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Les travaux non terminés sont des travaux qui ne sont pas achevés ou non engagés à la fin de l’exercice comptable.

Il faut comprendre que : 

• soit toutes les factures ne sont pas comptabilisées car les travaux n’ont pas été totalement réalisés ;
• soit les provisions n’ont pas été toutes appelées auprès des copropriétaires ;
• ou bien les deux cas à la fois, les factures ne sont pas toutes comptabilisées et les appels de fonds ne sont pas tous effectués.

Par exemple, dans le cas de gros travaux de ravalement, d’autres appels de fonds sont prévus et d’autres factures seront comptabilisées sur l’exercice comptable suivant.

Dans quelle annexe retrouve t’on les travaux non terminés ? 

On retrouve le détail de ces travaux dans l’annexe 5 intitulée « ETAT DES TRAVAUX DE L’ARTICLE 14-2 ET OPERATIONS EXCEPTIONNELLES VOTES  NON ENCORE CLOTURES A LA FIN DE L’EXERCICE ».

Les travaux doivent y être détaillés par campagnes travaux et par clés de répartition.

Par exemple, des travaux de ravalement en clé millièmes généraux ou des travaux de mise en conformité ascenseur en clé millièmes ascenseurs.

Pouvez-vous nous décrire cette annexe 5 ? 

Cet état présente six colonnes :

• La 1^ère : nous informe sur la date de l’assemblée générale ayant votés les travaux et leur montant. 

Il est important de vérifier qu’un vote a bien eu lieu et que le montant inscrit est bien celui qui a été voté.

• La 2^ème : nous renseigne sur les travaux payés (date et montant).
• La 3^ème : nous renseigne sur les travaux réalisés : il s’agit des factures comptabilisées, qu’elles soient payées ou non.
• La 4^ème : nous indique la date et le montant des appels de fonds effectués auprès des copropriétaires, ainsi que sur l’affectation du fonds travaux, d’une subvention ou d’un emprunt.

D’ailleurs, Il faudra vérifier les produits de chaque « campagne travaux » :

• Contrôler si les appels de fonds ont bien été effectués sur la bonne clé de répartition.
• Le cas échéant que le fonds travaux a bien été utilisé ou que des subventions ont été affectées.

• La 5^ème : nous renseigne sur le solde des travaux.

C’est la différence entre le montant des travaux réalisés (la 3^ème colonne) et le montant des provisions appelées auprès des copropriétaires (la 4^ème colonne).

Ce solde doit impérativement être identique, au solde en attente sur travaux, compte 12, présent sur l’annexe 1 rubrique « provisions et avances ».

• La 6^ème : nous renseigne sur les subventions et emprunt à recevoir.

Quelles sont les incidences comptables ?

Puisque que ces travaux ne sont pas terminés, on ne peut pas les régulariser. La répartition auprès des copropriétaires n’est pas possible.

Pour rappel, la répartition, aussi appelée régularisation est la différence entre le réalisé (les charges) et les produits (les appels de fonds) constatant un déficit ou un excédent.

Cette régularisation ne pourra intervenir que lorsque les travaux seront terminés quand toutes les factures auront été comptabilisées et tous les appels effectués auprès des copropriétaires, elle interviendra donc probablement à la clôture de l’exercice suivant.

En résumé :

Les travaux non terminés sont des travaux pour lesquels :

• Soit toutes les provisions prévues n’ont pas été appelées auprès des copropriétaires ;
• Soit tous les travaux n’ont pas été réalisés et donc pas été entièrement facturés.

Tant que ces travaux ne sont pas terminés, l’excédent ou le déficit ne pourra être constaté et réparti sur les comptes des copropriétaires.

Recommandations de l’ARC :

Il faut vérifier si ces travaux :

• sont réellement non terminés ;
• ne sont pas figés depuis des années dans l’annexe 5 ou oubliés volontairement alors qu’ils présentent un excédent qui devrait être répartis sur les copropriétaires.

Il faut également contrôler si une provision a été constituée, alors qu’aucuns travaux n’ont été réalisés, dans ce cas il peut être judicieux de réaffecter cette provision. Sur décision d’assemblée générale bien sûr !

Pour aller plus loin :

https://arc-copro.fr/ouvrages/savoir-lire-et-exploiter-les-cinq-annexes-comptables.html

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La conséquence comptable des travaux non terminés en fin d’exercice

https://arc-copro.fr/documentation/la-consequence-comptable-des-travaux-non-termines-en-fin-dexercice

Quelles différences entre les annexes comptables 4 et 5 ?

https://arc-copro.fr/documentation/quelles-differences-entre-les-annexes-comptables-4-et-5

DOSSIER DU MOIS D’AVRIL 2011 : Comment et pourquoi comprendre vos « 5 annexes comptables » ?

https://arc-copro.fr/documentation/dossier-du-mois-d-avril-2011-comment-et-pourquoi-comprendre-vos-5-annexes-comptables

Modèles des Annexes comptables

https://arc-copro.fr/documentation/modeles-des-annexes-comptables

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Conformément à l’article 21 de la loi du 10 juillet 1965, le conseil syndical est habilité à réclamer l’intégralité des documents de la copropriété. Cette loi va même plus loin car elle précise même les correspondances que le syndic peut avoir avec des tiers de la copropriété.

Autrement dit s’il a des échanges avec le prestataire chargé de l’entretien ou avec un copropriétaire, le conseil syndical peut avoir copie de ces correspondances. Le conseil syndical peut avoir accès à tous les documents, c’est-à-dire le grand livre comptable, les contrats, les devis, les relevés bancaires et de manière générale à tous les documents relevant des archives de la copropriété.

Que se passe-t-il si un syndic refuse de remettre ces documents au conseil syndical ?

Avant la loi ELAN, rien ne l’y obligeait. Il y avait une obligation pour le syndic de remettre les documents au conseil syndical, mais s’il ne le faisait pas, c’était très difficile voire impossible de le contraindre.

Grâce à l’intervention de l’ARC, notamment dans le cadre de la loi ELAN, nous avons demandé la mise en place de pénalités de retard.

Ainsi, depuis le 24 mai 2019, un syndic qui ne remettrait pas les documents réclamés par le conseil syndical dans un délai d’un mois se verrait imputer sur ses honoraires de base 15 euros par jour de retard.

Ainsi, 10 jours de retard, 150 euros de pénalités qu’il faudra déduire de ses honoraires.

Comment cette disposition peut-elle être appliquée ? Comment la rendre opposable ?

Il s’agit d’une vraie problématique effectivement. Comment rendre opposable ces fameuses pénalités de retard ? Déjà, il sera nécessaire que le conseil syndical prouve que la demande a bien été faite dans les délais. Il faudra ainsi envoyer un courrier en recommandé au syndic le mettant en demeure de remettre les documents. Il faudra préciser deux éléments.

Premièrement, le courrier devra bien préciser qu’il s’agit bien d’une demande du conseil syndical conformément à l’article 21 de la loi du 10 juillet 1965.

Deuxièmement, il faudra préciser clairement les documents que le conseil syndical souhaite recevoir. Par exemple, si on veut avoir le grand livre des comptes de la copropriété, il faudra bien préciser dans le courrier « le grand livre des comptes de l’exercice comptable 2019 allant du 01 janvier au 31 décembre ». Cela sera ensuite au syndic de prouver qu’il a bien fourni les documents, c’est ce qu’on appelle « renverser la charge de la preuve ».

Le conseil syndical doit démontrer que la demande a bien eu lieu à une date précise, c’est ensuite au syndic démontrer qu’il a bien remis les documents.

Il reste cependant une difficulté. Lorsqu’on a constaté le montant des pénalités, il faudra pouvoir contraindre le syndic à les imputer sur le  montant de ses honoraires de base.

Information complémentaire à la vidéo

L’ordonnance copropriété d’octobre 2019 à régler cette difficulté avec des pouvoirs plus étendus donné au président du conseil syndical. L’ordonnance a précisé dans son article 20 qui a complété l’article 21 de la loi du 10 juillet 1965 que les pénalités doivent être comptabilisées en fin d’exercice comptable, lors de la clôture des comptes à approuver et à présenter à l’assemblée générale.

« Le conseil syndical peut prendre connaissance, et copie, à sa demande, et après en avoir donné avis au syndic, de toutes pièces ou documents, correspondances ou registres se rapportant à la gestion du syndic et, d'une manière générale, à l'administration de la copropriété. En cas d'absence de transmission de ces pièces, au-delà d'un délai d'un mois à compter de la demande du conseil syndical, des pénalités par jour de retard, dont le montant est fixé par décret, sont imputées sur la rémunération forfaitaire annuelle du syndic. Ces pénalités sont déduites de la rémunération du syndic lors de l'établissement des comptes définitifs à clôturer et à soumettre à l'assemblée générale pour approbation. […]»

De plus, si le syndic ne respecte pas cette obligation, le président du conseil syndical peut engager une action judiciaire à l’encontre de son syndic, comme en matière de référé pour réclamer la condamnation des pénalités.

Cette disposition est prévue à la suite de l’article cité précédemment qui précise :

« A défaut, le président du conseil syndical peut demander au président du tribunal judiciaire, statuant selon la procédure accélérée au fond, la condamnation du syndic au paiement de ces pénalités au profit du syndicat des copropriétaires. »

En Résumé :

• Depuis le 24 mai 2019, la loi prévoit des pénalités en cas de non transmission des documents au conseil syndical.
• Ces pénalités sont fixées à 15 euros par jour de retard, sans plafond, et s’appliquent au-delà d’un mois sans réponse du syndic.

Recommandations de l’ARC :

• Faire une première demande simple pour demander les documents que le conseil syndical souhaite disposer.
• Si au-delà de 10 jours la demande n’est pas satisfaite, le conseil syndical devra saisir en lettre recommandée avec accusé de réception le syndic ou au minima effectuer sa demande en main propre contre émargement afin d’attester de la demande.
• Il est possible d’aller plus loin en effectuant une sommation interpellative par huissier. Un huissier se rendra ainsi auprès du cabinet pour demander officiellement au syndic les documents et dresser un procès-verbal de la réponse du syndic qui sera soit affirmative, soit négative.
• Il faudra bien préciser que la demande émane bien du conseil syndical et non pas d’un unique membre du conseil syndical qui pourrait agir en son nom personnel et également préciser que cette demande est conforme à l’article 21 de la loi du 10 juillet 1965. Si un membre a été missionné à cet effet, il faudra préciser que c’est dans le cadre l’article 26 du décret du 17 mars 1967 que ce membre a été habilité pour faire la demande.
• Il faudra préciser dans le courrier qu’à défaut de transmission des documents au-delà d’un délai de 1 mois, des pénalités seront constatées afin que le syndic soit mis face à ses responsabilités.

Pour finir, le conseil syndical devra mettre en place des réunions avec le syndic pour bien vérifier que dans la comptabilité les pénalités ont bien été enregistrées et prendre des mesures si cela n’a pas été effectué.

Si vous souhaitez connaître plus précisément l’ensemble des réformes apportées par la loi ELAN n’hésitez pas à vous procurer le dernier guide de l’ARC sur ce sujet :

https://arc-copro.fr/ouvrages/la-loi-elan-et-ses-decrets-dapplication-en-pratique.html

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Des pénalités de retard en vigueur avec des zones d’ombre

https://arc-copro.fr/documentation/des-penalites-de-retard-en-vigueur-avec-des-zones-dombre

Les pénalités de retard en cas de défaut de remise par le syndic des documents du conseil syndical : où en est-on?

https://arc-copro.fr/documentation/les-penalites-de-retard-en-cas-de-defaut-de-remise-par-le-syndic-des-documents-du

Les professionnels sortent leur mouchoir pour mieux se faire entendre

https://arc-copro.fr/documentation/les-professionnels-sortent-leur-mouchoir-pour-mieux-se-faire-entendre

Ordonnance « Copropriété » : les pouvoirs renforcés du conseil syndical et de son président à l’égard du syndic

https://arc-copro.fr/documentation/ordonnance-copropriete-les-pouvoirs-renforces-du-conseil-syndical-et-de-son-president

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Il y a trois cas principaux :

1. Le gardien est parti à la retraite récemment et n’est pas remplacé.
2. La fonction a disparu de fait depuis des années et la loge n’existe plus en tant que telle. IL faudra passer d’une suppression de fait à une suppression juridique.
3. De petites ou moyennes copropriétés ont un gardien dont l’emploi est surdimensionné par rapport à la taille de la copropriété ce qui représente un coût important 30, 40 voire 50% du budget prévisionnel et qui dans le même temps doivent faire face à des travaux de conservation de l’immeuble ou de rénovation énergétiques notamment pour les  copropriétés des années 60 et 70.

Quelles sont les conditions nécessaires à la suppression du poste de gardien ? Quelles questions doit-on se poser au préalable pour assurer une bonne transition vers d’autres moyens de substitution ? 

Cette suppression doit être obligatoirement votée en assemblée générale.

Il faut donc que les copropriétaires soient informés.

En conséquence, le conseil syndical doit travailler cette question en amont. Cette question doit faire d’objet d’une analyse en 5 points :

1. L’évolution des besoins de la copropriété à court et moyen terme pour 2 points

a. Entretien des parties communes de la copropriété, nettoyage des espaces libres, des espaces verts, gestion des ordures ménagères en fonction du passage des services de collectes

La surveillance de l’immeuble, le service courrier

b. Concernant les travaux de conservation et de rénovation énergétique à entreprendre, d’amélioration de mise en place de nouvelles technologies

2. Etude du poste de gardien à travers les documents existants : règlement de copropriété, contrats de travail et grille des UV, unités de valeur, et avenants et le coût de ce poste dans le cadre du budget prévisionnel

3. Les solutions alternatives, comme le recrutement d’un employé d’immeuble à temps partiel ou à une société de prestation de service extérieur

4. La maîtrise de charges de copropriété pour permettre le paiement des charges courantes et les travaux à faire

5. Analyse du règlement de copropriété ; si les tâches sont définies, il faudra prévoir des moyens de substitution pour ne pas modifier les conditions de jouissance des parties privatives ce qui entraîneraient la nécessité d’un vote à l’unanimité.

Et ensuite, en pratique, comment cela se passe-t-il ? 

Il est nécessaire d’inscrire à l’ordre du jour de l’assemblée générale la question de la suppression du poste de gardien avec joint à la convocation l’étude faite par le conseil syndical. Le Vote s’effectue à la majorité de l’article 26 de la loi.

Lors de cette même assemblée générale, il faudra également prévoir la question d’aliénation du logement de fonction qui se votera également à la majorité de l’article 26. Il y aura alors trois possibilités :

• vente ;
• mise en location ;
• changement d’affectation.

En résumé, lorsqu’un syndicat de copropriétaires envisagent la suppression du poste du gardien il est nécessaire de :

• bien vérifier ce que prévoit le règlement de copropriété et si il prévoit certaines tâches précises difficilement modifiables ;
• débattre en amont de l’assemblée générale des conséquences de la suppression de ce poste sans oublier le devenir de la loge appartenant au syndicat ;
• voter en assemblée générale la suppression effective du poste, la vente, la location ou le changement d’affectation de la loge.

Recommandations de l’ARC :

Avant de décider de la suppression de ce poste, il est essentiel de :

• Plusieurs mois en amont, il faut faire une étude des besoins actuels de la copropriété qui ont pu évoluer depuis sa mise en place.
• Réfléchir à l’adaptation des tâches liées à ce poste (nettoyage des parties communes, sorties des poubelles, etc.) une fois le poste supprimé.
• Prendre conseil auprès d’un juriste de l’ARC spécialisé qui sera vous accompagner dans toutes ces démarches en toute sécurité. 

Merci Mme WAKIN et si vous souhaitez allez plus loin n’hésitez pas à vous procurer le guide de l’ARC : « Gardiens et employés d’immeubles : exécution et rupture du contrat de travail »

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Suppression du poste de gardien et aliénation (vente) du logement affecté au gardien lorsqu’il appartient au syndicat

https://arc-copro.fr/documentation/suppression-du-poste-de-gardien-et-alienation-vente-du-logement-affecte-au-gardien

Comment anticiper le départ en retraite du gardien d’immeuble ?

https://arc-copro.fr/documentation/comment-anticiper-le-depart-en-retraite-du-gardien-dimmeuble

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Au titre de l’article 7 du décret du 17 mars 1967, c’est le syndic qui convoque les assemblées générales. Il a donc la main sur l’ordre du jour.  Il est toutefois tenu à certaines obligations.

L’article 26 du décret de 1967 énonce que le syndic doit consulter le conseil syndical pour établir cet ordre du jour. Cependant, s’il omet de le consulter, il n’y a pas de sanction prévue.

Heureusement, l’article 10 du décret de 1967 permet au conseil syndical ou à tout copropriétaire d’obliger le syndic à inscrire des questions à l’ordre du jour.  Pour cela, cette demande doit impérativement être notifiée au syndic par lettre recommandée avec accusé de réception. Sur le fond, il faudra indiquer la question, le projet de  résolution et joindre les documents obligatoires qui devront être annexés à la convocation d’assemblée. Le syndic n’aura alors aucun pouvoir de modification de cette demande.

Si le syndic n’inscrit pas la question à l’ordre du jour, le copropriétaire pourra engager sa responsabilité civile professionnelle s’il peut prouver que l’absence d’inscription lui cause un préjudice.

Attention si la demande arrive trop tardivement par rapport à l’envoi des convocations, le syndic ne pourra pas inscrire cette question à la prochaine assemblée générale, mais il devra l’inscrire à l’ordre du jour d’une assemblée ultérieure.

Comment doit se présenter un ordre du jour d’assemblée générale ? Quelles sont les formes à respecter ?

L’ordre du jour doit contenir des questions et les projets de résolutions afférents.

• La question fixe le thème et le débat proposé ;
• La résolution correspond à l’expression formelle de ce qui est voté.

Attention, chaque question et chaque résolution ne doit porter que sur un seul point. Impossible par exemple, de voter le budget prévisionnel de deux années consécutives en même temps.

De plus, en application de l’article 11 du décret de 1967, des documents doivent également être annexés à la convocation,

Certains doivent être notifiés pour validité de la décision : s’ils manquent à la convocation, la résolution peut être annulée en justice.

Certains sont annexés pour simple information, il n’y a ainsi aucune sanction s’ils sont absents.

Quelles questions doivent être mises à l’ordre du jour de l’assemblée générale annuelle?

Le syndic a l’obligation de réunir une assemblée générale au moins une fois par an.

Certaines questions reviennent régulièrement dans l’ordre du jour : l’approbation des comptes de l’exercice clos, le réajustement du budget de l’année en cours (si nécessaire), le vote du budget prévisionnel de l’année suivante, l’élection du conseil syndical, la nomination du syndic, etc.

Ensuite, c’est selon les besoins de la copropriété.

Par exemple, en cas de nécessité de travaux, il faudra voter sur : le principe des travaux, le choix de l’entreprise selon des devis joints à la convocation, les honoraires de syndics pour le suivi des travaux et les modalités de financement (appels de fonds, utilisation du fonds travaux, etc.).

Egalement, si la copropriété est dans une situation de contentieux avec un prestataire, doit être votée une habilitation au syndic afin qu’il assigne ce tiers devant les tribunaux, en application de l’article 55 du décret du 17 mars 1967.

En résumé :

• L’ordre du jour de l’assemblée générale doit être établi par le syndic en concertation avec le conseil syndical ;
• Il doit prendre en compte les demandes des copropriétaires et du conseil syndical faites par voie recommandé sans qu’elles soient modifiées ;
• En fonction des questions, un projet de résolution est précisé et certains documents doivent être annexés à la convocation.

Recommandations de l’ARC :

• Le conseil syndical doit définir bien en amont avec le syndic une date de réunion pour élaborer l’ordre du jour ;
• Il faut prévoir deux réunions distinctes : une pour établir l’ordre du jour et une pour estimer le budget prévisionnel ;
• Le conseil syndical devra se réunir en amont afin de déterminer les questions et les projets de résolutions qu’il souhaite insérer à l’ordre du jour.

Pour terminer, n’oubliez pas le manuel VUIBERT de l’ARC : « La copropriété pratique en 300 questions », le manuel de référence régulièrement mis à jour.

https://arc-copro.fr/ouvrages/la-copropriete-en-300-questions.html

Et si vous vous posez des questions précises sur votre ordre du jour, contactez notre pôle juridique au 01.40.30.12.82., un juriste spécialisé saura vous répondre ou le Pôle Syndics Bénévoles au 01.40.30.42.82. si vous êtes adhérents à l’ARC à ce titre.

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Les obligations du syndic à l’égard du conseil syndical en matière d’élaboration de l’ordre du jour

https://arc-copro.fr/documentation/les-obligations-du-syndic-legard-du-conseil-syndical-en-matiere-delaboration-de

La Cour de cassation rappelle la distinction entre amender et compléter un ordre du jour de l’assemblée générale

https://arc-copro.fr/documentation/la-cour-de-cassation-rappelle-la-distinction-entre-amender-et-completer-un-ordre-du

Une obligation d’affichage dans les parties communes de la date de la prochaine assemblée générale et du droit de proposer des questions à l’ordre du jour

https://arc-copro.fr/documentation/une-obligation-daffichage-dans-les-parties-communes-de-la-date-de-la-prochaine

Assemblée générale : un objet par question sauf caractère indissociable avéré

https://arc-copro.fr/documentation/assemblee-generale-un-objet-par-question-sauf-caractere-indissociable-avere

ABUS N° 4562 : SLJB-BRIDOU : une convocation d’assemblée générale 2019 entachée d’irrégularités et confusions 2/2

https://arc-copro.fr/documentation/abus-ndeg-4562-sljb-bridou-une-convocation-dassemblee-generale-2019-entachee

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Réponse

L’article 16-1 de la loi du 10 juillet 1965 précise  que lorsque des parties communes sont vendues, les produits générés se divisent de plein droit entre les copropriétaires en fonction de la quote-part de leur lot et de la clé de répartition.

Aussi curieux que cela puisse être, ce même article précise que la part du prix revenant à chaque copropriétaire lui est directement remise par le syndic, et ce indépendamment qu’il existe un impayé de charges.

Autrement dit, même si le copropriétaire est débiteur d’une somme à l’égard de la copropriété, le syndic est tenu de lui remettre l’intégralité de sa quote-part du prix de la loge sans pouvoir déduire ses impayés d’appels de charges.

Ceci étant, l’ordonnance « Copropriété » a modifié en profondeur la loi du 10 juillet 1965 en prévoyant un nouvelle rédaction de l'article 16-1 qui prévoit désormais que la « part du prix revenant à chaque copropriétaire lui est remise directement par le syndic, après déduction des sommes exigibles par le syndicat des copropriétaires. »

Les pouvoirs publics sont donc revenus sur le droit du copropriétaire débiteur de réclamer l’intégralité du versement de sa quote-part de vente de partie commune pour imposer au syndic qu’il déduise au préalable les appels de fonds impayés.

Cette nouvelle disposition concernera les ventes de parties communes réalisées postérieurement à l’entrée en vigueur de l’ordonnance qui est fixée au 1^er juin 2020.

Il est donc recommandé de reporter la décision de la vente de la loge à une date postérieure au 1^er juin 2020.

Dans le cas où l’assemblée générale est déjà convoquée, rien n’interdit à l’assemblée générale de voter le principe de la vente de la loge en fixant un montant tout en précisant qu’il prendra effet le 2 juin 2020, permettant ainsi à la copropriété de bénéficier du nouveau dispositif.

Réponse :

L’article 17 de la loi du 17 mars 1967 énonce « Il est établi un procès-verbal des décisions de chaque assemblée qui est signé, à la fin de la séance, par le président, par le secrétaire et par le ou les scrutateurs. Lorsque le registre est tenu sous forme électronique, ces signatures sont établies conformément au deuxième alinéa de l'article 1367 du code civil. »

Le procès-verbal doit donc être établi en cours de séance ou, tout au moins, à la fin de celle-ci. Le dépouillement des votes, la proclamation des résultats et la rédaction du compte rendu doivent donc s'effectuer avant que les copropriétaires ne se séparent et le procès-verbal doit être signé à la fin de chaque assemblée, à peine de nullité (CA Paris, 23e ch., sect. B, 5 févr. 2009, n° 08/19657).

La signature du procès-verbal a pour objet d'assurer la force probante du document. Son absence n'entraîne pas en soi la nullité de l'assemblée (Cass. 3e civ., 26 mars 2014, n° 13-10.693).

La jurisprudence a considéré qu'il n'appartient pas au syndic, même en accord avec le conseil syndical, de modifier le procès-verbal de l'assemblée générale.

En effet, seul le bureau en son entier a le pouvoir de modifier le procès-verbal pour erreur purement matérielle. Le syndic qui procède à la rectification d'une erreur matérielle dans un procès-verbal doit donc refaire signer le président et le ou les assesseurs. En cas de refus du bureau, seul le juge peut ordonner la rectification (CA Paris, 23e ch., sect. B, 3 juill. 2003, n° 2003/02020).

La jurisprudence précise la définition de l’erreur matérielle.

S’il s’agit d’une erreur, sans aucune incidence sur le résultat du vote - par exemple, Monsieur X est enregistré comme ayant approuvé une résolution alors qu’il a voté contre, mais cela ne change en rien le résultat du vote – l’erreur matérielle est constituée.

Par contre, si modifier le sens du vote de Monsieur X emporte changement du sens du vote – soit une résolution approuvée se retrouve rejetée – le bureau ne peut modifier le procès-verbal. Car nous sommes alors devant une erreur de droit.

Dans ce dernier cas, deux solutions s’ouvrent alors :           

• saisir le juge afin qu’il constate l’erreur substantielle et modifie le procès-verbal. La preuve de l'inexactitude de ces énonciations peut être rapportée par tout moyen, par exemple par témoignage des autres copropriétaires présents (CA Paris, 23^e ch. A, 15 janvier 1997, n° 94-10.545) ;
• porter de nouveau la question et la résolution à l’ordre du jour de la prochaine assemblée générale.

En l’espèce, il faudra donc que le syndic vérifie si changer le sens du vote du copropriétaire demandeur relève d’une erreur matérielle ou substantielle.

En fonction, il contactera le bureau ou renverra le copropriétaire vers la juridiction compétente.

Aussi paradoxale que cela puisse paraître, c’est le copropriétaire qui devrait alors avancer les fonds pour corriger une erreur qu’il n’a pas commise.

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