la convention collective), avec un différé éventuel selon la franchise souscrite lors de la souscription de la garantie.
• Il existe une option visant à indemniser, dans les mêmes conditions, les cotisations patronales afférentes au salaire maintenu.
• Le salarié n’est pas concerné.
• Les indemnités ne passent pas en paie, et sont un produit pour la copropriété, les indemnités d’assurance réparant un préjudice et n’étant donc soumises ni aux cotisations sociales, ni à l’impôt.

L’ARC ne recommande pas la souscription d’une telle garantie qui est coûteuse, imposant une décision d’assemblée générale pour y souscrire, sachant que le syndic se doit d’appliquer strictement les textes en vigueur.

Réponse :

Oui, les charges « gardien et employé d’immeuble » sont récupérables, mais sous certaines limites et conditions.

La liste des charges récupérables est fixée limitativement par le décret n°87-713 du 26 août 1987 modifié par le décret n°2008-1411 du 19 décembre 2008.

Les dépenses correspondant à la rémunération, charges comprises (charges sociales et fiscales) du personnel de l’immeuble, sont récupérables sur le locataire dans les conditions suivantes (art. 2 c et d du décret du 26 août 1987) :

• En présence d’un gardien ou concierge : si la copropriété emploie un gardien qui assure l’entretien des parties communes et l’élimination des déchets (ordures ménagères), la rémunération charges comprises du gardien est récupérable auprès du locataire à concurrence de 75 % de son montant. Lorsque le gardien n’effectue que l’une ou l’autre de ces deux tâches, sa rémunération est récupérable à hauteur de 40 %.

Il faut préciser que si ces tâches sont assurées par un couple de gardien dans le cadre d’un contrat de travail commun, ce couple est assimilé à un personnel unique (Cass. civ 3^ème - 06/02/2013 n°11-27113). Le bailleur pourra imputer au locataire les charges correspondantes à 75 % ou 40 % du salaire des deux gardiens.

La rémunération du gardien est également récupérable même en cas de remplacement de ce dernier durant ses périodes des congés, ou les repos hebdomadaires, lors d’un arrêt maladie, en cas de force majeure ou en raison d’une impossibilité matérielle ou physique temporaire pour le gardien d’effectuer seul les deux tâches.

• En présence d’employés d’immeubles : si la copropriété avait eu recours à un employé d’immeuble qui assure l’entretien des parties communes ou l’élimination des déchets, les salaires et charges auraient été récupérables à 100 %.

Dans les grosses structures, le bailleur peut également demander le remboursement au locataire des dépenses de personnel d’encadrement technique à concurrence de 10 % de leur montant, lorsque ce personnel est chargé du contrôle direct du gardien.

En revanche, le salaire en nature, les indemnités et primes de départ à la retraite, les indemnités de licenciement, la cotisation à une mutuelle prise en charge par l’employeur ou par le comité d’entreprise, la participation de l’employeur au comité d’entreprise, la participation de l’employeur à l’effort de construction, la cotisation à la médecine du travail, l’intéressement et la participation aux bénéfices de l’entreprise, ne sont pas récupérables que l’on soit en présence d’un gardien, ou d’un employé d’immeuble.

REPONSE :

Le syndic se trompe. En effet, si il doit bien constituer l’annexe 1 ET les autres annexes en vue de l’assemblée, de manière à ce que chacun soit en capacité d’appréhender les conséquences de l’approbation des comptes qu’il présente justement pendant cette assemblée, c’est uniquement APRES avoir obtenu une approbation du syndicat des copropriétaires que le syndic peut procéder au remboursement (ou à l’appel de fonds complémentaires si le budget était déficitaire).

C’est bien ce que prévoit le décret comptable, dans son article 8 qui énonce :

« Les comptes de l’exercice clos sont à présenter pour leur approbation par les copropriétaires avec le budget voté correspondant à cet exercice […] »

Votre syndic commet donc une faute de gestion en remboursant chaque copropriétaire AVANT le vote par l’assemblée, puisqu’il n’a pas encore d’autorisation pour le faire.

Réponse : 

Avant de répondre à votre interrogation, précisons que l’avance de solidarité n’est pas explicitement prévue dans la loi du 10 juillet 1965, ni dans le décret du 17 mars 1967.

Il s’agit d’un usage qui consiste à faire un appel de fonds auprès des copropriétaires pour pallier un manque de trésorerie dû à des impayés de charges importants. Elle  est alors considérée comme un emprunt du syndicat vis-à-vis des copropriétaires.

D’où l’appellation « d’avance ».

Par conséquent, votre syndic a tort car toutes les formes d’avances (trésorerie, travaux, solidarité, prévoyance) sont remboursables aux copropriétaires soit dans le cadre d’un vote pris en assemblée générale lorsque le règlement de copropriété ne prévoit pas de disposition contraire, soit en cas de mutation.

Cela résulte de l’article 45-1 du décret du 17 mars 1967 qui précise :

 « Sont nommés avances les fonds destinés, par le règlement de copropriété ou une décision de l'assemblée générale, à constituer des réserves, ou qui représentent un emprunt du syndicat auprès des copropriétaires ou de certains d'entre eux.

Les avances sont remboursables ».

Ainsi, en cas de vente de votre lot, le syndic doit faire figurer dans l’état daté les sommes que le syndicat des copropriétaires devra vous rembourser, notamment les avances que vous avez réglées.

En parallèle, le syndic sera habilité à réclamer ce même montant au copropriétaire acquéreur impliquant que l’immeuble ne soit pas lésé.

Je profite de votre question pour vous rappeler qu’il en revient au syndic de gérer la copropriété et donc de traiter les impayés de charges afin d’éviter que les copropriétaires soient contraints de constituer une avance de solidarité.

Il ne faut donc pas que le syndic renverse la situation en rendant responsable les copropriétaires des impayés, sachant que bien souvent cette situation résulte d’un manque de réactivité du syndic qui a préféré facturer des actes inutiles tels que des mises en demeure ou des lettres de relance entre 40 et 100 euros.

Conclusion

Vous êtes en droit de réclamer l’intégralité du remboursement des avances constituées sans que le syndic ne puisse avancer le moindre argument.

Réponse

Votre question est très intéressante car elle concerne la plupart des copropriétés.

Avant d’entrer dans les obligations du syndic, il faut tout d’abord préciser l’objet du compte d’attente créditeur.

Comme son nom l’indique, ce compte permet de mettre « en attente » d’affectation des sommes réceptionnées ou notifiées.

Ainsi, elles ne sont ni réparties sur les comptes des copropriétaires ni affectées sur un compte pour par exemple diminuer le montant d’un poste de charge.

Généralement, il s’agit d’indemnités d’assurance, d’excédents travaux ou de produits en tout genre (locations, produits financiers…) non répartis en fin d’exercice.

Certaines raisons peuvent justifier de maintenir des sommes en compte d’attente.

A titre d’exemple, le syndic peut considérer qu’il est plus judicieux que les indemnités d’assurance soient conservées en compte d’attente, le temps d’entamer la réalisation des travaux de réhabilitation.

Ceci étant, il peut s’agir tout simplement d’un abus du syndic qui, au lieu de répartir les sommes, les conserve indûment.

Et pourtant, l’article 10 de l’arrêté du 14 mars 2005 est clair puisqu’il précise que « Le compte 47 "Compte d'attente" doit être soldé à la fin de l'exercice […] »

Cette même disposition précise que le syndic qui souhaite conserver les comptes d’attente en fin d’exercice devra alors les « […] justifier ligne à ligne ».

Attention, il s’agit bien d’une justification et non uniquement d’une explication.

Autrement dit, il devra justifier au conseil syndical de l’intérêt de maintenir en comptes d’attente certaines sommes.

Pour cela, il devra joindre aux documents comptables une pièce justifiant la décomposition du compte d’attente en identifiant l’origine et le montant correspondant.

Pour conclure et apporter une réponse claire, le syndic n’a pas à maintenir en fin d’exercice des sommes sur les comptes d’attente, sauf s’il justifie de leur intérêt.

Si le syndic ne veut pas se conformer à la réglementation, le conseil syndical devra exiger l’inscription d’une question à l’ordre du jour, conformément aux articles 10 et 26 du décret du 17 mars 1967, pour voter l’affectation des sommes, par exemple sur le fonds travaux.