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Réponse :

Oui, les charges « gardien et employé d’immeuble » sont récupérables, mais sous certaines limites et conditions.

La liste des charges récupérables est fixée limitativement par le décret n°87-713 du 26 août 1987 modifié par le décret n°2008-1411 du 19 décembre 2008.

Les dépenses correspondant à la rémunération, charges comprises (charges sociales et fiscales) du personnel de l’immeuble, sont récupérables sur le locataire dans les conditions suivantes (art. 2 c et d du décret du 26 août 1987) :

• En présence d’un gardien ou concierge : si la copropriété emploie un gardien qui assure l’entretien des parties communes et l’élimination des déchets (ordures ménagères), la rémunération charges comprises du gardien est récupérable auprès du locataire à concurrence de 75 % de son montant. Lorsque le gardien n’effectue que l’une ou l’autre de ces deux tâches, sa rémunération est récupérable à hauteur de 40 %.

Il faut préciser que si ces tâches sont assurées par un couple de gardien dans le cadre d’un contrat de travail commun, ce couple est assimilé à un personnel unique (Cass. civ 3^ème - 06/02/2013 n°11-27113). Le bailleur pourra imputer au locataire les charges correspondantes à 75 % ou 40 % du salaire des deux gardiens.

La rémunération du gardien est également récupérable même en cas de remplacement de ce dernier durant ses périodes des congés, ou les repos hebdomadaires, lors d’un arrêt maladie, en cas de force majeure ou en raison d’une impossibilité matérielle ou physique temporaire pour le gardien d’effectuer seul les deux tâches.

• En présence d’employés d’immeubles : si la copropriété avait eu recours à un employé d’immeuble qui assure l’entretien des parties communes ou l’élimination des déchets, les salaires et charges auraient été récupérables à 100 %.

Dans les grosses structures, le bailleur peut également demander le remboursement au locataire des dépenses de personnel d’encadrement technique à concurrence de 10 % de leur montant, lorsque ce personnel est chargé du contrôle direct du gardien.

En revanche, le salaire en nature, les indemnités et primes de départ à la retraite, les indemnités de licenciement, la cotisation à une mutuelle prise en charge par l’employeur ou par le comité d’entreprise, la participation de l’employeur au comité d’entreprise, la participation de l’employeur à l’effort de construction, la cotisation à la médecine du travail, l’intéressement et la participation aux bénéfices de l’entreprise, ne sont pas récupérables que l’on soit en présence d’un gardien, ou d’un employé d’immeuble.

REPONSE :

Le syndic se trompe. En effet, si il doit bien constituer l’annexe 1 ET les autres annexes en vue de l’assemblée, de manière à ce que chacun soit en capacité d’appréhender les conséquences de l’approbation des comptes qu’il présente justement pendant cette assemblée, c’est uniquement APRES avoir obtenu une approbation du syndicat des copropriétaires que le syndic peut procéder au remboursement (ou à l’appel de fonds complémentaires si le budget était déficitaire).

C’est bien ce que prévoit le décret comptable, dans son article 8 qui énonce :

« Les comptes de l’exercice clos sont à présenter pour leur approbation par les copropriétaires avec le budget voté correspondant à cet exercice […] »

Votre syndic commet donc une faute de gestion en remboursant chaque copropriétaire AVANT le vote par l’assemblée, puisqu’il n’a pas encore d’autorisation pour le faire.

Réponse : 

Avant de répondre à votre interrogation, précisons que l’avance de solidarité n’est pas explicitement prévue dans la loi du 10 juillet 1965, ni dans le décret du 17 mars 1967.

Il s’agit d’un usage qui consiste à faire un appel de fonds auprès des copropriétaires pour pallier un manque de trésorerie dû à des impayés de charges importants. Elle  est alors considérée comme un emprunt du syndicat vis-à-vis des copropriétaires.

D’où l’appellation « d’avance ».

Par conséquent, votre syndic a tort car toutes les formes d’avances (trésorerie, travaux, solidarité, prévoyance) sont remboursables aux copropriétaires soit dans le cadre d’un vote pris en assemblée générale lorsque le règlement de copropriété ne prévoit pas de disposition contraire, soit en cas de mutation.

Cela résulte de l’article 45-1 du décret du 17 mars 1967 qui précise :

 « Sont nommés avances les fonds destinés, par le règlement de copropriété ou une décision de l'assemblée générale, à constituer des réserves, ou qui représentent un emprunt du syndicat auprès des copropriétaires ou de certains d'entre eux.

Les avances sont remboursables ».

Ainsi, en cas de vente de votre lot, le syndic doit faire figurer dans l’état daté les sommes que le syndicat des copropriétaires devra vous rembourser, notamment les avances que vous avez réglées.

En parallèle, le syndic sera habilité à réclamer ce même montant au copropriétaire acquéreur impliquant que l’immeuble ne soit pas lésé.

Je profite de votre question pour vous rappeler qu’il en revient au syndic de gérer la copropriété et donc de traiter les impayés de charges afin d’éviter que les copropriétaires soient contraints de constituer une avance de solidarité.

Il ne faut donc pas que le syndic renverse la situation en rendant responsable les copropriétaires des impayés, sachant que bien souvent cette situation résulte d’un manque de réactivité du syndic qui a préféré facturer des actes inutiles tels que des mises en demeure ou des lettres de relance entre 40 et 100 euros.

Conclusion

Vous êtes en droit de réclamer l’intégralité du remboursement des avances constituées sans que le syndic ne puisse avancer le moindre argument.

Réponse

Votre question est très intéressante car elle concerne la plupart des copropriétés.

Avant d’entrer dans les obligations du syndic, il faut tout d’abord préciser l’objet du compte d’attente créditeur.

Comme son nom l’indique, ce compte permet de mettre « en attente » d’affectation des sommes réceptionnées ou notifiées.

Ainsi, elles ne sont ni réparties sur les comptes des copropriétaires ni affectées sur un compte pour par exemple diminuer le montant d’un poste de charge.

Généralement, il s’agit d’indemnités d’assurance, d’excédents travaux ou de produits en tout genre (locations, produits financiers…) non répartis en fin d’exercice.

Certaines raisons peuvent justifier de maintenir des sommes en compte d’attente.

A titre d’exemple, le syndic peut considérer qu’il est plus judicieux que les indemnités d’assurance soient conservées en compte d’attente, le temps d’entamer la réalisation des travaux de réhabilitation.

Ceci étant, il peut s’agir tout simplement d’un abus du syndic qui, au lieu de répartir les sommes, les conserve indûment.

Et pourtant, l’article 10 de l’arrêté du 14 mars 2005 est clair puisqu’il précise que « Le compte 47 "Compte d'attente" doit être soldé à la fin de l'exercice […] »

Cette même disposition précise que le syndic qui souhaite conserver les comptes d’attente en fin d’exercice devra alors les « […] justifier ligne à ligne ».

Attention, il s’agit bien d’une justification et non uniquement d’une explication.

Autrement dit, il devra justifier au conseil syndical de l’intérêt de maintenir en comptes d’attente certaines sommes.

Pour cela, il devra joindre aux documents comptables une pièce justifiant la décomposition du compte d’attente en identifiant l’origine et le montant correspondant.

Pour conclure et apporter une réponse claire, le syndic n’a pas à maintenir en fin d’exercice des sommes sur les comptes d’attente, sauf s’il justifie de leur intérêt.

Si le syndic ne veut pas se conformer à la réglementation, le conseil syndical devra exiger l’inscription d’une question à l’ordre du jour, conformément aux articles 10 et 26 du décret du 17 mars 1967, pour voter l’affectation des sommes, par exemple sur le fonds travaux.

Réponse : 

Soyons très clair. Votre syndic a tout faux, pouvant entraîner la nullité de son mandat de manière rétroactive.

Reprenons les différentes notions.

Conformément à l’article 18-2 de la loi du 10 juillet 1965, le principe de droit est que la copropriété doit disposer d’un compte bancaire séparé dont il est le seul titulaire.

Cela concerne l’ensemble des copropriétés de plus ou de moins de 16 lots.

Par dérogation au principe, les syndicats des copropriétaires composés de moins de 16 lots principaux peuvent voter en assemblée générale une dérogation faite au syndic d’ouvrir un compte bancaire séparé au nom du syndicat des copropriétaires.

Ceci étant, même dans ce cas, il ne s’agit pas de placer les fonds de la copropriété sur un sous-compte du syndic mais dans un compte individualisé présentant les opérations bancaires propres au syndicat des copropriétaires.

De plus, l’article 18-2 de la loi du 10 juillet 1965 précise que le syndic doit transmettre au président du conseil syndical tous les mois les relevés bancaires.

Pour résumer, le principe est l’ouverture de compte bancaire séparé et l’exception, qui doit être votée par l’assemblée générale, est le compte bancaire individualisé.

La loi prévoit une sanction en cas de défaut d’ouverture de compte bancaire séparé qui est tout simplement la nullité rétroactive du contrat de syndic qui doit être prononcée par le juge.

J’ajoute qu’un récent arrêt de la Cour de cassation en date du 25 octobre 2018, n°17-19450, a précisé que l’absence de durée de la dispense entraîne la nullité de la décision prise en assemblée générale pouvant donc demander la nullité du contrat de syndic pour défaut d’ouverture de compte bancaire séparé.

Cela résulte de l’article 29-1 du décret du 17 mars 1967 qui précise que « la décision […] par laquelle l’assemblée générale dispense le syndic de l’obligation d’ouvrir un compte bancaire ou postal séparé au nom du syndicat fixe la durée pour laquelle la dispense est donnée. »

Ainsi, je vous conseille d’envoyer un courrier en recommandé avec accusé de réception à votre syndic avec copies à son assurance de responsabilité civile et à sa garantie financière pour lui rappeler ses obligations légales et d’ordre public d’ouvrir un compte bancaire séparé et qu’à défaut de les respecter, une action judiciaire en nullité de son mandat sera dirigée à son encontre.

L’ARC pourra vous y aider !

Réponse

Cette question est très importante car il est clair que de nombreux syndics vont profiter de l’amalgame fait par la nouvelle rédaction de l’article 241-9 du Code de l’énergie modifié par l’article 71 de la loi ELAN, pour imposer l’installation de répartiteurs de frais de chaleur présentés par les sociétés spécialisées.

Procédons par étapes en présentant les obligations qui incombent aux copropriétaires en matière d’individualisation des frais de chauffage.

Les immeubles équipés en chauffage collectif doivent installer un équipement qui doit déterminer « la quantité de chaleur fournie à chaque local occupé ».

Il s’agit là de la reproduction stricte du texte légal.

Les répartiteurs de frais de chaleur proposés par les différentes sociétés sont donc non conformes aux exigences légales puisqu’ils donnent un indice, ou un index, et non une consommation.

Voyons à présent la nouvelle rédaction de l’article 241-9 du Code de l’énergie modifié en matière d’individualisation de frais de chaleur :

« Tout immeuble collectif pourvu d'un chauffage commun doit comporter, quand la technique le permet, une installation permettant de déterminer la quantité de chaleur et d'eau chaude fournie à chaque local occupé à titre privatif.

Nonobstant toute disposition, convention ou usage contraires, les frais de chauffage et de fourniture d'eau chaude mis à la charge des occupants comprennent, en plus des frais fixes, le coût des quantités de chaleur calculées comme il est dit ci-dessus.

Un décret pris en Conseil d'Etat fixe les conditions d'application du présent article, et notamment la part des frais fixes visés au précédent alinéa, les délais d'exécution des travaux prescrits ainsi que les cas et conditions dans lesquels il peut être dérogé à l'obligation prévue au premier alinéa, en raison d'une impossibilité technique ou d'un coût excessif.

Lorsqu'il n'est pas rentable ou techniquement possible d'utiliser des compteurs individuels pour déterminer la quantité de chaleur, des répartiteurs des frais de chauffage individuels sont utilisés pour déterminer la quantité de chaleur à chaque radiateur, à moins que l'installation de tels répartiteurs ne soit ni rentable ni techniquement possible. Dans ces cas, d'autres méthodes rentables permettant de déterminer la quantité de chaleur fournie à chaque local occupé à titre privatif sont envisagées. Un décret en Conseil d'Etat précise le cadre de mise en place de ces méthodes. »

Certains professionnels, de bonne ou de mauvaise foi, ont une interprétation rapide en indiquant que l’obligation de pose de répartiteurs de frais de chaleur est à présent clairement prescrite par la loi.

Or, il faut être vigilant, puisque cette disposition précise qu’il s’agit de «  répartiteurs de frais de chaleur qui sont utilisés pour déterminer la quantité de chaleur. »

Ainsi, il faut que l’équipement permette de mesurer une quantité de chaleur, ce qui n’est pas le cas des répartiteurs standards que proposent les installateurs, qui ne délivrent qu’un indice.

Aussi, le réflexe à avoir est de vérifier si l’équipement que souhaite proposer le syndic à l’ordre du jour a bien comme fonction de mesurer une quantité de chaleur, et dans ce cas il est recevable, ou bien uniquement un indice, entraînant qu’il soit disqualifié.

Si le syndic persiste à vouloir présenter cette solution à l’ordre du jour, il faut qu’il explique son acharnement qui met en difficulté le syndicat des copropriétaires et voter contre toute proposition ne démontrant pas la faisabilité technique et la rentabilité économique de l’opération.

En effet, il revient au syndic ou à l’installateur de démontrer que l’équipement qu’il souhaite installer, même dans le cas où il serait conforme à la législation, est rentable et techniquement possible.

A défaut, il faudra attendre les autres méthodes alternatives qui doivent être fixées par un décret en attente de publication.

Pour résumer, votre syndic a tout faux. Il faut donc vérifier s’il n’a pas d’intérêt direct ou indirect avec les sociétés d’individualisation de fluides et d’énergie…

Réponse :

L’article 52 de la loi ALUR du 24 mars 2014 a imposé une immatriculation des copropriétés.

C’est une mesure administrative consistant à permettre aux pouvoirs publics de disposer d’un nombre précis d’informations sur celles-ci, notamment sa localisation, son nombre de lots, l’état de son bâti, les éventuelles procédures la concernant, son syndic, ainsi que ses principales données financières.

Cette immatriculation permet l’enregistrement de ces éléments sur un registre détenu par l’ANAH (Agence Nationale de l’Habitat).

Seul le syndic en sa qualité de représentant légal du syndicat, peut procéder à cette formalité.

Un échéancier était prévu selon le nombre de lots composant l’ensemble immobilier.

Les plus petites copropriétés devaient être immatriculées avant le 31 décembre 2018.

Le syndic était fondé à facturer au syndicat des copropriétaires des honoraires supplémentaires au titre de cette immatriculation initiale, conformément au montant stipulé dans son contrat de syndic (point 7.2.7) adopté en assemblée générale.

Cette prestation ne relève pas du forfait de base (décret du 26 mars 2015 sur le contrat type de syndic).

Chaque année, le syndic doit actualiser les informations détenues dans le registre.

La mise à jour des données financières doit être faite dans les 2 mois suivant la tenue de l'assemblée générale au cours de laquelle les comptes de l'exercice clos ont été approuvés.

Si d'autres informations ont changé, elles doivent être actualisées au même moment que pour les données financières (article R711-10 du Code de la construction et de l’habitation).

Certains syndics professionnels profitent de cette actualisation des informations pour facturer à nouveau au syndicat des honoraires de plusieurs centaines d’euros, au titre de « l’immatriculation initiale », pourtant déjà facturée à la copropriété l’année précédente.

Ces honoraires complémentaires du syndic s’avèrent totalement irréguliers, puisque le contrat type autorise uniquement la facturation de l’immatriculation initiale.

Autrement dit, seul le premier enregistrement de la copropriété sur le registre conservé par l’ANAH peut être facturé, sans rémunération possible pour les mises à jour.

Cela rentre dans la gestion courante du syndicat des copropriétaires.

Les copropriétaires doivent donc refuser les honoraires complémentaires illicites du syndic pour l’actualisation des informations de la copropriété sur le registre détenu par l’ANAH.

Réponse

Tout d’abord, je tiens à vous préciser que le contrôle des annexes comptables et plus généralement des comptes ne se fait pas entre la convocation de l’assemblée générale et sa tenue, mais bien en amont de l’envoi des convocations.

En pratique, vous devez valider les documents avant que le syndic ne se permette d’envoyer la convocation d’assemblée générale aux copropriétaires.

Effectivement l’annexe 4 présente les travaux terminés au cours de l’exercice que les copropriétaires doivent approuver au cours de l’assemblée générale.

Sur cette annexe plusieurs travaux peuvent être présentés, distinguant pour chacun d’eux si les appels de fonds sont supérieurs ou inférieurs aux factures réceptionnées.

Ainsi, est présenté pour chaque campagne de travaux soit un solde nul, soit un solde excédentaire ou déficitaire, qui, si les comptes sont approuvés, sera répartir sur les comptes des copropriétaires.

En revanche, l’annexe 5 présente les travaux non terminés ou n’ayant pas commencé.

La conséquence directe est que les excédents ou insuffisances d’appels de fonds ne seront pas répartis puisque la réalisation des travaux se prolonge sur l’année suivante.

Le conseil syndical devra être particulièrement vigilant en contrôlant si le syndic n’a pas volontairement présenté des travaux achevés comme non terminés.

Son objectif est simple : ne pas rétrocéder les excédents aux copropriétaires, préférant séquestrer les sommes.

Ainsi, en tant que conseil syndical je vous suggère de vérifier scrupuleusement les travaux présentés comme non terminés, voire non commencés.

Si en réalité ils sont terminés, il faudra alors demander au syndic de les affecter dans l’annexe 4 afin de répartir les éventuels excédants.

Compte tenu du fait que dans votre cas la convocation d’assemblée générale a été envoyée, il faudra acter l’ensemble de ces décisions dans la résolution de l’assemblée générale qui concerne l’approbation des comptes.

Réponse

Votre question est intéressante car derrière cette interrogation qui peut paraitre anodine, se cache une stratégie financiero-comptable des syndics.

Tout d’abord, pour être clair, l’article 14-1 de la loi du 10 juillet 1965 dernier alinéa précise que « les provisions sont exigibles au premier jour de chaque trimestre ou au premier jour de la période fixée par l’assemblée générale ».

Autrement dit, si l’assemblée générale n’a pas fixé de modalités dérogatoires, le principe est que l’appel de fonds est exigible le premier jour de chaque trimestre, c’est-à-dire dans votre cas le 1^er janvier 2019.

Avant cette date, le syndic n’est pas habilité à vous réclamer cet appel de fonds, ne pouvant engager à votre encontre aucun acte privatif comme une lettre de relance ou une mise en demeure.

Ceci étant on peut comprendre qu’un syndic envoie l’avis d’appel de fonds 15 jours avant sa date d’exigibilité afin d’alerter le copropriétaire sur son obligation de règlement au premier jour du trimestre.

Là où la situation peut devenir stratégique pour le syndic, c’est lorsqu’il envoie l’avis du premier trimestre de l’exercice suivant sur l’exercice en cours afin de comptabiliser sur ce dernier les appels de fonds réglés, réduisant ainsi artificiellement les impayés.

Le principe est simple, on intègre les règlements au crédit du compte des copropriétaires, sans pour autant imputer au débit l’appel de fonds (qui ne sera exigible que sur l’exercice suivant).

C’est pour cela que le conseil syndical doit vérifier la réelle situation des copropriétaires en fin d’exercice, surtout si le syndic a procédé de manière précoce aux appels de fonds et que se retrouve dans la comptabilité un nombre important de copropriétaires créditeurs.

En effet, il est anormal que les copropriétaires se mettent à payer des sommes plus importantes que celles réclamées.

Il est donc fort probable que le syndic ait procédé à l’appel de fonds de l’exercice à venir sur celui en cours.

Modèle Appel de fonds pour le Syndic Bénévole