QUESTION :
Lors de l’assemblée générale qui s’est tenue le 15 juin 2020, nous avons élu un nouveau syndic.
Ce dernier m’indique que conformément au point 7.2.7 du contrat type de syndic réglementé par le décret du 26 mars 2015 modifié par le décret du 2 juillet 2020, il est en mesure de facturer la reprise de la comptabilité de l’exercice qui va du 1er janvier 2020 au 31 décembre 2020.
Selon ses dires, il est tenu de reprendre l’ensemble des écritures comptables saisies par l’ancien syndic entre le 1er janvier 2020 et le 15 juin 2020 pour être en mesure de clôturer la comptabilité en fin d’année e répartir les comptes.
Il indique que cette prestation est facturée à la vacation horaire en nous annonçant un temps moyen de dix heures. Cela est-il légal ou non ?
REPONSE :
Le point 7.2.7 du contrat type défini par le décret du 26 mars 2015, qui n’a pas été modifié par le décret du 2 juillet 2020, donne effectivement au syndic la possibilité de facturer plusieurs types de prestations complémentaires.
Parmi elles, figurent la « reprise de la comptabilité sur exercice(s) antérieur(s) non approuvés ou non répartis ».
Par conséquent, le syndic n’est pas en mesure de facturer la reprise de la comptabilité de l’exercice en cours, même s’il s’agit d’opérations qui ont été saisies par le précédent syndic.
Pour aller plus loin dans votre interrogation, se pose la question de la répartition des charges de l’exercice précédent qui a été approuvé au cours de l’assemblée générale.
Autrement dit, dans votre cas il s’agit de la répartition des charges de l’exercice 2019 qui est censée être approuvée au cours de l’assemblée générale qui s’est tenue le 15 juin 2020.
A priori, votre nouveau syndic serait en droit de facturer la reprise de la comptabilité s’il lui revenait la charge de répartir les comptes de l’exercice 2019.
Or, l’« ordonnance copropriété » du 30 octobre 2019 a prévu deux nouvelles dispositions qui imposent au syndic sortant de réaliser la répartition des charges de l’exercice antérieur, impliquant que cette tâche ne doit pas être exécutée par le syndic repreneur.
Tout d’abord, l’article 18 chapitre VII de la loi du 10 juillet 1965 précise que le nouveau contrat de syndic doit prévoir une date de prise d’effet un jour franc après la tenue de l’assemblée générale, afin justement de laisser le syndic sortant toujours en place au jour du vote de l’approbation des comptes.
Cette disposition permet de faire supporter au syndic sortant la responsabilité et l’obligation de répartir les comptes de l’exercice antérieur, puisque son exigibilité fait suite au vote de l’approbation des comptes, qui résulte d’une décision de l’assemblée générale.
De plus, l’article 18-2 de la loi du 10 juillet 1965 précise que dans un délai de deux mois suivant l’expiration du contrat de l’ancien syndic, celui-ci est tenu de fournir au syndic repreneur l’état des comptes des copropriétaires ainsi que celui des comptes du syndicat après épurement et clôture de l’exercice précédent.
Cet article confirme bien que la répartition des charges de l’exercice antérieur incombe au syndic sortant.
Par conséquent, avant que le syndic repreneur récupère les documents comptables de la copropriété, il doit s’assurer que le sortant a bien procédé à la régularisation des charges de l’exercice précédent, afin de ne pas facturer à la copropriété une tâche qui ne lui incombe pas.
Pour conclure, votre nouveau syndic n’est pas en mesure de facturer la reprise de la comptabilité de l’exercice en cours ni de l’exercice antérieur.
QUESTION :
Lors de la prochaine assemblée générale, je souhaite candidater pour assurer les fonctions de président de séance.Néanmoins, j’aimerais savoir dans quelle mesure la passerelle de vote en deuxième lecture s’applique et comment il faut concrètement procéder ?
QUESTION :
Mon syndic a convoqué l’assemblée générale pour une tenue prévue au 3 décembre 2020.
Il m’informe qu’à cause du confinement, il a décidé unilatéralement que l’assemblée générale se tiendrait que par correspondance, à travers l’envoi de formulaires.
Est-il en mesure d’imposer ce changement de tenue d’assemblée générale, sans avoir obtenu au préalable ne serait-ce que l’avis du conseil syndical ?
REPONSE :
L’ordonnance 2020-595 du 20 mai 2020 qui a modifié l’ordonnance du 25 mars 2020, a prévu des dispositions dérogatoires à la loi du 10 juillet 1965 pour justement répondre aux contraintes liées au premier confinement du printemps dernier.
Celui-ci précise dans son article 13 que le syndic peut imposer aux copropriétaires que l’assemblée générale ne se tienne pas en présence physique.
Dans ce cas, il doit alors l’organiser en visioconférence ou par tout autre moyen électronique permettant l’identification des copropriétaires.
Dans la mesure où il n’est pas possible de recourir à la visioconférence, par défaut le syndic peut effectivement prévoir que les décisions soient prises uniquement au seul moyen du vote par correspondance.
Il peut même décider au moins quinze jours avant la tenue de l’assemblée générale de la tenir non plus en présentiel ou en distanciel, mais uniquement par vote par correspondance.
Dans ce cas, il doit en informer l’ensemble des copropriétaires par tout moyen permettant d’établir avec certitude la date de la réception de cette information.
Dans le cas où l’assemblée générale se tiendrait uniquement par correspondance, les règles édictées par le décret du 17 mars 1967 modifié par le décret du 2 juillet 2020 s’appliquent.
Par conséquent, les formulaires de vote devront être réceptionnés par le syndic au plus tard trois jours francs avant la tenue de l’assemblée générale.
Cette même ordonnance précise que le président de séance de cette assemblée générale « par correspondance » est le président du conseil syndical ou à défaut l’un de ses membres ou en leur absence l’un des copropriétaires désigné par le syndic.
À la suite de cette assemblée générale par correspondance, le syndic transmet dans les huit jours le procès-verbal de l’assemblée générale, afin qu’il soit signé par le président de séance.
Cette validation du procès-verbal n’est pas automatique, impliquant que le président du conseil syndical, ex-qualité de président de séance, devra contrôler l’ensemble des résolutions validées et surtout la prise en compte des votes.
Pour cela, il peut demander au syndic de lui faire copie des formulaires de vote afin de vérifier qu’il n’y a aucune anomalie.
Le cas échéant, le président de séance ne devra pas hésiter à demander un correctif, afin que l’assemblée générale soit le juste reflet des votes exprimés par correspondance.
QUESTION :
Mon syndic présente à la prochaine assemblée générale une nouvelle fois sa candidature pour être le mandataire de la copropriété.
Sur le nouveau contrat proposé qui répond à la nouvelle présentation fixée par le décret du 2 juillet 2020, je constate que certaines modalités de facturation des prestations complémentaires ont été modifiées.
Certaines prestations prévoient un forfait de base auquel s’ajoute des vacations horaires, tandis que d’autres prévoient une rémunération en pourcentage du montant de l’emprunt ou de la subvention qui serait demandé par le syndic au profit de la copropriété.
Enfin, certaines prestations privatives telles que l’établissement d’un protocole d’accord ou bien la constitution du dossier transmis à l’auxiliaire de justice est facturé au temps passé.
L’ensemble de ces modalités de facturation sont-elles légales ou à défaut abusives ?
REPONSE :
Pour répondre à votre interrogation il faut prendre comme référence le point 7.2.1 du contrat-type qui encadre les modalités de prestation particulière.
Celle-ci concerne les missions complémentaires ou supplémentaires que le syndic réalise et qui ne sont pas incluses dans le forfait de base.
Ce point précise que le syndic peut facturer sur la base d’une alternative qui est :
Par conséquent, le syndic ne peut pas prévoir pour une même prestation complémentaire un jumelage entre ces deux modes de facturation.
A titre d’exemple, il ne peut pas prévoir pour la tenue d’une assemblée générale supplémentaire un forfait de mille euros, auquel s’ajoute une facturation au temps passé ou en fonction du nombre de lots qui composent la copropriété en fixant un prix unitaire.
Profitons de votre question pour mettre en exergue le fait que le contrat-type impose de préciser « un seul coût horaire ».
Il ne peut donc pas y avoir un tarif différencié, ni en fonction du collaborateur (directeur, gestionnaire, comptable…) qui intervient pour assurer la prestation ni un coût différencié en fonction des créneaux horaires.
L’autre option de facturation repose sur la base d’un tarif forfaitaire qui doit être connu par les parties, impliquant qu’une rémunération proportionnelle au montant de la subvention ou de l’emprunt demandé n’est pas légale.
Ainsi, le syndic ne peut également pas prévoir une rémunération au pourcentage des sommes demandées.
Quant aux prestations privatives telles que la conclusion d’un protocole d’accord ou la constitution du dossier transmis à l’auxiliaire de justice ou même la délivrance de la copie d’un document, ces derniers ne dépendent pas du point 7, mais 9 du contrat-type.
Cela implique que l’ensemble de ces prestations peuvent être facturées uniquement sur la base d’un tarif forfaitaire qui doit être exprimé dans le contrat aussi bien en hors taxe qu’en toute taxe comprise.
En effet, l’alternative qui permet de facturer soit à un tarif horaire soit à un forfait défini par les parties concerne uniquement les prestations particulières qui relèvent des points 7 et non de celles privatives qui dépendent du point 9 du contrat-type.
Question : Je suis copropriétaire et demande en assemblée générale l’autorisation d’effectuer des travaux qui affectent les parties communes, si cette dernière refuse, puis-je parler d’abus de majorité? Comment faire pour les contraindre à me donner cette autorisation?
Réponse :
Le principe est la liberté pour l’assemblée générale de voter dans un sens ou dans un autre. La seule limite à cette liberté est l’abus de majorité ou de minorité.
L’abus de majorité est défini par la jurisprudence (civ.3. 17 décembre 2014) comme étant caractérisé si une décision d’assemblée générale est contraire aux intérêts collectifs des copropriétaires ou a été prise dans le seul but de favoriser les intérêts personnels des copropriétaires majoritaires au détriment des copropriétaires minoritaires.
Dès lors, pour qu’un abus de majorité soit constaté la décision adoptée ou rejetée doit être contraire aux intérêts collectifs des copropriétaires ou favoriser les copropriétaires majoritaires au détriment des minoritaires.
Néanmoins, la jurisprudence a également considéré qu’un abus était constitué dès lors que la décision prise avait pour but de nuire à un copropriétaire (civ.3. 08 février 1989).
De même, la Haute juridiction a considéré que sont abusives les décisions inspirées par des préoccupations partisanes pour des refus d’autorisations opposés à des copropriétaires (civ.1.28 octobre 1964).
A contrario, ne caractérise pas un abus le fait de refuser d’autoriser a posteriori des travaux irréguliers même si cette situation date de plusieurs années (CA PARIS 15 novembre 2000).
Dès lors, il faut savoir pourquoi votre autorisation n’a pas été acceptée afin de considérer s’il s’agit d’un abus ou non. Si le refus est attaché à votre personne il s’agit en effet d’un abus de majorité, si c’est parce que la pose de la climatisation que vous envisagez affecte les parties communes et est susceptible de causer des nuisances sonores, alors il ne s’agira pas d’un abus de majorité.
Quoiqu’il en soi, en présence d’un abus de majorité, vous devez saisir la Justice dans un délai de deux mois à compter de la réception du procès-verbal.
Vous devez démontrer en quoi ce vote constitue un abus, c’est à vous d’en apporter la preuve. Si les juges relèvent qu’il s’agit bien d’un abus de majorité alors ils annuleront la résolution votée.
Ceci étant, les juges ne peuvent qu’annuler la résolution votée, ils ne peuvent en aucun cas prendre une nouvelle résolution. Comme l’indique un arrêt de la Cour de cassation en date du 03 juin 2009 « il n’appartient pas au juge de se substituer à l’assemblée générale pour prendre à sa place des décisions en matière de gestion d’immeuble. »
Ainsi, ce n’est pas le juge qui va vous autoriser à effectuer ces travaux, cette question sera à poser de nouveau à la prochaine assemblée générale.
Question :
En tant que président du conseil syndical, j’ai demandé au syndic de convoquer notre assemblée générale annuelle par lettre recommandée avec accusé de réception. Cette lettre est restée vaine, j’ai donc pris l’initiative de convoquer l’assemblée générale mais mon syndic me reproche de l’avoir fait et m’indique qu’elle n’est pas valable.
Réponse :
Le décret du 17 mars 1967 prévoit en son article 7, que dans tout syndicat il doit être tenu au moins une fois chaque année une assemblée générale.
Ce même article dispose depuis l’entrée en vigueur du décret du 02 juillet 2020 un nouvel alinéa, lequel précise « sauf s’il en est disposé autrement dans la loi du 10 juillet 1965 ou le présent décret, l’assemblée générale est convoquée par le syndic ».
Autrement dit, cet alinéa pose un principe : l’assemblée générale est convoquée par le syndic. Toutefois, tout principe a son exception : sauf si un autre article légal ou réglementaire prévoit qu’une autre personne est habilitée à la convoquer.
Or, l’article 8 du décret du 17 mars 1967 dispose : « La convocation est de droit lorsqu’elle est demandée au syndic soit par le conseil syndical, s’il en existe un soit par un ou plusieurs copropriétaires représentant au moins un quart des voix du syndicat des copropriétaires, à moins que le règlement de copropriété, ne prévoie un nombre inférieur de voix. La demande qui est notifiée au syndic précise les questions à l’ordre du jour de l’assemblée est demandée.
Dans les cas prévus au précédent alinéa, l’assemblée générale des copropriétaires est valablement convoquée par le président du conseil syndical, s’il en existe un, après mise en demeure au syndic restée infructueuse pendant plus de 8 jours ».
Ainsi, les pouvoirs publics ont prévu un garde-fou pour contrer l’inertie du syndic qui ne convoquerait pas l’assemblée générale.
Dès lors, si le conseil syndical ou le/les copropriétaire(s) représentant ¼ des voix du syndicat des copropriétaires ont sollicité une assemblée générale auprès du syndic, avec les questions à inscrire à l’ordre du jour et que ce dernier ne répond pas, vous président du conseil syndical êtes en droit de la convoquer.
Le texte ne prévoit pas de délai imparti au syndic pour répondre à la demande de convocation, un délai de 15jours semble être raisonnable. Une fois ce délai passé, alors le président du conseil syndical peut envoyer une lettre recommandée avec accusé de réception au syndic le mettant en demeure de convoquer l’assemblée générale, cette demande devra également joindre les questions à inscrire à l’ordre du jour.
Si dans un délai de 8jours suivant l’envoi de la lettre recommandée avec accusé de réception, le syndic ne répond pas, le président du conseil syndical est habilité à convoquer l’assemblée générale.
La jurisprudence a précisé que le président du conseil syndical ne pouvait convoquer l’assemblée générale avant le délai des 8 jours (civ.3. 14 janvier 1998).
Enfin, vous devez notifier cette convocation au syndic, néanmoins, si vous avez oublié, la convocation reste valable (CA PARIS 23echambre B 24 mars 2005).
Dès lors, si vous avez respecté toutes ces étapes, vous avez parfaitement le droit de convoquer une assemblée générale. Le syndic ne peut vous faire ce reproche alors que votre action répond à son inertie.
Selon la Fédération Française du Bâtiment (FFB), pour déterminer la date d'application d'une norme, il convient tout d'abord de distinguer deux types de normes : obligatoires et volontaires.
Certaines normes sont rendues obligatoires, par décret ou arrêté, pour des raisons de sécurité (équipement électrique, incendie), de santé, d'hygiène ou de protection de l'environnement.
C’est l’article 17 du décret n° 2009-697 relatif à la normalisation qui précise que les normes peuvent être rendues d’application obligatoire par arrêté signé du ministre chargé de l’industrie et du ou des ministres intéressés. Indépendamment du décret susvisé, des textes spécifiques peuvent conférer à une norme un caractère obligatoire. Ces derniers supposent l’existence d’un contexte spécifique et ne visent que des usages particuliers et des administrés bien précis.
Conformément à l’article 17 du décret n° 2009-697 relatif à la normalisation, les normes ainsi rendues d’application obligatoire sont consultables gratuitement à l’adresse suivante : http://www.boutique.afnor.org (rubrique « Normes en ligne »).En cas de changement de norme, la nouvelle réglementation s'impose alors aussi bien au maître d'ouvrage qu'à l'entreprise à partir de la date de son entrée en vigueur, fixée dans l'arrêté ou le décret qui l'a promulguée.
Si des nouvelles règles interviennent en cours de construction, le surcoût est à la charge du maître d’ouvrage. Il est impératif que l'entreprise informe alors par écrit (lettre recommandée avec accusé de réception) ce dernier des nouvelles obligations, de leurs conséquences sur le marché concerné, de la nature des travaux supplémentaires nécessaires et du coût détaillé de ces travaux. Ces éléments sont indispensables pour établir ensuite un avenant prenant en compte le surcoût et/ou la prolongation du délai d'exécution qui peut en résulter.
La norme est dite indicative lorsque, sauf cas particulier, elle n'est pas d'application obligatoire. Elle s'applique donc généralement parce qu'elle est mentionnée dans un contrat (marché de travaux, commande de produits...). Sa date d'application est donc liée à ce contrat. Les normes codifient souvent ce que l'on désigne sous le terme de « règles de l'art », c'est-à-dire l'ensemble des règles techniques validées par l'expérience et admises par l'ensemble de la profession.
Si les normes sont modifiées pour établir de nouvelles règles de construction destinées à remédier à des sinistres récurrents, l'entrepreneur, quelle que soit la date d'entrée en vigueur de ces nouvelles normes par rapport à la date de signature de son marché, devrait proposer au maître d'ouvrage d'appliquer ces nouvelles règles. Dans ce cas, il doit avertir le maître d'ouvrage par écrit (lettre recommandée avec accusé de réception) des modifications à apporter aux travaux initialement prévus au marché et des coûts supplémentaires éventuels qu'entraînent ces changements, afin d'obtenir, le cas échéant, l'accord du maître d'ouvrage sur le devis complémentaire ou l'avenant. Si nécessaire, l'entrepreneur demande également une prolongation du délai d'exécution.
III. Documents Techniques Unifiés (DTU)
Il est fréquent que la notion de DTU soit mise en avant lors de la conception, de la réalisation et de la livraison des travaux de bâtiment en copropriété.
Précisons au préalable que le DTU définit
Les DTU peuvent atteindre le statut de normes selon des procédures réglementaires de normalisation gérées par la Commission Générale de Normalisation du Bâtiment relevant de l’AFNOR dont le secrétariat est assuré par le CSTB.
L'application des DTU, quels que soient leur statut et leur nature, résulte d'un accord passé entre le maître d'ouvrage et l'entrepreneur. Un DTU n'engage donc que les signataires d'un marché de travaux de bâtiment qui l'ont introduit comme une pièce du marché, lui donnant ainsi un caractère d'obligation contractuelle.
Certains DTU comme pour les normes peuvent être rendus obligatoires d'application par décision réglementaire (souvent dans des domaines liés à la sécurité des personnes).
IV. Attention aux postures des compagnies d’assurance
Même si un DTU ou une norme ne fait pas l’objet d’une obligation contractuelle ou réglementaire, les compagnies d’assurance peuvent considérer que « l'assuré est déchu de tout droit à garantie en cas d'inobservation inexcusable des règles de l'art ».
Il convient donc de bien apprécier au moment de la signature d’un contrat de marché les risques encourus si l’application de certains DTU n’est pas contractualisé
QUESTION :
Je viens de recevoir la convocation d’assemblée générale de ma copropriété, je souhaiterais savoir quels sont les différents moyens pour participer au vote des résolutions.A travers cette vidéo est présenté l’ensemble des dispositifs permettant de participer au vote des résolutions d’assemblée générale.
QUESTION :
Je viens de recevoir ma convocation d’assemblée générale dans laquelle les cinq annexes comptables sont jointes. Sur celles-ci figure la notion d’année N-1, N, N+1 et N+2.
Afin de mieux pouvoir exploiter et comprendre les documents qui nous ont été remis, puis-je savoir à quoi cela correspond ?
REPONSE :
Les annexes comptables ont été définies par l’arrêté du 14 mars 2005.
Conformément à l’article 11 du décret du 17 mars 1967, elles doivent impérativement être jointes à la convocation d’assemblée générale sous peine de pouvoir demander l’annulation judiciaire des questions relatives aux comptes tels que l’approbation des charges ou le/les votes du budget prévisionnel.
Les pouvoirs publics ont conçu ces annexes dans le but de permettre aux copropriétaires d’identifier l’évolution des divers montants y figurant en les présentant à travers plusieurs exercices.
Pour cela, les annexes 1, 2, 3 et 4 permettent de comparer les montants sur plusieurs années.
L’année N est l’exercice de référence sur lequel les copropriétaires sont censés approuver les comptes.
Par conséquent, si les copropriétaires sont censés approuver les comptes de l’exercice 2020, celui-ci sera considéré comme l’année N même si l’assemblée générale se tient en 2021.
Par conséquent, l’année N-1 est 2019, l’année N+1 est 2021 et l’année N+2 est 2022.
L’amalgame qui est souvent fait par les copropriétaires est de considérer que l’année N est celle en cours, ce qui est faux.
L’annexe 1 se contente de présenter un comparatif entre l’année N et l’année N-1.
D’ailleurs sur celle-ci sont clairement indiqués les libellés suivants : « exercice clos » qui représente l’année N et « exercice précédent à approuver » qui représente l’année N-1.
L’annexe 2 est plus complexe, car il existe deux colonnes pour l’année N, qui est pour rappel, l’exercice de référence :
À cela s’ajoute une colonne N-1 qui présente les dépenses de l’exercice antérieur, une colonne N+1 qui indique le budget prévisionnel en cours et N+2 le budget prévisionnel de l’exercice suivant.
Grâce à cette présentation, le copropriétaire peut procéder à plusieurs contrôles, évaluer l’évolution des dépenses d’une année sur l’autre, comparer les sommes budgétisées par rapport aux dépenses réelles, suivre l’évolution de l’estimation du budget prévisionnel…
Cette présentation est identique en matière de produit, puisqu’effectivement à gauche de l’annexe on retrouve les charges et à droite les produits.
L’annexe 3 qui présente les charges courantes par clé de répartition, ainsi que l’annexe 4 qui présente les travaux clôturés en fin d’exercice par clé de répartition, fonctionnent de la même façon.
La lecture des cinq annexes comptables ne devrait plus vous poser de difficulté.
