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Une importante décision judiciaire condamnant un syndic professionnel à payer plus de 9 000 € de pénalités de retard pour défaut de remise de pièces demandées par le conseil syndical

Un des objectifs de l’ARC Nationale est d’améliorer le fonctionnement de la copropriété.

Pour cela, nous utilisons plusieurs moyens tels les formations dispensées aux conseillers syndicaux mais également en essayant de responsabiliser davantage les syndics professionnels dans leurs mandats.

A ce titre, dans le cadre des négociations sur l’ordonnance du 30 octobre 2019, nous avons obtenu l’introduction de pénalités lorsque le syndic tarde, au-delà d’un délai d’un mois, à remettre les documents de la copropriété réclamés par le conseil syndical.

Pour mémoire, cette mesure est visée à l’article 21 de la loi du 10 juillet 1965 avec un montant de pénalités fixé à 15 € suite à la suite de la publication du décret 202-1229 du 7 octobre 2020.

Nombreux ont affirmé que c’était une mesure de pacotille, sachant qu’aucun syndic ne serait condamné à ces pénalités.

Et bien, il semble que la réalité soit toute autre car, il faut le reconnaître, grâce à la pugnacité de l’ARC Nationale et du dynamisme d’un président de conseil syndical, un syndic a été condamné lourdement par le Tribunal Judiciaire de Meaux à payer à une copropriété la somme de 9.930 € de pénalités de retard à laquelle s’ajoute l’obligation de remettre les documents sous astreinte.

Mais le plus beau reste la détermination et la démonstration du Juge suite aux arguments de la partie adverse.

Entrons plus dans le détail.

I – Une défense balayée

Ce qui est intéressant dans la décision judiciaire ce sont les arguments avancés par le syndic qui ont tout simplement été balayés par le Juge.

En effet, tout d’abord, le syndic a avancé que le conseil syndical devait avoir un mandat de l’assemblée générale conformément à l’article 15 de la loi du 10 juillet 1965.

Cet argument a été retoqué car la possibilité d’action judiciaire donnée au président du conseil syndical ne résulte pas de l’article 15 de la loi du 10 juillet 1965 mais de l’article 21.

Cet article donne un droit spécifique au président du conseil syndical d’agir judiciairement, sans obtenir au préalable l’autorisation de l’assemblée générale afin de liquider les pénalités de retard qui n’ont pas été déduites par le syndic lors de l’arrêté des comptes.

Ensuite, l’avocat du cabinet de syndic a indiqué que le mandat du conseil syndical n’était pas clair.

Là encore, cet argument a été rejeté au motif que l’avocat du président du conseil syndical a tout simplement présenté le procès-verbal de l’assemblée générale faisant preuve de l’élection de ce dernier en tant que membre du conseil syndical.

Pour enfoncer le clou, le conseil syndical a même présenté un compte rendu de réunion indiquant la nomination de Monsieur X comme président disposant alors du droit de pouvoir assigner le syndic pour le condamner au versement des pénalités de retard.

Enfin, l’avocat du cabinet de syndic a invoqué qu’il ne pouvait pas remettre les appels de fonds des copropriétaires au motif des dispositions du RGPD.

Là encore, cet argument a été rejeté par le Juge au motif que les dispositions du RGPD ne pouvaient pas faire obstacle à un droit expressément prévu dans un texte de loi.

Or, le conseil syndical dispose bien d’un droit d’avoir copie de l’ensemble des documents appartenant au syndicat des copropriétaires sans aucune restriction, lui permettant notamment d’avoir copie des appels de fonds ou même des fiches de paye des gardiens et employés d’immeuble.

II – Une décision retentissante

Après avoir rejeté l’ensemble des demandes et arguments évoqués par l’avocat du cabinet de syndic, le Juge l’a condamné à verser 9.930 € de pénalités de retard.

Plus encore, le Juge a prévu une astreinte provisoire de 15 € par jour de retard pendant 60 jours si le syndic refusait de remettre les documents réclamés.

Enfin, la présente décision bénéficie de l’exécution provisoire de droit, impliquant que depuis cette décision le cabinet de syndic a remis les appels de fonds réclamés, en attendant de verser les pénalités pour lesquelles il a été condamné.

Rappelons que l’ARC Nationale n’a pas pour objet de vouloir condamner les syndics mais bien que le conseil syndical puisse assurer leurs fonctions de plein droit sans être dérangés par des syndics qui ont mauvaises conscience.

A ce titre, nous organisons le mercredi 12 février 2025 à 14h00, une visioconférence avec le président du conseil syndical et l’avocat pour nous expliquer plus en détail le dispositif prévu par la loi, les éléments à réunir et comment la procédure s’est déroulée.

Le lien pour se connecter est : https://us02web.zoom.us/j/81515001535

Soyons nombreux car, il est sûr que les premiers participants seront les syndics professionnels qui, aujourd’hui, ont une épée de Damoclès sur la tête.

Voici l'integralité du jugement :

Texte intégral

— N° RG 24/04212 – N° Portalis DB2Y-W-B7I-CDV64

TRIBUNAL JUDICIAIRE DE [S]

1ERE CHAMBRE

Date : 26 Décembre 2024

Minute n° 24/00060

Affaire : N° RG 24/04212 – N° Portalis DB2Y-W-B7I-CDV64

Formule Exécutoire délivrée

le : 26-12-2024

à : M^e Magda ELBAZ + dossier

Copie Conforme délivrée

le : 26-12-2024

à : M^e Rachel HARZIC + dossier

PROCÉDURE ACCÉLÉRÉE AU FOND

JUGEMENT DU VINGT SIX DECEMBRE DEUX MIL VINGT QUATRE

PARTIES EN CAUSE

DEMANDEUR

Monsieur [O] [I]

[Adresse 1]

[Localité 4]

représenté par M^e Magda ELBAZ, avocat au barreau de PARIS, avocat plaidant

DEFENDERESSE

S.A. VILOGIA PREMIUM

[Adresse 2]

[Localité 3]

représentée par M^e Rachel HARZIC, avocat au barreau de PARIS, avocat plaidant

COMPOSITION DU TRIBUNAL

Lors des débats et du délibéré : Madame Françoise CATTON, Vice-présidente statuant selon la procédure accélérée au fond

DEBATS

A l’audience publique du 27 Novembre 2024,

GREFFIER

Lors des débats et du délibéré : Madame Béatrice BOEUF, Greffière

JUGEMENT

contradictoire, mis à disposition du public par le greffe le jour du délibéré, Madame Françoise CATTON, Vice-présidente, ayant signé la minute avec Madame Béatrice BOEUF, Greffière ;

FAITS, PROCÉDURE ET PRÉTENTIONS DES PARTIES

L’immeuble situé [Adresse 1] à [Localité 4] (77) est soumis au statut de la copropriété. Il a pour syndic la société anonyme coopérative VILOGIA PREMIUM depuis le 1er décembre 2020.

— N° RG 24/04212 – N° Portalis DB2Y-W-B7I-CDV64

Par acte de commissaire de justice en date du 28 août 2023, Monsieur [O] [I] a fait délivrer une assignation à comparaître à la société anonyme coopérative VILOGIA PREMIUM devant le président du tribunal judiciaire de [S], statuant selon la procédure accélérée au fond, aux fins, sur le fondement des articles 21 de la loi du 10 juillet 1965, du décret n° 2020-1229 du 7 octobre 2020, des articles 4 et 6 du règlement (UE) 2016/679 du Parlement européen et du Conseil du 27 avril 2016 et des articles 2 et 5 de la loi n° 78-17 du 6 janvier 1978, de voir condamner la société anonyme coopérative VILOGIA PREMIUM à verser au syndicat des copropriétaires du [Adresse 1] à [Localité 4] (77) la somme de 9300 euros, à parfaire au jour du jugement à intervenir, de lui voir ordonner la communication de l’ensemble des appels de fonds incluant les appels loi effectués par elle pour l’année 2021 sous astreinte de 15 euros par jour de retard à compter du jugement à intervenir des copropriétaires suivants : Vilogia Société Anonyme, M. [L], M. [Z], M. [W] et M. [S] [P], et de la voir condamner à lui verser la somme de 3000 euros sur le fondement de l’article 700 du code de procédure civile, outre les dépens.

Après avoir été radiée à l’audience du 25 octobre 2023 en raison de l’absence des parties, l’affaire a été réinscrite au rôle de l’audience du 27 novembre 2024.

A cette audience, Monsieur [O] [I] a actualisé sa demande en paiement à la somme de 9930 euros arrêtée au 30 septembre 2023, a sollicité le rejet des demandes présentées par la société anonyme coopérative VILOGIA PREMIUM et a maintenu ses autres demandes.

La société anonyme coopérative VILOGIA PREMIUM a, in limine litis, sur le fondement de l’article 56 du code de procédure civile, demandé au président de prononcer la nullité de l’assignation. A titre subsidiaire, sur le fondement des articles 32, 122, 124, 416 et 750-1 du code de procédure civile et des articles 15 et 21 de la loi du 10 juillet 1965, de déclarer l’action engagée par Monsieur [O] [I] et ses demandes irrecevables, et en tout état de cause, sur le fondement des articles 15 et 21 de la loi du 10 juillet 1965, du règlement européen 2016/679 du 27 avril 2016 et de l’article 9 du code de procédure civile, de rejeter les demandes de Monsieur [O] [I] et de le condamner à lui payer la somme de 2000 euros sur le fondement de l’article 700 du code de procédure civile, outre les dépens sur le fondement de l’article 699 du code de procédure civile.

En application de l’article 455 du code de procédure civile, il est renvoyé à l’acte introductif d’instance et aux dernières écritures des parties pour un plus ample exposé de leurs prétentions et de leurs moyens.

L’affaire a été mise en délibéré au 26 décembre 2024.

MOTIFS DE LA DECISION

Sur la nullité de l’assignation

La société anonyme coopérative VILOGIA PREMIUM fait valoir que Monsieur [O] [I] ne justifie pas qu’il bénéficie d’une délégation expresse de l’assemblée générale des copropriétaires pour engager la présente action indemnitaire alors que l’article 15 de la loi du 10 juillet 1965 l’impose et que cet article s’applique lorsque le président du conseil syndical agit contre le syndic sur le fondement de l’article 21 de la même loi, comme c’est le cas en l’espèce. Elle ajoute qu’aucune somme ne peut être accordée au syndicat des copropriétaires dans la mesure où il n’est pas partie au procès.

Monsieur [O] [I] soutient que l’article 15 de la loi du 10 juillet 1965 ne s’applique pas lorsque le président du conseil syndicat agit sur le fondement de l’article 21 de cette loi, qui institue une procédure spécifique.

Les alinéas 1 et 3 de l’article 15 de la loi n° 65-557 du 10 juillet 1965 disposent que le syndicat des copropriétaires a en principe qualité pour agir en justice, tant en demande qu’en défense mais qu’en cas de carence ou d’inaction du syndic, le président du conseil syndical peut également, sur délégation expresse de l’assemblée générale, exercer une action contre le syndic, en réparation du préjudice subi par le syndicat des copropriétaires.

L’alinéa 7 de l’article 21 de la même loi prévoit que :

« Le conseil syndical peut prendre connaissance, et copie, à sa demande, et après en avoir donné avis au syndic, de toutes pièces ou documents, correspondances ou registres se rapportant à la gestion du syndic et, d’une manière générale, à l’administration de la copropriété. En cas d’absence de transmission de ces pièces, au-delà d’un délai d’un mois à compter de la demande du conseil syndical, des pénalités par jour de retard, dont le montant est fixé par décret, sont imputées sur la rémunération forfaitaire annuelle du syndic. Ces pénalités sont déduites de la rémunération du syndic lors de l’établissement des comptes définitifs à clôturer et à soumettre à l’assemblée générale pour approbation. A défaut, le président du conseil syndical peut demander au président du tribunal judiciaire, statuant selon la procédure accélérée au fond, la condamnation du syndic au paiement de ces pénalités au profit du syndicat des copropriétaires ».

Contrairement à l’argument avancé par le syndic, l’action engagée par le président du conseil syndical sur le fondement de l’article 21 précité n’est pas une action en réparation du préjudice subi par le syndicat des copropriétaire, mais une action qui vise à sanctionner le défaut de transmission de pièces par le syndic indépendamment de l’existence de tout préjudice subi de ce chef par le syndicat des copropriétaires.

Dès lors, le président du conseil syndical peut saisir le président du tribunal, statuant selon la procédure accélérée au fond, sur le fondement de l’article 21 de la loi n° 65-557 du 10 juillet 1965 sans avoir reçu au préalable délégation expresse de l’assemblée générale pour agir. Cette action ne requiert pas que le syndicat des copropriétaires soit partie à la procédure.

L’assignation délivrée par Monsieur [O] [I] en qualité de président du conseil syndicat de la copropriété litigieuse sans délégation expresse de l’assemblée générale n’encourt en conséquence aucune nullité de ce chef et la demande en ce sens de la société anonyme coopérative VILOGIA PREMIUM sera donc rejetée.

Sur l’irrecevabilité de l’action et des demandes présentées par Monsieur [O] [I]

La société anonyme coopérative VILOGIA PREMIUM soutient que Monsieur [O] [I] ne justifie ni de sa qualité de président du conseil syndical à la date de délivrance de l’assignation, ni qu’il a reçu mandat du syndicat des copropriétaires ou des copropriétaires dont il réclame la communication des appels de fonds individuels pour agir en justice à leur nom, ni qu’il a intérêt à agir en son nom propre. Elle en déduit que son action n’est pas recevable au regard des exigences des articles 32, 122, 124 et 416 du code de procédure civile.

Monsieur [O] [I] fait valoir qu’il apporte la preuve qu’il est président du conseil syndical et qu’il n’a pas à justifier d’un mandat pour agir sur le fondement de l’article 21 de la loi du 10 juillet 1965.

L’article 122 du code de procédure civile dispose que constitue une fin de non-recevoir tout moyen qui tend à faire déclarer l’adversaire irrecevable en sa demande, sans examen au fond, pour défaut de droit d’agir, tel le défaut de qualité, le défaut d’intérêt, la prescription, le délai préfix, la chose jugée.

Le procès-verbal de l’assemblée générale ordinaire du 3 juillet 2023 mentionne en page 10 que « le conseil syndical est actuellement composé de M. [J], Mme [I], M. [I], M. [A] » et que « les mandats de Mme [I] et M. [I] arrivent à échéance ». Il poursuit en indiquant que Monsieur [O] [I] a été désigné par cette assemblée générale en qualité de membre du conseil syndical de la copropriété litigieuse pour une durée de trois ans, de même que Mme [I].

Le compte-rendu de réunion du 4 juillet 2023 du conseil syndical, composé de [V] [J], [O] et [F] [I] et [C] [A], mentionne que les membres du conseil syndical ont élu Monsieur [O] [I] en qualité de président du conseil syndical « jusqu’à ce qu’une nouvelle élection interne soit convoquée, actée par le compte-rendu de réunion ».

Au regard de ces éléments, il est démontré que Monsieur [O] [I] avait la qualité de président du conseil syndical lors de l’introduction de la présente instance.

Il ressort en outre des développements qui précèdent relatifs aux dispositions du septième alinéa de l’article 21 de la loi du 10 juillet 1965 que l’action engagée sur ce fondement par le président du conseil syndical ne requiert aucun mandat préalable du syndicat des copropriétaires ou des copropriétaires concernés par les documents dont il demande la communication.

La fin de non-recevoir soulevée par la société anonyme coopérative VILOGIA PREMIUM sera en conséquence rejetée.

Sur la demande de communication de pièces

Monsieur [O] [I] soutient que le syndic a l’obligation légale de lui transmettre les pièces qu’il sollicite sur le fondement de l’article 21 de la loi du 10 juillet 1965, que sa demande respecte les dispositions de l’article 6 du règlement (UE) 2016/679 du Parlement européen et du Conseil du 27 avril 2016 et que la transmission de ces pièces est indispensable pour qu’il puisse procéder aux vérifications qu’il souhaite.

La société anonyme coopérative VILOGIA PREMIUM fait valoir que les dipsositions du règlement (UE) 2016/679 du Parlement européen et du Conseil du 27 avril 2016 s’opposent à la transmission à Monsieur [O] [I] des documents qu’il sollicite car aucune obligation légale ne pèse sur celui-ci d’avoir à connaître des données à caractère personnel des copropriétaires et des appels de fonds individuels. Elle ajoute qu’il ne justifie pas avoir demandé aux copropriétaires concernés de lui communiquer directement leurs appels de fonds. Elle soutient enfin qu’elle a transmis au conseil syndical tous les documents utiles pour qu’il puisse procéder aux vérifications qu’il souhaitait faire.

Selon l’article 6 du règlement (UE) 2016/679 du Parlement européen et du Conseil du 27 avril 2016, le traitement de données à caractère personnel est licite s’il est nécessaire au respect d’une obligation légale à laquelle le responsable du traitement est soumis.

Il résulte du septième alinéa de l’article 21 de la loi n° 65-557 du 10 juillet 1965 précité que, contrairement à l’argumentation développée par la société anonyme coopérative VILOGIA PREMIUM, lorsque le conseil syndical lui en fait la demande, le syndic a l’obligation de lui permettre de prendre connaissance et copie de toutes pièces ou documents, correspondances ou registres se rapportant à sa gestion et, d’une manière générale, à l’administration de la copropriété.

Le troisième alinéa de l’article 26 du décret n° 67-223 du 17 mars 1967 précise qu’un ou plusieurs membres du conseil syndical peuvent prendre connaissance et copie, au bureau du syndic, ou au lieu arrêté en accord avec lui, des diverses catégories de documents mentionnés au septième alinéa de l’article 21 de la loi du 10 juillet 1965.

Le syndic ne peut donc pas exciper du règlement européen précité pour refuser d’exécuter les obligations mises à sa charge par la disposition légale précitée.

Celle-ci ne limite pas les pièces qui peuvent être demandées au syndic par le conseil syndical. Il suffit qu’elles se rapportent à la gestion du syndic ou à l’administration de la copropriété pour qu’il ait l’obligation de les transmettre au conseil syndical lorsque celui-ci lui en fait la demande. Le syndic n’a par ailleurs pas la possibilité de refuser cette transmission au motif que les pièces demandées seraient selon lui inutiles pour le conseil syndical ou que celui-ci pourrait les obtenir par d’autres voies.

Or, les appels de fond émis par le syndic pour appeler les provisions pour charges et travaux conformément aux budgets prévisionnels votés par l’assemblée générale des copropriétaires se rapportent à la gestion du syndic.

Il a donc l’obligation de les transmettre au conseil syndical à sa demande, peu important à cet égard que le conseil syndical puisse également les obtenir directement des copropriétaires concernés et que le syndic ait pu lui transmettre d’autres pièces permettant selon lui de contrôler sa gestion.

Monsieur [O] [I] justifie, par les courriels des 7 et 8 novembre 2021 qu’il verse aux débats, qu’il a demandé au syndic, au nom du conseil syndical, la communication des appels de fonds de Vilogia Société Anonyme, M. [L], M. [T], M. [W] et M. [S] [P] mais que la société anonyme coopérartive VILOGIA PREMIUM a refusé de les lui transmettre.

Il était pourtant président du conseil syndical à cette date, comme il en justifie par le procès-verbal d’assemblée générale du 1er décembre 2020 et le compte-rendu de réunion du conseil syndical de l’immeuble litigieux du 4 mars 2021.

Il a réitéré sa demande par courriel du 29 novembre 2021 puis à nouveau, s’agissant de Vilogia Société Anonyme, M. [L], M. [Z], M. [W] et M. [S] [P], par lettre remise en main propre datée du 2 décembre 2021 puis par lettre recommandée avec demande d’avis de réception datée du 7 juin 2022.

La société anonyme coopérative VILOGIA PREMIUM avait donc jusqu’au 7 décembre 2021 pour lui transmettre les documents qu’il sollicitait. Elle reconnaît qu’elle s’en est abstenue.

En application du septième alinéa de l’article 21 de la loi du 10 juillet 1965 précité et de l’article 2 du décret n° 2020-1229 du 7 octobre 2020, elle sera donc condamnée à payer au syndicat des copropriétaires de l’immeuble situé [Adresse 1] à [Localité 4] (77) la somme de 15 euros par jour de retard à compter du 7 décembre 2021 à titre de pénalité, soit la somme totale de 9930 euros (= 15 euros x 662 jours) arrêtée au 30 septembre 2023.

Elle sera en outre condamnée sur le même fondement à communiquer à Monsieur [O] [I], en sa qualité de président du conseil syndical l’immeuble situé [Adresse 1] à [Localité 4] (77), les appels de fonds de l’année 2021 de Vilogia Société Anonyme, M. [L], M. [Z], M. [W] et M. [S] [P], copropriétaires de cet immeuble. En application des articles L. 131-1 et suivants du code des procédures civiles d’exécution, cette condamnation sera assortie d’une astreinte provisoire dans les conditions précisées au dispositif de la présente décision.

Sur les autres demandes

En application de l’article 696 du code de procédure civile, la société anonyme coopérative VILOGIA PREMIUM, qui succombe, sera condamnée aux dépens.

L’article 57 du décret n° 67-223 du 17 mars 1967 dispose que le président du conseil syndical exerce aux frais avancés du syndicat des copropriétaires la procédure judiciaire prévue au septième alinéa de l’article 21 de la loi du 10 juillet 1965.

Il n’y aura donc pas lieu de condamner la société anonyme coopérative VILOGIA PREMIUM à payer une somme à Monsieur [O] [I] sur le fondement de l’article 700 du code de procédure civile.

En considération de l’équité, la demande de la société anonyme coopérative VILOGIA PREMIUM fondée sur l’article 700 du code de procédure civile sera par ailleurs rejetée.

PAR CES MOTIFS

Le président, statuant par jugement contradictoire et en premier ressort, mis à disposition au greffe le jour du délibéré après débats en audience publique,

Rejette l’exception de procédure soulevée par la société anonyme coopérative VILOGIA PREMIUM,

Rejette la fin de non-recevoir soulevée par la société anonyme coopérative VILOGIA PREMIUM,

Condamne la société anonyme coopérative VILOGIA PREMIUM à payer au syndicat des copropriétaires de l’immeuble situé [Adresse 1] à [Localité 4] (77) la somme de 9930 euros à titre de pénalité arrêtée au 30 septembre 2023,

Condamne la société anonyme coopérative VILOGIA PREMIUM à communiquer à Monsieur [O] [I], en sa qualité de président du conseil syndical l’immeuble situé [Adresse 1] à [Localité 4] (77), les appels de fonds de l’année 2021 de Vilogia Société Anonyme, M. [L], M. [Z], M. [W] et M. [S] [P], copropriétaires de cet immeuble, sous astreinte provisoire de 15 euros par jour de retard pendant 60 jours à compter de l’expiration d’un délai de quinze jours courant à compter de la signification de la présente décision,

Condamne la société anonyme coopérative VILOGIA PREMIUM aux dépens,

Rejette les demandes des parties fondées sur l’article 700 du code de procédure civile,

Rappelle que la présente décision bénéficie de l’exécution provisoire de droit.

Le Greffier, Le Président,

Actions et Actus

Action

Fonds de travaux : pour tous travaux votés en assemblée générale ?

Nombreux nous interrogent sur une difficulté liée à l’affectation du fonds de travaux mais qui en réalité n’en est pas une.

Il s’agit du fait que le fonds de travaux est appelé auprès des copropriétaires sur la base de la clé générale alors que nombreux gros travaux dépendent d’une clé spéciale telle que « bâtiment » ou « équipements », ne sachant pas dans ce cas s’il peut être utilisé.

Voyons cela en détail à travers les dispositions légales.

I – Un fonds de travaux appelé sur la base de la clé générale

L’article 10 de la loi du 10 juillet 1965 précise effectivement que les cotisations du fonds de travaux sont appelées proportionnellement aux valeurs relatives aux parties privatives comprises dans le lot.

Autrement dit, les cotisations du fonds de travaux sont appelées sur la base de la clé générale.

Cela est logique car le fonds de travaux est constitué pour des opérations à venir qui ne sont pas encore définies, impliquant que les cotisations soient appelées sur la base de la clé standard qui est la clé de répartition générale.

A partir de cette disposition, de nombreux syndics affirment que le fonds de travaux ne peut être utilisé que pour des opérations qui dépendent de cette même clé, ce qui frustre les copropriétaires surtout dans les immeubles où les gros travaux dépendent d’une clé spéciale.

C’est pour cela que l’article 14-2-1 de la loi du 10 juillet 1965 précise que si les cotisations du fonds de travaux sont effectivement appelées en clé générale, elles peuvent être utilisées pour toutes autres opérations y compris celles qui concernent les parties communes spéciales.

Autrement dit, le fonds de travaux n’a pas de restrictions pouvant être utilisé pour toutes opérations, y compris celles qui relèvent d’une clé spéciale à partir du moment où l’assemblée générale a voté cette affectation.

II – Des verrous à respecter

Le même article 14-2-1 de la loi du 10 juillet 1965 précise que dans la mesure où le fonds de travaux est utilisé pour des parties communes spéciales, la clé de répartition de charges doit être respectée.

Autrement dit, le syndic doit s’assurer que l’usage de la clé spéciale a bien été respecté même si à la base, les cotisations ont été appelées sur la clé générale.

Or, il faut le savoir, très peu de syndics professionnels savent comment manipuler cette opération comptable, d’autant plus avec des logiciels qui sont souvent dépassés par la réglementation et législation en vigueur.

Le risque est que certains copropriétaires se retrouvent lésés par l’usage d’une mauvaise clé de répartition alors d’autres bénéficieraient d’un enrichissement sans cause.

Dossier conseils

Action

Conseil

Abus 5098 Les errements du syndic ARCO (groupe HOMELAND) sur une convocation d’assemblée générale 2024

La convocation de l’assemblée générale relève du syndic en exercice. Il lui appartient, dans ce cas, de respecter les prescriptions légales et réglementaires.

Les négligences, plus ou moins importantes de cabinets sont fréquentes à l’image d’ARCO sur une assemblée du 11 décembre 2024.

I. Les approximations sur son ordre du jour

En sa qualité de syndic en exercice d’une résidence parisienne, ARCO (groupe HOMELAND) convoque les copropriétaires à l’assemblée générale annuelle fixée au 11 décembre 2024.

Il se conforme ainsi à son obligation réglementaire (art. 7 du décret du 17 mars 1967), lui imposant notamment d’établir l’ordre du jour et de le diffuser aux copropriétaires, tâche courante comprise dans ses honoraires de base (point I de l’annexe du décret du 26 mars 2015).

A. Innovation illicite et contradictoire sur la visioconférence

ARCO invoque dans la convocation, la capacité des copropriétaires de participer à l’assemblée par visioconférence, à la condition d’adresser un mandat de représentation au président de séance.

Outre le caractère farfelu de cette énonciation, elle se révèle également illicite et susceptible d’une action judiciaire en nullité par un copropriétaire opposant ou défaillant, dans les deux mois suivant la notification de son procès-verbal (art. 42 de la loi du 10 juillet 1965), et contradictoire avec la question n°3 insérée par ce cabinet dans cette même convocation.

L’article 17-1 A de la loi précise que la participation des copropriétaires à l’assemblée s’effectue soit :

personnellement et physiquement ;
personnellement par un écrit (formulaire de vote par correspondance) ;
personnellement à distance par la visioconférence ;
physiquement via un tiers habilité à cet effet par un pouvoir de représentation.

Autrement dit, il n’existe pas de contribution croisée « visio/mandat », comme l’affirme ARCO.

A cela s’ajoute l’antinomie et d’autres irrégularités de ce syndic.

Alors même que ce cabinet prétend à la capacité des copropriétaires de pouvoir user immédiatement de la visioconférence, il prévoit cependant la mise au vote de ce recours. L’article 17-1 A de loi impose, pour l’utilisation licite d’une telle alternative, une décision d’une assemblée antérieure.

Le syndicat doit effectivement adopter les modalités techniques de ce support selon le devis du prestataire (art. 13-1 du décret du 17 mars 1967), moyennant en principe l’annexion de cette proposition à sa convocation (art. 11 al. 3 du décret), faisant d’ailleurs défaut en l’espèce.

Enfin, dans l’hypothèse d’un contrat entre le syndicat et une société associée au syndic, cette conclusion doit faire l’objet d’une autorisation spécifique en assemblée, indiquant le type d’attache entre les deux entreprises (art. 39 du décret).

Or, dans le cas présent, l’entête des pages de la convocation atteste d’une relation ARCO/HOMELAND, sans prendre soin de préciser, dans le projet de résolution sur l’adoption de la convention, la nature exacte du lien juridique entre les deux entités.

B. Evocation d’un audit impératif inexistant sur le règlement de copropriété

L’article 24 de la loi (dans sa rédaction issue du dispositif ELAN) oblige les syndicats à adapter leur règlement de copropriété, si ceux-ci omettent des mentions incontournables (parties communes avec un droit de jouissance exclusif au profit d’un lot, celles spéciales ou les lots transitoires).

ARCO argue de la nécessité d’une étude préventive sur sa régularité, avant sa mise en conformité.

Ce préalable obligatoire et onéreux s’avère inexact, dans la mesure où le syndic a pour mission de veiller à l’exécution du règlement de copropriété (art. 18 de la loi). Il doit donc être apte à attester succinctement de son éventuelle illégalité.

Le règlement de copropriété constituant un acte authentique, le notaire jouit en principe d’un monopole rédactionnel.

En lui présentant le document existant et les spécificités de l’immeuble, cet officier constate aisément ses infractions et des conditions de sa régularisation par ses soins (devis).

II. Les failles sur son projet de contrat

A cette assemblée du 11 décembre 2024, ARCO postule à un nouveau mandat de syndic.

Cette désignation suppose l’annexion à la convocation d’un projet de contrat conforme à la trame instituée par le décret du 26 mars 2015 et de la fiche d’information tarifaire répondant à l’arrêté du 30 juillet 2021, correspondant principalement à une extraction des montants stipulés dans le mandat du cabinet.

Si ces deux documents ne font pas défaut dans le cas présent, le premier comporte une irrégularité.

La rémunération de base du syndic comprend notamment la conservation des archives, la constitution et l’actualisation d’un extranet du syndicat (regroupant de manière dématérialisée des documents de cette collectivité) selon le point IV-14, alinéas a) et d) de l’annexe du décret.

L’assemblée peut cependant l’en exonérer (art. 18 de la loi), ce qui entraine par conséquent une minoration de ses honoraires de manière forfaitaire ou sur justificatif (point 7.1.5 du décret). ARCO entend pourtant se dispenser de cette réduction financière réglementaire.

Les carences de ce syndic mettent en exergue l’importance du président de séance, dans son rôle de garant de la régularité de l’assemblée (art. 14, 15 et 17 du décret du 17 mars 1967).

Avant toute délibération des copropriétaires, il se doit d’exiger les corrections adéquates du secrétaire, afin de restreindre toute contestation ultérieure et de les informer des réelles obligations du syndicat et éviter les dépenses non superflues.

Abus

Action

L’ARC Nationale saisit le Ministre de l’Industrie

Certains peuvent s’interroger sur le pourquoi l’ARC Nationale souhaite interroger le Ministre de l’Industrie. Tout simplement parce qu’il nous semble nécessaire de déverrouiller le métier de syndic à l’instar de ce qu’avait suggéré le Ministre de l’Industrie Marc FERRACCI à l’ancien Premier Ministre, Gabriel ATTAL et qui a été reconduit dans ses mêmes fonctions sous les Gouvernements de Michel BARNIER et de François BAYROU.

En effet, l’objectif recherché par ce Ministre est, semble-t-il, de dynamiser le métier de syndic afin d’améliorer la gestion des copropriétés.

Voici donc le courrier envoyé au Ministre de l’Industrie :

Actions et Actus

Action

Une résolution sortie de nulle part : l’autorisation donnée au conseil syndical d’engager des dépenses sans verrou

Nombreux syndics professionnels ont une qualité bien caractéristique qui est qu’ils ont tendance à prendre les dispositions légales qui les intéressent et considérer les autres comme de simples recommandations.

Dans le même registre, ils ont le « génie » de transformer les dispositions légales à leur convenance pour aboutir à leur objectif.

Parmi un des procédés actuellement à la mode, on retrouve les résolutions qui consistent à donner au conseil syndical la possibilité d’engager des dépenses en lieu et place de l’assemblée générale ou du syndic.

Avant d’aller plus loin, voyons un modèle type de résolution :

Comme on va l’expliquer, cette résolution est non seulement dangereuse mais surtout non respectueuse du cadre légal.

Reprenons les textes en vigueur pour mieux situer la difficulté.

I – Un cadre légal strict

L’article 21-1 et suivants de la loi du 10 juillet 1965 ont prévu un cadre strict en matière de délégation de pouvoirs étendus donnée au conseil syndical.

En premier lieu, le conseil syndical doit accepter ce mandat supplémentaire, ne pouvant s’imposer à lui.

En second lieu, la délégation doit être précise en identifiant les points qui relèvent de la majorité de l’article 24 qui lui sont attribués.

A cela, le conseil syndical doit disposer d’une assurance spécifique pour couvrir sa responsabilité civile du fait qu’il devient un donneur d’ordres pour notamment engager des travaux hors budget.

D’ailleurs, l’article 26-1 du décret du 17 mars 1967 impose d’identifier clairement les travaux hors budget qui peuvent être engagés par le conseil syndical ainsi que le budget accordé, évitant ainsi toute dérive ou d’excès de zèle.

Or, cette résolution ne respecte aucune de ces obligations de base.

En effet, nous ne savons pas si le conseil syndical accepte expressément et s’il est assuré.

Par ailleurs, la résolution prévoit un montant de 3.000 € par opération, sans plus de précisions pouvant ainsi engager, de manière cumulée, des sommes extrêmement importantes sans réel contrôle de l’assemblée générale.

II – Une résolution dangereuse

En absence de souscription d’une assurance de responsabilité civile, et dans le cas où le conseil syndical a commis une faute dans le cadre de son mandat de délégation, les membres seront contraints de dédommager la copropriété sur leurs propres deniers.

Les situations ne sont pas hypothétiques car le conseil syndical peut choisir une entreprise qui s’avère être en liquidation alors que des sommes ont été versées.

De même, si le conseil syndical a décidé d’engager des travaux non nécessaires, là encore sa responsabilité pourrait être engagée.

Par ailleurs, l’article 37 du décret du 17 mars 1967 a prévu un dispositif spécifique en cas de travaux d’urgence.

Il revient, dans ce cas, au syndic de décider d’engager des travaux et non au conseil syndical.

Ainsi, ce type de résolution est avant tout un moyen pour le syndic de se défausser de ses obligations en transférant la responsabilité sur le conseil syndical qui, pour mémoire, est à la différence du syndic, non rémunéré.

C’est pour cela qu’il faudra prévoir une résolution mieux encadrée qui réponde aux exigences légales sans mettre en difficulté le syndicat des copropriétaires et encore plus le conseil syndical.

C’est à présent à vous de jouer !

Dossier conseils

Action

Conseil

Dans quelle mesure le syndic peut-il facturer des honoraires complémentaires au titre de la gestion de sinistres ?

Question : Notre syndic fait supporter par notre copropriété de nombreuses factures aux intitulés imprécis pour des gestions de sinistres. Ces factures sont-elles justifiées ? Ces factures ne devraient-elles pas être couvertes par notre assurance ?

Réponse :

Sur cette question, il importe de rappeler qu’en vertu du contrat type de syndic, figurant en annexe du décret du 17 mars 1967, seules les 4 prestations, figurant à l’article 7.2.4 du contrat type, peuvent donner lieu à rémunération. Ces prestations sont les suivantes :

Le déplacement sur les lieux ;
La prise de mesures conservatoires ;
L’assistance aux mesures d’expertise ;
Le suivi du dossier auprès de l’assureur.
Le même article 7.2.4 précise enfin que :

« Toute somme versée par l'assureur au syndic au titre de la couverture des diligences effectuées par ce dernier dans le cadre du règlement d'un sinistre vient en déduction de la rémunération due en application du présent article. »

Il est fréquent à ce titre que les contrats d’assurance multirisques des syndicats prévoient une prise en charge, même partielle, des honoraires complémentaires pouvant être facturés par le syndic ; je vous invite à bien vérifier ce point-là. Si tel est le cas, il faudra veiller à ce que l’assurance ait pu effectivement prendre en charge ces honoraires, et vérifier que le syndic ne se soit pas « payé » deux fois…

En outre, il faut rappeler que, conformément à l’article 7.1.1 du contrat type, les formalités de déclaration d’un sinistre concernant les parties communes et les parties privatives, quand le sinistre a sa source dans les parties communes, sont comprises dans sa rémunération forfaitaire, de même que la gestion des règlements aux bénéficiaires.

Là encore, il convient de vous assurer que toutes les vacations relevées n’avaient pas pour objet de telles formalités de déclarations concernant des sinistres ayant une origine commune.

Réponse de l'expert

Action

Abus 5099 Le contrat EGIM pense au divorce avant le mariage

Et nous voilà avec un contrat de syndic non conforme au vrai contrat-type tel que défini en annexe du décret du 17 mars 1967. Il s’agit du contrat du cabinet EGIM.

Ce qui est intéressant est qu’à travers l’illégalité relevée, on arrive à comprendre la philosophie du cabinet.

Le problème avec ce contrat de syndic est qu’il est truffé d’illégalités : montant des pénalités à 1€ au lieu de 15€, multitude de tarifs horaire au lieu d’un seul et unique, tarifs incohérents…

A ce titre, nous ne résistons pas à présenter les tarifs pratiqués en matière de mutation :

Et oui, trois tarifs pour deux prestations mais le pire arrive.

I – Un droit de démissionner

Sans plus tarder, voici le point 4 du contrat-type du cabinet EGIM :

Il s’agit d’une clause qui permet au syndic de démissionner.

Le problème est que le vrai contrat-type de syndic ne prévoit pas cette clause. Et pour cause, le syndic ainsi que le syndicat des copropriétaires sont engagés pour une durée de mandat expressément prévue au contrat à travers son point 2.

Mais par cette entourloupe, le syndic peut faire pression auprès du syndicat des copropriétaires en indiquant que s’il s’accepte pas son dictat, il peut à tout moment démissionner.

Allez, allons encore plus loin.

II – Les clauses disparues

Le vrai contrat-type prévoit deux points à l’article 6, dont l’un précise les droits donnés au conseil syndical en matière de possibilité d’obtenir des documents liés à la copropriété et surtout les pénalités en cas de retard. Pour mémoire, ils sont fixés à 15 € par jour.

Pour mémoire, voici les dispositions prévues au vrai contrat-type :

Voyons à présent ce que prévoit le contrat EGIM :

Rien ! La clause a tout simplement disparu, pour ne pas dire supprimée.

Alors, certains vont dire : « Il s’agit d’un vieux contrat ». Et bien non, il a été signé le 17juin 2024, soit il y a moins de six mois.

Comme on dit : rien de va plus, mais après tout, on le sait bien, c’est encore à cause de l’ARC Nationale !

Abus

Action

Des doubles règlements de remboursements qui nous interrogent

Décidemment, le conseil syndical doit avoir les yeux et la tête partout.

Les législateurs n’ont pas eu tort en indiquant expressément dans l’article 21 de la loi du 10 juillet 1965 qu’il dispose d’une mission de contrôle et d’assistance.

A ce titre, nous allons mettre évidence une pratique qui à défaut de pouvoir fermement être dénoncée, nous interroge surtout lorsqu’il se produit fréquemment par plusieurs cabinets.

Il s’agit des double-règlements de fournisseurs, demandant ensuite de procéder à un remboursement sur un compte dont le libellé est parfois suspect.

Entrons plus dans le détail avec une dernière demande d’un grand groupe de syndics de rembourser un double règlement d’adhésion qui ne peut que nous interroger.

I – Un double règlement

De manière très fréquente, nous recevons des mails de syndics professionnels nous affirmant avoir effectué deux règlements de cotisations.

Pour se justifier, chacun sa méthode : certains présentent un bordereau de virement indiquant le double règlement ou bien carrément une impression écran de leur logiciel nous prouvant avoir effectué un double règlement.

A ce titre, voici le type d’imprimé-écran que l’on reçoit :

Que constatons-nous ?

En date du 14 novembre 2024, le comptable a enregistré la cotisation de l’ARC Nationale sur un compte 408 – facture non parvenue- alors qu’elle a bien été parvenue pour ensuite procéder à un règlement quatre jours plus tard.

Mais voilà, quatorze jours plus tard, soit le 28 novembre, elle repasse la facture pour, cette fois-ci, procéder au règlement quatre jours après.

Alors, plusieurs questions en découlent :

- pourquoi une facture enregistrée et payée se retrouve une nouvelle fois en facture en attente de règlement et est une deuxième fois payée ?

- pourquoi la première facture a été imputée sur un compte « factures non parvenues » alors qu’elle est bien parvenue ?

- pourquoi la pseudo deuxième facture n’est pas imputée sur un compte comptable ?

Mais plus encore, pourquoi la pièce de la facture est indiquée avec le numéro d’adhérent alors que la deuxième facture est indiquée avec un libellée incompréhensible qui est : A07456…

II – Des règlements qui nous intriguent

Bien souvent, à la suite de cette demande, il nous est réclamé de procéder à un remboursement en nous joignant le relevé d’identité bancaire.

Or, celui-ci présente soit le nom d’un titulaire qui n’est pas clairement indiqué, soit on constate que sur le libellé figure aussi celui du syndic.

Généralement, le nom du syndicat des copropriétaires est suivi des initiales C/O suivi lui-même par le nom du syndic.

Les syndics affirment qu’il s’agit d’initiales car « off » qui veut dire "aux bons soins de " ce qui ne nous convainc pas car il n’est pas logique que sur le libellé d’un compte bancaire appartenant au syndicat des copropriétaires, figure le nom du syndic.

Voilà pourquoi nous demandons systématiquement au conseil syndical de faire la lumière sur la situation.

On constatera qu’après la rédaction de cet article les doubles règlements vont drastiquement baisser du moins avec l’ARC Nationale.

La difficulté est de vérifier si le syndic ne procède pas de la même façon avec d’autres prestataires qui sont plus conciliants avec les syndics.

Actions et Actus

Actu

Impossibilité d’indiquer l’indice de révision d’honoraires lors d’un renouvellement de contrat

A la lecture du titre, certains observateurs vont légitimement dire : « l’ARC Nationale c’est trompée dans son titre ». Et pour cause, on ne renouvelle pas un contrat mais éventuellement un mandat.

Et pourtant, il ne s’agit pas d’une erreur de l’ARC Nationale mais bien d’une mention prévue dans un contrat de syndic professionnel d’un très grand et gros groupe.

Voici donc la clause :

Alors, essayons de comprendre où le bât blesse.

I – Un contrat qui s’arrête de droit à la fin du mandat

Par principe, le contrat de syndic prend fin à échéance de son mandat qui est expressément indiquée au point 2 du contrat-type.

Autrement dit, même si l’assemblée générale décide de renouveler le mandat du syndic en place, il doit présenter un nouveau contrat qui peut inclure dans les honoraires de son forfait de base un nombre de variables différent avec des montants de prestations complémentaires et supplémentaires qui ont également évolué.

Ainsi, il ne peut pas y avoir de renouvellement tacite du mandat et encore moins le renouvellement tacite du contrat.

Tout nouveau mandat implique un nouveau contrat qui peut, au demeurant, être identique au précédent.

Par conséquent, le syndic ne peut pas prévoir dans son contrat une clause qui permet de calculer un indice de révision de ses honoraires en cas de renouvellement de contrat.

Si l’on peut supposer qu’il s’agit d’une erreur, on peut également penser qu’il s’agit d’une erreur préméditée.

II – Une révision même en cas de renouvellement du mandat

La répression des fraudes a rappelé qu’il n’était pas possible d’appliquer une révision des honoraires du forfait de base pour un contrat signé pour une période d’un an.

En effet, l’application d’un indice de révision sur les honoraires de base, ne peut s’appliquer qu’à la date d’anniversaire du contrat.

Or, compte tenu que la copropriété a validé un contrat d’un an, il est possible que ce syndic ait volontairement prévu une clause pour appliquer une révision de ses honoraires en cas de renouvellement de son mandat..

Il s’agit certes d’une hypothèse mais qui permet de s’interroger sur la volonté réelle de ce syndic.

En tout état de cause, une démonstration qui prouve encore une fois, une nécessité pour les syndics professionnels de respecter strictement la loi, rien que la loi, et tout ira bien.

Dossier conseils

Action

Conseil

Toutes les copropriétés sont concernées par la mise en place du projet de plan pluriannuel de travaux (PPPT)

Depuis le 1er janvier 2025, l’ensemble des copropriétés construites depuis plus de quinze ans sont tenues de réaliser un projet de plan pluriannuel de travaux (PPPT).

En effet, cette obligation est entrée en vigueur de manière progressive mais, à présent, elle s’impose à toutes les copropriétés construites depuis plus de 15 ans, et ce, peu importe le nombre de lots qui la composent.

Expliquons à travers cet article où commencent et se finissent les obligations qui incombent au syndicat des copropriétaires.

I – Une réalisation d’un projet de plan pluriannuel de travaux (PPPT)

La volonté des législateurs est de mettre à la disposition de chacune des copropriétés un document qui permet de connaître les travaux à réaliser dans les dix prochaines années, en déterminant leur coût ainsi que le niveau de performance énergétique qu’ils pourraient entraîner.

Pour cela, l’assemblée générale doit décider entre deux options d’études : soit une analyse du bâti et des équipements collectifs accompagnée d’un diagnostic de performance énergétique (DPE), soit réaliser un diagnostic technique global (DTG) qui comprend un diagnostic de performance énergétique (DPE).

La différence entre ces deux études est que la deuxième option est définie par voie réglementaire.

En effet, l’article L 731-1 du Code de la Construction de l’Habitat défi l’ensemble des éléments qui doivent composer le diagnostic technique global (DTG).

Par conséquent, il se veut plus complet que l’analyse du bâti et des équipements collectifs qui n’est pas définie par voie légale ou réglementaire.

Dans les deux cas, la réalisation d’un diagnostic de performance énergétique doit être réalisée. Par ailleurs, cela doit entrainer à la présentation en assemblée générale d’un projet de plan pluriannuel de travaux.

II – Une réalisation et non un vote

L’obligation du syndicat des copropriétaires s’arrête à l’établissement d’un projet de plan pluriannuel de travaux qui doit être présenté en assemblée générale.

Ainsi, à partir du moment où il est produit et présenté, le syndicat des copropriétaires a répondu à ses obligations légales.

Ensuite, au cours de l’assemblée générale, les copropriétaires sont alors libres de l’accepter en l’état, de l’amender ou encore de le refuser.

Dans tous les cas, même si un plan pluriannuel de travaux est voté, l’assemblée générale sera contrainte de voter chacun des travaux lorsqu’elle souhaitera les engager.

Les règles standard doivent être respectées : mise en concurrence des prestataires, obligation de joindre à la convocation d’assemblée générale les devis et les conditions générales pour qu’ensuite le projet soit présenté et voté à la majorité requise.

La seule conséquence du vote d’un plan pluriannuel de travaux est que le montant qu’il représente deviendra la nouvelle référence pour calculer les cotisations minimum du fonds de travaux.

Pour mémoire, à partir du moment où le montant que représente 2,5 % du coût des travaux figurant d’un le plan pluriannuel de travaux voté est supérieur à 5 % du budget prévisionnel c’est cette nouvelle donne qui devient la référence.

Attention donc aux intox !

Actions et Actus

Actualité juridique