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Tout d’abord, il faut différencier le règlement de copropriété du règlement intérieur.

Le règlement de copropriété détermine la destination des parties tant privatives que communes, ainsi que les conditions de leur jouissance. Il fixe également les règles relatives à l’administration des parties communes.

Il s'impose dès lors que l'immeuble est soumis au statut de la copropriété, c'est-à-dire lorsque c'est un immeuble ou un groupe d'immeubles bâtis dont la propriété est répartie par lots entre plusieurs personnes.

Le règlement de copropriété est opposable à chaque copropriétaire successif.

Le règlement intérieur est un document qui peut être rédigé à l'initiative du syndic dans le cadre de la mission générale d'administration et de conservation de l'immeuble lui incombant en vertu de l'article 18 de la loi du 10 juillet 1965. Ce document reprend et précise les conditions de jouissance des parties privatives et communes figurant au règlement de copropriété. Il est en général affiché dans les parties communes afin que les occupants en prennent connaissance.

Par sa longueur (en général une page au lieu de cent) et sa visibilité (présence dans les parties communes) – le règlement intérieur est mieux connu des occupants que le règlement de copropriété.

Et pourtant, ce règlement intérieur a peu de valeur. En effet il n’en a qu’autant qu’il reprend le règlement de copropriété ou qu’il soit entré dans le champ contractuel.

Ainsi concernant votre volonté d’interdire le linge aux fenêtres, pour que cela soit efficace, il faut que le règlement de copropriété contienne cette interdiction ou que vous vous appuyiez sur une de ses clauses telles que la clause d’harmonie.

Par contre, il ne sera pas possible pour le syndic de faire application d’une pénalité en cas de non-respect de cette interdiction. Légalement, seule une clause pénale insérée dans le règlement de copropriété pourrait donner ce droit au syndic.

Le législateur n’ayant pas prévu cette situation particulière, la jurisprudence est venue consacrer la servitude de tour d’échelle lorsque la réalisation de travaux implique de pénétrer chez le voisin.

Cette servitude consiste dans le droit pour le voisin d'une propriété,  de disposer d'un accès temporaire au terrain de cette dernière pour effectuer les travaux nécessaires à la conservation de son bien immobilier.

Au préalable, votre syndic représentant le syndicat des copropriétaires doit obtenir l’accord du propriétaire du terrain voisin ou du syndic de l’immeuble voisin s’il s’agit d’une copropriété, car il n’a aucunement le droit de pénétrer d’office sur le terrain du voisin ni de commencer les travaux sans son autorisation préalable.

Si le voisin vous autorise à passer sur son terrain pour la réalisation des travaux de ravalement, le syndic de votre copropriété doit alors définir par écrit et de concert avec le propriétaire de la parcelle voisine, notamment :

• la durée des travaux,
• les dates, heures de passage ainsi que les modalités d’accès,
• et les précautions à prendre pour ne pas endommager le terrain…

Un dédommagement peut être prévu au profit de la copropriété voisine par le versement d'une indemnité d'occupation pour le trouble de jouissance.

A titre préventif, il est vivement recommandé de demander à un huissier d’établir un état des lieux avant le commencement du chantier. Un nouvel état des lieux sera réalisé à la fin des travaux, si des dégradations sont constatées. Cette formalité permet de comparer l’état de la propriété avant et après les travaux et de chiffrer plus aisément le montant des éventuelles dégradations constatées qui vous incomberont.

Si le propriétaire du terrain voisin refuse l’accès à la propriété,  votre syndic doit lui adresser un courrier recommandé avec avis de réception sollicitant son accord. Ce courrier est une première étape préalable incontournable, pour engager ensuite un recours éventuel devant le juge.

Si le désaccord persiste ou en l’absence de réponse, votre syndic devra saisir le président du Tribunal judiciaire en référé, afin d’obtenir l’autorisation de pénétrer sur la propriété voisine pendant la durée des travaux au besoin sous astreinte. L’assemblée générale n’a pas besoin d’être consultée puisqu’il s’agit d’une procédure en référé conformément à l’article 55 du décret 17 mars 1967.

En conséquence, le syndicat des copropriétaires représenté par son syndic doit effectivement demander l’autorisation au syndic de la copropriété voisine, afin de pouvoir poser les échafaudages dans le cadre du ravalement envisagé. Votre copropriété bénéficiera ainsi d’un droit de passage et d’occupation temporaire spécifique sur le fonds voisin.

Votre question est tout à fait légitime dans la mesure où un arrêt de la Cour de cassation a posé le principe suivant : tous les copropriétaires doivent être convoqués, si un seul d’entre eux est omis, la nullité de l’assemblée est encourue (civ.3. 17 juillet 1975 n°74-11.939).

Dans le cadre des époux, la question est donc essentielle. Il faut pourtant envisager deux cas successifs : le cas des époux communs en biens et le cas des époux séparés en biens.

Dans le cadre des époux communs en biens :

Nous sommes dans le cadre où les époux ont acheté en commun ce bien.

L’article 1421 du code civil dispose : « chacun des époux a le pouvoir d’administrer seul les biens communs et d’en disposer, sauf à répondre des fautes qu’il aurait commises dans sa gestion ».

Autrement dit, selon cet article un seul des époux a le pouvoir de représenter l’autre lors de l’assemblée générale. Ainsi, la pratique avait l’habitude de convoquer qu’un seul des époux.

Cependant, la Cour de cassation est venue mettre un terme à cette pratique dans un arrêt rendu par la troisième chambre civile en date du 23 mai 2007  n°06-14.974 : «  la convocation à une assemblée générale concernant des époux propriétaires d’un lot de copropriété dépendant de leur communité de biens doit être libellée au nom des deux ».

En conséquence, il est possible d’envoyer une seule des convocations si elle est libellée au nom de monsieur et de madame.

Dans le cadre des époux séparés en biens :

Les époux ont acheté un bien mais chacun n’est propriétaire que de sa quote-part.

Dans ce cas, il faut étudier plusieurs cas :

• Les époux ont désigné un mandataire commun : dans ce cas, le syndic doit envoyer la convocation uniquement au mandataire commun comme le rappelle un arrêt de la cour de cassation en date du 11 janvier 2012 n° 10-25.526
• Les époux n’ont pas désigné de mandataire commun lors de l’envoi de la convocation : dans ce cas, le syndic bénévole doit envoyer la convocation à chacun des époux (CA Versailles 23 octobre 2006).
• Les époux disposent chacun de lots distincts : dans ce cas, le syndic doit envoyer à chacun une convocation (CA COLMAR 14 mars 1997).

Dès lors, pour pouvoir répondre à votre question, vous avez besoin de connaitre le régime matrimonial des époux. En cas de doute, nous vous conseillons d’envoyer les convocations à chacun des époux.

A titre liminaire, rappelons que les fonctions de président du conseil syndical et de conseiller syndical s’exercent bénévolement.

Néanmoins, conformément à l’article 27 alinéa 3 du décret du 17 mars 1967 « les dépenses nécessitées pour l’exécution de la mission du conseil syndical constituent des dépenses courantes d’administration. Elles sont supportées par le syndicat et réglées par le syndic. ».

La mission du conseil syndical est d’assister et de contrôler la gestion du syndic.

Dès lors, les frais de lettre recommandée avec accusé de réception envoyée au syndic pour solliciter l’inscription à l’ordre du jour d’une résolution peut donner lieu au remboursement du conseiller qui en a fait l’avance.

Rappelons, que le conseil syndical au titre de sa mission peut prendre conseil auprès de tout technicien ou expert de son choix.

Les frais résultant de cette consultation doivent donc être payés par le syndic, sans que ce dernier en juge l’opportunité.

Cependant, le conseil syndical doit apporter la preuve :

• Des justificatifs de paiement
• Que la dépense est effectuée dans l’intérêt du syndicat des copropriétaires

Par ailleurs, un arrêt de la Cour de cassation en date du 15 novembre 2018 (n°17-18.386) a jugé que le syndic devait rembourser le président du conseil syndical des frais avancés par lui dans le cadre d’une consultation par un avocat.

Bien évidemment, ce remboursement est effectué par le syndic et pour le compte du syndicat des copropriétaires et sur les fonds de celui-ci.

En conclusion, le syndic doit bien vous rembourser. En l’absence de remboursement, c’est le syndicat des copropriétaires qui est débiteur et qui doit être assigné.

L’ordonnance en date du 1^er juillet 2004 régissant les associations de syndicat des propriétaires, dispose en son article 5 : « Les associations syndicales de propriétaires peuvent agir en justice, acquérir, vendre, échanger, transiger, emprunter et hypothéquer sous réserve de l'accomplissement des formalités de publicité prévues selon le cas aux articles 8, 15 ou 43 ».

Pour les Associations Syndicales Libres (ASL), c’est l’article 8 qui régit les formalités de publicité pour qu’elle puisse avoir la possibilité d’ester en justice, c’est-à-dire de saisir la justice. Ainsi, « La déclaration de l'association syndicale libre est faite à la préfecture du département ou à la sous-préfecture de l'arrondissement où l'association a prévu d'avoir son siège. Deux exemplaires des statuts sont joints à la déclaration. Il est donné récépissé de celle-ci dans un délai de cinq jours.

Un extrait des statuts doit, dans un délai d'un mois à compter de la date de délivrance du récépissé, être publié au Journal officiel. »

Initialement, le texte imposait que les formalités soient accomplies dans un délai de deux ans suivant la publication du décret d’application de l’ordonnance. Le décret d’application a été publié le 05 mai 2006, donc les ASL devaient accomplir ses formalités jusqu’au 05 mai 2008.

Néanmoins, la loi ALUR est venue assouplir l’accomplissement de ces formalités. Depuis le 24 mars 2014, il est prévu que les formalités puissent être accomplies après cette date et qu’elles permettent alors de retrouver la capacité de saisir la justice.

Au vu de votre situation, vous évoquez que vous ne pouvez pas accomplir les formalités avant de saisir le juge et donc un risque de voir votre demande déclarée irrecevable.

Rassurez-vous ! La Cour de cassation a jugé dans un arrêt en date du 05 novembre 2014 (13-21.014) que le juge judiciaire ne peut pas opposer à l’ASL la perte de son droit s’il apparait que l’irrégularité a été couverte au moment où il statue.

Parallèlement, le Conseil d’Etat, la plus haute juridiction administrative, a également jugé dans un arrêt du 24 février 2021 (432417) que les formalités n’avaient pas besoin d’être accomplies avant la saisine du juge, dès lors, qu’elles sont accomplies avant que le juge statue.

Ainsi, au vu de la longueur des procédures, vous aurez certainement le temps d’accomplir les formalités avant que le juge statue. Votre demande ne sera alors pas déclarée irrecevable sur ce point.

La grille de répartition des charges est initialement définie par le règlement de copropriété. Cependant, cette grille n’est pas immuable et peut être amenée à évoluer au cours de la vie du syndicat des copropriétaires.

Le principe pour modifier une grille de répartition des charges, est comme vous l’avez souligné l’unanimité. À ce titre, pour pouvoir modifier la grille de répartition, il faut la participation de tous les copropriétaires à l’assemblée générale et que ces derniers votent favorablement pour la nouvelle répartition. Si un seul copropriétaire ne participe pas (n’a pas donné de pouvoir, ni renvoyé son formulaire de vote par correspondance), la résolution ne pourra pas être adoptée.

Toutefois, pour répondre à des évolutions de la copropriété, il est prévu des exceptions pour modifier la répartition des charges, afin d’adapter la répartition à la réalité de la copropriété.

Ainsi, l’article 11 de la loi du 10 juillet 1965 dispose : « (…) la répartition des charges ne peut être modifiée qu’à l’unanimité des copropriétaires. Toutefois, lorsque des travaux ou des actes d’acquisition ou de disposition sont décidés par l’assemblée générale statuant à la majorité des voix exigée par la loi, la modification de la répartition des charges rendue ainsi nécessaire peut être décidée par l’assemblée générale statuant à la même majorité. »

Ainsi, dans votre cas, la vente de partie commune est un acte de disposition qui se vote à la majorité de l’article 26 de la loi du 10 juillet 1965 (soit la majorité des membres du syndicat des copropriétaires représentant les 2/3 des voix du syndicat), dès lors, la modification de la grille de répartition de charges se vote aussi à cette même majorité.

Il convient de noter, que depuis le 1^er juin 2020, si la résolution n’a pas atteint le seuil requis, mais a obtenu au moins l’approbation de la moitié des membres du syndicat des copropriétaires présents, représentés ou ayant voté par correspondance, représentant au moins les tiers des voix de tous les copropriétaires, la même assemblée générale se prononce à la majorité des voix de tous les copropriétaires en procédant immédiatement à un second vote. 

Une fois cette résolution adoptée, la nouvelle grille de répartition des charges s’appliquera immédiatement pour les charges et provisions futures.

Toutefois, il faudra bien penser à voter en assemblée générale la publication au fichier immobilier et à faire publier cette modification pour qu’elle soit opposable aux futurs copropriétaires.

En effet, si les copropriétaires n’ont pas eu connaissance de cette nouvelle grille (notamment via la communication des trois derniers PV), alors ils pourront exiger la répartition des charges pour leur quote-part sur l’ancienne grille de répartition.

Conformément à l’article 9 alinéa 1^er de la loi du 10 juillet 1965 : chaque copropriétaire dispose des parties comprises dans son lot ; il use et jouit librement des parties privatives et des parties communes sous la condition de ne porter atteinte ni aux droits des autres copropriétaires ni à la destination de l’immeuble.

Ainsi, chaque copropriétaire est libre de disposer de ses parties privatives comme il l’entend. La Cour de cassation a d’ailleurs reconnu dans un arrêt en date du 08 juillet 1980 que les copropriétaires étaient libres de réunir leurs lots.

Toutefois, ce principe comporte deux exceptions :

• Il faut respecter les dispositions particulières du règlement de copropriété
• Il ne faut porter atteinte ni à la destination de l’immeuble, ni aux droits des autres copropriétaires

Vous n’avez donc pas besoin de l’autorisation de l’assemblée générale pour réunir vos lots (sauf disposition contraire dans votre règlement de copropriété, qu’il faudra respecter tant que cette clause ne sera pas réputée non-écrite par un juge ou par l’assemblée générale).

Néanmoins, vous devez impérativement modifier le règlement de copropriété ainsi que l’état descriptif de division (civ.3 06 février 2002).

En effet, il faut modifier le règlement de copropriété en raison de la modification des tantièmes liées à ce nouveau lot. Il n’est cependant pas nécessaire d’obtenir l’autorisation de l’assemblée générale dans la mesure où il s’agit simplement d’additionner les tantièmes des anciens lots pour obtenir ceux rattachés au nouveau lot.

Cependant, si la réunion des lots entraine un changement d’usage (par exemple un lot à usage commercial en habitation ou inversement), il est nécessaire d’obtenir l’autorisation de l’assemblée générale puisque cela entraine une réelle modification de la répartition (modification des charges communes entraînées par les services communs ou élément d’équipement commun), conformément à l’article 25 e) de la loi du 10 juillet 1965.

Pour l’état descriptif de division, conformément au décret du 14 octobre 1955 portant réforme de la publicité foncière. Dès lors qu’il y a réunion de lots et donc incorporation de divers lots en un seul, il est impératif que le copropriétaire concerné modifie l’état descriptif de division pour qu’il soit conforme à la réalité et pour en aviser la publicité foncière. Cette modification répond à des règles précises prévues par ce décret.

En conclusion, vous n’avez pas besoin de l’autorisation de l’assemblée générale, mais vous devez impérativement procéder à des formalités diverses.

A titre liminaire, si votre syndic vous menace de démissionner après un contrôle des comptes opéré et une demande de régularisation des comptes, c’est qu’il a certainement des choses à se reprocher.

La réforme du droit de la copropriété a effectué de forts bouleversements concernant les différentes possibilités de mettre fin au contrat de syndic.

Soyons vigilants, ce qui va suivre ne s’applique que pour les contrats conclus après le 1^er juin 2020.

Pour les contrats conclus avant cette date, l’ancienne rédaction de l’article 18 prévoyait que le syndic ne pouvait renoncer à son contrat sans respecter un délai de préavis de trois mois.

Ainsi, même avant la réforme, le syndic ne pouvait démission sans préavis, le cas échéant il commettait une faute.

Depuis la réforme, la notion de démission n’existe plus. L’article 18 prévoit deux cas de figure dans lesquels le syndic peut mettre fin à son contrat plus tôt que ce qui est prévu au contrat.

Ainsi, le syndic peut :

• En cas d’inexécution suffisamment grave du syndicat des copropriétaires, le syndic peut décider de mettre un terme à son contrat. Dans ce cas, le syndic doit notifier sa volonté au président du conseil syndical ou à défaut à l’ensemble des copropriétaires en précisant la ou les inexécutions reprochées au syndicat des copropriétaires. Il devra par ailleurs, dans un délai qui ne peut être inférieur à deux mois à compter de cette notification, convoquer une assemblée générale afin de désigner un nouveau syndic.
• Si le syndic ne souhaite pas conclure un nouveau contrat, il en informe le conseil syndical au plus tard trois mois avant la tenue de l’assemblée générale. Dans ce cas, si une assemblée générale est tenue dans les trois mois précédant le terme effectif de son contrat, la désignation du nouveau syndic mettra un terme au contrat actuel et ne permettra pas au syndic de réclamer des indemnités.

En conséquence, non, votre syndic ne peut pas démissionner sans préavis sans commettre de faute. Les nouveaux textes encadrent d’autant plus, la possibilité pour le syndic de mettre un terme à son contrat.

Vous avez raison, il appartient au syndic d’assurer la conservation des archives, conformément aux articles 18 de la loi du 10 juillet 1965 et 33 du décret du 17 mars 1967.

Néanmoins, la loi prévoit qu’il est possible pour le syndic de demander à l’assemblée générale statuant à la majorité de l’article 25, le cas échéant à l’article 25-1 la possibilité de confier les archives du syndicat des copropriétaires à une entreprise spécialisée aux frais dudit syndicat.

Il est par ailleurs, précisé qu’une telle décision ne peut donner lieu à aucune rémunération complémentaire au profit du syndic.

Toutefois, accepter une telle décision c’est enlever des missions du syndic celle de la conservation des archives pour laquelle il obtient une rémunération via le forfait de base du syndic.

C’est la raison pour laquelle, le contrat de syndic a prévu au point 7.1.5 « modalités de rémunération » les dispositions suivantes :

« Dans l’hypothèse où l’assemblée générale des copropriétaires, a en cours d’exécution du présent contrat et dans les conditions précisées à l’article 18 de la loi du 10 juillet 1965, décidé de confier les archives au syndicat à une entreprise spécialisée, le montant de sa rémunération forfaitaire annuelle hors taxes est imputé soit (rayer la mention inutile) :

- De la somme de € (que les parties conviennent dès à présent) ;

- De la somme toutes taxes comprises effectivement facturée au syndicat par le tiers auquel cette tâche aura été confiée (sur justificatif).

Hélas, force est de constater que la plupart des syndics choisissent la première option en mentionnant une somme de 1€ à déduire de sa rémunération forfaitaire, ce que les conseillers syndicaux ne relèvent pas faute de comprendre l’ampleur d’une telle décision. L’ARC préconise dans l’intérêt des syndicats des copropriétaires de choisir l’option n°2. Il appartient donc au conseil syndical d’être vigilant concernant ce point.

Si l’assemblée générale vote pour l’externalisation des archives, en cas de changement de syndic, l’article 18-2 de la loi du 10 juillet 1965 dispose que dans un délai d’un mois suivant la cessation des fonctions, le syndic est tenu d’informer le prestataire de ce changement et de communiquer les coordonnées au nouveau syndic.

En conclusion, même s’il entre dans les missions du syndic de conserver les archives du syndicat des copropriétaires, ce dernier peut après décision d’assemblée générale les confier à un prestataire.

Nous ne saurons que vous conseillez d’opter pour cette décision que dans le cas où la facture du prestataire sera déduite de la rémunération forfaitaire du syndic.