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Réponse :

Votre question est intéressante car jusqu'à la parution du contrat type réglementaire, cette question n’était juridiquement traitée.

Ainsi, selon leur degré de « malhonnêteté » du cabinet de syndic, certains affirmaient que toute heure entamée était due, d’autre facturaient automatiquement à la demi-heure, ...

A présent le contrat type réglementaire prévoit une disposition claire sur ce sujet. Le point 7.2.1 du contrat type précise :

« La rémunération due au syndic professionnel au titre des prestations particulières est calculée en application du coût horaire ci-dessous, appliqué au prorata du temps passé : ... €/ heure hors taxes, soit ... €/ heure toutes taxes comprises » ;

Ainsi, lorsque le syndic intervient au temps passé pour des prestations supplémentaires, il doit facturer « au temps réel ».

Dans le cas énoncé, le syndic doit facturer 20 min supplémentaires, et non 1h ou même une demi-heure. Il s’agit donc de reprendre le tarif horaire et de calculer un tiers du montant pour savoir ce que peut légalement prélever le syndic.

CONSEIL : Le conseil syndical doit donc clairement préciser dans le procès-verbal de l’assemblée générale l’heure exacte de la fin de l’assemblée générale.

N’hésitez pas à être précis, par exemple : « L’assemblée générale est clôturée à 20h24 ».  Il suffit alors de faire un prorata du tarif horaire par un produit en croix.

Si le tarif horaire est de 80 euros après 20h, le calcul sera le suivant : 80 € / 60 minutes x 24 minutes.  Dans cet exemple, les 24 minutes supplémentaires pourront être facturées 32 € au prorata temporis.

Un souvenir de notre classe de 5^ème qu’il ne faudra pas hésiter à rappeler au syndic...

Réponse :

Il semble que cette nouvelle obligation va causer un nombre d’abus important, étant donné que la plupart des syndics sont dans l’incapacité de procéder à la pesée des postes des gardiens et employés d’immeuble sans faire appel à une assistance extérieure.

Dans la plupart des cas, ils vont faire appel à un prestataire de service qui va assurer cette mission en facturant soit directement le syndicat de copropriétaires soit le syndic qui va alors réimputer la facture à la copropriété.

Les syndics les moins honnêtes iront jusqu’à facturer eux-mêmes au tarif horaire cette prestation alors qu’ils ont fait appel à une société extérieure percevant ainsi une marge dans cette opération.

Néanmoins, pour répondre clairement à la question, il faut être pragmatique et revenir au contrat de mandat qui précise parfaitement les prestations pouvant faire l’objet d’une facturation supplémentaire.

Or, que ce soit le contrat type réglementaire défini par le décret du 26 mars 2015 ou bien celui établi sous l’égide de l’arrêté Novelli du 19 mars 2010, le syndic ne peut pas facturer la pesée des postes.

Et pour cause, le chapitre V de l’arrêté Novelli précise dans son point 5 que « l’établissement du contrat de travail et le cas échéant, de ses avenants entre dans la gestion courante. »

Quant au contrat type réglementaire, la pesée des postes n’étant pas citée comme une prestation supplémentaire pouvant faire l’objet d’une facturation, elle est donc par défaut  incluse dans les honoraires de base (article 6 de l’annexe du contrat type de syndic).

En l’occurrence, cette facture est dans tous les cas non pas seulement abusive, mais bien illégale. Le syndic est donc tenu de rembourser cette facture si la copropriété l’a déjà payée.

En effet, le syndicat de copropriétaires ne peut pas supporter l’incompétence de son syndic. 

Cette question étant récurrente, nous allons d’ailleurs prochainement y consacrer un conseil de l’ARC.

Réponse :

En qualité d’employeur, tout syndicat a en effet l’obligation de participer aux frais de transport de ses salariés, la seule particularité est que cela ne concerne que ceux de la catégorie A, c'est-à-dire les « employés d’immeubles ».

En sont exclu, les salariés de catégorie B, c'est-à-dire les « gardiens, concierges » qui sont obligatoirement logés par l’employeur et sur le lieu de travail et qui de ce fait n’ont pas à bénéficier de cette aide financière.

Cette obligation de participation aux frais de transport public ne vaut donc que pour les employés d’immeubles.

1. Le principe

Instituée par la loi du 4 août 1982, la prise en charge s’impose à tout employeur, vis-à-vis de ses salariés dès lors qu’ils utilisent des transports publics pour les nécessités de leurs déplacements quotidiens, entre leur domicile et leur lieu de travail (articles  R3261-1 et R3261-2 du Code du travail).

Les titres remboursables  sont :

• les abonnements : annuels, mensuels, hebdomadaires, pour des transports multimodaux à voyages illimités ;
• les abonnements à un service de vélos publics ;

En sont exclus le ou les billets individuels de transports, même si le salarié utilise quotidiennement un mode de transport public.

1. Le montant

Le montant minimal de prise en charge est de 50% du coût de l’abonnement du titre de transport, en appliquant la condition du temps de trajet le plus court entre le domicile et le lieu de travail (article R3261-3 du Code du travail).

Cette prime de transport est exonérée de charges sociales et n’est pas soumise à  l’impôt sur le revenu pour le salarié.

Le montant doit figurer  sur le bulletin de salaire (Code du travail article. R. 3243-1).

1. Spécificités pour les salariés à temps partiel

Deux cas sont possibles suivants que le nombre d’heures hebdomadaires est :

• égal ou supérieur à 50% de la durée légale hebdomadaire de travail, soit à minima, à 17h30 (35h / 2) ; c’est le même régime que pour les salariés à temps plein (Code du travail articles R. 3261-9 et R. 3261-14), le remboursement est égal à 50 % du coût de l’abonnement.
• inférieur à 50 % de la durée légale hebdomadaire de travail ; la participation de l’employeur est alors calculée au prorata du nombre d'heures travaillées par rapport à un mi-temps (17h30).

Soit par l’exemple avec un coût  d’abonnement mensuel de 70 € :

1^er cas : salarié à temps complet, ou à temps partiel avec durée de travail égale ou supérieure à 50% d’un temps complet, l’employeur rembourse 50 % du coût du titre de transport public soit 35€ ;

2^ème cas : salarié à temps partiel, de 10h par semaine, l’employeur rembourse alors (70 € x 50%) x 10 h / 17h30, soit 20 € ;

Remarque : les remboursements ne peuvent intervenir que sur justificatif(s) et il convient d’être attentif au forfait Navigo annuel en région parisienne qui n’est par exemple payé que onze mois sur douze par le salarié.

Réponse :

Voici une question très intéressante que plusieurs conseillers syndicaux et syndics bénévoles se posent, que ce soit pour alimenter directement le fonds travaux ou bien des comptes d’avance tels que ceux de trésorerie.

• Règles concernant l’affectation du solde de l’exercice

L’article 8 du décret du 14 mars 2005 précise dans son 6^ème alinéa que « Les excédents ou insuffisances des charges ou produits sur opérations courantes sont répartis à l'arrêté des comptes entre chacun des copropriétaires en fonction des quotes-parts afférentes à chaque lot dans chacune des catégories de charges.»

Ainsi, ce texte réglementaire rend obligatoire la répartition du solde de l’exercice. Son affectation automatique à un autre compte n’est donc pas possible.

Par ailleurs, il est important de rappeler que l’excédent d’un exercice peut être la résultante de plusieurs excédents émanant de différentes clés de répartition, ou bien être un solde cumulé dont certaines clés présentent un excédent et d’autres un déficit.

Ainsi, voter l’affectation « aveugle » de l’excédent de l’exercice sur le fonds travaux ou sur un compte d’avance, reviendrait à favoriser certains copropriétaires – ce qui pourrait être assimilé à un enrichissement sans cause – et, au contraire, en pénaliser d’autres.

Pour expliquer concrètement ce raisonnement, prenons l’exemple d’un excédent global de 3000 euros qui se décompose de 4000 euros d’excédent sur la clé chauffage, et de 1000 euros de déficit sur la clé générale.

Affecter l’excédent cumulé de 3000 euros pénaliserait des copropriétaires concernés par la clé chauffage, tout en avantageant ceux concernés par la clé générale à hauteur de leurs millièmes.

La seule exception à cette règle concerne les syndicats de copropriétaires qui ne disposent que d’une seule clé de répartition.

• Comment procéder pour utiliser le bénéfice d’un solde excédentaire ?

Par définition, il est donc essentiel de procéder en deux temps, ce qui nécessite de porter deux questions différentes à l’ordre du jour.

- La première consiste à voter l’approbation des comptes et par conséquent la répartition de l’excédent de l’exercice ;

 - la seconde question doit autoriser le vote d’un appel de fonds supplémentaire pour alimenter le compte d’avance ou le fonds travaux qui pourrait être équivalent à l’excédent de l’exercice.

Rappelons qu’en procédant ainsi, même si les montants globaux remboursés et appelés sont identiques, certains copropriétaires se verront appeler un différentiel (leur quote-part d’appel sur le fonds travaux pouvant être plus ou moins élevée que leur quote-part de remboursement de l’excédent de l’exercice).

Pour éviter toute mauvaise surprise, l'assemblée générale peut décider que le montant de l’excédent lié à la clé générale soit celui appelé pour alimenter le fonds travaux ou le compte d’avance, également constitué en clé générale.

Cela permettra de garantir que la somme portée au crédit des copropriétaires sera identique à celle appelée pour constituer ou abonder le fonds travaux ou d’avance.

Dans l’exemple exposé ci-dessus, cette dernière solution n’est pas possible puisque le solde de charges sur la clé générale présente un déficit.

Réponse :

Le décret du 26 mars 2015 a défini le contrat type de syndic. Son innovation réside dans le fait que les seules prestations pouvant désormais faire l’objet d’une facturation supplémentaire sont précisées de façon exhaustive. On en compte une vingtaine.

Ainsi, à l’exception de celles expressément citées par le contrat type, les autres sont réputées être comprises dans les honoraires forfaitaires de base.

Les frais de photocopies ne font pas partie des prestations citées comme facturables, elles sont donc, par définition, intégrées dans le forfait.

D’ailleurs, pour éviter toute ambiguïté, le point 7.1.1 du décret du 26 mars 2015 précise que : « Les frais de reprographie et les frais administratifs afférents aux prestations du forfait sont inclus dans la rémunération forfaitaire ».

Par conséquent, on peut effectivement admettre une revalorisation des honoraires. Néanmoins, il faut rester vigilant et pragmatique et ne pas tout accepter. L’augmentation doit être estimée au plus juste.

Pour cela, il faut partir de la réalité du marché.

Le coût de la copie est estimé aujourd’hui entre 3 et 5 centimes d’euro. Pour plus de précisions, nous vous renvoyons à l’article suivant : www.arc-copro.com/ptcv.

Ainsi, il faut tout d’abord estimer le nombre moyen de photocopies produit au cours des trois dernières années pour déterminer le nombre de photocopies annuelles, et ensuite de multiplier ce nombre par le coût/copie. CQFD.

Abordons le deuxième point évoqué à savoir, les frais d’affranchissement.

Le contrat type précise dans son point 7.2.5 : « L'envoi des documents afférents aux prestations du forfait donne lieu à remboursement au syndic des frais d'affranchissement ou d'acheminement engagés ».

Cette disposition précise que le syndic doit refacturer « au franc le franc » (à l’euro près) les frais d’affranchissement qu’il avance au syndicat de copropriétaires.

Par conséquent, il ne peut pas l’introduire de façon forfaitisée dans ses honoraires de base.

D’ailleurs, nous vous renvoyons à l’abus 4156 concernant le cabinet Masson qui, justement, a voulu inclure dans son forfait de base les frais postaux (www.arc-copro.com/8vc4).

Réponse :

Pour répondre, il faut s’en remettre à la convention collective. L’annexe I à la convention collective distingue trois niveaux de service :

1. Définition des trois types d’UV en matière de courrier

1. Courrier service réduit :

Réception et distribution des colis et plis volumineux non recommandés ne pouvant entrer dans les boîtes aux lettres. Les envois recommandés et contre remboursement sont exclus de cette distribution.

Nombre d'unités de valeur : 4 par local principal.

1. Courrier service normal

Dès réception de l'ensemble du courrier, tri et répartition entre les boîtes des destinataires.

Nombre d'unités de valeur : 12 par local principal.

1. Courrier porté

Dès réception, tri et distribution à domicile du courrier des occupants.

Nombre d'unités de valeur : 30 par local principal.

Il faut comprendre que ces services ne sont pas exclusifs les uns par rapport aux autres mais qu’ils sont complémentaires : ainsi, par exemple, le service normal comprend le tri et la répartition du courrier dans les boîtes aux lettres ainsi que la distribution des colis et plis volumineux ne pouvant entrer dans ces boîtes. En aucun cas ne peuvent exister deux services dans un contrat de travail (par exemple, il ne peut être attribué 4 UV pour le courrier à service réduit et 12 UV pour le courrier à service complet : c’est l’un ou l’autre, le second intégrant le premier).

Toutefois, le terme de distribution s’entend en ce cas comme étant la garde des objets en question et leur mise à disposition des destinataires à la loge : seul le service du courrier porté comprend la distribution à domicile, c’est-à-dire le portage jusqu’à la porte de l’habitant  (Avenant n° 76 à la convention collective du 21 janvier 2010).

1. Définition du service normal du courrier

Le gardien trie et distribue dans les boîtes aux lettres le courrier que lui livre le facteur[1] d’une part et il garde les colis et plis volumineux à la loge d’autre part.

Le gardien n’a ni à signer les envois recommandés ni à accepter les envois contre remboursement. Par extension, il est considéré qu’il n’a pas non plus à accepter les envois contre signature. Les éventuelles procurations que pourraient lui donner des habitants sont d’ordre privé et hors du champ de la convention collective : ces procurations ne sont pas liées à sa fonction de gardien mais au fait qu’il est un simple voisin présent sur place et ne doivent pas impacter le travail pour lequel il est rémunéré par le syndicat de copropriétaires.

1. Litiges

Ainsi, les éventuels litiges relatifs à ces procurations ne concernent en rien le syndicat des copropriétaires et le gardien reste libre d’accepter ou non telle ou telle procuration.

Dès lors, le comportement discriminatoire d’un gardien par rapport aux habitants qui lui ont remis des procurations n’est pas constitutif d’une faute professionnelle, quand bien même ce comportement reste peu acceptable.

Il n’en est pas de même pour la garde des colis et plis volumineux remis sans signature, prévue pour le courrier à service réduit : ce service, contractuel, concerne tous les habitants et une discrimination entre habitants par un gardien serait une faute professionnelle.

Il est précisé que la prise d’un pli recommandé sans procuration s’apparente à un détournement de courrier (art. 226-15 du Code pénal), commis dans l’exercice des fonctions de gardien (faute professionnelle), tout comme la remise tardive[2] ou l’absence de remise d’un courrier.

Terminons en précisant qu’il ne peut pas être fait de distinction entre ce qui est livré par La Poste et ce qui est livré par un transporteur privé au principe de la libre concurrence imposée par la législation et la réglementation actuelles, tandis que la garde des colis volumineux s’entend comme étant des colis normalement manipulables par une personne seule : par exemple, un gardien n’est en rien astreint à garder un réfrigérateur en l’absence du destinataire de la livraison

[1] Les copropriétaires paient en ce cas le gardien pour faire le travail du facteur et cette situation doit faire l’objet d’un examen particulier afin que l’immeuble puisse être raccordé au service de distribution du courrier par La Poste.

[2] Le retard s’entend comme étant important et délibéré.

Réponse :

Votre interrogation est aussi vieille que le métier de syndic de copropriété. En effet, les frais de recouvrement ont toujours été une manne financière pour les syndics professionnels, ce qui explique que le législateur ait cadré progressivement les actes pouvant faire l’objet d’une facturation à la charge du copropriétaire débiteur.

En l’occurrence, l'article 10-1a) de la loi du 10 juillet 1965 liste les seuls frais que le syndic peut imputer aux copropriétaires défaillants au titre du recouvrement.

Il s’agit notamment de la mise en demeure et de la relance qui suit cette mise en demeure.

Voici donc ce que précise l’article 10-1 de la loi du 10 juillet 1965 :

« sont imputables au seul copropriétaire concerné :

a) Les frais nécessaires exposés par le syndicat, notamment les frais de mise en demeure, de relance et de prise d'hypothèque à compter de la mise en demeure, pour le recouvrement d'une créance justifiée à l'encontre d'un copropriétaire ainsi que les droits et émoluments des actes des huissiers de justice et le droit de recouvrement ou d'encaissement à la charge du débiteur (...) »

Ainsi, la lettre de relance envoyée avant la mise en demeure peut être envoyée par le syndic, mais doit être comprise dans le forfait de base et ne peut en aucun cas être facturée au copropriétaire.

En revanche, celle envoyée après la mise en demeure peut effectivement être facturée au copropriétaire débiteur.

Ce tarif doit être conforme à celui indiqué dans le contrat de syndic voté par l’assemblée générale. Cette information est importante à rappeler, étant donné que nous avons relevé des facturations privatives qui n’étaient pas conformes au tarif indiqué sur le contrat.

Profitons de cette question pour préciser que certains syndics ont utilisé comme alibi l’entrée en vigueur du contrat type réglementaire, pour augmenter de manière indécente le tarif de la mise en demeure et de la lettre de relance, pouvant atteindre jusqu’à 180 euros.

Par ailleurs, rappelons aussi que la loi ALUR a prévu la publication d’un décret qui est toujours en attente et qui aura pour objet de plafonner aussi bien le coût de la mise en demeure, de la lettre de relance qui la suit, ainsi que de l’établissement de l’état daté.

D’ailleurs, l'article 33 BIS AD du projet de loi Égalité et Citoyenneté, a précisé clairement, confirmant ainsi une précédente réponse ministérielle, qu’il s’agira de plafonner ces trois actes et non uniquement l’état daté comme certains professionnels l’affirmaient.

Réponse :

De nombreuses copropriétés équipées d’un système de chauffage collectif se voient proposer un contrat d’entretien comprenant une clause dite P3 de « garantie totale » ou de « gros entretien renouvellement (GER) ». Avec une clause P3, la copropriété paie une participation supplémentaire dans le cadre du contrat, qui vient alimenter un compte « P3 » ; en contrepartie, le chauffagiste doit assumer les grosses réparations à ses frais. Pour tout savoir sur les contrats P3, consultez notre dossier « Contrats P3 : alerte aux dérives, ne ratez pas la négociation ! » www.copro.com/ct1s.

Pour chiffrer le montant de la redevance P3, le chauffagiste recense le matériel en place et estime son taux d’usure.

Il faut donc tout d’abord connaître la longévité des équipements en chaufferie.

Le tableau ci-dessous présente la durée de vie de ces équipements qui comme on le constate est généralement longue :

(Source : Fedene)

Donc, lorsque la chaufferie est neuve au démarrage du contrat, très peu de matériel aura besoin d’être renouvelé pendant la durée du contrat qui est généralement de 10 ans.

À la fin du contrat, le solde du compte P3 sera donc positif et le chauffagiste récupèrera une partie (voire la totalité) de ce solde sans avoir fait de travaux.

Nous déconseillons donc très fortement d’accepter une clause P3 dans le cas d’une chaufferie neuve. Nous conseillons plutôt que la copropriété gère elle-même son propre P3 et anticipe les travaux auxquels elle devra faire face dans le futur.

Pour toute question sur vos contrats d’entretien et sur la gestion du poste de chauffage de votre copropriété, n’hésitez pas à contacter notre pôle Chauffage-Rénovation-Eau au 01.40.30.42.82 ou adressez-nous un mail à energie-eau@arc-copro.fr.

Réponse :

Votre cas est extrêmement fréquent. En effet, la plupart des syndics prévoient dans leurs contrats une réduction symbolique d’un euro voire même, ils suppriment purement et simplement les clauses du contrat type, pour mettre fin au débat.

Nous avons publié une réponse de la Direction Départementale de la Protection des Populations (DDPP) qui précise clairement que les syndics qui procèdent ainsi sont en infraction (voir abus 4178 : www.arc-copro.com/9cvp).

Le syndic est donc contraint de préciser un coût cohérent avec la nature de la tâche externalisée.

En effet, le point 7.1.5 du contrat type réglementaire traitant des modalités de rémunération prévoit deux possibilités de réduction des honoraires, selon qu’il s’agit de l’externalisation des archives ou bien en cas de dispense à la mise en place d’un espace sécurisé (extranet). Dans les deux cas, le montant de la réduction des honoraires se détermine :

• « soit de la somme de ... € (que les parties conviennent de fixer dès à présent) »
  • c’est une somme forfaitaire ;
• « soit de la somme toutes taxes comprises effectivement facturée au syndicat par le tiers auquel cette tâche aura été confiée (sur justificatif) » ;
  • c’est le montant facturé réellement (montant de la facture) par le tiers à qui est confié ou l’archivage, ou la mise en place de l’extranet.

Ainsi, en l’absence de réduction aux frais réels (montant de la facture), le syndic doit convenir d’un montant avec le syndicat de copropriétaires.

Il ne peut pas unilatéralement déterminer dans son contrat le montant à déduire de ses honoraires. Il ne peut même pas le convenir avec le seul conseil syndical puisque ce dernier ne représente pas le syndicat de copropriétaires. Les syndics professionnels nous le rappellent régulièrement.

C’est bien pour cela qu’ils sont tenus d’inscrire une question spécifique à l’ordre du jour pour que soit voté le montant de réduction des honoraires, qui devra être conjointement accepté par le syndic et le syndicat de copropriétaires.

La résolution du vote du contrat de syndic n’est pas suffisante, étant donné que les pouvoirs publics ont exigé une négociation spécifique entre les parties sur ces points, en précisant expressément dans le contrat type qu’il s’agit de « la somme de … € que les parties conviennent de fixer ».

En conclusion : l’ARC conseille, en matière d’externalisation des archives, de réduire les honoraires du montant de la facture du prestataire. Quant à la dispense d’extranet, si l’on veut éviter que le syndic ne soit encouragé à demander une dispense ou à mettre en place un extranet « coquille vide », un coût de réduction pénalisant doit être négocié à hauteur de 30 euros par lot.

Pour aller plus loin : notre guide sur l’extranet « Copropriété et Extranet obligatoire au 1er janvier 2015 : Comment éviter les effets « pervers » et obtenir un VRAl Extranet » www.arc-copro.com/1g8f