Modèles des Annexes comptables
Modèles des Annexes comptables pour le Syndic bénévole
Réponse de l'expert
Action
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Utilisation effective du fonds travaux pour une opération qui n’est pas liée à de la rénovation énergétique et qui répond à une clé spéciale
Question
Depuis le 1er janvier 2017, notre copropriété a constitué un fonds travaux prévu par la loi ALUR.
Nous souhaitons utiliser ce fonds pour financer en partie le changement du moteur de notre ascenseur.
Nous aimerions savoir si cela est possible sachant que notre syndic nous affirme que cela n’est pas légal, au motif qu’il ne s’agit pas de travaux de rénovation énergétique et que la clé utilisés pour les interventions sur l’ascenseur n’est pas la même que celle sur laquelle le fonds travaux a été appelé (clé générale).
Ces affirmations sont-elles exactes ?
Réponse
Votre question appelle plusieurs notions juridiques et comptables, auxquelles s’ajoute une réflexion, dirons-nous, psychologique.
Procédons par étapes.
L’article 14-2 de la loi du 10 juillet 1965 précise que le fonds travaux peut être utilisé pour tout travaux prescrits par la loi et le règlement ou ceux décidés par l’assemblée générale.
Votre syndic est donc en tort en indiquant que le fonds travaux peut être utilisé uniquement pour des travaux de rénovation énergétique.
Par conséquent, le changement du moteur de l’ascenseur qui doit être voté en assemblée générale peut être financé en partie ou totalement par le fonds travaux.
En parallèle, votre syndic pose une véritable question juridico-comptable concernant l’utilisation du fonds travaux appelé sur la base de la clé générale pour des travaux qui relèvent de la clé « ascenseur ».
Néanmoins, ce problème est traité à l’article 204 de la récente loi ELAN qui a modifié l’article 14-2 de la loi du 10 juillet 1965, qui précise que le syndic doit respecter l’affectation du fonds travaux en fonction des parties communes spéciales ou clés de répartition.
Autrement dit, le fonds travaux peut être utilisé pour des opérations qui ne relèvent pas de la clé générale.
Il revient à votre syndic de s’organiser en internet pour être en mesure d’affecter le fonds travaux afin de financer le changement du moteur tout en respectant la clé spéciale de répartition.
Nous avons présenté sur notre site internet la méthode comptable à suivre ainsi que publié un guide dédié à cette question, intitulé Comment utiliser efficacement son fonds travaux.
Ensuite, il faut aborder l’aspect psychologique.
La création du fonds travaux trouve son origine dans le fait que les copropriétaires refusaient de voter les travaux de rénovation énergétique compte tenu de leur coût exorbitant, préférant ajourner le vote ?
Utiliser le fonds travaux pour des opérations qui obtiennent généralement le consentement unanime des copropriétaires, comme le changement du moteur de l’ascenseur, est contreproductif, sachant que les travaux de rénovation énergétique risqueraient alors de ne pas être votés par manque de finance.
Voilà pourquoi il est plus judicieux de ne pas utiliser le fonds travaux pour le changement du moteur de l’ascenseur.
Ceci étant, vous connaissez mieux que nous votre copropriété et serez plus à même de décider ce qui est le plus judicieux.
Réponse de l'expert
Comment contrôler le bon enregistrement comptable des loyers de la copropriété
Question
A la suite de la suppression du poste de gardien, nous avons loué le logement de fonction à un couple. En tant que président du conseil syndical, je dois contrôler les comptes de la copropriété, mais ne sais pas où chercher dans la comptabilité l’enregistrement des loyers perçus. Pouvez-vous m’éclairer ?
Réponse
Tout d’abord, je tiens à préciser que le contrôle des comptes n’est pas une prérogative propre du président du conseil syndical.
Par conséquent, conformément à l’article 26 du décret du 17 mars 1967, le conseil syndical peut habiliter un ou plusieurs membres pour assurer cette mission et avoir accès aux pièces détenues chez le syndic.
Les produits, qu’ils soient des loyers, des indemnités d’assurance, des subventions, ou des intérêts financiers, doivent être enregistrés dès qu’ils deviennent exigibles.
Cela résulte de l’article 3 du décret du 14 mars 2005 qui précise : « Les produits constatés pour les opérations courantes comprennent les sommes reçues ou à recevoir de chaque copropriétaire en vertu de l'obligation leur incombant, enregistrées à la date d'exigibilité. Ils comprennent aussi les produits divers affectés aux opérations courantes suivant affectation décidée ou approuvée par l'assemblée générale des copropriétaires. »
Les loyers sont des produits de la copropriété et doivent par conséquent figurer en classe 7 dans le compte 714 qui s’intitule « produits divers ».
Ces produits doivent être affectés aux charges, permettant en fin d’exercice de réduire leur impact qui devra en définitive être supporté par les copropriétaires.
Il faudra néanmoins être vigilant car certains syndics camouflent les produits de la copropriété en compte d’attente (compte 47), permettant d’alimenter la trésorerie de la copropriété (qu’ils font souvent travailler à leur profit), sans pour autant affecter la recette au bénéfice des copropriétaires.
Ainsi, la préconisation à suivre est de vérifier chaque mois l’enregistrement des loyers dans le compte 714 « produits divers ».
Par conséquent, si vous contrôlez les comptes en fin d’exercice, le compte 714 devra présenter au moins 12 lignes comptables, représentant les douze mensualités de loyer, auxquelles peuvent s’ajouter d’autres produits.
Réponse de l'expert
Que contient l’annexe 1, état financier après répartition ? (émission vidéo)
Avant l’assemblée générale, le conseil syndical a une mission de contrôle en ce qui concerne la comptabilité.
Madame Laurence VILSALMON, experte en comptabilité de copropriété auprès des syndics bénévoles, pouvez-vous nous en dire plus sur l’annexe 1 ?
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L’annexe 1 est le bilan de la copropriété. C’est l’état financier établit au dernier jour de l’exercice comptable. Elle doit obligatoirement être présentée après répartition du résultat de l’exercice clos.
Pouvez-vous nous en dire plus sur cet état financier ?
On peut distinguer deux principales parties dans cette annexe comptable :
- En partie haute : l’état financier
- En partie basse : l’état des dettes et des créances
En premier lieu, pouvez-vous nous expliquer la partie haute de l’annexe 1 ?
En haut à gauche de l’annexe 1, vous retrouvez la trésorerie de l’immeuble, c’est-à-dire la disponibilité bancaire du syndicat des copropriétaires.
- En compte 50, « fonds placés ».
Cela regroupe tous les fonds placés sur un compte rémunéré par exemple sur un Livret A. Les sommes relatives au fonds travaux doivent ainsi y être obligatoirement placées.
- En compte 512, « banque ou fonds en banque ».
Nous trouvons les sommes disponibles sur le compte courant de la copropriété.
- Parfois, nous retrouvons un troisième compte, le compte 53 qui concerne la « caisse », des sommes liquides disponibles.
En haut à droite de l’annexe 1, vous retrouvez les provisions ou avances.
- En compte 102, « provisions pour travaux ».
Ce sont les provisions appelées auprès des copropriétaires pour financer des travaux. Ces travaux ont été votés en assemblée générale mais n’ont pas encore débuté.
- En compte 103 100, « avance de trésorerie ».
Elle pallie un éventuel défaut de trésorerie et permet au syndic d’avoir ponctuellement la trésorerie suffisante pour payer les fournisseurs en cas d’impayés de charges de la part d’un ou plusieurs copropriétaires.
Celle-ci ne peut légalement dépasser 1/6ème du budget prévisionnel de l’année en cours. Il est donc parfois nécessaire de la réajuster.
- En compte 103 200, « avance travaux ».
C’est une « cagnotte » pour des travaux futurs non déterminés. Elle pourra permettre de financer une partie des travaux votés en assemblée générale le moment venu.
- En compte 103 300, « autres avances ».
On y retrouve par exemple, l’avance de solidarité. Cette avance est mise en place en cas d’impayés de charges important.
- En compte 105, « fond de travaux ».
Le fond travaux est obligatoire depuis le 1er janvier 2017 pour toutes les copropriétés de plus de 10 lots, tout usage confondu, c’est-à-dire appartement, cave, parking. En dessous de 10 lots, une dispense est possible si elle est décidée à l’unanimité.
Ce fonds travaux est obligatoirement constitué selon la clé générale à hauteur minimum de 5 % du budget prévisionnel.
Comme l’avance travaux, il s’agit d’une « épargne » pour des travaux futurs non déterminés qui pourra permettre de financer une partie des travaux votés en assemblée générale le moment venu.
Mais attention, à la différence de l’avance travaux, le fonds travaux n’est pas remboursable en cas de mutation, il est attaché aux lots. Il faudra donc le prendre en compte dans le cadre de la convention de vente établie par le notaire.
Les règlements du fonds travaux sont obligatoirement placés sur un compte rémunéré. On retrouve donc son montant dans le compte 50 « fonds placés ».
- En compte 12, « solde en attente sur travaux ou opérations exceptionnelles ».
Le compte 12 reprend le solde des campagnes travaux ou opérations exceptionnelles (procédure par exemple) non terminées à la date de clôture de l’exercice comptable, donc qui n’a pas encore été réparti. On retrouve le détail de ces comptes en annexe 5. Le solde de l’annexe 5 devra être égal au solde du compte 12.
Qu’en est-il maintenant de la partie basse de l’annexe 1 que vous appelez « état des dettes et des créances » ?
En bas à droite de l’annexe 1, nous retrouvons toutes les dettes du syndicat des copropriétaires, c’est-à-dire toutes les sommes dues par le syndicat aux tiers (copropriétaires, fournisseurs, etc.)
Plus précisément, on y retrouve :
- En compte 450 « Copropriétaires, excédents versés ».
Il s’agit du solde des copropriétaires créditeurs après répartition.
- En compte 40 « Fournisseurs ».
C’est le montant des dettes que le syndicat des copropriétaires aurait vis-à-vis de ses fournisseurs à la date d’arrêté des comptes.
- En compte 42 à 44 « Organismes sociaux ».
Ce sont les organismes tels que l’URSSAF, les impôts, etc. Il s’agit également de dettes du syndicat.
- En compte 46 « Créditeurs divers ».
Il faut être vigilant sur ce compte. Ce compte peut effectivement « cacher » le solde de comptes de copropriétaires vendeurs créditeurs, copropriétaires partis « ayant vendu » et à qui la copropriété devrait toujours une somme qui normalement devrait être remboursée.
- En compte 47 « Comptes d’attente ».
Ce compte doit également retenir toute votre attention. En fin d’exercice, ces comptes doivent êtres soldés ou justifiés ligne par ligne par le syndic.
- En compte 48 « Comptes de régularisation ».
Nous pouvons y retrouver des produits qui ne concernent pas l’exercice.
En bas à gauche de l’annexe 1, nous retrouvons les créances du syndicat des copropriétaires, c’est-à-dire les sommes que doivent les tiers à ce dernier.
- En compte 450 « Copropriétaires – sommes exigibles restant à recevoir » et compte 459 « Copropriétaires – créances douteuses ».
Ce sont des sommes dues par les copropriétaires.
- En compte 46 « Débiteurs divers ».
Et nous retrouvons toujours les comptes 47 « compte d’attente » débiteurs et les comptes 48 « compte de régularisation », qui peut être par exemple une prime d’assurance qui ne concerne pas l’exercice considéré.
Avec l’annexe 1, sommes-nous capable de voir si une copropriété est en difficulté ?
Oui, en regardant le solde bancaire qui correspond à la trésorerie de l’immeuble, vous êtes à même de voir s’il y a des difficultés.
Il en va de même si des fournisseurs ne sont pas payés (en bas, à droite).
Bien entendu, le taux d’impayés (copropriétaires débiteurs) est également significatif de difficultés.
Cette analyse est donc facilement réalisable.
En conclusion, l’annexe 1 :
- est une pièce importante à exploiter ;
- permet de connaître la situation financière de sa copropriété ;
- doit être équilibrée (total des sommes au débit égal au total des sommes au crédit) ;
- doit être OBLIGATOIREMENT présentée après répartition et être accompagnée de la liste des soldes de tous les copropriétaires toujours après répartition.
Pour aller plus loin
https://arc-copro.fr/ouvrages/savoir-lire-et-exploiter-les-cinq-annexes-comptables.html
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Avez-vous pris la température de votre copropriété ?
https://arc-copro.fr/documentation/avez-vous-pris-la-temperature-de-votre-copropriete
A quoi correspondent les pièces jointes aux cinq annexes comptables ?
https://arc-copro.fr/documentation/quoi-correspondent-les-pieces-jointes-aux-cinq-annexes-comptables
ABUS N° 4438 : Nexity Paris Nation des annexes comptables encore non conformes
DOSSIER DU MOIS DE NOVEMBRE 2018 : Le premier observatoire sur l’état patrimonial des copropriétés développé par l’ARC qui fait froid dans le dos
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Réponse de l'expert
Les obligations en matière de compte séparé (émission vidéo)
Les syndics ont l’obligation de mettre en place des comptes bancaires séparés au nom des syndicats des copropriétaires. Monsieur Emile HAGEGE, Directeur de l’ARC, va nous donner quelques précisions.
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Les obligations du syndic sont prévues clairement dans l’article 18 de la loi du 10 juillet 1965 qui impose l’ouverture d’un compte bancaire séparé au nom du syndicat des copropriétaires.
La loi ALUR est venue renforcée cette obligation en limitant les possibilités de dérogation à ce principe pour les copropriétés de moins de 16 lots.
Autrement dit, celles qui ont plus de 16 lots sont dans l’obligation d’ouvrir et de disposer d’un compte bancaire séparé au nom du syndicat des copropriétaires, sans possibilité de vote dérogatoire en assemblée générale.
Pourquoi les syndics n’ouvrent-ils pas toujours de compte séparé malgré cette obligation ?
En réalité, nous sommes devant le « nerf de la guerre » : l’argent !
La question est la suivante : est-ce que les fonds de la copropriété vont au profit exclusif du syndicat des copropriétaires ou est-ce que les fonds vont au profit du syndic qui les fait « travailler » d’une manière ou d’une autre ?
Y a-t-il des sanctions pour les syndics qui ne respectent pas cette obligation ?
C’est l’une des rares dispositions qui prévoient des sanctions.
Le même article 18 de la loi du 10 juillet 1965 précise ainsi que : « La méconnaissance par le syndic de ces obligations emporte la nullité de plein droit de son mandat à l'expiration du délai de trois mois suivant sa désignation ».
Qui dit nullité, dit rétroactivité et donc il sera considéré que le syndic n’a jamais eu de mandat.
Comment pouvons-nous nous assurer de disposer d’un compte bancaire séparé ?
Plusieurs choses doivent être effectuées pour vous assurer que le compte bancaire dont vous disposez est bien un compte bancaire séparé au nom du syndicat des copropriétaires.
Il est nécessaire de vérifier :
- la convention de compte et en premier lieu le libellé du compte.
Il faut impérativement que le seul titulaire du compte soit le syndicat des copropriétaires. - l’attestation de la banque justifiant ou affirmant que le syndicat des copropriétaires dispose bien d’un compte bancaire séparé.
Le numéro de compte doit bien y figurer. Par ailleurs, il doit être clairement indiqué qu’il ne pourra y avoir ni de fusion, ni de compensation avec tout autre compte. Ce compte devra perdurer indépendamment du syndic en place. - le numéro ICS (Identifiant Créancier Sepa).
Il doit être celui du syndicat des copropriétaires et non celui du syndic. - le libellé de l’ordre des paiements.
Dans les appels de fonds, il est parfois indiqué à quel ordre effectuer ses règlements. Il faudra bien contrôler que c’est à l’ordre du syndicat des copropriétaires et non du syndic que les paiements sont effectués. - la symétrie entre la date de décaissement effectué par un copropriétaire et la date d’enregistrement dans le relevé bancaire du compte du syndicat.
Le délai est au maximum de deux jours, si c’est plus long, c’est qu’il y a un problème.
En résumé :
- Vérifier les délais de paiement des fournisseurs.
- Effectuer un chèque au syndic et vérifier s’il y a un encaissement.
- Refuser de faire des paiements en ligne si vous n’avez pas l’assurance du compte du bénéficiaire.
Pour aller plus loin :
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Compte bancaire séparé du syndicat des copropriétaires : la convention d’ouverture de compte devrait comporter des mentions obligatoires à respecter
Même en cas de dispense de compte bancaire séparé le syndicat des copropriétaires doit disposer d’un compte individualisé
ABUS DE LA SEMAINE N°4509 : Cabinets Nexity Lamy, syndicat des copropriétaires, même compte bancaire séparé!
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Réponse de l'expert
Comment mettre en œuvre un prêt collectif en copropriété ? (émission vidéo)
Devant la difficulté à obtenir des prêts collectifs et pour répondre aux questions des copropriétaires à ce sujet, nous avons fait appel à Madame Noémie FITOUSSI de la société Energie Pulse, partenaire de l’ARC, consultante pour toutes les questions relevant de l’ingénierie financière.
Tout d’abord, qu’est-ce qu’un prêt collectif ?
Le prêt collectif est un prêt souscrit par le syndicat des copropriétaires pour financer des travaux sur les parties communes et les parties privatives d’intérêt collectif.
Ce prêt est voté en assemblée générale.
Le dossier de demande est constitué par le syndic au nom des copropriétaires qui souhaitent y adhérer.
Toutes les banques proposent-elles ces prêts collectifs aux syndicats des copropriétaireaas ?
Les banques se positionnant sur le créneau des prêts collectifs sont peu nombreuses.
On compte Domofinances et la Caisse d’Epargne Ile-de-France qui a récemment absorbée l’activité du Crédit Foncier dans ce domaine.
Qui met en place le prêt collectif et comment cela se passe-t-il ?
C’est le syndic qui est en charge de la mise en place de ce prêt collectif. Il va proposer des résolutions spécifiques en fonction des banques en assemblée générale en même temps que le vote des travaux.
Les offres de prêt doivent être jointes en annexe de la convocation.
C’est le syndic qui va constituer le dossier administratif de demande de prêt, déposer la demande auprès de la banque et la signer.
Tous les copropriétaires sont-ils obligés de participer au prêt collectif ?
Non. Après le vote des travaux en assemblée générale, le syndic procède au recensement des copropriétaires intéressés par le prêt.
Un dossier simple doit être constitué : un bulletin d’adhésion, la photocopie d’une pièce d’identité et un mandat de prélèvement. Pour en bénéficier, le copropriétaire doit être à jour du paiement de ses charges et ne pas être inscrit au fichier de la Banque de France.
Le grand intérêt de ce prêt est sa facilité d’accès notamment sans condition d’âge.
Que se passe-t-il si un copropriétaire vend son lot une fois le prêt souscrit ?
En cas de mutation, le prêt doit être remboursé en totalité. Il peut éventuellement être repris par l’acquéreur mais cela nécessitera l’accord de la banque et de la caution.
Que se passe-t-il si un copropriétaire ne rembourse pas les sommes empruntées? Les autres copropriétaires doivent-ils payer à sa place ?
Non, la loi oblige les banques à mettre en place une caution lorsqu’elles proposent un prêt collectif.
Le rôle de la caution est de couvrir le risque d’un défaut de remboursement d’un copropriétaire.
Lorsqu’un copropriétaire cesse de payer ses échéances de remboursement, la caution va rembourser la banque à sa place et se retourner contre le copropriétaire défaillant.
En résumé :
- Obtenir un prêt collectif n’est pas si simple.
- Il est important de se renseigner en amont et de se faire accompagner.
- Il est possible d’adhérer de manière individuelle.
- Le projet de prêt collectif doit être soumis à la décision de l’assemblée générale.
- Il n’y a pas de solidarité collective en cas d’impayés, chaque copropriétaire est responsable.
Nos recommandations :
- Bien définir les besoins en travaux à financer par le prêt collectif.
- Consulter les sociétés bancaires afin de disposer des tarifs en vigueur et les plus compétitifs.
- Organiser des réunions d’information au sein de la copropriété.
Pour aller plus loin :
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Vous êtes adhérent, ce sujet vous intéresse particulièrement, n’hésitez pas à consulter ces différents articles qui sauront au mieux vous éclairer et vous conseiller plus spécifiquement :
Le décret sur le prêt collectif est (enfin) paru
https://arc-copro.fr/documentation/le-d-cret-sur-le-pr-t-collectif-est-enfin-paru
" Prêt Collectif "
https://arc-copro.fr/node/15921
Souscription Emprunt
https://arc-copro.fr/node/16265
Quels travaux portant sur les parties privatives sont considérés d’intérêt collectif pour la copropriété ?
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Réponse de l'expert
Copropriétaire acquéreur : dois-je supporter la régularisation des consommations d’eau de mon vendeur ?
Question
En tant que président du conseil syndical je suis interpellé par un nouveau copropriétaire qui refuse de payer sa régularisation de charges au motif que le syndic lui a imputé les consommations d’eau de son copropriétaire vendeur, alors qu’il a acheté son lot il y a moins de trois mois.
Sa contestation est-elle légalement justifiée ? Si oui, comment régulariser la situation ?
Réponse
Votre question a fait couler beaucoup d’encre car si la règle de droit est claire et sans équivoque, elle peut paraître injuste.
Précisons tout d’abord ce que prévoit la réglementation.
L’article 6-2 du décret du 17 mars 1967 prévoit trois dispositions qui sont :
« 1° Le paiement de la provision exigible du budget prévisionnel, en application du troisième alinéa de l'article 14-1 de la loi du 10 juillet 1965, incombe au vendeur ;
2° Le paiement des provisions des dépenses non comprises dans le budget prévisionnel incombe à celui, vendeur ou acquéreur, qui est copropriétaire au moment de l'exigibilité ;
3° Le trop ou moins perçu sur provisions, révélé par l'approbation des comptes, est porté au crédit ou au débit du compte de celui qui est copropriétaire lors de l'approbation des comptes. »
Ainsi, comme le prévoit le 3°, il revient au copropriétaire titulaire du lot qui participe à l’assemblée générale qui approuve les comptes de supporter ou de bénéficier du solde de l’exercice.
Ainsi, si celui-ci est positif, c’est-à-dire qu’il y a plus de produits que de charges, l’excédent est à son profit.
En revanche, s’il y a plus de charges que de produits, le déficit doit alors être supporté par le propriétaire du lot.
La conséquence de cette règle est que si l’acquisition d’un lot se fait un mois avant la tenue de l’assemblée générale, c’est le propriétaire de ce lot qui devra supporter la régularisation des charges et notamment celles liées aux consommations d’eau du copropriétaire vendeur, à partir du moment où des compteurs divisionnaires sont installés dans les logements et que le relevé a été réalisé.
Par conséquent, même si cette mesure peut sembler injuste, elle reste néanmoins réglementaire, ne permettant pas au copropriétaire acquéreur de refuser le paiement.
A la limite, il faut lui conseiller de se tourner vers le vendeur afin de négocier une prise en charge de la régularisation des charges.
Cette négociation doit rester étrangère à la copropriété en rappelant au copropriétaire débiteur de payer le plus rapidement possible la dette qui lui est exigible.
A défaut, des poursuites judiciaires en recouvrement seront engagées.
Réponse de l'expert
Syndicat coopératif : Est-il obligatoire de désigner un expert-comptable comme contrôleur aux comptes ?
Question :
Notre copropriété est composée de 30 lots principaux et est gérée de manière bénévole selon la forme coopérative.
Un conseil syndical a été désigné en assemblée générale avec en son sein un président-syndic qui gère la copropriété.
En fin d’exercice, les autres membres vérifient ces comptes.
L’un de nos copropriétaires vient de nous informer qu’il est obligatoire que les comptes soient contrôlés par un contrôleur aux comptes expert-comptable, est-ce vrai ?
Réponse :
Non.
L'article 17-1 de la loi du 10 juillet 1965 précise qu'en forme coopérative, l'assemblée générale désigne une ou plusieurs personnes physiques ou morales qui peuvent être des copropriétaires ou des personnes extérieures qualifiées pour assurer le contrôle des comptes du syndicat.
Par conséquent, il n'est nullement imposé que ce soit un expert-comptable.
Le rôle du copropriétaire ou de la personnes qualifiée est de contrôler la bonne tenue des comptes et plus généralement qu'ils ne présentent pas d'anomalies.
En effet, lorsque le syndicat des copropriétaires est géré par un syndic professionnel ou un syndic « bénévole », c’est le conseil syndical - dont le syndic ne peut faire partie - qui est chargé de contrôler l’ensemble de sa gestion, la comptabilité en particulier.
Dans la gestion de forme coopérative, les membres du conseil syndical et son président, qui assure la fonction de syndic, sont associés dans la gestion de la copropriété.
Cette instance ne peut donc pas, en toute transparence et impartialité, contrôler sa propre gestion.
C’est pourquoi, une instance supplémentaire, distincte du conseil syndical, est nécessaire. La gestion et les comptes pourront ainsi être vérifiés en toute objectivité et impartialité.
Les contrôleurs sont élus en assemblée générale à la majorité des voix exprimées par les présents et représentés (majorité de l’article 24 de la loi du 10 juillet 1965) pour une durée maximale de trois ans (renouvelable par l’assemblée générale).
| Pour rappel, l’ARC propose un service de contrôle des comptes afin de répondre aux exigences de la loi. |
Réponse de l'expert
Comment procéder pour l’approbation des comptes ? (émission vidéo)
Avant l’approbation des comptes en assemble générale, il y a l’obligation d’une vérification par le conseil syndical. Nous avons demandé à Monsieur Emile HAGEGE, directeur de l’ARC, de guider les adhérents à ce sujet.
En quelques mots, qu’est-ce que l’approbation des comptes ?
Il y a un flou concernant l’approbation des comptes. Pourtant, les choses sont claires. L’approbation de comptes ne concerne que l’approbation des dépenses et des recettes de la copropriété.
De ce fait, l’assemblée générale n’a pas à se prononcer sur la validation ou non des autres comptes : compte de bilan, comptes de banque, fournisseurs impayés, copropriétaires débiteurs, etc.
La raison est simple : les copropriétaires n’ont aucune visibilité sur ces comptes, ils ne peuvent donc se prononcer en toute objectivité.
Quelles sont les conséquences de l’approbation des comptes en assemblée générale ?
C’est à partir du moment où les comptes sont approuvés en assemblée générale que le résultat de l’exercice (delta entre le réalisé et le budget prévisionnel) :
- excédentaire (moins dépensé que provisionné) ;
- ou déficitaire (plus dépensé que provisionné) ;
est réparti sur les comptes des copropriétaires.
Doit-on approuver les comptes de chaque campagne travaux de manière distincte ?
Que ce soit la loi ou les textes réglementaires, rien n’impose à ce qu’il y ait une approbation des comptes distincte entre les charges courantes et les charges travaux.
Ceci étant, le conseil syndical peut, à la suite du contrôle des comptes, constater que certaines campagnes travaux posent problème et considérer qu’il faut approuver les comptes campagne travaux par campagne travaux. Cela permet à l’assemblée générale d’approuver certaines campagnes travaux et d’en refuser d’autres si elles posent problème.
Peut-on émettre des réserves ?
Cette question est souvent posée par les copropriétaires et les conseillers syndicaux.
Il faut savoir que la notion « d’approbation des comptes sous réserves » n’existe pas.
Bien souvent, les syndics profitent de cette notion pour considérer que les comptes sont approuvés. Il faut donc être plus malin.
Dans le cas où le conseil syndical ou un copropriétaire a identifié des dépenses abusives, illégales ou non justifiées, en assemblée générale, il faudra profiter de la question d’approbation des comptes pour identifier clairement les sommes posant problème et les faire « sortir » du montant total des charges à approuver.
Ensuite, elles seront placées en comptes d’attente.
De cette manière, l’assemblée générale n’approuvera que les dépenses ne posant pas de difficulté.
Les préconisations de l’ARC :
- Le conseil syndical doit procéder à plusieurs contrôles des comptes au fur et à mesure de l’exercice.
- Il faut identifier en amont de l’assemblée générale les factures posant problème pour pouvoir les extraire des comptes à approuver.
- Il est nécessaire de voter des budgets prévisionnels qui ne soient pas trop larges incitant le syndic à mieux contrôler les dépenses au fur et à mesure de l’exercice et être vigilant avant de valider une dépense.
En conclusion :
- L’approbation des comptes concerne uniquement les charges et les produits de l’exercice et non l’ensemble des comptes.
- La régularisation des charges est exigible si les comptes sont approuvés.
- Attention, la notion d’approbation des comptes sous réserve n’est pas prévue par la loi et se traduit fréquemment par une approbation des comptes.
- Le défaut d’approbation des comptes n’empêche pas d’engager une action judiciaire à l’encontre des copropriétaires débiteurs.
Pour aller plus loin :
https://arc-copro.fr/librairie/les-comptes-de-copropriete
Rubrique dédiée aux adhérents :
Vous êtes adhérent, ce sujet vous intéresse particulièrement, n’hésitez pas à consulter ces différents articles qui sauront au mieux vous éclairer et vous conseiller plus spécifiquement :
L’approbation des comptes se limite à valider les charges et les produits de l’exercice
L’approbation de comptes avec réserves est-elle une bonne solution ?
https://arc-copro.fr/documentation/lapprobation-de-comptes-avec-reserves-est-elle-une-bonne-solution
L’approbation des comptes ne vaut pas approbation des comptes individuels des copropriétaires
Le syndic peut-il repartir l’excèdent budgétaire avant approbation des comptes par l’assemblée générale ?
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Réponse de l'expert
Gestion des comptes d’attente ( émission vidéo )
Gestion des comptes d’attente
Au cours du contrôle des comptes de votre copropriété, il est fréquent d’identifier des comptes d’attente débiteurs ou créditeurs, dits des comptes 47. Or, parfois, ils évoluent d’un exercice à l’autre sans justification de la part du syndic.
Monsieur Pierre FALHUN, expert-comptable, expert en copropriété près de la Cour d’appel de Paris et près des Cours administratives d’appel de Paris et de Versailles. Est-ce exact ?
Oui, c’est exact et on peut rajouter consultant bénévole à l’ARC puisque, comme vous le savez, je viens un vendredi par mois pour répondre aux questions des adhérents.
Par ailleurs, je suis le concepteur d’un logiciel de comptabilité pour les copropriétés, utilisé par de nombreux syndics bénévoles.
Merci, concernant ces comptes d’attentes, que prévoit la loi sur leur utilisation ? Pouvez-vous nous préciser tout d’abord ce qu’est un compte d’attente ?
Un compte d’attente est un compte pour « attendre ». Son numéro commence normalement par 47 et, par définition, enregistre des écritures en attente d’une destination définitive.
Par exemple si je reçois un chèque émis par une personne qui n’est pas copropriétaire et qui ne dit pas pour qui elle a fait ce chèque, je suis contraint de créditer un compte d’attente jusqu’à ce que j’identifie le bénéficiaire.
Pouvez-vous nous donner un exemple d’utilisation inappropriée d’un compte d’attente ?
Malheureusement les syndics utilisent parfois un compte d’attente pour y loger une facture que l’assemblée générale a refusée. Ainsi la facture disparaît du relevé des dépenses mais ne quitte pas la comptabilité du syndicat.
Comment détecter l’existence d’un compte d’attente ?
Les comptes d’attente apparaissent sur l’annexe 1, dans un compte 47, en bas à gauche et/ou à droite, à condition que l’annexe 1 soit le reflet exact de la comptabilité, ce qui n’est pas toujours le cas.
L’annexe 1 présentée à l’assemblée générale ne correspondait pas à la réalité comptable.
Pour être assuré qu’il n’existe pas de compte 47, il faut demander la communication de la balance de clôture et rapprocher les soldes de l’annexe 1 aux soldes de la balance pour s’assurer que ce sont les mêmes.
Que dit la réglementation comptable sur les comptes d’attente ?
L’article 10 du décret comptable du 14 mars 2005 dit ceci : « Le compte 47 « compte d’attente » doit être soldé à la fin de l’exercice ou à défaut justifié ligne à ligne ».
Ceci signifie donc que si le syndic peut expliquer pourquoi il a utilisé un compte d’attente le solde peut y être conservé.
Justement, que doivent faire les copropriétaires lorsqu’ils détectent un compte d’attente non apuré et non justifié en fin d’exercice ?
- 1er cas : si les montants en cause ne sont pas significatifs, l’assemblée générale va sagement décider d’apurer les comptes d’attente.
Un compte d’attente débiteur doit être apuré par la comptabilisation d’une perte exceptionnelle à répartir dans les charges de l’exercice entre les copropriétaires.
Un compte d’attente créditeur ne doit pas être apuré par le crédit des comptes des copropriétaires mais par le crédit d’un compte qui permet le maintien, dans la comptabilité du syndicat des copropriétaires, de la somme en cause pendant 5 ans, durée de prescription.
On peut par exemple créditer un compte d’avance.
A l’issue des 5 ans, si personne n’a fait de réclamation de créance au syndic, l’assemblée générale pourra décider d’annuler cette avance par le crédit des comptes des copropriétaires.
- 2ème cas : si les montants en cause sont significatifs il faut tout d’abord chercher à identifier la responsabilité des syndics successifs.
- 1er cas : si le compte d’attente n’existait pas au début du mandat du syndic c’est le syndic actuel qui en est l’origine et doit répondre.
- 2ème cas : si le compte d’attente existait au début du mandat du syndic actuel, il convient de vérifier si ce dernier a mis en demeure l’ancien syndic (article 182) de justifier ce solde faute de quoi la responsabilité du syndic actuel peut également être engagée car il n’a pas fait son travail.
L’assemblée générale doit ensuite décider si elle veut poursuivre le syndic qu’elle juge responsable.
Mais attention, cette décision doit être prise avec prudence car une procédure judiciaire est longue et coûteuse.
En conclusion, qu’auriez-vous à dire ?
Je souhaite rappeler deux points :
- Tous les comptes d’attente peuvent être potentiellement dangereux, qu’ils soient débiteurs ou qu’ils soient créditeurs
Un compte d’attente débiteur est toujours dangereux car pour apurer son solde il faut passer une écriture de charge exceptionnelle qui se traduit par un appel de fonds auprès des copropriétaires.
Mais un compte d’attente créditeur peut également être dangereux car il peut représenter une dette à payer.
- La meilleure attitude des conseillers syndicaux est de vérifier tous les ans qu’il n’y a pas de compte d’attente ou que, s’il en existe, ils sont correctement justifiés. Cela évitera bien des difficultés au syndicat.
Recommandations de l’ARC :
- Si vous constatez des comptes d’attente, interrogez absolument le syndic PAR ECRIT et demandez-lui une réponse PAR ECRIT EGALEMENT.
- Si le syndic souhaite conserver les comptes d’attente en fin d’exercice il devra justifier au conseil syndical de l’intérêt de maintenir en comptes d’attente certaines sommes. Pour cela, il devra joindre aux documents comptables une pièce justifiant la décomposition du compte d’attente en identifiant l’origine et le montant correspondant.
- Si le syndic ne veut pas se conformer à la réglementation, le conseil syndical devra exiger l’inscription d’une question à l’ordre du jour, conformément aux articles 10 et 26 du décret du 17 mars 1967, pour voter l’affectation des sommes, par exemple sur le fonds travaux.
Si vous souhaitez allez plus loin n’hésitez pas à prendre rendez-vous avec M. FALHUN qui tient des permanences mensuellement à l’ARC.
L’ARC propose également des contrôles de comptes plus approfondis avec le conseil syndical et chez le syndic, pour cela, contactez Copropriété-Services au 01 40 30 42 82.
Pour aller plus loin :
https://arc-copro.fr/librairie/les-comptes-de-copropriete
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Vous êtes adhérent, ce sujet vous intéresse particulièrement, n’hésitez pas à consulter ces différents articles qui sauront au mieux vous éclairer et vous conseiller plus spécifiquement :
Compte d’attente : peut-il être maintenu en fin d’exercice ?
https://arc-copro.fr/documentation/compte-dattente-peut-il-etre-maintenu-en-fin-dexercice-question
Des comptes d’attente qui peuvent être des « puits sans fond »
https://arc-copro.fr/documentation/des-comptes-dattente-qui-peuvent-etre-des-puits-sans-fond
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