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Organiser des rencontres locales : retour d’expérience et conseils de l’ARC à destination des collectivités

1. INTRODUCTION

L’ARC a organisé pour la Ville d’Epinay-sur-Seine les Rencontres Locales des acteurs de la copropriété le vendredi 25 septembre 2015. Cet évènement regroupant plus de 110 participants, a permis de développer les échanges entre institutionnels, représentants de copropriété (syndics, président de conseils syndicaux) et professionnels (bureaux d’études, architectes, opérateurs, etc.) sur trois thématiques d’actualité de la copropriété :

1. les copropriétés fragiles ;
2. les copropriétés neuves ;
3. la rénovation énergétique en copropriété.

Le programme détaillé de cette journée est disponible en pièce jointe.

1. DES RENCONTRES LOCALES RÉUSSIES

Voici les premières remarques très encourageantes que nous avons reçues de nos partenaires suite à cet évènement :

• Agence Nationale pour l’Amélioration de l’Habitat (ANAH): « Ce fut riche d'enseignements. »
• Directrice de l’Agence Départementale pour l’Information sur le Logement (ADIL 93) : « J’ai trouvé les échanges intéressants et l’ensemble de la manifestation bien organisé. […] Ce type d’initiative est valorisant pour la ville et permet aux professionnels de se rencontrer. »
• Responsable du service habitat neuf et social de Plaine Commune : « C’était effectivement très intéressant de connaître les initiatives d’autres collectivités comme le Club de la copropriété à Noisy-le-Grand et d’entendre le témoignage de copropriétaires. »

La richesse et l’originalité de cette journée sont issues de deux points principaux selon l’ARC:

• un panel d’acteurs très représentatif pour favoriser un échange concret et utile sur les attentes et les contraintes de chacun des acteurs.
• Les échanges se situaient à l’échelle d’un territoire : en effet, la plupart des forums sur la copropriété n’ont pas « d’attaches locales » et ne débouchent donc pas sur des actions concrètes. Les rencontres d’Épinay-sur-Seine ont permis de valoriser des actions locales et de proposer de nouvelles actions à mettre en place comme vous allez le voir.

1. TROIS CONSEILS POUR FAVORISER LES ÉCHANGES

Voici trois conseils et un retour d’expériences à destination des collectivités souhaitant mettre en place des rencontres locales de la copropriété afin de favoriser les échanges entre les acteurs du territoire.

1. Proposer des thèmes qui puissent intéresser des acteurs diversifiés

L’ARC, organisateur de son salon indépendant de la copropriété depuis 7 ans, est expérimenté dans l’élaboration de tables rondes et conférences portant sur l’actualité de la copropriété et des problématiques émergentes pouvant intéresser aussi bien des copropriétaires, des professionnels de la copropriété que des institutionnels.

L’enjeu de la programmation des tables rondes des rencontres d’Epinay était de trouver des sujets qui suscitent l’intérêt de différents types d’acteurs et notamment de toucher des professionnels peu présents à ce type d’évènement en temps normal.

Pour être le plus attractif possible, nous considérons que les tables rondes doivent répondre à 3 critères:

• elles doivent traiter de façon précise des problématiques d’actualité concernant le territoire et généralement peu abordées du point de vue spécifique de la copropriété ;
• les sujets doivent pouvoir être abordés par différents acteurs avec le même intérêt (sans valoriser un professionnel plus qu’un autre) ;
• enfin, elles doivent permettre la valorisation de connaissances, de méthodes et d’expérimentations innovantes.

Chacune à leur manière, les trois tables rondes proposées pour les rencontres locales d’Épinay-sur-Seine répondaient à ces trois critères. La Ville souhaitait particulièrement axer les tables rondes sur des approches préventives.

1^ère table ronde : identification des copropriétés fragiles et prévention de leurs difficultés

Cette table ronde permettait de dresser un panorama des actions à la disponibilité des collectivités afin d’aider les copropriétés connaissant des difficultés structurelles ou passagères.

L’intervention de l’ANAH a permis de faire le point et d’informer tous les participants sur les apports de la loi ALUR en ce qui concerne les outils d’identification et d’aide des copropriétés fragiles.

La Ville de Montreuil et la Communauté d’agglomération Est Ensemble ont alors présenté un des outils possibles pour les collectivités qu’est la procédure d’alerte, en valorisant une expérience de déclenchement réussie de cette procédure en 2011 sur un immeuble maintenant complètement rénové.

Pour compléter ce panorama des actions à destination des copropriétés fragiles, nous avons sollicité la Ville de Noisy-le-Grand pour présenter le Club de la copropriété lancé en 2014 et regroupant déjà 112 copropriétaires. C’est un projet préventif totalement innovant en Ile de France qui permet de :

• mieux identifier les copropriétés du territoire ;
• mieux connaître les difficultés qu’elles rencontrent ;
• répondre à leur difficulté par : la mise en réseau des présidents de conseil syndical, la mise en place de formations, la transmission d’informations (notamment des brèves d’information de l’ARC), la proposition d’une analyse succincte du fonctionnement de la copropriété par un expert.

Cette table ronde a particulièrement intéressé les copropriétaires et les syndics souhaitant connaître la façon de solliciter les pouvoirs publics, leurs marges de manœuvre et la limite de leurs actions.

Les fournisseurs de la copropriété ont quant à eux (comme le délégataire du service de l’eau) proposé leur soutien aux Collectivités pour mettre en place un travail partenarial visant à l’identification des copropriétés fragiles en impayés.

2^ème table ronde : Les premiers pas d’une copropriété neuve, de la conception à la livraison, aux premières années de vie de la copropriété et l’arrivée des nouveaux propriétaires.

La présentation de la Convention Qualité Construction Neuve de l’agglomération Plaine Commune a permis de valoriser une initiative reprise sur plusieurs territoires, afin de contrôler les modalités de conception des nouvelles copropriétés, et notamment sur le volet de la gestion (éviter les structures de type ASL par exemple).

Un architecte et un promoteur ont présenté la conception d’un projet de copropriété à Aubervilliers, basé sur cette Convention, mais qui la dépasse néanmoins en intégrant l’utilisation de matériaux nécessitant peu d’entretien, afin de prévoir une maîtrise des charges de fonctionnement pour la copropriété.

Concernant l’information des copropriétaires lors de la vente des lots de copropriétés neuves, trois intervenants ont présenté des nouveautés :

• un programme de sensibilisation portant sur le fonctionnement de la copropriété et de l’assemblée générale réalisé par des professionnels et financé par des promoteurs ;

• L’intervention d’un notaire a permis de faire un point sur les nouvelles obligations en termes d’information aux copropriétaires et notamment sur la simplification de la communication des documents nécessaires à la promesse de vente (pour plus d’informations à ce sujet, nous avons écrit un article : www.arc-copro.com/b5cx).

• Enfin, l’ADIL 93 a pu compléter cette information en présentant la méthodologie d’accompagnement des primo-accédants par le biais de rendez-vous conseil sur l’élaboration du budget d’acquisition et l’utilisation de leur outil ADILOPTI.

En conclusion de cette table ronde, un témoignage de la présidente du conseil syndical d’une nouvelle copropriété (située dans un éco-quartier sur l’île Saint-Denis) a fait état des difficultés rencontrées lors des premières années de la vie de la copropriété et de la nécessité d’être accompagnée dans la reprise des désordres et l’organisation du bien-vivre ensemble.

Selon les retours de nos partenaires, cette table ronde a été particulièrement intéressante du fait de la diversité de points de vue et des outils présentés.

3^ème table ronde : la rénovation énergétique des copropriétés

Cette table ronde se voulait pédagogique en abordant la méthodologie à mettre en œuvre et l’accompagnement possible pour un projet de rénovation efficace selon différents acteurs (ARC, ALEC, Opérateur OZONE, Ville de la Courneuve).

Pour être le plus pragmatique possible, trois expériences de rénovation énergétique de copropriétés sur le territoire de Plaine Commune ont été présentées : à Epinay-sur-Seine, à Saint-Ouen et à La Courneuve (présentation d’une opération qui a obtenu récemment un label « BBC rénovation »).

1. Constituer des tables rondes hétéroclites

Nous avions prévu que les trois tables rondes soient composées d’acteurs d’horizons différents conviés à échanger entre eux pour enrichir les débats.

La deuxième table ronde portant sur la prévention en copropriétés nouvelles était particulièrement hétéroclite et a permis de faire un large tour d’horizon de cette problématique en émergence. Ont pu échanger sur ce même sujet :

• un élu (le Vice-président en charge de l’habitat de Plaine Commune)
• la responsable habitat neuf et social de la Communauté d’agglomération,
• un Notaire d’Epinay,
• la directrice de l’ADIL 93,
• un Promoteur,
• un Architecte,
• une présidente du conseil syndical d’une copropriété neuve.

Voici d’ailleurs un commentaire de la directrice de l’ADIL à ce sujet : « Pour notre table ronde plus spécifiquement, elle était assez hétéroclite mais présentait un intérêt chronologique : une présentation de la Charte de Plaine commune et son application par un architecte, puis le notaire et nous, et enfin un exemple d’accession en copropriété. »

Les témoignages de présidents de conseil syndical (adhérents de l’ARC) sur deux tables rondes ont été particulièrement apprécié par les participants, car ils permettaient de donner un point de vue souvent oublié lors de ce genre d’événements généralement réservés aux institutionnels et aux professionnels.

Restitution finale des échanges des rencontres locales des acteurs de la copropriété d’Épinay-sur-Seine à la Directrice de l’ANAH, du Vice-président à l’Habitat de Plaine Commune et du Maire de la Ville

1. Proposer d’autres outils d’interaction et de participation : le mur de suggestions

Par ailleurs, pour favoriser l’interaction entre les différents acteurs pendant les temps de pause entre chaque tables-rondes, l’ARC a proposé 2 modes d’échanges que les participants ont pu utiliser à leur convenance :

• un mur de suggestions ;
• un panneau de contacts.

Le mur de suggestions

Tout d’abord, pendant les moments de pause, les acteurs ont été invités à réagir aux tables rondes en proposant des suggestions, des idées d’actions ou poser des questions en déposant des post-it colorés sur un « mur des suggestions ». Identifié par des couleurs pour chaque groupe d’acteurs (copropriétaires, syndics, institutionnels, opérateurs, etc.), le mur des suggestions a été alimenté plus particulièrement par des membres des conseils syndicaux, des syndics et des opérateurs œuvrant à la réhabilitation de copropriétés en difficulté.

Voici par exemple, un extrait de la vingtaine de suggestions en réaction à la table ronde n°1 portant sur les copropriétés fragiles. Comme vous pouvez le constater, le mur de suggestions a permis à chacun de proposer de nouvelles actions à mettre en œuvre sur le territoire, venant même des acteurs n’intervenant pas forcément sur la question à l’origine :

• «Rétablir une relation de confiance et de coopération entre copropriétaires, conseil syndical et syndic » (syndic)
• « Ouvrir le fichier FILOCOM aux autres partenaires » pour favoriser l’identification des copropriétés fragiles (service de l’eau)
•  « Beaucoup de dispositifs et d’initiatives qui ont besoin d’être coordonnées, quel est l’acteur qui peut assurer cette mission : Région, Ville, ANAH, ARC, etc. ? »
• « Je découvre le sujet (très intéressant). Identifier les copropriétés en difficulté ne devrait-il pas mieux obliger les syndics à remplir les indicateurs au niveau communal pour permettre une remontée d’informations verticales commune -> agglomération » (bureau d’études)
• « Aide juridictionnelle : élargir aux copropriétés ayant des problèmes de trésorerie et qui ne peuvent pas financer les frais de procédures à l’encontre des copropriétaires débiteurs » (syndic)
• « donner les moyens d’accélérer les procédures de recouvrement des impayés (y compris au tribunal d’instance ou de grande instance » (président de conseil syndical). »
• Etc.

Le panneau de contacts

Il a également  été proposé aux acteurs d’échanger, même après les rencontres. Pour cela, un « panneau de contacts » a été mis à disposition pour que les acteurs intéressés puissent y afficher leur carte de visite et/ou prendre les contacts de partenaires qui les intéresseraient.

Conclusion

L’organisation de rencontres locales permet à divers acteurs d’échanger sur des thématiques d’actualité liées à la vie de la copropriété, d’exposer des idées innovantes, de faire émerger des solutions, tout en constituant un réseau d’acteurs à l’échelle locale. 

Pour répondre à cet objectif, la collectivité peut également mettre en place une Commission locale de la copropriété qui a l’avantage de proposer aux acteurs des rendez-vous réguliers et constituer un réseau d’acteurs fort. Pour plus d’informations sur la mise en place d’une Commission locale des copropriétés, nous vous invitons à consulter notre article sur le retour d’expérience de la Commission locale de la Communauté de l’agglomération Creilloise ici.

Fichiers à télécharger ci-dessous:

• Programme des rencontres locales des acteurs de la copropriété d’Epinay – 25 septembre 2015
• Présentations des tables rondes.

Attention, nous avons mis à jour le mot de passe (unique) nécessaire aux adhérents collectifs pour accéder aux articles qui leur sont réservés :

• Ce mot de passe a été envoyé à tous les adhérents collectifs dans un courrier avec la Revue trimestrielle arrivée mi-janvier 2017 dans vos boites aux lettres ;
• Les personnes destinataires de ce mot de passe sont tenues de le diffuser à tous les bénéficiaires de l’adhésion collective (membres du CS, etc.) ;
• Ce mot peut être tapé en minuscule et en majuscule .

Si personne au sein des bénéficiaires de l’adhésion collective n’a reçu la Revue, ni n’a reçu ce mot de passe par email, vous pouvez nous contacter par email (contact@arc-copro.fr) nous vous le communiquerons après avoir contrôlé votre N° d’adhérent.

Merci de votre compréhension.

PS : attention le mot de passe pour le site de l’ARC est le même pour tous les adhérents, il est différent du mot de passe personnalisé communiqué pour accéder aux Portail de l’Adhérent qui donne accès aux sites et logiciels développés par l’ARC pour les adhérents collectifs.

Les outils de l’ARC : les contrôles de comptes et de la gestion pour les adhérents collectifs se réorganisent pour plus d’efficacité

Comme vous le savez si vous lisez régulièrement nos articles, l’ARC met à disposition de ses adhérents collectifs des contrôleurs qui sont à la fois des spécialistes de la comptabilité et des spécialistes de la gestion des copropriétés (c’est ce qui assure la grande efficacité des contrôles qu’ils réalisent avec les adhérents de l’ARC). Ces contrôleurs interviennent tous au nom de l’ARC.

L’ARC propose ainsi plusieurs types de contrôles, ceci en fonction des besoins exprimés par les conseils syndicaux :

• Contrôle général des comptes et de la gestion d’un ou plusieurs exercices (complets ou partiels) ;
• Contrôle spécifique relatif à la gestion et/ou aux salaires des gardiens et employés d’immeubles ;
• Contrôle spécifique de comptes de travaux ;
• Contrôle spécifique du grand livre et/ou des annexes comptables ;

Chaque prestation proposée peut donner lieu à un rapport écrit (ou non, selon le choix du conseil syndical) établi par le contrôleur qui est intervenu, à destination du conseil syndical demandeur.

À compter du 14 octobre 2015, les prestations de contrôles de comptes sont réorganisées pour être plus lisibles d’une part et encore plus opérationnelles d’autre part (plus de temps consacré au rapport), afin de permettre au contrôleur de mieux analyser la situation de la copropriété contrôlée et mieux affiner les corrections à y apporter, conformément aux attentes exprimées par les adhérents.

Toutes les informations sont accessibles à partir de la BOITE A OUTILS

L’ARC à nouveau à Saint-Mandé :

3 formations ouvertes aux copropriétaires de la Ville programmées avant la fin de l’année 2015

De nouveau cette année, la Ville de Saint-Mandé a souhaité que l’ARC intervienne pour animer des formations à destination des copropriétaires et membres du conseil syndical de son territoire (adhérents de l’ARC ou non).

Voici le programme des formations gratuites à venir. N’hésitez pas à en parler autour de vous aux copropriétaires (ou futurs copropriétaires) que vous connaissez. Comme vous le savez déjà, ces formations traitent chacun des sujets d’un point de vue juridique et aussi pratique pour vous aider à améliorer le fonctionnement de votre immeuble.

Ces formations auront lieu dans la salle Martine Carole n° 3 - Centre Culturel

3, avenue de Liège à Saint-Mandé.

RAPPEL : formation " Impayés de charges en copropriété : l’essentiel à savoir pour mieux contrôler son syndic ou mettre soi-même en place des procédures de recouvrement "

Les copropriétaires sont tenus de participer au paiement des charges décidées en assemblée, et c’est le syndic qui est chargé de les recouvrer selon les modalités prévues à l’article 35 du décret de 1967. Un impayé, raisonnable au départ, peut vite atteindre des proportions inquiétantes si rien n’est fait. Arriver à recouvrer les charges est vital pour la copropriété, un seul copropriétaire débiteur pouvant mettre en péril l’équilibre de la trésorerie.

C’est dans ce cadre que l’ARC vous propose une formation spécifique sur le recouvrement des charges en copropriété le jeudi 14 janvier 2016.

Ses objectifs :

• aider les syndics bénévoles à connaître et maîtriser les bonnes pratiques d’une politique de recouvrement efficace dès le début de leur mandat ;
• aider les conseillers syndicaux à maîtriser les procédures en recouvrement et mieux encadrer et contrôler le traitement contentieux effectué par leur syndic professionnel.

Coût de la formation : 100 € pour la journée, de 9h à 13 h et 14h à 18h

Alors vite ! Inscrivez-vous..