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P.A.P. - Particulier à Particulier

le Particulier à Particulier vient de consacrer un article du guide que l’ARC vient de publier aux Editions VUIBERT (« Traiter les copropriétés fragiles ou en difficulté ») rédigé par Estelle BARON, chargée de mission à l’ARC.

Nous reproduisons ci-dessous cet article et invitons tous ceux qui sont confrontés à ces problèmes de prolonger leur lecture avec notre guide complet et très pratique.

Copropriétés en difficultés : comment sortir du piège

« Des immeubles qui se dégradent, des copropriétaires de plus en plus nombreux à vendre leur appartement... C'est le scénario qui se déroule dans les copropriétés en difficulté. Ces immeubles souffrent de différents maux comme des charges élevées qui occasionnent des impayés atteignant des niveaux conséquents, soit 25 % du budget. Les marges de manœuvre des copropriétaires sont alors des plus limitées, comme le rappelle Estelle Baron en charge des copropriétés fragiles à l'Association des responsables de copropriété (ARC), auteur de l'ouvrage "Traiter les copropriétés fragiles ou en difficulté" : « Des travaux qui ont été votés en assemblée générale ne sont pas réalisés car la copropriété ne dispose pas d'une trésorerie suffisante ». Les travaux nécessaires comme l'étanchéité d'une terrasse sont alors repoussés. Seules des réparations d'urgence sont effectuées.

15 % des copropriétés en difficulté

« Selon les experts, le nombre de copropriétés en difficulté, estimé à 15 % du parc existant selon l'Agence nationale d'amélioration de l'habitat (Anah), a de fortes chances de progresser dans les années à venir faute d'un accompagnement. « Les bâtiments datant des années 70 seront confrontés à des échéances de travaux importants comme le ravalement, le changement de fenêtres », observe Estelle Baron. « Mais ces copropriétés ont déjà dû financer la première phase de la mise en conformité des ascenseurs. Et elles sont épuisées ! »

« Diminuer les charges de copropriété

« Pour éviter que les copropriétés ne soient confrontées aux pires difficultés, la gestion de l'immeuble doit être passée au crible. Le conseil syndical peut utiliser Oscar, un observatoire des charges réalisé par l'ARC. Après avoir défini les caractéristiques de l'immeuble (chauffage, gardien, espaces verts), il est possible de comparer ses charges à celles de copropriétés équivalentes. « Des charges très au-dessus de la moyenne signifient que ce poste n'est pas maîtrisé », analyse Estelle Baron, qui conseille de passer au crible les contrats des fournisseurs. Certains, dont les prix sont revalorisés de 5 % chaque année, n'ont pas été renégociés depuis 10 ans.

D'autres comportent des prestations identiques qui sont facturées deux fois. Des fournisseurs incluent aussi des prestations hors contrat qui sont très onéreuses. « Il ne faut pas hésiter à renégocier », conseille Estelle Baron. « Il faut cadrer les différents prestataires ». A la clé, des économies qui permettront de diminuer les charges et par conséquent de limiter une partie des impayés.

« Des impayés bien gérés

« La gestion des impayés doit être elle aussi très rigoureuse. Si les impayés sont assez fréquents dans une copropriété, encore faut-il qu'ils n'entravent pas le bon fonctionnement de la résidence. Lors de l'assemblée générale, le syndic doit indiquer le montant des impayés et l'état actuel des relances effectuées auprès des copropriétaires. Une procédure de recouvrement doit avoir été définie. Le syndic peut par exemple déclencher une procédure amiable en proposant l'échelonnement des paiements par plusieurs chèques.

 Faute d'accord, une lettre de relance sera envoyée. Une mise en demeure et un commandement de payer constitueront les étapes suivantes si le copropriétaire n'a pas réagi. Mais ces démarches doivent être utilisées à bon escient car elles sont facturées à ce dernier qui verra ses dettes augmenter... Pour gérer au mieux les impayés, le conseil syndical peut s'appuyer sur des associations de consommateurs, la mairie de sa ville, voire des experts spécialisés dans la gestion des copropriétés. Ces derniers réalisent un audit et livrent leurs préconisations.

« Si vous souhaitez en savoir plus, vous pouvez acheter le livre "Traiter les copropriétés fragiles ou en difficulté", dans la collection Les essentiels de la copropriété, édité par Vuibert. Prix 11 € ».

Agir dans les copropriétés fragiles : quoi faire et comment le faire ?

Pour traiter efficacement le problème dit des « copropriétés en difficulté » le meilleur moyen est encore d’agir tôt et de la façon la plus précoce possible au stade où la copropriété n’est encore que « fragile » et pas encore « en difficulté ».

Pour aider tous ceux qui sont confrontés à des copropriétés « fragiles » (copropriétaires, syndics, élus locaux, agents de collectivités territoriales ou travailleurs sociaux, opérateurs...) nous avons décidé de réaliser un petit guide très simple qui permettra à ceux qui sont concernés de découvrir que « ce n’est pas si compliqué » d’enrayer les processus de dégradation et qu’il suffit d’agir vite et efficacement sur quelques leviers élémentaires.

Voici les titres des 10 chapitres de ce petit guide d’initiation qui sera diffusé gratuitement lors du Salon indépendant de l’UNARC des 24 et 25 octobre et désormais téléchargeable sur le site de l’UNARC :

I. Mettre en place un vrai conseil syndical et le former

II. Travailler en bonne intelligence avec le syndic ou en changer

III. Suivre et maîtriser les impayés

IV. Faire baisser les charges

V. Négocier le budget et suivre sa réalisation

VI. Traiter les problèmes de consommations d’eau

VII. Maîtriser les charges d’énergie

VIII. Restaurer un entretien normal de la copropriété et faire procéder aux travaux d’urgence

IX. Faire venir les copropriétaires en assemblée générale

X. Informer et associer les bailleurs

Nous sommes optimistes ? Non, nous agissons depuis 25 ans dans les copropriétés fragiles au côté des conseils syndicaux et savons vraiment comment il faut agir et comment les aider efficacement.

Si vous voulez aller encore plus loin, vous pouvez lire notre guide paru en octobre 2012 chez les Editions VUIBERT et intitulé : « Traiter les copropriétés fragiles ou en difficulté ».

Suite à l’accident tragique survenu la semaine dernière à Gennevilliers, plusieurs conseils syndicaux et syndics bénévoles nous ont alertés sur le fait que des commerciaux peu scrupuleux les avaient contactés eux ou leurs syndics pour placer détecteurs de fumée avec des contrats de maintenance. Certains ont même vendu l’idée qu’il fallait installer des détecteurs de fumée dans les parties communes alors que cela est interdit et surtout extrêmement dangereux car il y a un risque de créer un mouvement de panique dans les parties communes.

L’ARC n’a, quant à elle, pas attendu l’accident pour avertir ses adhérents sur l’intérêt d’installer un détecteur de fumée les logements ainsi que sur les abus commerciaux qui vont devenir de plus en plus fréquent.

C’est pour cela que la coopérative technique propose, depuis deux ans, une référence de détecteurs de fumée fiable et aux normes considérée par la revue « 60 millions de consommateurs » comme le plus fiable pour un montant de 15€ TTC.

Certaines copropriétés ont d’ailleurs par l’intermédiaire d’un des membres du conseil syndical ou de son syndic bénévole, réussi à inciter l’ensemble des logements à s’équiper de détecteurs de fumée. Pour cela, ils ont procédé à une commande groupée en passant par la coopérative technique de l’ARC.

Cette initiative à permis au-delà de sécuriser l’ensemble des logements de la copropriété de pouvoir mieux négocier avec la compagnie d’assurance une révision de leur prime d’assurance.

Pour ceux qui souhaitent faire comme ces copropriétés, il suffit simplement de procéder en cinq étapes :

1. Demander aux copropriétaires qui souhaitent acquerir un détecteur de fumée
2. Récupérer le règlement, à savoir 15 € par détecteur de fumée.
3. Remplir de bon de commande ci-dessous en précisant le nombre de détecteur souhaité joint du règlement global.
4. Attendre deux semaines, un colis vous sera envoyé à l’adresse souhaité, vous pouvez aussi venir les chercher à Copropriété-Services.
5. Il vous suffira de les distribuer à qui de droit et proposer si vous le souhaitez une aide pour les installer. A savoir deux vis à fixer sur le plafond.

Pour avoir des renseignements sur la législation en matière de détecteurs de fumée et sur les références du produit choisi par la coopérative technique, n’hésitez pas à lire l’article suivant sur la zone adhérent collectif : «   Détecteur de fumée : quand ? Pourquoi ? Comment ? Lequel ? Les bons conseils de l’ARC et de l’UNARC »

N° adhérent :…………………………………………………………………………………………….

Nom et prénom du représentant de la commande……………………………………………….....

Vous êtes :           membre du conseil syndical          ou         syndic bénévole

Adresse de facturation :………………………………………………………………………………

Adresse de livraison :…………………………………………………………………………………..

Nombre de détecteurs de fumée à livrer :……………………………………………………………..

N°  de téléphone :……………………………………………………………………………………….

Mail :………………………………………………………………………………………………………

Chèque joint : 15 € + 2,50 de frais de port.

Chèque à l’ordre de : Copropriété-Services, coopérative : 25, rue Joseph Python 75020 Paris

Les nouveautés de la coopérative de l’ARC, Copropriété-Services, pour 2013

Comme nous l’avons expliqué dans notre article : « ce qui nous attend en 2013 », les copropriétés devront faire face à des problèmes aigüs ou nouveaux : plomb dans l’eau, maîtrise et réduction des charges, gestion des contrats de maintenance, audit énergétique, convocation numérique des assemblées générales, négociation des certificats d’économies d’énergie, etc.

Pour aider au mieux les conseils syndicaux et les syndics bénévoles à résoudre ces problèmes, l’ARC a demandé à sa coopérative d’intensifier son action au service des adhérents. C’est pourquoi Copropriété-Services a mis en place plusieurs démarches nouvelles  afin de prêter main-forte aux responsables de copropriété.

Voici un échantillon des actions en cours de réalisation ou déjà réalisées :

• négociation avec de nouveaux fournisseurs de fioul pour proposer aux copropriétés des tarifs encore plus avantageux (réalisée) ;
• renégociation avec les sociétés de fourniture de produits d’entretien et d’ampoules pour augmenter la remise accordée aux copropriétés adhérentes de 6 % supplémentaires. Soit une réduction passant de 12 % à 18 % sur l’ensemble des articles du catalogue (applicable début mars) ;
• négociation auprès de nouveaux laboratoires d’analyse afin de proposer aux copropriétés la possibilité de réaliser des contrôles « fiables » sur la teneur en plomb dans l’eau (réalisée) ;
• possibilité d’achat groupé de détecteurs de fumée pour l’ensemble des lots de la copropriété à des prix remisés (réalisée) ;
• négociation « d’accord-cadre » auprès de sociétés d’entretien d’ascenseur, des sociétés de chauffage, de comptage d’entretien des espaces verts… (réalisée) ;
• négociations avec des opérateurs de notifications électroniques pour que les syndics bénévoles puissent proposer aux copropriétaires l’envoi de la convocation et du procès verbal d’assemblée générale par voie électronique dès que le décret sera applicable et pour des prix défiant toute concurrence (dès parution du décret) ;
• mise en place de nouvelles sessions de formations techniques et comptables (réalisée)  ;
• mise en place d’un nouveau portail Internet regroupant l’ensemble des sites développés par Copropriétés-Services au service de ses adhérents (courant avril 2013) ;
• une refonte totale du site « copro-net » pour le rendre plus pratique et surtout plus efficace (courant mai 2013) ;
• le développement de nouvelles fonctions sur le logiciel « simply syndic » notamment le carnet d’entretien « intelligent » (courant mai 2013) ;
• négociation avec des organismes bancaires pour proposer des solutions de prêts collectifs et de placements de fonds à des conditions avantageuses (mars 2013) ;
• solutions nouvelles d’audits afin de mieux contrôler la maintenance des ascenseurs, de la chaufferie et de la sécurité incendie… (début février 2013) ;
• nouvelles consultations dédiées à l’analyse des annexes comptables et au contrôle des pièces comptables (début février 2013).

Rappelons que la coopérative de l’ARC est une VRAIE coopérative, créée sous forme d’UES (Union d’Économie Sociale) au service exclusif des adhérents de l’ARC.

La coopérative développe de nombreux services gratuits pour les adhérents de l’ARC et des services optionnels payants (à prix coûtant). La coopérative ne fait AUNCUN profit.

Vous saurez tout sur elle et les services rendus aux adhérents en lisant l’article qui lui a été consacré sur le site :  et surtout en « dévorant » le guide gratuit

• 245 pages ;
• guide gratuit disponible à l’ARC ;
• 5 € de frais d’expédition si vous ne pouvez venir le chercher.

Contrôle annuel des comptes :

n’attendez pas la dernière minute pour penser au contrôle

Contrairement à ce qu’on pense, un bon contrôle annuel se prépare et nécessite un certain nombre d’investigations préalables ou parallèles.

Si vous voulez que votre contrôle soit efficace, il faut donc :

• le préparer ;
• vous préparer.

Nous avons à cet effet réalisé un petit guide à 2 euros qui est une véritable mine d’or et d’informations pour savoir d’une part CE QU’IL FAUT contrôler et d’autre part COMMENT contrôler.

Ce guide s’intitule : « Analyse des comptes : les 25 premiers gestes ».

Quels gestes ? En voici la liste complète :

I. Le respect des RÈGLES DE DROIT

1. L’ordre du jour a-t-il été élaboré de façon concertée avec le conseil syndical ?
2. Votre syndic respecte-t-il les droits du conseil syndical en matière de contrôle ?
3. Contrôlez-vous efficacement les factures ?
4. Contrôlez-vous le délai de paiement des fournisseurs et ses conséquences ?
5. Votre syndic respecte-t-il la décision de l’assemblée générale concernant le refus d’approbation des comptes ?
6. Le syndic procède-t-il au recouvrement des impayés de charges à son profit ou au profit du syndicat des copropriétaires ?
7. Le syndic impute-t-il les intérêts de retards sur les comptes des copropriétaires débiteurs ?
8. Avez-vous contrôlé les travaux en attente de réalisation ?
9. Comment récupérer l’argent des vendeurs créditeurs et éviter son évaporation ?
10. Comment éviter d’avoir à assumer les soldes des copropriétaires vendeurs débiteurs ?

II. Le respect des RÈGLES comptables

1. Votre syndic respecte-t-il la comptabilité d’engagement ?
2. Les documents tenus et remis par votre syndic sont-ils conformes aux exigences du décret ?
3. Votre syndic joint-il à la convocation d’assemblée générale tous les documents prévus par la loi ?

III.      La gestion financière

1. Le budget est-il bien estimé et établi en concertation avec le conseil syndical ?
2. Votre syndic respecte-t-il les clés de répartition issues du règlement de copropriété ?
3. Votre avance de trésorerie est-elle légale ?
4. Votre syndic maintient-il abusivement des comptes d’attente ?
5. Le taux d’impayés des copropriétaires est-il sur supérieur à 25% ?
6. Le taux d’impayés des fournisseurs est-il supérieur à 15% ?
7. Les produits de la copropriété sont-ils pris en compte dans le solde de l’exercice ?
8. Les honoraires travaux sont-ils dissociés des honoraires courants ?

IV.     La gestion du compte bancaire

1. Avez-vous un vrai compte bancaire séparé ?
2. Votre compte séparé est-il utilisé exclusivement au profit du  syndicat des copropriétaires ?

V.        La gestion du chauffage et de l’eau 

1. Avez-vous contrôlé les consommations réelles de chauffage ?
2. Avez-vous contrôlé la bonne gestion des consommations individuelles d’eau ?

2 € ou gratuit pour les adhérents collectifs

Bien contrôler ses comptes et maîtriser ses charges : une « panoplie » complète pour 20 euros

Notre éditeur - les éditions VUIBERT - ayant accepté un retirage très avantageux de nos guides-phare sur la maîtrise des charges et le contrôle des comptes, nous avons décidé de lancer en direction des conseils syndicaux une « opération documentaire » exceptionnelle.

• Faites baisser les charges de votre copropriété.

(octobre 2009, 158 pages).

• Les comptes de la copropriété.

(octobre 2010, 159 pages)

• Soyez un conseil syndical de copropriété efficace.

(juin 2010, 157 pages)

• Décider et contrôler les travaux en copropriété.

(septembre 2011, 155 pages)

Grâce à cette opération, TOUS les conseils syndicaux (adhérents ou non à l’ARC ou à une ARC-régionale) pourront disposer d’une documentation adaptée.

Vous pouvez venir les chercher à l’ARC. 27, 29, rue Joseph Python, 75020 PARIS.

Si vous voulez un envoi par la Poste, comptez 5 euros de plus. Règlement de 25 euros à l’ordre de l’ARC.

De nouvelles solutions pour vous aider dans le contrôle de vos comptes

Comme chaque année, en cette période, les membres du conseil syndical commencent à se mobiliser pour contrôler l’ensemble des comptes de l’exercice clot ainsi que l’estimation des budgets prévisionnels à venir. Cependant, beaucoup ne savent pas forcement par quoi et par où commencer. Quels documents demander ? Comment les lires et les interpréter ? etc..

L’ARC a donc développé un outil Internet simple et à la portée de tout le monde : www.copro-audit.fr. Ce logiciel va permettre d’aider les membres du conseil syndical dans leur analyse des dépenses ainsi que dans l’étude de la situation financière de la copropriété. Les éléments qui poseront problème seront mis en avant par le biais d’indicateurs et d’alertes. Le conseil syndical pourra alors procéder à des investigations qui seront suggérées par le logiciel.

Par ailleurs ce logiciel permet de suivre les dépenses tout au long de l’exercice afin de s’assurer qu’elles respectent bien le budget voté. Rappelons à toutes fins utiles que l’exercice 2012 a déjà commencé et qu’il existe déjà des factures qui ont été comptabilisées par votre syndic. Alors, n’attendez pas ! Le contrôle des comptes pour l’exercice 2012 peut d’ores et déjà commencer.

Les résultats pourront être diffusés à l’ensemble des copropriétaires sur le site gratuit réservé aux adhérents collectifs de l’ARC : www.copro-net.fr. Ils pourront aussi - désormais - être consultables depuis un Smartphone, un adhérent informaticien nous ayant aidé à développer une application spéciale. Cela peut être pratique lors du contrôle des comptes chez le syndic ou bien lors d’une réunion avec le conseil syndical ou lors de l’assemblée générale.

Le coût du logiciel d’audit est de 40€. Une consultation préalable d’une heure pourra se faire auprès d’un expert en comptabilité afin d’appréhender les documents et le logiciel. Le coût de cette intervention sera de 30€. Afin de mener à bien cette consultation, le conseil syndical devra se munir des pièces comptables (à jour) suivantes :

• Le grand livre 2011 complet

• Le grand livre 2012 à jour

• Les cinq annexes comptables

• Le relevé des dépenses

Rappelons que le syndic ne peut pas refuser de vous les communiquer. Il est même, conformément à l’article 21 de la loi du 10 juillet 1965, tenu de vous fournir l’ensemble des documents intrinsèques à la copropriété y compris donc les documents.

Pour prendre rendez-vous ou avoir accès au logiciel, vous pouvez téléphoner directement à la coopérative technique de l’ARC :« Copropriété - services » au 01 40 30 42 82

Un conseil : n’attendez pas la veille de l’assemblée générale pour commencer à vous mobiliser, vous risquerez de réduire les chances de redresser la situation financière de votre copropriété et de maîtriser vos charges 2012.